Betalingsvouchers maken deel uit van veel overheids- en bedrijfsprogramma's, die een doel dienen ergens tussen een obligatie aan toonder en een kwitantie. Het creëren van een voucher voor programma's van die omvang kan fraude of zelfs vervalsing zijn. Het concept van de betaalvoucher kan echter net zo gemakkelijk worden toegepast op lokale of zelfs familiebedrijven, zoals een schoolbeurs of het bijhouden van bijdragen aan een fondsenwerving.

Stappen

  1. 1 Maak afspraken met alle partijen die betrokken zijn bij de transacties die u wilt volgen. Vouchers werken alleen als iedereen aan boord akkoord gaat met het gebruik ervan en begrijpt wat ze vertegenwoordigen.
  2. 2 Kies een basisontwerp voor uw voucher. Als u er geen een in gedachten heeft, overweeg dan de cadeaubon en awardcertificaatsjablonen beschikbaar te stellen op veel productiviteitssoftware.
  3. 3 Maak de voucher in uw productiviteitssuite, inclusief informatie over hoeveel is betaald, aan wie en waarom.
    • Het is een goed idee om elke voucher een uniek tracking- of serienummer te geven. Dit kan vervalsing voorkomen en helpt bij het opsporen van fouten die optreden tijdens het gebruik. Dit wordt belangrijker naarmate de bedragen op de vouchers groter worden.
    • Als u een logo heeft voor de betrokken organisatie (of organisaties), neemt u deze op in de betalingsvoucher. Dit zal helpen om het document een officieel uiterlijk te geven en vervalsing enigszins moeilijker te maken voor mensen zonder toegang tot de logobestanden.
  4. 4 Print alleen zoveel vouchers als u nodig hebt om de onmiddellijke behoefte te vullen. Volg elke afgedrukte voucher in een database, spreadsheet of ander programma, zodat u later claims kunt bevestigen.
    • Het gebruik van kleurenpapier of andere ongebruikelijke papierstijlen is een andere manier om tegen namaak te beschermen. U kunt ook een speciaal certificaat of kaartjespapier kopen bij de meeste winkels voor kantoorbenodigdheden.
  5. 5 Stel een systeem in en houd het bij voor het volgen van vouchers wanneer het wordt gebruikt. Afhankelijk van je programma kun je dit als service gebruiken om diegenen te vinden die hun vouchers niet hebben gebruikt of als extra beveiliging tegen fraude.