Groepsreizen kunnen belonende ervaringen zijn, maar de groepsleden moeten een paar extra verantwoordelijkheden dragen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Communiceer regelmatig met uw groepsleden zodat iedereen weet wat te verwachten van de reis. Compromis met hen om te beslissen over een reisbestemming en groepsactiviteiten. Maak daarna een reisplan om de plannen van de groep te verstevigen. Werk samen en u kunt van uw reis een succes maken.

Deel een van de drie:
De reis organiseren

  1. 1 Bepaal wie er op reis gaat. Voordat u de reis plant, moet u erachter komen wie met u mee wil gaan. Noteer alle namen om een ​​lopende telling van de groepsleden te maken. Communiceer met potentiële groepsleden terwijl u vertrekt om ervoor te zorgen dat iedereen weet wat hij van de reis kan verwachten.[1]
    • De groep kan veranderen naarmate meer van de reis gepland is. Dit is normaal. Werk de groep bij over eventuele wijzigingen die ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat.
    • Het plannen van een reis voor een groep volwassenen is vaak iets anders dan het plannen van een reis met kinderen, dus het is belangrijk dat iedereen weet wie er op reis is.
  2. 2 Maak afspraken over de rollen voor elk groepslid. Het is normaal dat sommige groepsleden actiever gaan werken. Begin door een groepsleider aan te stellen om iedereen georganiseerd te houden. De groepsleider moet iemand zijn die goed is in plannen en communiceren. Splits daarna de andere verantwoordelijkheden op wanneer ze zich voordoen, zodat iedereen meedoet ... [2]
    • De groepsleider houdt doorgaans contact met iedereen en geeft updates aan de groep terwijl hij het grootste deel van het detailwerk afhandelt.
    • Verdeel de verantwoordelijkheden verder. Kies bijvoorbeeld iemand om een ​​hotel te boeken en een andere persoon om voor de autoverhuur te zorgen.
  3. 3 Verzin een prijsklasse die de groep bereid is te betalen. Iedereen heeft een andere hoeveelheid geld die ze zich op hun gemak voelen om te reizen. Laat iedereen in de groep aangeven hoeveel ze verwachten te besteden. Compromis dan en pas uw reisplannen aan om iedereen op te nemen. Om dit te doen, ontwerpt u uw reis zodat deze binnen de lagere budgetten valt.[3]
    • Bijvoorbeeld, uw gepensioneerde oom wil misschien een extravaganza maken in een 5-sterrenhotel. Je wilde wat doorbrengen om een ​​rustig strand te bezoeken. Praat over de reis om manieren te vinden om beide te krijgen wat je wilt.
    • Meestal betalen mensen voor hun eigen persoonlijke uitgaven, zoals eten en winkelen. Om het reisbudget te verhogen, kunnen sommige groepsleden meer spenderen voor gedeelde uitgaven zoals autohuur.
  4. 4 Bespreek een reisbestemming met uw groep. Begin met een algemene locatie, zoals Europa of Mexico, en beperk het door de discussie. Laat elke groepslidlijst zien waar ze naartoe willen en wat ze willen doen. Gebruik deze gegevens om een ​​overeenkomst te bereiken die voldoet aan de groep.[4]
    • Voor elke beslissing kunt u altijd een stem uitbrengen. Laat de meerderheid regeren over debatten wanneer de groep vastloopt op een controversiële beslissing.
  5. 5 Bepaal de doelen van de reisactiviteit. Iedereen heeft zijn eigen idee van wat de reis zou moeten zijn. Sommige mensen houden van uitgaan en actief blijven terwijl anderen genieten van een rustige dag rusten. Praat met je groep om erachter te komen wat iedereen uit de reis wil halen. Compromis zo nodig, zodat iedereen zich prima kan verplaatsen.[5]
    • Sommige leden van uw groep willen bijvoorbeeld in de oceaan zwemmen terwijl anderen meer toeristische activiteiten willen. Compromis door een nabijgelegen strandresort te bezoeken op rijafstand van andere activiteiten.
    • Een groep hoeft niet altijd bij elkaar te blijven. Sommige groepsleden kunnen bijvoorbeeld bij het zwembad rondhangen terwijl u op tournee gaat.
  6. 6 Onderzoeksgroepactiviteiten op uw bestemming. Elk lid van uw groep kan bijdragen aan onderzoek. Kijk online, in reisgidsen of in andere bronnen voor meer informatie over uw reis. Verzin details zoals activiteiten in de buurt, historische sites en kosten. Gebruik deze gegevens om een ​​route te maken die betrekking heeft op de reisdoelen die u eerder hebt besloten.[6]
    • Om de hoeveelheid planning die de groep moet doen te verminderen, kunt u overwegen een vooraf geplande reis te maken of een reisagent in te huren.

Tweede deel van de drie:
Een reisplan maken

  1. 1 Maak een overzicht van uw reisroute op papier. Vermijd ambitieus te zijn bij het schrijven van de route. Houd er rekening mee dat een groep langzamer beweegt als u er meer mensen aan toevoegt. Begin met het schetsen van een basiscontour voor de groep, waarbij tijdsverschil tussen reizende sessies, activiteiten en tussen rusttijden overblijft.[7]
    • Een gemakkelijke manier om een ​​reisschema te maken en te delen, is via Google Documenten. Voeg de groepsleden toe aan het document en geef ze toestemming om het te bewerken.
    • Een paar telefoontoepassingen zijn handig voor het maken en delen van reisroutes. Probeer Travefy of Tripit.
  2. 2 Regel eerst uw aankomst en vertrek. Het eerste aspect dat u aan de reisroute moet toevoegen, is uw aankomst en vertrek. Als u kaartjes nodig heeft om te reizen, bijvoorbeeld tijdens het vliegen, doe dit dan als de groep het eens is met de reisdatum. Gebruik deze data als begin en einde, vul het middengedeelte van de reis in met activiteiten.[8]
    • Reisarrangementen zijn vaak goedkoper om van te voren te maken. Als u bijvoorbeeld vliegtickets moet kopen, moet u de tickets meteen aanschaffen om ervoor te zorgen dat u de prijs en het aantal stoelen vastlegt dat uw groep nodig heeft.
    • Als u door een bedrijf reist, vraag hen dan naar groepskortingen.
  3. 3 Boek uw woonruimte. Zoek vervolgens uit waar de groep blijft. Grote hotels zijn altijd een optie, maar kijken naar alternatieven. Gebruik kleinere hotels, resorts, villa's en huurwoningen om de groep bij elkaar te houden. Maak van tevoren afspraken om de accommodaties te reserveren die de groep nodig heeft.[9]
    • U kunt huizen en appartementen huren via services zoals Airbnb.
  4. 4 Plan het transport dat u nodig heeft. Zoek uit hoe je bij het hotel komt of waar je ook bent gebleven.Mogelijk moet u speciale afspraken maken, zoals een taxi nemen van het vliegveld naar het hotel. Merk op hoeveel tijd het kost om van plek naar plek te komen. Huur een auto, koop bustickets of maak van te voren een andere afspraak.
  5. 5 Schrijf groepsactiviteiten op de reisroute. Begin vervolgens met het schetsen van de activiteiten die uw groep van plan is te ondernemen. Dit omvat sightseeing, rondleidingen en winkelen. Laat wat buffertijd tussen elke activiteit. Boek alle activiteiten die van tevoren moeten worden geregeld.[10]
    • 1 grote activiteit per dag doen is een goede manier om een ​​compromis te sluiten. Altijd onderweg zijn is moeilijk, vooral wanneer sommige groepsleden willen ontspannen.
    • Vermijd het schema te strikt te maken. Een schema dat te vol of te strak is, valt uit elkaar wanneer er iets misgaat.
  6. 6 Maak uw restaurantreserveringen. Bel restaurants van tevoren zodat ze afspraken kunnen maken voor uw groep. Het is moeilijk voor een restaurant om een ​​groep van 8 mensen te ontvangen die door de deuren komen tijdens de dinerrush. Sluit uw reserveringen op omwille van plezier en veiligheid.[11]
    • Je kunt applicaties zoals Table8 en OpenTable gebruiken om spots te reserveren in sommige restaurants.

Derde deel van de drie:
Klaar voor de reis

  1. 1 Bepaal hoe de groep contact houdt. Praat met uw groepsleden en bedenk een contactplan. Kijk naar internationale bel- en sms-plannen met uw mobiele provider. Zoek ook online om te achterhalen waar Wi-Fi beschikbaar is op uw bestemming. Houd contact via toegankelijke wifi als je tekortschiet in opties.[12]
    • Gebruik een berichtentoepassing op uw telefoon om contact te houden. Sms-berichten zijn een mogelijkheid, maar je kunt ook een platform zoals Facebook gebruiken om via Wi-Fi contact te houden.
    • Print kaarten met de naam van iedereen, contactinformatie, medische behoeften en alle andere informatie die nodig kan zijn in een snuifje.
  2. 2 Zorg ervoor dat iedereen zijn reisdocumentatie heeft. De groepsleider moet de documentatie onderzoeken die nodig is om te reizen. Iedereen heeft internationaal een paspoort nodig, maar mogelijk zijn andere identificatieformulieren nodig voor uw reis. De groepsleider moet anderen aanmoedigen om dit op tijd klaar te krijgen.[13]
  3. 3 Kijk naar een reisverzekering. Dit is een andere taak voor de groepsleider. Zoek online om informatie te vinden en bedrijven die verzekeringsplannen verkopen. Bel ook reisbureaus en nationale verzekeringsmaatschappijen voor meer opties.
    • Reisverzekering is handig om te hebben in geval van nood. Sommige landen, zoals Cuba, eisen dat reizigers een verzekering hebben.
  4. 4 Informeer de groep over belangrijke culturele verschillen. Culturele verschillen omvatten taal, eten en kleding. Dit is vooral belangrijk als u het land verlaat. Lees online over uw reisbestemming om te weten te komen welke speciale voorzorgsmaatregelen uw groep moet nemen. Zorg ervoor dat iedereen in de groep op de hoogte is van deze verschillen, zodat uw reis soepel verloopt.[14]
    • Het onthullen van kleding wordt bijvoorbeeld meer afgekeurd in Dubai dan in de VS.
    • Gebruik een vertaal-app zoals Google Translate om taalbarrières aan te pakken.
  5. 5 Stel een lijst samen van gezondheidsproblemen die uw groep moet kennen. Groepsleden kunnen unieke gezondheidsproblemen hebben of speciale medicijnen nemen. Elk groepslid moet weten wat hij moet doen in geval van nood. Dit omvat symptomen van medische problemen, welke medicijnen groepsleden nodig hebben en wie te bellen in geval van nood. Draag altijd een EHBO-kit, indien mogelijk.[15]
    • Elk groepslid is verantwoordelijk voor zijn eigen veiligheid. Laat een verantwoordelijk lid van de groep echter medische noodvoorraden vasthouden voor het geval deze nodig zijn.
    • Vaccins kunnen een probleem zijn bij het reizen naar sommige regio's. De groepsleider moet de groep informeren en ervoor zorgen dat iedereen zijn vaccins krijgt voordat hij probeert te reizen.