Het organiseren van een archiefkast kan lastig zijn, of het nu gaat om een ​​thuiskabinet vol betaalde rekeningen en belastinginformatie of om een ​​werkkast vol voltooide projecten en facturen. Organiseer uw archiefkast door oude bestanden te verwijderen, een bestandssysteem te vinden dat voor u werkt en het voortdurend te onderhouden.

Deel een van de vier:
Oude documenten opschonen

  1. 1 Koop een archiefkast als je er geen hebt. Zoek naar een kast van goede kwaliteit met een goede afmeting voor thuis of op kantoor binnen uw budget. Overweeg een vuurvast en waterdicht kabinet, in het geval van natuurrampen die je huis kunnen treffen. Een bundel van dergelijke kasten is te vinden in lokale winkels, meubelzaken, timmerwinkels en winkelcentra.[1]
  2. 2 Begin met het doornemen van uw bestanden. Leg alles wat duidelijk oud of overbodig is opzij. Opzij zetten:
    • Ontvangsten voor producten die u niet langer bezit.
    • Ongewenste e-mail
    • Oude rekeningen voor diensten die u niet langer gebruikt
    • Zakelijke brieven van een oude baan
    • Postzegels die je niet meer nodig hebt
  3. 3 Wees niet bang om dingen kwijt te raken. Hoewel bepaalde documenten zoals geboorteaktes en belastinginformatie vanzelfsprekend belangrijk zijn, kunnen er ongewenste e-mails of oude bonnen zijn die er belangrijk uitzien, maar dat in werkelijkheid niet is. Denk na over elk document terwijl u uw beslissing neemt en bedenk of dit in de toekomst ook echt van pas kan komen. Als je het niet zou missen als het voor een jaar verdwenen is, is het waarschijnlijk goed om het weg te gooien.[2]
  4. 4 Wees voorzichtig als je dingen weggooit op het werk! Zorg ervoor dat je je leidinggevenden vraagt ​​voordat je iets weggooit, omdat het misschien belangrijker is dan je denkt. Uw bedrijf kan ook beleid hebben over hoe lang dingen moeten worden bewaard en hoe ze moeten worden verwijderd.
  5. 5 Bepaal welke dingen moeten worden bewaard. Dit hangt in het algemeen af ​​van hoe recent of nuttig ze zijn. Wees discreet en denk na over de vraag of de documenten in de toekomst nuttig of noodzakelijk zullen zijn. Als ze echt belangrijk zijn, bewaar ze dan. Voor belastinginformatie, verzekeringsdocumenten en essentiële documenten bewaart u ze voor de volgende periodes:[3]
    • Houd belastingaangiftegegevens voor 7 jaar bij, evenals alle ontvangsten voor items die u van uw belastingen hebt afgetrokken. De IRS kan elke aangifte verifiëren tot 6 jaar nadat uw belastingen zijn ingediend.
    • Houd verzekeringen, hypotheek verklaringen en bewijs van liefdadigheidsdonaties voor maximaal drie jaar.
    • Zorg ervoor dat je heel belangrijke documenten bij de hand houdt, zoals geboorte- en huwelijksakten, socialezekerheidskaarten, titels, akten en paspoorten. Houd ze veilig en raak ze nooit kwijt.
  6. 6 Vernietig elk document dat u hebt gereserveerd. Als u niet-gedeelde documenten weggooit, kan uw persoonlijke informatie zichtbaar worden voor iedereen die ze ziet. Zelfs als u niet zeker weet of het document gevoelig is, kunt u het het beste versnipperen omdat het adressen, geboortedata of andere informatie kan bevatten.
  7. 7 Verdeel of vernietig ook digitale media. Veel steden en bedrijven hebben shred days waar locals of medewerkers oude floppy disks, cd's of harde schijven kunnen vernietigen. Ze zullen ervoor zorgen dat het correct is gedaan. [4]

Deel twee van vier:
Het organiseren van uw belangrijke documenten

  1. 1 Start om de resterende bestanden te ordenen. Ga naar een bureau of grote tafel en orden de papieren in stapels die logisch en verstandig voor je zijn. Dit worden uw individuele bestanden. Maak stapels die u helpen precies te vinden waarnaar u op zoek bent. [5]Overweeg categorieën voor thuiskabinetten, zoals:
    • nutsbedrijven
    • Auto
    • Medisch
    • Pet
    • Bedrijf
    • Huis
    • Belastingen
    • Finances
  2. 2 Vraag collega's om advies over werkkasten. Er kunnen specifieke bedrijfsconventies zijn voor het organiseren van papieren. Zo niet, bestand chronologisch of alfabetisch. Vraag nette collega's welke systemen het beste voor hen werken.
  3. 3 Houd uw categorieën eenvoudig. Hoe specifieker u wordt, hoe meer bestanden u zult hebben, wat meer rommel in uw kast betekent. Houd uw hoofdbestanden algemener en organiseer vervolgens documenten daarin. [6]
  4. 4 Bepaal of u wilt ordenen op naam of datum. Zodra u elk papier op de juiste stapel hebt gesorteerd, begint u met het ordenen ervan zodat u het gemakkelijk kunt vinden.
    • Voor alfabetische vermeldingen, zoals merken op bonnen, plaatst u items die beginnen met A bovenaan de stapel, tot Z.
    • Voor chronologische aanmeldingen, zoals datums van belastingaangiften, plaatst u de meest recente documenten bovenaan de stapel en werkt u onderaan naar de oudste documenten.
  5. 5 Plaats elk van uw stapels in een map. Plaats de papieren zo dat het document bovenaan de stapel zich aan de voorkant van de map bevindt. Hierdoor blijven de documenten in dezelfde volgorde waarin u ze hebt ingedeeld.

Deel drie van vier:
Het gemakkelijk vinden van bestanden

  1. 1 Markeer elke map duidelijk. Zorg ervoor dat de tekst op het tabblad groot, leesbaar en logisch is voor u en anderen in uw kantoor of familie. Gebruik een labelmaker voor extra duidelijkheid.[7]
  2. 2 Laat elke lade een eigen categorie behouden en deze ook duidelijk labelen. Verdeel uw bestanden over lades op een manier die voor u logisch is, waarbij elke lade een andere categorie bevat. Elke categorie zou gerelateerde bestanden moeten bevatten, die u zullen helpen om dingen gemakkelijker te vinden.
    • Financiële informatie zoals belastingdocumenten, investeringsdossiers en hypotheekafschriften kan in één lade terechtkomen.
    • Persoonlijke documenten zoals geboorteaktes, paspoorten en medische dossiers kunnen in een andere la gaan.
    • Instructiehandleidingen voor verschillende items kunnen in een andere worden gebruikt.
  3. 3 Overweeg gekleurde mappen te gebruiken. Als u de overeenkomstige kleur toewijst aan het geheugen, zullen uw documenten veel gemakkelijker te vinden zijn. Als je al manilla-mappen hebt, voeg je er kleur aan toe met markeerstiften of gekleurde markeringen. Gekleurde labels kunnen subtieler worden gebruikt voor hetzelfde doel.
  4. 4 Gebruik uw kleursysteem om subcategorieën in uw laden te maken. Een lade voor informatieve materialen kan bijvoorbeeld zijn onderverdeeld in mappen zoals "Elektronicabuhrengüles", "Handleidingen voor elektrisch gereedschap" en "Handleidingen voor reinigingsapparatuur".
  5. 5 Verander uw systeem als het geen zin heeft. Na een maand of twee gebruik, wees niet bang om de dingen die niet voor u werken te veranderen. Verschuif verschillende bestanden naar voren of verbreek categorieën die moeilijk van elkaar te onderscheiden zijn. Vergeet niet dat uw archiefkast een systeem voor u is en dat het zich moet aanpassen aan uw werkstroom.


Deel vier van vier:
De organisatie onderhouden

  1. 1 Wees proactief om georganiseerd te blijven. Besteed onmiddellijk aandacht aan e-mail en documenten zodra ze binnenkomen en dien ze meteen in zodra je ze hebt behandeld. [8]
  2. 2 Stel een postvak IN in op uw thuis- of kantoorbureau. Kijk één keer per dag door uw inkomende post. Je zult op geen enkele manier alles kwijtraken en het zal niet opstapelen. Het archiveren lijkt niet zo'n karwei, maar het gebeurt een beetje per keer.
  3. 3 Reorganiseer uw kabinet vaak. Jaarlijkse reorganisatie wordt aanbevolen en u kunt deze zelfs driemaandelijks opschonen als u een groot aantal bestanden hebt. De belangrijkste bron van rommel in archiefkasten zijn oude documenten die je niet langer nodig hebt, dus zuiver en versnipper de oude dingen als dat nodig is.
  4. 4 Overweeg enkele van uw bestanden naar digitale media om te zetten. Hoe meer documenten u in digitaal formaat kunt bewaren, hoe minder fysieke rommel u in een archiefkast zult hebben. Goede kandidaten voor het scannen zijn bonnetjes, bewijzen van donatie of bankafschriften. Sommige zijn zelfs al online beschikbaar. [9]
  5. 5 Maak een hoofddocument. Leg in het document uit hoe uw bestandssysteem werkt en waar dingen zich bevinden. In het geval van een noodgeval of een onvoorzien probleem, moeten anderen mogelijk weten hoe ze moeten zoeken naar uw bestanden. [10]