Het plannen van een gemeentehuisoverleg over een gezondheidsprobleem is in principe niet anders dan het plannen van een gemeentehuis over een ander probleem, behalve in de publieksmake-up en soorten panelleden die het evenement zullen spreken. Desalniettemin is er veel dat met succes van plan is om een ​​vergadering in een gemeentehuis succesvol te plannen. Je zult hard moeten werken, belangrijke belanghebbenden moeten werven en ervoor moeten zorgen dat je voldoende tijd hebt om de aandacht van de pers en de gemeenschap te trekken.

Deel een van de drie:
De basis te leggen

  1. 1 Vorm een ​​planningscomité. Het idee achter een planningscomité is kracht in getal. Er zijn enkele kwesties met betrekking tot gezondheidszorg die niet van belang zijn voor meer dan één organisatie. U moet andere organisaties binnen de gemeenschap identificeren die zich met uw probleem bezighouden, belangrijke leden overtuigen van de voordelen van een gemeentehuis en deze in uw planningscomité rekruteren.[1]
    • Als uw probleem bijvoorbeeld betrekking heeft op kindervoeding, kunnen sommige gemeenschapsorganisaties die zich met dat probleem bezighouden, scholen, kinderartsen, voedselbanken, kerken, boeren en dagverzorgers zijn.
    • Zelfpromotie kan een buitengewoon boeiende motivator zijn. Benader doelorganisaties vanuit een gunstige positie om uit te leggen hoe deelname aan het gemeentehuis hen in het bijzonder van nut zou kunnen zijn.
  2. 2 Lokaliseer de problemen. Het is veel gemakkelijker om je zorgen te maken over een probleem dat je rechtstreeks raakt. Om het onderwerp van uw gemeentehuis directer en overtuigender te maken, moet u de nadruk leggen op de lokale impact van de kwestie in plaats van de nationale of wereldwijde impact.[2]
    • Als uw stad of staat bijvoorbeeld een hoog aantal hiv-infecties of een hoge mate van obesitas heeft, moet u de problemen van uw plaats als resultaat benadrukken in plaats van de problemen die voortkomen uit de diagnose of overgewicht van hiv in het algemeen.
    • Je zou dus kunnen zeggen: "De stad Philadelphia zal de komende vijftien jaar $ 3,5 miljard meer aan gezondheidszorgkosten moeten betalen vanwege onze hoge mate van obesitas," in plaats van "Obesitas leidt tot hogere kosten voor de gezondheidszorg."
  3. 3 Identificeer de doelstellingen. De doelstellingen van uw vergadering bepalen het formaat, wie u uitnodigt en hoe u het wilt promoten. De term "stadhuis" betekent alleen een type vergadering waarbij een open vraag en antwoord van het publiek het grootste deel van de vergadering omvat.
    • De doelstellingen van uw vergadering kunnen informatief zijn, pleiten voor een bepaalde functie of feedback geven aan politieke kandidaten. Hoewel politieke kandidaat- en belangenbehartigingsbijeenkomsten waarschijnlijk de meeste aandacht trekken, zijn ze niet noodzakelijkerwijs het beste voor uw probleem. Als de publieke opinie bijvoorbeeld tegen de beleidsdoelstellingen van uw organisatie is, zou een informatieve bijeenkomst een betere strategie kunnen zijn om van mening te veranderen om aan uw behoeften te voldoen.
  4. 4 Kies een formaat. Het traditionele formaat van een stadhuis is voor een panel van drie tot vijf sprekers plus een moderator om korte introducties te geven met hun achtergronden en posities. Vervolgens stelt een moderator vragen aan het publiek. Hoewel het publiek vragen kan stellen aan een bepaald panellid, moet de moderator optreden als een facilitator, en als ze vinden dat het programma gevorderd zou zijn door dezelfde vraag voor meerdere panelleden te stellen, zouden ze dat wel moeten doen. Andere formaten kunnen zijn:
    • Een puur vraag- en antwoordformaat. Dit kan goed zijn voor het forum van een kandidaat.
    • Een anonieme vraagindeling, waarbij vragen van tevoren worden ingediend en de moderator kiest welke vragen aan het panel moeten worden gepresenteerd. Dit formaat kan goed zijn voor controversiële onderwerpen.

Tweede deel van de drie:
De vergadering samenbrengen

  1. 1 Kies een locatie, datum en tijd. De locatie van de bijeenkomst moet zich op een gecentraliseerde, neutrale en voor gehandicapten toegankelijke locatie bevinden. Kerken, bibliotheken, overheidsgebouwen en gemeenschapscentra zijn allemaal goede keuzes. Zorg ervoor dat het niet conflicteert met een andere populaire community-gebeurtenis en houd het op een moment dat veel mensen dit weekend kunnen bijwonen, of tijdens de week, 's avonds.[3]
    • Een goede vuistregel is om altijd een te kleine locatie te kiezen. Een drukke locatie wekt de indruk van activiteit en populariteit, wat altijd beter is dan het alternatief.
    • Maak het evenement gratis of tegen nominale kosten, maar moedig de deelnemers aan bij RSVP - een Facebook-pagina, een e-mailadres of een te bellen telefoonnummer zijn gemakkelijke, goedkope manieren om dat te doen. Neem aan dat tweederde van de "maybes" niet zal verschijnen.
    • Zorg ervoor dat je een alternatieve vergaderlocatie hebt voor het geval dat je geplande locatie doorvalt.
  2. 2 Nodig panelleden uit. De panelleden zijn een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes of de mislukking van een gemeentehuis. Hoewel het het beste is om notabelen op uw paneel te hebben, is dat niet altijd een optie. Het beste is om panelleden representatieve organisaties en / of panelleden met opmerkelijke achtergronden te laten vertegenwoordigen - het geeft de gebeurtenis meer geloofwaardigheid.
    • Kijk naar verkozen ambtenaren, academici, kerk- en gemeenschapsleiders en behandelaars.
    • Dit is een ander gebied waar een divers planningscomité van pas kan komen. Hoe verdergaand de banden van de leden van de planningsgemeenschap worden bereikt, hoe groter de kans dat u een divers en opwindend panel van deskundigen zult aanspreken.
    • Verdisconteer de persoonlijkheidsfactor niet wanneer u panelleden uitnodigt. De panelleden zouden geloofwaardig genoeg moeten zijn om mensen naar het gemeentehuis te krijgen, maar ze moeten zo spannend genoeg zijn dat mensen lang na het einde over je stadhuis praten.
  3. 3 Rekruteer een moderator. Moderators zijn een andere belangrijke factor in het succes van een gemeentehuis. De moderator moet respect hebben voor de panelleden en het publiek, samen met het temperament om spanning te verminderen en de discussie te bespoedigen.[4]
    • Denk aan een moderator als een MC - ze zouden charismatisch moeten zijn, maar niet zo charismatisch dat ze de panelleden overschaduwen of de discussie domineren. Leden van de media, gepensioneerde rechters en advocaten en geestelijken kunnen goede kandidaten zijn.
  4. 4 Leg de panelleden uit. Zorg ervoor dat uw panelleden op de hoogte zijn van het formaat van het gemeentehuis, de andere panelleden, de verwachte opkomst en de onderwerpen op de agenda. Zolang ze bereid zijn, bereid ze voor om naderhand met de media te spreken.
    • Het is een goed idee om uw panelleden vijfenveertig minuten tot een uur van tevoren te laten arriveren, zodat u het formaat en de onderwerpen nog een keer kunt bekijken.
  5. 5 Stel een staf samen. Bepaalde belangrijke medewerkers zijn nodig om ervoor te zorgen dat de vergadering soepel verloopt. Je moet iemand hebben om met de media te praten, de gasten te plaatsen en materialen zoals ontmoetingsagenda's uit te delen aan de panelleden en de gasten.
    • Dit zijn allemaal mooie banen voor vrijwilligers.
  6. 6 Bereid materialen voor. Ongeacht de grootte van uw vergadering, u zult een aantal gedrukte materialen nodig hebben voor gasten, drukpers en panellid. Het type vergadering dat u loopt, dicteert de specifieke soorten materialen. Bijvoorbeeld:
    • Als u een informatievergadering houdt, is het een goed idee om handleidingen of brochures af te drukken die enkele informatie zullen behandelen die u in het gemeentehuis zult behandelen. Als uw probleem bijvoorbeeld HIV is in uw gemeenschap, druk dan een handvuur af met een aantal belangrijke statistieken over de impact van HIV lokaal.
    • Een gemeentehuis met politieke kandidaten of ambtenaren kan informatie bevatten over de posities van de kandidaten of functionarissen en partijen in verband met uw gezondheidsprobleem.

Derde deel van de drie:
Voorbereiding op de vergadering

  1. 1 Zorg ervoor dat het medium verschijnt. De pers is cruciaal voor een succesvol gemeentehuis. Of het stadhuis nu is gericht op het bepleiten van problemen, het verspreiden van informatie of een politiek forum, de bekendheid ervan zal het succes van die doelen en uw vermogen om gemeentehuizen in de toekomst samen te stellen beïnvloeden.
    • U moet persberichten schrijven, de verslaggevers identificeren die verhalen over gezondheid, gemeenschapsaangelegenheden of politiek behandelen en hen op gezette tijden benaderen.
    • Een persbericht is een eenvoudig document dat wordt verzonden naar mediaorganisaties en dat een evenement uitlegt en waarom het opvalt. Persbericht is meestal minder dan een pagina lang.
    • Nieuws gaat over actuele gebeurtenissen, dus moet u ervoor zorgen dat u de verslaggevers benadrukt waarom het stadhuis een evenement is dat nu wordt besproken en niet later. Bijvoorbeeld - obesitas is altijd een probleem, maar het maakt alleen nieuws wanneer een studie wordt vrijgegeven met de bewering een andere reden te geven waarom het slecht is.
  2. 2 Neem contact op met gelijkgestemde organisaties. Leden van je planningscomité, panelleden en leden van verwante organisaties die geen direct deel van het stadhuis zijn, moeten allemaal worden gecultiveerd om het evenement bekend te maken.
    • Vergeet niet om middelen zoals universiteitscampussen, ziekenhuizen en overheidsinstanties te gebruiken. Post-flyers publiceren het evenement op die locaties. Ze kunnen een geweldige manier zijn om de aanwezigheid te vergroten.
  3. 3 Raak sociale media. Vergeet niet het uitgebreide netwerk van uitgiftegroepen op Facebook en andere sociale media-winkels. Neem niet alleen contact op met fysieke organisaties met mensen op de loonlijst. Posten op Facebookgroepen, blogs en prikborden van geïnteresseerde en gerelateerde organisaties.
    • Zorg ervoor dat uw panelleden en leden het evenement ook promoten op Twitter, Facebook en Instagram.
  4. 4 Stel perspakketten samen. Een perspakket onderscheidt zich van een persbericht in die zin dat het een pakket materiaal is dat aan verslaggevers wordt gegeven op de dag van een evenement in plaats van een aansporing om een ​​evenement te dekken. Het moet omvatten:
    • Het persbericht.
    • Biografieën van de panelleden en sprekers.
    • Informatie over het onderwerp, inclusief relevante onderzoeken, statistieken en persoonlijke verhalen van getroffen personen.
  5. 5 Verwacht het onverwachte. Soms worden panelleden niet getoond. Soms oversteken demonstranten de locatie. Een sneeuwstorm kan vanuit het niets het gebied binnendringen. Als evenementplanner moet u deze onvoorziene gebeurtenissen plannen door alternatieve sprekers te boeken of alternatieve datums in te plannen.
    • Als uw gemeente wordt overspoeld door demonstranten, kan een wijziging in het formaat passend zijn. Als het oorspronkelijke formaat open vraag en antwoord is, krijgt u in plaats daarvan vooraf vragen. Als de demonstranten buiten zijn, nodig ze dan uit en verander het formaat om voorlegging van vragen vooruit te gaan.
    • Plaats alternatieve sprekers van uw organisatie of deelnemende organisaties voor het geval een geplande spreker niet wordt weergegeven. Als het stadhuis een forum is tussen politieke kandidaten, benadruk het dan nadrukkelijk aan de media - waardoor ze willen dat ze opdoken.