Het organiseren van kantoorbestanden kan een moeilijke taak zijn, vooral als u grote hoeveelheden bestanden en documenten hebt, maar het hoeft geen pijnlijk proces te zijn. Door vooruit te plannen en een bestandssysteem te kiezen, kunt u uw bestanden beter afstemmen op uw bedrijf en ervoor zorgen dat u belangrijke documenten efficiënter vindt. Zodra je je bestanden in goede orde hebt, moet je je houden aan een consistent systeem om je bestanden op die manier te onderhouden.

Methode één van de drie:
Een systeem ontwikkelen

  1. 1 Maak bestandscategorieën. Het eerste dat u moet doen als u uw bestanden wilt ordenen, is beslissen welke hoofdcategorieën u wilt gebruiken om te sorteren. Verschillende soorten kantoren hebben verschillende soorten categorieën, maar het algemene systeem is hetzelfde. U moet een systeem bedenken dat uw bestanden op een zinvolle manier sorteert.[1]
    • Als u bijvoorbeeld op een advocatenkantoor werkt en clientbestanden moet ordenen, kunt u sorteren op algemene casustypen: rechtszaken, nalatenschappen, zakelijke, administratieve en andere.
  2. 2 Subcategorieën instellen. Binnen elke afzonderlijke categorie kunt u specifieker worden door een lijst met subcategorieën te ontwikkelen. Elk afzonderlijk stuk papier dat moet worden gearchiveerd, kan worden gedefinieerd door twee termen: de algemene categorie en vervolgens de subcategorie.[2]
    • Als u bijvoorbeeld een archiveringssysteem opzet voor financiële aangelegenheden, hebt u mogelijk een algemene categorie 'Uitgaande betalingen' en stelt u vervolgens subcategorieën in van verkopers, leveranciers, services, professionals en administratieve kosten.
  3. 3 Gebruik een kleurcoderingssysteem. Dit klinkt eenvoudig, maar het kan een zeer effectieve manier zijn om uw bestanden te organiseren voor snelle toegang. Bepaal hoeveel verschillende categorieën u in uw bestandssysteem zult hebben en gebruik vervolgens die verschillende mappen met verschillende kleuren.[3]
    • In plaats van volledig gekleurde mappen te gebruiken, kunt u normale manilla-mappen gebruiken en gekleurde stickers krijgen. Vervolgens kunt u de stickers op het bovenste tabblad, aan de rand van de map of beide plakken voor meer zichtbaarheid.
  4. 4 Label de bestanden. Elk bestand in uw kantoor heeft nu een duidelijke plaats om te zijn. U moet het label op het tabblad van elke map duidelijk en netjes schrijven, zodat u weet waar het thuishoort. Het label op elke afzonderlijke map moet beginnen met de algemene categorie en vervolgens worden gevolgd door de specifieke subcategorie. Een map met records van betalingen aan uw leveranciers zou bijvoorbeeld het label 'Uitgaande betalingen / leveranciers' hebben.
    • De labels op elk bestand moeten zo netjes en consistent mogelijk worden afgedrukt. U kunt heel gemakkelijk softwarepakketten kopen waarmee u labels kunt opmaken, zodat u ze kunt typen en afdrukken met uw computer.
    • Als u uw labels met uw computer afdrukt, moet u een consistente lettergrootte en -stijl gebruiken. Als u handmatig afdrukt, moet u proberen consistent en zo netjes mogelijk te zijn.
  5. 5 Sorteer de bestanden alfabetisch. Wanneer uw bestandssysteem is ingesteld en u al uw mappen hebt gemaakt, plaatst u ze in de juiste volgorde. Sorteer de algemene mappen op alfabetische volgorde. Binnen elke algemene map moeten de subcategorieën ook allemaal alfabetisch worden gesorteerd.[4]
    • U kunt ervoor kiezen om informatie te sorteren op datum in plaats van op een onderwerplabel. Als dat zo is, moet u zelf beslissen of het zinvol is om uw bestanden te sorteren met de nieuwste items vooraan en naar de oudste items te gaan, of omgekeerd.
  6. 6 Laat enkele centimeters ruimte in elke archieflade. Wanneer u uw bestandssysteem aan het vaststellen bent, moet u ruimte laten om de bestanden te laten groeien. Naarmate de tijd verstrijkt, zult u ongetwijfeld meer papieren ontvangen om aan elke map toe te voegen. Laat ruimte vrij voor uw bestanden om uit te breiden. Anders zult u later de moeilijke taak hebben hele secties of vijlladen te verplaatsen om ruimte te maken.[5]

Methode twee van drie:
Ongeremde bestanden sorteren

  1. 1 Verzamel alle materialen die moeten worden ingediend. Als u begint met een verzameling papieren die niet zijn georganiseerd en zich in de war bevinden, moet u beginnen met de papieren samen te trekken. Zoek een werkplek en verzamel alles op één hoop. Je zult dan in staat zijn om te werken aan het organiseren.[6]
  2. 2 Scheid de papieren in twee groepen voor 'actie' en 'archiveren'."Als eerste stap moet je een map of een stapel maken voor alles dat onmiddellijke actie vereist. Deze papieren mogen niet worden gearchiveerd, anders denkt u misschien niet aan het werk dat moet worden gedaan. Zet deze "actie" map opzij om snel te worden geadresseerd. Ga vervolgens verder met het indienen van de resterende papieren.[7]
    • Organiseer het "actie" -bestand. De papieren die onmiddellijk moeten worden behandeld, moeten in kleinere groepen worden gesorteerd op basis van het werk dat u moet doen. Stel bijvoorbeeld subcategorieën in zoals bellen, schrijven, bezorgen en betalen.
  3. 3 Pak elk papier een keer op. Terwijl u de losse bladen doorzoekt die u aan het archiveren bent, neemt u beslissingen over elke blaadje terwijl u deze bekijkt. Pak het papier op, lees het door, bepaal in welke categorie en subcategorie het hoort en berg het vervolgens op. Door op deze manier te werken, kunt u consistentie in uw archivering bereiken en kunt u tijd besparen door elk item slechts één keer te behandelen.[8]
    • Terwijl u elk item beoordeelt, moet u bepalen of u het moet bewaren. Als het papier iets is dat al is behandeld en niet iets is dat je als een record moet bewaren, overweeg dan het weg te gooien in plaats van het te archiveren.
  4. 4 Vouw elk item uit. De meeste documenten die u hebt, zullen waarschijnlijk in correspondentie zijn gekomen en waarschijnlijk in enveloppen en gevouwen zijn. Verwijder het papier uit de enveloppen, open ze plat en archiveer ze. Als u elk papier op deze manier archiveert, passen uw mappen op uniforme wijze in de ladenlade, zonder uit te vouwen waar het gevouwen papier zich opstapelt.[9]
    • Bepaal of u enveloppen wilt bewaren.In de meeste gevallen zijn de enveloppen niet nodig en kunnen ze worden weggegooid. Als u echter meent dat u een bewijs van aflevering of een bewijs van poststempel nodig hebt, moet u de envelop aan de papieren nieten en bij elkaar houden.
    • Meerdere papiersoorten moeten aan elkaar worden geniet. Hiermee wordt voorkomen dat dingen worden gescheiden of verloren gaan. Nietjes verdienen de voorkeur boven paperclips, omdat (a) ze uniformer in de bestanden passen en (b) ze niet het probleem hebben weg te glijden.

Methode drie van drie:
Uw bestanden onderhouden

  1. 1 Gebruik een "To File" -mandje. Wanneer nieuwe correspondentie uw kantoor binnenkomt of wanneer nieuw papierwerk wordt gemaakt, kunt u het mogelijk niet meteen indienen. Je moet alles wat moet worden ingediend op één plek plaatsen om te worden gearchiveerd als je daartoe in staat bent. Een mandje op uw bureau, met het label 'To File', is een goede manier om deze papieren opzij te zetten totdat u er klaar voor bent.[10]
  2. 2 Kies een consistente tijd om te werken aan archivering. Als dat kan, plant u elke dag of week een consistent tijdstip waarop u kunt werken aan het indienen van nieuwe papieren. Als je een vast onderdeel van je routine registreert, heb je een grotere kans om ermee door te gaan.[11]
    • U kunt bijvoorbeeld het laatste half uur van elke dag apart zetten om de dagbladen in te dienen. Als dit niet genoeg tijd is, kunt u proberen uw aanvraag twee keer per dag in te dienen, net voordat u gaat lunchen en dan net voor vertrek naar de dag.
    • De sleutels tot succes zijn consistentie en herhaling.
  3. 3 Zorg ervoor dat anderen met toegang tot de bestanden het systeem begrijpen. Als u de enige persoon bent die uw bestanden gebruikt, moet u gemakkelijk de door u gemaakte bestelling kunnen behouden. Als andere mensen echter de papieren in uw bestanden moeten gebruiken, moet u ervoor zorgen dat zij het systeem dat u hebt gemaakt begrijpen en volgen. Het hebben van een archiveringssysteem is niet nuttig als papieren verkeerd worden ingevoerd en in onjuiste mappen worden geplaatst.[12]
    • Als u mogelijk efficiënter en effectiever bent als u aanbiedt iets te krijgen dat iemand anders op uw kantoor nodig heeft, vraag hem dan om alles rechtstreeks aan u te retourneren. Dan kunt u er zeker van zijn dat alles correct wordt hervuld.
  4. 4 Bewaar belangrijke documenten op een veilige plaats. Sommige speciale materialen moeten mogelijk op afzonderlijke, speciale locaties worden bewaard. Sommige artikelen moeten bijvoorbeeld in een kluis of in een brandveilige lockbox worden bewaard. U kunt zelfs sommige materialen off-site bewaren, in een bankkluis of op het kantoor van uw advocaat.[13]
  5. 5 Controleer uw bestanden regelmatig. Ten minste één keer per jaar, of vaker indien nodig, moet u enige tijd reserveren om uw bestanden te bekijken. Het doel van deze beoordeling is om te beslissen of er papieren of hele mappen zijn die kunnen worden weggegooid of naar een externe opslagfaciliteit kunnen worden verplaatst. Als iets nooit meer nodig zal zijn, moet je het weggooien. Als het iets is waarvan u niet verwacht dat het regelmatig zal worden gebruikt, maar het misschien als een record moet bewaren, dan moet u het naar de opslag sturen.[14]