Liefdadigheidsruns en -wandelingen zijn een geweldige manier om geld in te zamelen voor een goed doel. Ze brengen mensen bij elkaar en kunnen de inspiratie zijn die sommige mensen nodig hebben om gezond en fit te worden. Het organiseren van een race kan veel werk zijn, maar als je genoeg tijd en een beetje hulp hebt, kun je het doen.

Deel een van de vijf:
Een goed doel selecteren en ermee werken

  1. 1 Identificeer een goed doel om mee te werken. Je eerste stap moet zijn om de specifieke liefdadigheidsinstelling te identificeren waaraan je de opbrengst van je evenement wilt doneren. Je hebt waarschijnlijk al een oorzaak of zelfs een organisatie in gedachten, maar je moet specifiek zijn over je doel-goede doel om hun toestemming te krijgen om hun naam te gebruiken. Het toevoegen van de naam van een bekende liefdadigheidsorganisatie kan ook een zekere mate van legitimiteit aan uw evenement geven.
    • Als u niet weet welke organisatie u moet ondersteunen, probeer dan een evenement te organiseren met een bijbehorende bewustwordingsdag of -maand. Bijvoorbeeld, veel borstkanker fundraisers worden gehouden in oktober, omdat het borstkanker bewustzijn maand is.
    • Door uw evenement op deze manier te timen, kunt u uw evenement ook gratis openbaar maken (via krantenartikelen en andere media-aandacht).[1]
  2. 2 Neem contact op met de organisatie. Om namens de liefdadigheidsinstelling geld in te zamelen, moet je toestemming hebben. Bel of schrijf de door u gekozen organisatie en vraag hun toestemming om te beginnen met het plannen en organiseren van uw evenement. Zij kunnen u mogelijk ook helpen of begeleiden bij het plannen of promoten van uw evenement.[2]
  3. 3 Werk een overeenkomst uit. De kans is groot dat de organisatie een aantal specifieke richtlijnen zal hebben voor externe fondsenwervende evenementen (die evenementen die niet rechtstreeks door het goede doel worden georganiseerd). Dit kunnen budgetterings- of advertentieregels zijn, limieten voor het gebruik van hun naam of een specifieke lijst met verantwoordelijkheden die zij zullen hebben (of niet hebben).[3] Werk samen met de organisatie om deze grenzen te verleggen en een beter begrip te krijgen van de relatie van uw evenement met hen. Sommige meer geavanceerde organisaties hebben mogelijk zelfs gespecialiseerde voorstel- en overeenkomstformulieren voor dit doel. Vul in dit geval deze volledig en nauwkeurig in.[4]
  4. 4 Ga na of de vergoedingen voor de deelnemers fiscaal aftrekbaar zijn. Een ding om op te focussen tijdens het werken met de liefdadigheidsorganisatie is of de racetarieven van uw deelnemers al dan niet fiscaal aftrekbaar zijn. Belastingvrije donaties kunnen nog meer deelnemers aantrekken en zullen zeker helpen grotere donoren aan te trekken, zoals lokale bedrijven.

Deel twee van vijf:
Doelen stellen voor uw fondsenwerving

  1. 1 Stel een financieel doel in. Veel van je organisatie zal afhangen van hoeveel geld je probeert te verhogen. Maak een doel voordat u andere beslissingen neemt. Probeer realistisch te zijn, vooral als dit je eerste keer is dat je zoiets organiseert.[5]
    • Uw financiële doel kan gebaseerd zijn op een specifieke behoefte. Als de lokale kerk bijvoorbeeld $ 5000 nodig heeft om het dak te repareren, is $ 5.000 misschien een goed doel om op te schieten.
    • Een doel stellen betekent ook het maken van een budget. U wilt bijvoorbeeld $ 5000 verhogen; maar als de kosten van het organiseren van de race $ 2.000 bedragen, moet je $ 7.000 ophalen om je inzamelingsdoelstelling nog te behalen.
  2. 2 Ontdek hoe u de initiële kosten financiert. Je hebt geld nodig om te betalen voor zaken als planning, het verkrijgen van vergunningen en het kopen van benodigdheden. Een optie is om iemand te vragen om de kosten van tevoren te betalen. Deze instelling kan vervolgens van de opbrengst worden terugbetaald voordat het goede doel zijn bijdrage ontvangt. Deze underwriter kan een sponsor, een lokale bank of in sommige gevallen de liefdadigheidsinstelling zijn waaraan u doneert.
  3. 3 Stel een datum in op basis van uw financiële doel. Hoe meer geld je probeert te verzamelen, hoe langer je waarschijnlijk je race moet organiseren. Dat komt omdat meer tijd je meer kansen geeft om te doen, ondersteuning te bieden en sponsorschappen te vinden.[6]
    • Voor een kleinere race moet je het evenement met een opzegtermijn van negen weken kunnen organiseren als je commissie elke week tijd kan besteden aan het organiseren.
    • Als je een groot aantal deelnemers uit de stad probeert te trekken, heb je meer tijd nodig om je te organiseren en het woord bekend te maken. Sommige races zoals deze zijn gepland een heel jaar van tevoren.
    • Andere evenementen kunnen concurreren met uw evenement en kunnen deelnemers uit uw race trekken. Daarom is het plannen erg belangrijk, vooral tijdens de populaire seizoenen om te hardlopen.
  4. 4 Kies een naam en een thema. Je race zal zeker een naam nodig hebben. Het kiezen van een thema is optioneel, maar het is een geweldige manier om je race te onderscheiden en mensen enthousiast te maken.[7]
    • Je naam kan iets bevatten over het goede doel dat je profiteert. U kunt het bijvoorbeeld 'De binnenstad 5k voor dieren' of 'November Walk Against Cancer' noemen.
    • Als u een thema kiest, zorgt u ervoor dat uw naam het thema weerspiegelt. Het kan zoiets zijn als "Zombie Run Against Hunger" of "The Underwear 10k."
    • Sommige populaire thema's vragen deelnemers om zich in kostuums te kleden of door obstakels zoals modder of kleurenbommen te steken.
    • De commissie moet het eens zijn over de naam en het thema en deze opnemen in alle promotiemateriaal.
  5. 5 Vraag uw plaatselijke winkel om hulp. Als er in jouw stad een winkel is die geschikt is voor hardlopers, helpen ze je misschien graag met enkele aspecten van het organiseren. Ze zijn waarschijnlijk eerder betrokken geweest bij lokale races, dus ze zullen weten wat er in gaat.[8]
    • De winkel kan geïnteresseerd zijn in sponsoring van het evenement of ze kunnen om betaling vragen in ruil voor het aanbieden van ondersteunende diensten voor de race. Zorg ervoor dat u duidelijk weet wat voor soort hulp u zoekt en of u bereid bent om voor hun ondersteuning te betalen.
    • Spreek rechtstreeks met de manager of eigenaar.Welke vorm van ondersteuning uiteindelijk ook wordt onderhandeld, zorg er wel voor dat je een schriftelijk contract creëert om misverstanden te voorkomen.
  6. 6 Kies een route. Het verkennen van mogelijke routes kan de taak van één van de commissieleden zijn; iedereen in de commissie moet echter een kans krijgen om de opties te zien en de keuze van de route goed te keuren.[9] Vergeet niet dat je de medewerking van de politie of de lokale overheid nodig hebt als je route wegafsluitingen nodig heeft.
    • Kies een paar verschillende route-opties om aan de stad te presenteren. Het is mogelijk dat ze je aanvraag voor een vergunning afwijzen als de route te storend zou zijn voor verkeer of zaken, dus onderzoek ook en begrijp de criteria die in overweging worden genomen wanneer je je route voorstelt.
    • De topografie bepaalt mede wie deelneemt aan uw race. Als u bijvoorbeeld een zeer heuvelachtige route kiest, kunnen mensen die niet erg atletisch zijn zich geïntimideerd voelen en zich niet aanmelden.
    • U kunt onlinetools gebruiken om uw route in kaart te brengen en ervoor te zorgen dat de lengte correct is. Zorg er echter voor dat u zelf de route bewandelt of rijdt om er zeker van te zijn dat dit een goede route is voor uw race.
  7. 7 Verkrijgen van de nodige vergunningen. U zult evenementenvergunningen of licenties van stad of provincie nodig hebben, afhankelijk van waar het evenement zal worden gehouden. Dit kan de lokale politie inhouden voor verkeersleiding of het organiseren van de sluiting van rijwegen op de racedag. Om aan deze vergunningen te komen, moet u mogelijk ook een verzekeringsdekking hebben voor de race en uw eigen organisatie.[10]
    • Als je route straatafsluitingen nodig heeft, kan dit een aantal verschillende instanties inhouden, waaronder de politie, brandweer, gemeenteraad en transportafdeling.
    • Mogelijk moet u een petitie indienen om aan te tonen dat de meerderheid (51% of meer) van de woningen en bedrijven wegafsluitingen ondersteunt die hen zouden raken.[11]
  8. 8 Benader potentiële sponsors. Sponsoring is een geweldige manier om de kosten van de race te compenseren. Lokale bedrijven en organisaties kunnen enthousiast zijn over het ondersteunen van uw inspanningen wanneer u uitlegt welke oorzaak de race ondersteunt.[12]
    • U kunt een standaardbrief opmaken voor sponsoring, maar zorg ervoor dat u dit persoonlijk of telefonisch opvolgt.
    • U kunt verschillende sponsorniveau's creëren met bijbehorende beloningen. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Voor donaties tot $ 200 zullen we uw logo in al onze e-mailontploffingen plaatsen. Voor donaties tot $ 500 zullen we uw logo op onze officiële T-shirts plaatsen. "
    • Bedrijven zijn misschien niet geïnteresseerd in het doneren van geld, maar ze zijn misschien wel bereid om producten te doneren, zoals eten, drinken, diensten of huurmateriaal.
  9. 9 Begin met het promoten van je race. Bepaal hoe je het nieuws over je race krijgt. Gebruik bij twijfel zoveel mogelijk wegen om je race te promoten. Immers, hoe meer deelnemers, hoe meer geld je verdient.
    • Sommige vormen van promotie, zoals radio- en krantenadvertenties, kosten geld. Bepaal vooraf of advertenties iets zijn waarvoor u bereid bent te betalen.
    • Sociale media zijn een uitstekende manier om uw evenement te promoten, omdat mensen de informatie gemakkelijk kunnen delen en aan anderen kunnen doorgeven.
    • Zorg ervoor dat je je race registreert met websites die geschikt zijn voor hardlopers. Deze websites bevatten vaak lijsten met races waar mensen zich kunnen aanmelden en die erg populair zijn.

Deel drie van vijf:
Vrijwilligers en personeel organiseren

  1. 1 Stel een kernplanningscomité samen. Het organiseren van een race voor het goede doel is een grote onderneming. Ga er niet vanuit dat je het alleen kunt. Breng in plaats daarvan een groep mensen bij elkaar die u kunt vertrouwen. Dit wordt je kerngroep of commissie.[13]
    • Er is geen bepaald aantal mensen dat je nodig hebt in je commissie. Het kan echter zijn dat u overal met 3 tot 7 personen wilt beginnen, afhankelijk van de grootte van het evenement dat u plant.
    • Als je mensen vraagt ​​om mee te doen, wees dan duidelijk wat de verwachtingen zullen zijn. Zullen ze worden gevraagd zelf geld in te zamelen? Moeten ze wekelijkse of maandelijkse vergaderingen bijwonen? Worden ze betaald of doen ze vrijwilligerswerk?
    • Mensen kiezen die je al kent en vertrouwt, kan geweldig zijn, omdat je weet dat je goed samenwerkt. Het kan echter ook geweldig zijn om mensen uit andere kringen aan te trekken. Dit kan je fundraiser helpen om mensen te bereiken die je normaal niet zou bereiken.
    • Beoordeel de ervaring of expertise van uw personeel. Idealiter wilt u mensen die eerder bij dergelijke evenementen betrokken waren.
  2. 2 Rollen toewijzen en delegeren. Sinds je het project hebt gestart, kun je beslissen of je de rollen van de commissieleden wilt toewijzen, of je allemaal op rollen wilt stemmen of dat mensen gewoon vrijwilligerswerk doen voor de rollen die ze willen. Er kunnen ook meer rollen zijn dan er commissieleden zijn.
    • Zorg ervoor dat elke persoon over de vaardigheden en middelen beschikt om zijn rol te vervullen. U moet bijvoorbeeld niet iemand toewijzen om uw online aanwezigheid te beheren als zij niet bekend zijn met sociale media.
    • Als sommige rollen moeten worden vervuld door mensen die niet in de commissie zitten, bepaal dan wie de mensen voor die rollen zal vinden en met wie ze tijdens het planningsproces zullen communiceren.
    • Enkele rollen die je moet invullen zijn: vrijwilligerscoördinatie, webmaster, penningmeester, perscontactpersoon, coördinator voor apparatuur en veiligheid en coördinator eten en drinken.
  3. 3 Regelmatig vergaderen om in te checken. Stel een vergaderrooster op voor commissieleden. Zelfs als mensen er niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn, moeten ze vóór de vergadering kunnen bellen of updates kunnen e-mailen naar de groep.[14]
    • Vergaderingen maken geweldige deadlines. U kunt bijvoorbeeld iedereen laten weten dat tegen de volgende vergadering van de locatie de verkenner drie voorgestelde cursussen moet hebben en dat de financiële commissie ten minste één bedrijfssponsor heeft beveiligd.
    • Houd vergaderingen kort en op punt. Als vergaderingen slepen of niet effectief blijken te zijn, zullen mensen minder geneigd zijn om ze serieus te nemen.
  4. 4 Begin met het werven van vrijwilligers. Deze taak kan de rol van een lid van het comité zijn, maar iedereen moet op zijn minst een klein beetje helpen. Als elke persoon in de commissie twee of drie mensen kan aantrekken om zich aan te melden, hebt u al een veel grotere groep dan u anders zou doen.[15]
    • Probeer vrijwilligers te werven via het goede doel dat je steunt. Als u bijvoorbeeld geld inzamelt voor een lokaal dierenasiel, kijk dan of ze uw oproep voor vrijwilligers doorgeven aan hun lijst met vrijwilligers en mensen die dieren hebben geadopteerd.
    • Laat vrijwilligers weten dat ze op veel manieren vrijwilligerswerk kunnen doen. Zelfs als iemand niet op de racedag beschikbaar is, kunnen ze de week ervoor nog steeds goodie bags vullen. Sommige mensen willen misschien helemaal niet helpen vóór de race, maar zullen graag water uitdelen aan hardlopers tijdens de race.
    • Maak vrijwilligerswerk leuk. Voorzie indien mogelijk vrijwilligers van drankjes en organiseer een evenement om hen te bedanken en hun werk te eren.

Deel vier van vijf:
Voorbereiding voor Race Day

  1. 1 Registreer registranten. De eenvoudigste manier om mensen aan te melden voor de race is via online registratie. Er zijn veel online hulpmiddelen die u kunt gebruiken om deelnemers te volgen en te organiseren. Het is ook belangrijk om persoonlijke registratie beschikbaar te hebben.
    • Houd er rekening mee dat sommige mensen (vooral ouderen) het moeilijk kunnen hebben met online registratie. U kunt papieren registraties beschikbaar stellen bij uw plaatselijke winkel, lokale sportscholen of op het hoofdkantoor van het goede doel waar u van profiteert.
    • Je kunt ook dagregistratie toestaan ​​op de race-site. U moet dit echter plannen door ervoor te zorgen dat u genoeg goodie bags, eten en water hebt om de extra deelnemers te ontvangen.
    • Registratie is waarschijnlijk wanneer u ook geld van mensen verzamelt. De meeste runs vragen een vergoeding om deel te nemen (tussen $ 15 en $ 75, afhankelijk van de schaal van de race). Dit registratiegeld dekt uw kosten en wordt vervolgens gedoneerd aan een goed doel.
    • Sommige races vragen deelnemers om toezeggingen van hun vrienden of familie te vragen. Een persoon kan bijvoorbeeld zijn collega's vragen om $ 1 per mijl te beloven dat ze lopen of rennen. Dit geld wordt dan gedoneerd in plaats van (of in aanvulling op) een registratievergoeding.
  2. 2 Reserveer alle benodigde apparatuur. Een race ziet er van buitenaf heel eenvoudig uit, maar waarschijnlijk moet je uitrusting huren voor de grote dag. Bijna alle races gebruiken een professionele tijdwaarneming zodat hardlopers hun eindtijd kunnen zien.[16]
    • Je zult waarschijnlijk ook dingen moeten reserveren zoals draagbare toiletten, pop-up tenten (voor schaduw of bescherming tegen regen), PA-systeem voor muziek of aankondigingen, enz.
    • Wees duidelijk met het verhuurbedrijf als u verwacht dat u de apparatuur ophaalt en aflevert of dat ze het voor u aflevert.
  3. 3 Bestel weggeefacties. Wedstrijden bieden de deelnemers bijna altijd een soort teken of souvenir om te laten zien dat ze hebben deelgenomen. Dit kunnen T-shirts, hoeden, sleutelhangers, tassen of frisbees zijn. Je kunt ook kortingsbonnen krijgen van lokale bedrijven die je in goodie bags kunt opnemen.[17]
    • Zorg ervoor dat je niet te veel geld uitgeven aan de give-aways. Dat kan je fondsenwerving opeten!
  4. 4 Organiseer eerste hulp. Je moet absoluut eerste hulp bij een race hebben. Dit betekent het hebben van gecertificeerde medische noodsituaties of ander medisch personeel ter plaatse en adequate eerste hulpgoederen die beschikbaar zijn in geval van nood.
    • Je stad kan ook vereisen dat je een ambulance ter plaatse hebt.
    • Elementaire eerste hulpgoederen voor een race moeten zaken omvatten zoals ijs, verbandverbanden, pleisters, antibiotische zalf, epi-pennen voor bijensteken en noodinhalatoren.
  5. 5 Stel de cursus in. Je hebt duidelijk aangewezen start- en finishlijnen nodig. Je moet echter ook dingen inrichten tijdens de cursus. Raadpleeg uw vergunning om te zien wanneer u mag beginnen met het instellen. Misschien kun je de avond ervoor dingen instellen, of je moet het de hele ochtend van de race doen.[18]
    • De meeste races bevatten mijlmarkeringen gedurende de race, zodat hardlopers hun voortgang kunnen volgen.
    • Je hebt tijdens de hele race waterstations nodig. Afhankelijk van hoe lang de race is, hebt u mogelijk ook draagbare toiletten op de baan of stations met sportdranken of gels nodig om hardlopers bij te tanken.

Deel Vijf van Vijf:
Schoonmaken en doneren

  1. 1 Zorg ervoor dat alle afval en afval van de race is verwijderd. Dit moet onmiddellijk nadat de race voorbij is gedaan worden. Alle afval moet worden opgevuld en ofwel worden weggegooid of op de juiste wijze worden gerecycled. Zorg ervoor dat je een plan hebt voor het verwijderen van de prullenbak zodra deze is verzameld.[19]
    • Misschien moet je een vuilniscontainer huren of de vuilnis naar de vuilstort brengen.
    • Probeer een team van vrijwilligers te hebben dat alleen is opgedragen aan opruimen. Het is waarschijnlijk dat degenen die hebben deelgenomen aan het opzetten en uitvoeren van de race moe zullen zijn tegen de tijd dat het voorbij is. Het is geweldig om een ​​ploeg met nieuwe energie te hebben om voor dingen te zorgen als de race voorbij is.
    • Probeer altijd een ruimte beter te verlaten dan je hem gevonden hebt. Zelfs als een deel van het nest niet door de race is veroorzaakt, pak het dan op. Dat zal je in de goede gratie van de lokale overheid houden, als je volgend jaar een andere race wilt plannen.
  2. 2 Breng alle verhuurapparatuur terug. U heeft mogelijk iemand nodig om bij de apparatuur te blijven en te wachten tot deze wordt opgehaald. Of misschien moet u een bemanning van vrijwilligers in voertuigen laten laden en terugsturen. Zorg ervoor dat het is opgeschoond en werkt voordat u het retourneert.[20]
    • Voor zaken als geluidsapparatuur moet u ervoor zorgen dat alle koorden en extra onderdelen samen met de grotere stukken worden teruggestuurd. Je krijgt een flink bedrag in rekening als er stukjes ontbreken.
    • Zorg ervoor dat je alle apparatuur op tijd retourneert. Er kan een extra dag of meer in rekening worden gebracht voor het retourneren van iets dat zelfs enkele uren te laat is.
  3. 3 Betaal eventuele vergoedingen of lonen uit. Als iemand zijn eigen geld gebruikt om items voor de race te kopen, zorg dan dat deze volledig worden terugbetaald. Als er betaalde medewerkers zijn, zorg er dan voor dat ze de beloofde betaling ontvangen.[21]
    • Zorg ervoor dat u bonnetjes verzamelt van iedereen die u vergoedt. U moet deze voor belastingdoeleinden bewaren en ook zodat u ze kunt opnemen in uw documentatie van het budget.
    • Deze stap moet worden voltooid door de penningmeester of de treasurycommissie als die er is.
  4. 4 Doneer aan het goede doel van uw keuze. Nu kun je eindelijk de cheque uitschrijven. Zodra alle kosten zijn gedekt, moet de rest van het geld worden gedoneerd aan het goede doel. Roep ze op en laat ze weten hoeveel je moet doneren. Ontdek hoe en wanneer het voor hen handig zou zijn om het geld te ontvangen.[22]
    • Bewaar geen extra geld voor jezelf als dat niet expliciet is besproken door het organisatiecomité.
  5. 5 Stuur bedankt. Het heeft waarschijnlijk veel handen in beslag genomen om deze race te laten slagen. Laat iedereen weten hoe dankbaar je bent voor hun inspanningen en donaties. Een eenvoudige "thank you" -kaart of telefoontje is meestal voldoende.[23]
    • Voor grotere bedrijfssponsors wilt u mogelijk een plaquette of iets anders verzenden dat ze in hun bedrijfslocatie kunnen weergeven.
    • Het verzenden van een massale e-mail is ook acceptabel voor deelnemers.
  6. 6 Evalueer het evenement voor toekomstige referentie. Als je denkt dat je nog een evenement als dit kunt organiseren, ga dan met de commissie zitten en bespreek hoe het ging. Het is waarschijnlijk dat jullie allemaal veel hebben geleerd en misschien ideeën hebben om de volgende keer beter te doen.[24]
    • U kunt feedback van deelnemers en vrijwilligers vragen. Ze kunnen je laten weten hoe hun ervaring was en wat de volgende keer beter zou kunnen zijn.
    • Zelfs als bepaalde dingen verbetering zouden kunnen gebruiken, wees dan trots op jezelf. Het organiseren van je eerste race is een grote prestatie.