Hoe u uw hoogleraar om een aanbevelingsbrief vraagt via e-mail (met voorbeeldmails)

Dus je hebt een aanbeveling van een professor voor een studiebeurs nodig? Grad school? Een baan? Als je kunt, is het het beste om je verzoek persoonlijk te doen. Dit zal u toelaten om te bespreken waarom u de brief nodig heeft en uw professor te helpen het beste gevoel te krijgen van wat erin moet worden gezet.^[1] Als u uw verzoek echter per e-mail doet, volgt u deze stappen om dit beleefd en effectief te doen en de best mogelijke referentie te krijgen.

Uw e-mail schrijven

1 Bereid uw e-mailverzoek vroeg voor. Stuur het minstens 5-6 weken vóór de datum waarop de aanbeveling moet zijn ontvangen. Zelfs eerder is beter, als je tijd hebt.^[2] Wacht niet op het laatste moment. Ze leiden een druk leven en je wilt niet dat ze je aanbeveling volgen, als ze zelfs de tijd kunnen nemen om het te schrijven.
2 Kies een geschikte professor.^[3] Voordat u kiest welke professor u om een aanbeveling moet vragen, vraagt u zich af:
- Weet deze professor mijn naam?
- Heb ik ooit buiten de klas met deze professor gesproken?
- Heb je een cijfer van 'B' of hoger in de cursus behaald?
- Heb ik meer dan één cursus met deze professor gevolgd?
U wilt een hoogleraar kiezen die een brief kan schrijven met details over uw persoonlijke kenmerken of prestaties in plaats van 'glinsterende algemeenheden'. Hoe meer u 'ja' kunt antwoorden op de bovenstaande vragen, hoe groter de kans dat u een verstandige keuze maakt.^[4]
3 Adres de brief goed. Ook al is dit een e-mail, je wilt dat het er leuk uitziet. Als je op een voornaam was (wat betekent dat de professor je specifiek heeft gevraagd haar bij haar voornaam te bellen en je hebt dit constant gedaan), vul dan bij haar voornaam aan. Gebruik anders de juiste titel. Laten we doen alsof we een brief aan Dr. Jones schrijven, die je professor voor Archeologie was. Dr. Jones was niet op een voornaam bij u, dus u begint de brief met "Beste Dr. Jones" gevolgd door een komma of een dubbelepunt.
4 Zet "Aanbeveling voor [uw naam]" als onderwerpregel. Vermeld altijd een onderwerpregel met een e-mail. Het helpt uw docent precies te weten waar de e-mail naar verwijst, en maakt het gemakkelijk om het later opnieuw te vinden.
5 Start de eerste alinea door aan te geven wat u wilt. "Ik schrijf om te vragen of u bereid bent om een aanbevelingsbrief voor mij te schrijven." Laat hem of haar niet raden. Leg de feiten in de volgende paar zinnen:
- Uw naam
- Jaar op school
- groot
- Welke opleiding of vakken je gevolgd hebt met deze professor, wanneer en welk jaar je hebt verdiend
- Waarom u een aanbeveling nodig hebt (dat wil zeggen, waarvoor u solliciteert)
- Wanneer de aanbevelingsbrief moet worden betaald
6 Beschrijf uw relatie met de professor. Wijs in de volgende alinea aan waarom je hem of haar specifiek hebt gevraagd. Vertel iets over jezelf en waarom je geïnteresseerd bent in de beurs, het afstudeerprogramma of de baan waarvoor je de referentie nodig hebt.^[5]
- Je wilt geen alledaagse redenen gebruiken zoals "Ik wil daar werken omdat ze het meeste geld hebben geboden" of "Ik wil naar deze school omdat het diploma er echt goed uitziet op een cv."
- Wees professioneel en zeg zoiets als: "Ik heb ervoor gekozen om op dit museum te solliciteren omdat ik erg enthousiast was over hun afdeling stammenartefacten."
- Heeft deze professor een speciale band met dit bedrijf of de plaats waar u werkt? Of als het een school is, is hij dan een alumnus? Zo ja, voeg het toe. "Ik weet dat verschillende stukken die momenteel worden tentoongesteld door jou zijn verkregen tijdens je reis naar de Amazone en ik ben zeer hoopvol dat ik misschien een positie zal verwerven op een afdeling met zo'n uitgebreide collectie om mee te werken."
- Als je ervaring met deze professor invloed heeft gehad op je keuze, zeg dat dan: "Ik had niet overwogen om onderzoek te doen totdat ik je Native American archeology class nam. Dat motiveerde me om een zomerveldprogramma te doen en nu ben ik enthousiast over de mogelijkheid om onderzoek te doen na grad school. " Forceer deze verbinding echter niet als het niet waar is.
7 Gebruik de derde alinea als een mogelijkheid om aan te geven wat u wilt dat de professor over u zegt. Noteer wat de professor in elke brief moet benadrukken.^[6] U wilt alle informatie over uzelf opnemen waarvan hij / zij zich misschien niet bewust is. Enkele subtiele manieren om hem of haar te laten weten zijn:
- "Ik geloof dat je je bewust bent door onze gesprekken en mijn deelname aan je cursus dat ik toegewijd ben aan het gebied van archeologie. Ik heb mijn graad in Archeologie afgerond per juni van dit jaar. het museum onder Dr. Marcus Brody, waarvan ik geloof dat je het weet Ik heb ook uitgebreide ervaring met het catalogiseren van items die ik tijdens mijn stage heb opgedaan. "
- "Mijn andere referenties zullen in staat zijn om te praten over mijn academische vaardigheden, maar jij bent de enige die echt weet hoe hard ik heb gewerkt aan mijn scriptie en enkele van de obstakels die ik tegenkwam .Ik hoopte dat je zou kunnen praten over hoe ik omga stress en omgaan met tegenslagen, want dat zijn kwaliteiten die de selectiecommissie wil zien. "
8 Geef de details. Waar moet de brief naartoe? En wanneer heb je het nodig? Zijn er vormen die ze moet invullen?^[7] Als je professor iets nodig heeft, zoals een aanbevelingsformulier, je cv en toelatingsexten, enz., Voeg het toe aan de e-mail. Wees specifiek en duidelijk met je gegevens.
- U moet ook opmerken of uw professor een papieren brief moet schrijven of op zoek moet naar een e-mail. Veel scholen en programma's gebruiken tegenwoordig elektronische aanbevelingssystemen, dus als dat het geval is, zeg je professor dan dat hij op zoek is naar een e-mail van het door jou gekozen programma met de informatie die ze nodig heeft.
- Het is een goed idee om je CV, de essays die je hebt geschreven voor opnames (als het een grad-programma is) en gedetailleerde instructies voor het verzenden van de brief (inclusief alle contactgegevens) samen met je e-mail te vermelden. Stuur ze als bijlagen.^[8]
9 Sluiten met informatie over hoe u wilt opvolgen. "Ik zal deze week het formulier en een afgestempelde, geadresseerde envelop in uw faculteitsbrievenbus inleveren, ik zal u ook een e-mailherinnering sturen een week voordat de aanbeveling moet worden gedaan." Nogmaals bedankt. " Of: "Ik moet de aanbevelingsbrief vóór 3 augustus indienen. Als u bereid bent mij een aanbevelingsbrief te schrijven, laat het me dan weten en ik kom graag langs op kantoor om het op te halen."
- Het gemakkelijk maken. Je vraagt de professor al om zichzelf uit te schrijven en de brief voor je te schrijven (ze wordt niet betaald om dat te doen). Vraag haar niet om het aan te pakken en leg er ook een portokosten voor uit. Je wilt de LAATSTE hoeveelheid moeite zijn, dus de professor is niet geïrriteerd door het moeten doen van werk dat je voor haar had kunnen doen (en zou moeten hebben). Bovendien kunt u er op deze manier voor zorgen dat het is verzonden.
- Als ze aanbiedt het voor je op te sturen, laat haar dan. Als ze altijd vergeet dingen te doen zoals items plaatsen in de post of examens, vertel haar dan dat je het persoonlijk moet of wilt presenteren met andere brieven of andere materialen. Op die manier weet je zeker dat je het hebt.
10 Bedank de professor, ongeacht of hij / zij de brief schrijft. "Bij voorbaat dank voor uw tijd en aandacht, ik wilde ook een extra bedankje toevoegen voor de tijd die ik in uw opleiding heb doorgebracht, ik heb echt van uw cursus genoten en ik kan niet uitdrukken hoeveel ik van Archeologie heb afgepakt. 101."^[9]
- Als je professor echt speciaal was, kun je je complimenten uitbundiger noemen. "Ik weet dat ik de dingen die ik heb geleerd in die cursus ga gebruiken en toepassen in mijn levenswerk. Je mentoring had echt een positieve impact in mijn leven en ik kan je nooit genoeg bedanken."
11 Volg door zoals beloofd door het leveren van de nodige materialen en het sturen van een herinnering. Volg de e-mail op met een telefoontje als je niets hebt gehoord in een week, hoogstens twee. Als je moet bellen, neem dan niets aan. Kijk eerst of ze uw e-mail heeft gezien. Zo niet, wees dan bereid om uw verzoek mondeling te doen.
12 Neem de verantwoordelijkheid om voor de deadline contact op te nemen met het beursprogramma, de graduate school of toekomstige werkgever. U zult willen verifiëren dat de aanbeveling is ontvangen. Als dat niet het geval is, stuur dan een korte, beleefde e-mail naar de professor en bied aan te betalen voor levering 's nachts.
- Probeer zo hoffelijk mogelijk te zijn. Sla de beschuldigingen over en onthoud dat uw professor waarschijnlijk erg druk is. Bijvoorbeeld: "Beste Dr. Jones, ik heb gemerkt dat uw aanbevelingsbrief nog niet is ingediend. Mijn deadline nadert, dus als het u van pas zou komen, zou ik graag voor de nachtlevering betalen."
13 Nogmaals bedankt de professor. Nadat u uw aanbevelingsbrief hebt ontvangen, stuurt u een bedankbriefje naar uw professor. Als de aanbeveling in goede handen is, stuur je de professor een handgeschreven bedankbriefje via Amerikaanse e-mail, niet via e-mail. Het is niet alleen beleefd en het juiste om te doen, maar je weet nooit wanneer dat voordelen op de weg zal betalen. Mogelijk hebt u op een ander moment een andere brief nodig, of bevindt u zich in een soortgelijk veld, dan kan hij / zij u misschien op een ander moment helpen. Als de brief het doet en je de positie krijgt, bel dan de professor om het goede nieuws te delen!