Als u een bedrijf of school hebt waarvoor u met meerdere klanten of projecten moet werken, is een goed archiefsysteem van cruciaal belang. Er zijn verschillende methoden om papieren in te dienen, maar uiteindelijk moet uw systeem aan uw behoeften voldoen. De beste manier om je voor te bereiden op een efficiënt systeem is om een ​​paar dagen te reserveren om alleen aan de organisatie te werken.

Methode één van de drie:
Voorbereiding op een nieuw archiefsysteem

  1. 1 Verzamel al je materialen. U moet al uw papierwerk compileren voordat u probeert een goed systeem in te stellen. Doorloop alle locaties waar je misschien papierwerk hebt en plaats ze allemaal op één stapel. Besteed tijd om er zeker van te zijn dat u goed rekening kunt houden met alle actieve en inactieve activiteiten die u hebt.
    • Plan van tevoren door een tafelruimte vrij te maken om aan je papieren te werken.
    • Als u het papierwerk van iemand anders aanpast aan een nieuw bestandssysteem, verwijdert u alle documenten van het huidige systeem. Het is beter voor u om alle documenten af ​​te handelen en u voor te bereiden op een nieuw systeem.[1]
  2. 2 Doorloop alle documenten. Dit is het moeilijke deel van het proces, maar het is ook een cruciale stap om te worden georganiseerd. Het lijkt misschien vervelend, maar doorloop elk document in je stapel om te bepalen waar je mee werkt.
    • U hoeft niet elk papier te lezen, maar een korte samenvatting helpt u verder.
    • Post-it-notities zijn goed voor het markeren van belangrijke artikelen waarvan je weet dat je ze nodig hebt om tijd aan te besteden.[2]
  3. 3 Stel stapels op. Terwijl u begint met het sorteren van uw papierwerk, zou het nuttig zijn om gerelateerde documenten bij elkaar te houden. U kunt alle artikelen met betrekking tot de "Nickelback" -client in één stapel plaatsen. Een ander voorbeeld is om je werk te stapelen op basis van maanden.
    • Het hebben van een gevoel voor chronologische volgorde kan nuttig zijn voor uw archiveringsbehoeften.
    • Prioriteiten stellen bij het sorteren van papierwerk. Als u papieren ziet die uitzonderlijk belangrijk zijn, plaatst u ze op de stapel.
  4. 4 Verminder zoals je wilt. Een andere stapel die je kunt maken, is de stapel afval. U hoeft geen stapel papierwerk weg te gooien, maar u moet de onbelangrijke papieren van de andere stapels scheiden. Je zou zelfs een stapel kunnen opzetten waar willekeurige papieren kunnen komen.
    • Als je er 100% zeker van bent dat je geen papierwerk nodig hebt en je geen bruikbare link naar een ander document kunt tekenen, gooi ze dan weg. Neem contact op met je meerderen als je iets mag weggooien voordat je ergens mee door gaat.[3]
  5. 5 Gebruik manilla-mappen. Houd dingen eenvoudig voor jezelf door goedkope manilla-mappen te gebruiken. Dit zal uw geld niet schaden en zal u toelaten om elk bestandssysteem uit te voeren dat u wenst. Je kunt een pak manilla-mappen krijgen bij elke kantoorwinkel.
  6. 6 Zet je stapels over. Gebruik de stapels die u eerder hebt vastgesteld om als gids voor uw mappen te fungeren. Zorg ervoor dat de inhoud van elke map ook is georganiseerd. U kunt de inhoud van een bestand organiseren op basis van het belang van elk document of door middel van chronologie.
    • Vermijd het ordenen van de inhoud van een bestand op basis van het alfabet. Alfabetische organisatie werkt efficiënter voor het organiseren van groepen bestanden.
    • Plaats de manilla-mappen in een archiefkast terwijl je de mappen vult.[4]

Methode twee van drie:
Het creëren van een systeem dat bij u past

  1. 1 Gebruik een alfabetisch archiefsysteem. Een alfabetisch bestandssysteem werkt goed wanneer u namen van mensen, klanten, auteurs, namen van films, boeken of etc. moet achterhalen. Mits u termen gebruikt die gemakkelijk te achterhalen zijn, is een alfabetisch bestandssysteem vaak het gemakkelijkste systeem om te gebruiken.[5]
    • De beste manier om bestanden te archiveren en op te halen, is door elk bestand te labelen. Manilla-mappen hebben een extra tabblad ontworpen om bestanden te labelen waardoor uw ophaalproces eenvoudiger wordt.
    • Als u clients verwerkt, is het efficiënter om op achternaam te alfabetiseren.
    • Als je veel bestanden hebt, overweeg dan het maken van briefsecties om je te helpen organiseren. Sectieverdelers zijn groot en bevatten slechts één letter. U kunt de letters ook in paren verdelen, zoals "A-D" of "F-K."
  2. 2 Gebruik een actuele volgorde. Wanneer u in verschillende vakgebieden werkt of studeert, kan een onderwerp of een onderwerpvolgorde een zeer nuttige manier zijn om informatie op te halen. Als u bijvoorbeeld rechten bestudeert, kunt u zich onderwerpen als een contract, constitutioneel recht, onrechtmatige daad, administratief recht, internationaal recht enz.
    • De beste manier om actuele informatie te organiseren, is via sectieverdelers. Label uw scheidingswanden op basis van de inhoud, zoals 'Beheerwetten'.
    • Dit systeem werkt het beste als u verschillende onderwerpen hebt. Als u dat niet doet, blijft u achter met een of twee scheidingslijnen en niet met een georganiseerd systeem.
  3. 3 Probeer numerieke archivering. Dit type bestandssysteem is ideaal voor bestanden die datums of nummers bevatten. Als u bijvoorbeeld facturen, bonnen, gedateerde evenementen, enz. Hebt, kan het numerieke systeem een ​​eenvoudig systeem maken om opnieuw te lokaliseren. U kunt ook maand- en jaarlabels voor deze optie overwegen. Voor degenen die in een omgeving werken die nummering gebruikt voor papieren, zoals medische bestanden, wetgevingsdocumenten, rechtszaken, enz., Is nummering een bruikbare ophaalmethode.
    • Gebruik dit systeem alleen als u vertrouwd bent met het bekijken van verschillende nummers en informatie uit deze nummers kunt ophalen.
    • Markeer op de tabs de cijfers of datums en organiseer op basis van de genummerde waarde. Begin met "1" en laat de volgende getallen de waarde verhogen.
    • Als u met maanden aan het indienen bent, begin met januari en verplaats, in volgorde, tot en met december. U profiteert van sectie-verdelers voor elke maand.
  4. 4 Gebruik kleurcodering. Dit is geweldig voor creatief archiveren en is vooral effectief voor mensen met een goede visuele herinnering. Het kan helpen om verschillende onderwerpen met elkaar te verbinden op basis van kleurcodering. U kunt een van de bovengenoemde technieken voor het archiveren van kleuren voorzien.[6] U kunt ook een combinatie van organiserende systemen gebruiken door kleurcodes aan een ander systeem te koppelen.
    • Een van de gemakkelijkste manieren om kleur toe te voegen aan uw vastgestelde vulmethode, is met behulp van markeerstiften. U kunt een variëteitspakket markeerstiften kopen in elke kantoorartikelenwinkel.
    • Een andere manier om kleurcodering te implementeren, is door een verscheidenheid aan gekleurde mappen te gebruiken.
  5. 5 Gebruik een frequentiesysteem. Dit werkt goed voor items die u altijd gebruikt, maar zou geen stand-alone systeem moeten zijn. Het moet een ander systeem voeden, bijvoorbeeld het alfabetische systeem. Voeg de vaak gebruikte informatie toe aan een gegroepeerde ruimte in uw opslaggebied, zodat deze snel kan worden opgehaald, zoals helemaal vooraan in een archiefkastlade.[7]
    • Je moet oppassen dat je niet ongeorganiseerd raakt met dit systeem. Het project behouden waar u momenteel aan werkt, garandeert niet altijd een efficiënte organisatie.

Methode drie van drie:
Een georganiseerd systeem behouden

  1. 1 Bestandsafhandeling meteen. Een manier om ervoor te zorgen dat uw bestandssysteem efficiënt werkt, is door tijdens het verwerken papier in te dienen.[8] Het bestandssysteem zal niet werken als je het archiveren van documenten uitstelt. De gewoonte krijgen om papieren in te dienen, zal ook uw productiviteit en workflow helpen.
  2. 2 Houd uw ruimte bijgewerkt. Om de paar maanden moet je je archiveringssysteem doorlopen en een korte inspectie uitvoeren. U hoeft niet al uw papieren te controleren zoals u deed voor de oorspronkelijke organisatie. Controleer alle bestanden en zorg dat alles op de juiste plaats is georganiseerd.
    • Na de eerste paar maanden zou je ook kunnen reflecteren als het systeem dat je kiest voor je werkt.
  3. 3 Ruim uw ruimte op. Een keer per jaar moet u uw werkruimte groter opschonen. Mogelijk hebt u enkele bestanden die u regelmatig gebruikt, maar u moet nu de andere bestanden doorlopen die u minder gebruikt.[9] Open de bestanden die u minder gebruikt en lees al uw documenten om te zien of er onnodig papierwerk is.
    • Verwijder alle bestanden en veeg de archiefkast af met een vochtig washandje om de opbouw van stof te verwijderen.