Hoe een voordeel organiseren

Een voordeel is een evenement dat helpt geld in te zamelen voor een goed doel. Het organiseren van een benefietvoordeel vereist veel planningstijd en overleg. Als het met succes is uitgevoerd, kunt u donoren voor het evenement en toekomstige evenementen veiligstellen. Om een ​​evenement te organiseren, tijd te besteden aan het nemen van basisbeslissingen over het evenement, van tevoren goed te plannen en dingen soepel te laten verlopen tijdens het evenement.

Methode één van de drie:
Beslissingen nemen

1. 1 Meer informatie over de oorzaak die u ondersteunt. De beste manier om mensen te inspireren om te doneren is om echt te geven. Hoe meer je weet over je zaak, hoe meer anderen zullen worden geïnspireerd om te helpen.
   • Je weet misschien al een beetje over je zaak. Het kan echter nooit pijn doen om jezelf verder te onderwijzen. Besteed wat tijd aan het lezen van alles waar je geld voor inzamelt. Probeer op de hoogte te blijven van alle lopende onderzoeken en nieuwsartikelen over dit onderwerp.^[1]
   • Misschien wilt u ook onderzoek naar fondsenwerving en voordelen zelf bekijken. Probeer bij te houden welke soorten fondsenwervers in het verleden succesvol zijn geweest. Wat voor soort gimmicks, entertainment, veilingen en andere veel voorkomende soorten voordelen zijn traditioneel succesvol geweest met betrekking tot dit soort evenementen?^[2]
2. 2 Bepaal het gebeurtenistype. Voordat u andere plannen met betrekking tot een voordeel maakt, moet u enige tijd besteden aan het bepalen van het type evenement dat u host. Voordelen zijn er in verschillende vormen. Probeer een voordeel te kiezen dat mogelijk is voor u gezien uw middelen en geschikt is voor uw zaak.
   • Kleinere evenementen komen meestal in de vorm van bake-verkoop, autowasbeurten, handwerkbeurzen, schoonheidswedstrijden, karaoke-wedstrijden en andere wedstrijden met lage inzetten. Dergelijke evenementen zijn redelijk eenvoudig in te plannen en kosten niet veel om op te zetten.
   • Als je op zoek bent naar een groter evenement, bijvoorbeeld een benefietconcert, wijn- en etensproeverij, loterij, stille veiling of een chique bal. Dergelijke evenementen zijn over het algemeen ingewikkelder en duurder, maar ze kunnen in groter geld trekken, afhankelijk van uw regio en doeldonoren.
   • Onderzoek voordat u plannen maakt. Bekijk welke soorten evenementen andere goede doelen of organisaties in uw omgeving zijn. Als een goed doel een benefietconcert rondbrengt rond dezelfde tijd dat je je evenement aan het plannen was, zou je een ander evenementtype kunnen kiezen om concurrentie te voorkomen.
   • Houd de waarden van de organisatie die u huurt in gedachten voordat u een beslissing neemt. U wilt geen gebeurtenistype kiezen dat niet in overeenstemming is met de waarden van uw organisatie. Als u een uitkering voor een lokaal verslavingscentrum host, wilt u waarschijnlijk geen wijnproeverij organiseren. Als je een voordeel voor een dierenwelzijnsorganisatie hebt, is een biefstukdiner misschien geen goed idee.
3. 3 Kijk in wetten en voorschriften. Dingen zoals belastingen, vergunningen, het kopen en verkopen van voedsel en alcohol en andere aspecten van het uitvoeren van een voordeel worden allemaal beïnvloed door verschillende wet- en regelgeving. Zulke normen verschillen per staat. Zorg ervoor dat u de lokale wetgeving leest. Overweeg het inhuren van een advocaat als u niet zeker bent van de legaliteit van uw keuzes. Kom langs bij uw plaatselijke gerechtsgebouw en vraag om informatie over wet- en regelgeving met betrekking tot evenementen en voordelen. U kunt ook de website van uw deelstaatoverheid bekijken.
4. 4 Bouw een team. U kunt zelf geen voordeel behalen. Zodra u een beslissing hebt genomen over het evenementtype, bouwt u een team om uw idee van de grond te krijgen.
   • Overweeg hoeveel vrijwilligers nodig zijn. Een kleine, eenvoudige gebeurtenis zoals een loterij heeft eigenlijk maar een handvol werknemers nodig. Grotere evenementen zullen echter meer hulp vereisen.
   • Zoek naar mensen met verschillende vaardigheden. Probeer de taken van het runnen van je evenement in te delen in een reeks categorieën: fondsenwerving, advertenties, public relations, enz., En schat hoeveel vrijwilligers je per team nodig hebt.
   • Je kunt op verschillende manieren vrijwilligers werven. Hogescholen en universiteiten hebben veel studenten die op zoek zijn naar ervaring en doorgaan met bouwen. Als u deel uitmaakt van een organisatie die verband houdt met de oorzaak, zullen veel mensen waarschijnlijk graag helpen. Vraag vrienden die je kent met specifieke vaardigheden. Zeg tegen je neef Michael werkt als coördinator sociale media voor een lokaal bedrijf. Kijk of hij u kan helpen met de online aspecten van adverteren.
   • Overweeg ook om het even welke mensen die u nodig hebt om de uitkering de dag van uit te voeren. Heeft u bedieningspersoneel, barmannen, muzikanten, toneelcoördinatoren nodig?

Methode twee van drie:
Het evenement plannen

1. 1 Stel een datum en tijd in voor uw evenement. In het begin moet je beslissen over een datum en tijd voor je evenement. Dit is onmisbare informatie als u een locatie boekt en adverteert.
   • Doe wat onderzoek naar uw doelgroep en evenementtype. Als je een benefietconcert met alcohol organiseert, is het misschien een goed idee om het evenement in het weekend te plannen. Als u een bake-verkoop organiseert en voedingsmiddelen verkoopt in een lokale supermarkt, kan een doordeweekse avond een betere optie zijn. Vraag de winkel over hun grootste winkeldagen.
   • Kies ruim van tevoren een datum. Het kost veel om een ​​uitkering te plannen en je wilt ervoor zorgen dat je voldoende tijd hebt om te plannen.
   • Profiteer van vakantie. Mensen voelen zich vaak vrijgevig rond Kerst. Probeer indien mogelijk een evenement rond Kerstmis in te plannen.
2. 2 Zoek een locatie. Nadat u een datum hebt ingesteld, werkt u aan het vinden van een locatie. Tenzij u een buitenevenement plant, moet u een locatie vinden die bereid is om uw voordeel te hosten. Omdat u een evenement organiseert ten bate van een goed doel, kunt u overwegen of de locatie bereid is om het gebruik van de ruimte te schenken, of een verlaagd boekingspercentage aanbieden.
   • Bij het selecteren van een locatie zijn er enkele factoren waar u rekening mee moet houden.Hoe bekend is de locatie met je belangrijkste publiek? Is het gemakkelijk toegankelijk? Is een politiek neutrale grond waar mensen met verschillende achtergronden zich op hun gemak voelen? Is het groot genoeg voor de geschatte uitkomst? Heeft het de benodigde apparatuur die je nodig hebt voor het evenementtype?
   • Nadat u hebt bepaald welk type locatie het beste bij u past, maakt u een lijst met opties. Het is een goed idee om 3 of 4 topkeuzes te hebben, evenals een paar locaties waarop u kunt terugvallen. Begin met bellen. Bekijk welke locaties bereid zijn om je evenement te organiseren, hoeveel ze zullen aanrekenen en welke regels en voorschriften je zult moeten naleven. Bekijk welke locatie het beste bij u past en is economisch het meest rendabel.
   • Overweeg kosten. Wat is uw budget voor het evenement en wat kunt u zich redelijkerwijs veroorloven? De meeste organisaties hebben een budget gereserveerd voor het boeken van evenementen. Houd dat bedrag in gedachten bij het boeken van een evenement.
3. 3 Adverteren. Naarmate het evenement dichterbij komt, moet u aan reclame werken. Naast traditionele reclamemiddelen, vertakt u zich ook in de wereld van online adverteren en sociale media.
   • Traditionele advertentiemiddelen zijn flyers, radioadvertenties, handleidingen, gepersonaliseerde uitnodigingen, krantenadvertenties en andere fysieke middelen om het woord bekend te maken. Budget voor dit soort advertenties, vooral als u in een kleiner gebied woont.
   • U moet aanwezig zijn op sociale media, vooral als u in een groter gebied woont. Mensen zijn steeds meer afhankelijk van e-invite en Facebook-meldingen als het gaat om het maken van plannen. Heb een Facebook-pagina voor het evenement. Communiceer vóór het evenement met je publiek. Deel updates op uw eigen persoonlijke social-mediaplatforms zo vaak mogelijk.
4. 4 Bepaal donatie methoden. Als u donaties doet tegen een uitkering, moet u de betalingsmethoden bepalen. Zullen mensen contant betalen? Met hun kaarten? Worden donaties van tevoren opgehaald of worden mensen geacht geld te geven tijdens het evenement? U moet dit bepalen voordat u het evenement host. Je zou ook een manier moeten vinden om geld veilig te houden als mensen zo nu en dan doneren. Kijk in een afgesloten kassa en zorg dat je een medewerker hebt die bereid is het geld te bewaken.
5. 5 Neem veiligheidsmaatregelen. Zorg ervoor dat je een plan hebt in geval van een noodgeval of ongeval. Houd een EHBO-set bij de hand. Zorg ervoor dat u de locatie van de nooduitgang en brandblusser van uw locatie kent.
6. 6 Overweeg kleine details. Onthoud alle kleine details die betrekking hebben op uw evenement. Als u een loterij organiseert, moet u er rekening mee houden dat u kaartjes moet kopen. Je moet ook een manier vinden om donors te krijgen om kleine items te doneren om te worden verloot. Als u een diner huurt, berekent u de kosten voor eten, drinken, personeel en uitnodigingen.
   • Een gedetailleerde lijst, inclusief een menu als uw evenement eten heeft, helpt u alles bij te houden.

Methode drie van drie:
Het voordeel gooien

1. 1 Vroeg aankomen om te controleren of alles is voorbereid. Als u de uitkering host, arriveert u een paar uur eerder op de dag van het evenement. Je moet ervoor zorgen dat alles is voorbereid.
   • Controleer alle aspecten van het evenement. Zijn er voldoende stoelen en tafels? Zijn alle artiesten of sprekers nog steeds in staat om aanwezig te zijn? Werken microfoons en andere elektronica? Weten vrijwilligers hun baan?
   • Help mee met de set-up aan het begin van het evenement en het opruimen achteraf. Zelfs als je jezelf in de eerste plaats als organisator ziet, zullen vrijwilligers die fysieke arbeid verrichten altijd een helpende hand waarderen.
2. 2 Houd gasten bezig. Naarmate het evenement vordert, moeten gasten zich vermaken. Gasten die een goede tijd hebben, hebben meer kans om te doneren. Wees niet te arrogant, maar kijk af en toe om ervoor te zorgen dat iedereen plezier beleeft.
   • Neem regelmatig de aanwezigheidscontrole door van alle aanwezigen. Als je merkt dat iemand zich verveelt, praat dan een beetje met ze. Probeer ze aan anderen voor te stellen of iets te suggereren wat ze kunnen doen als entertainment.
   • Blijf op de hoogte van hoe het entertainment gaat. Je wilt in de toekomst niemand opnieuw in dienst nemen die gasten verveelt of wiens daad niet goed is verlopen.
3. 3 Evalueer het evenement naderhand. Nadat het evenement is begonnen, besteedt u enige tijd om uw werk eerlijk te evalueren. Als u in de toekomst voordelen wilt hosten, gebruik dit dan als een leerervaring. Wat ging het beste over het evenement? Wat ging er over het ergste? Wat denk je dat je beter had kunnen doen om dingen soepeler te laten verlopen?