Een bankafstemming is een essentieel hulpmiddel voor het beheer van uw kassaldo. Verzoening is het vergelijken van de contante activiteit in uw administratie met de transacties in uw bankafschrift. Met dit proces kunt u alle instroom en uitstroom van geld op uw bankrekening controleren. Het afstemmingsproces helpt u ook bij het identificeren van fraude en andere ongeautoriseerde contante transacties. Als gevolg hiervan is het van cruciaal belang dat u uw bankrekening binnen enkele dagen na ontvangst van uw bankafschrift afstemt.

Deel een van de twee:
Het banksaldo aanpassen

  1. 1 Bekijk het saldo van de bankafschriften. Ga zo snel mogelijk naar uw bankafschrift. Als u online toegang tot uw account heeft, moet uw bankafschrift kort na die laatste dag van de maand beschikbaar zijn. Wanneer u de verklaring ophaalt, noteer dan het einde van de maand. Uw doel is om eventuele verschillen tussen het banksaldo en uw kasregistratie te verzoenen.[1] Dit betekent dat u controleert of elke transactie zowel in uw eigen administratie als op uw bankafschrift voorkomt.
    • In een bankafschrift verwijzen debetnames naar opnames van de bankrekening en verwijzingen naar stortingen naar de bankrekening. Deze definities verschillen van hoe het accountantsberoep deze termen gebruikt.
    • Als een artikel slechts op één plaats verschijnt (het bankafschrift of uw kasrekening), is dit een "afstemmingsitem". Uw doel is om vast te stellen waarom de twee records niet overeenkomen en corrigeer ze totdat ze het doen.
    • Een bankafstemming kan als een formule worden beschouwd. De formule is (Cash-accountsaldo per uw records) plus of min (afstemmingsitems) = (Bankoverzichtsaldo). Wanneer u deze formule in evenwicht heeft, is uw bankafstemming voltooid.
    • Uw geldrekening-saldo gedefinieerd als uw boekhoudsaldo (of saldo per boek). Het bankafschriftenaldo is het saldo per bank. Het verschil tussen deze twee saldi is het gevolg van het afstemmen van items.
  2. 2 Verhoog het banksaldo voor alle deposito's die niet hebben gepost (ook bekend als deposito's tijdens doorvoer). Er kan een vertraging zijn tussen het moment waarop u een storting bij de bank doet en het moment waarop de storting wordt geboekt als een verhoging op uw bankrekening. Als u geld stort bij een geldautomaat of bij het bankfiliaal, kan de vertraging kort zijn. Als u een aanbetaling post, kan de vertraging langer zijn.[2]
    • U verhoogt uw contante rekening voor het bedrag van de aanbetaling onmiddellijk. De vertraging van de bank bij het boeken van de aanbetaling betekent dat u een afstemmingsitem hebt.
    • Het banksaldo moet worden gecrediteerd (of verhoogd) om het werkelijke bedrag aan contanten weer te geven.
    • Stel bijvoorbeeld dat uw banksaldo $ 5.000 was. Je hebt op 31 juli $ 1500 gestort. Uw bankafschrift in juli bevat niet de aanbetaling van $ 1.500. Om het saldo te verzoenen, voegt u $ 1.500 toe aan het saldo op het bankafschrift, waardoor het banksaldo stijgt naar $ 6.500. De $ 1.500 is een afstemmingsitem.
  3. 3 Verlaag het banksaldo voor alle openstaande cheques. Een gewiste cheque verwijst naar een cheque die is gepost naar de administratie van de bank. Elke cheque die niet door de bank is goedgekeurd, wordt een openstaande cheque genoemd. Deze situatie doet zich voor wanneer cheques worden geschreven in de laatste dag of twee van de maand. Uitstaande cheques moeten van het banksaldo worden afgetrokken.[3]
    • Stel dat het banksaldo $ 5.000 is. Om goed te kunnen storten op deposito's, verhoogt u het banksaldo voor $ 1.500 aan gestorte deposito's. Uw wijziging past het banksaldo aan ($ 5.000 + $ 1.500 = $ 6.500).
    • Stel dat aan het einde van de maand 5 cheques van in totaal $ 3.000 uitstaan. Om openstaande cheques te verantwoorden, verlaagt u het aangepaste banksaldo met $ 3.000. Uw nieuwe gecorrigeerde banksaldo is ($ 6.500 - $ 3.000 = $ 3.500).
    • Controleer ook de verklaring van de vorige maand om ervoor te zorgen dat eventuele uitstaande cheques uit de vorige periode deze maand zijn gewist. Als een cheque nog moet worden gewist, neem dan contact op met de begunstigde (de persoon die de betaling zou moeten ontvangen) om erachter te komen waarom. Als de cheque na een maand nog steeds niet is betaald, is deze mogelijk verloren.
  4. 4 Controleer op fouten die zijn gemaakt door de verwerkingsafdeling van de bank. Als u een zakelijke geldrekening afstemt, wordt uw boekhouding geboekt naar grootboek. Een bedrijf moet het grootboek van de kasrekening vergelijken met de bankafschriftactiviteit. U kunt een transactie tegenkomen die u niet volledig kunt verklaren. Als u onduidelijk bent over een zakelijke of persoonlijke banktransactie, neemt u contact op met uw bank.[4]
    • Een mogelijke fout is het "transponeren" of het omdraaien van de cijfers voor een aanbetalingsbedrag of cheque. De bank kan bijvoorbeeld ten onrechte een storting van $ 570 opnemen in plaats van een storting van $ 750. Dit resulteert altijd in een fout die een veelvoud van negen is ($ 180 in dit voorbeeld). Neem contact op met uw bank en vraag hen om een ​​correctie uit te voeren om het afstemmingsitem te verwijderen.
    • Als het verschil geen bankfout is, kan dit een frauduleuze activiteit vertegenwoordigen. Stel dat een secretaresse een tandartspraktijk beheert. Het chequeboekje staat bij de receptie als de secretaris voor de lunch is. Een bezoeker steelt een cheque uit het chequeboek en verzilvert deze.
    • Wanneer de cheque op de bankrekening staat, is het een frauduleuze transactie. Neem ook aan dat de tandarts de geïncasseerde cheque op het bankafschrift opmerkt. De tandarts belt de bank en de bank voegt geld terug aan de rekening. Hiermee wordt het afstemmingsitem verwijderd.

Deel twee van twee:
De grootboeksaldo aanpassen

  1. 1 Controleer of alle cheques zijn geplaatst. Wanneer uw bedrijf het bankafschrift ontvangt, moet u een rapport afdrukken met alle cheques en stortingen die in de loop van de maand zijn gedaan. Een bedrijf zal waarschijnlijk boekhoudsoftware hebben die rapporten kan leveren.[5]
    • Als u uw persoonlijke bankrekening wilt afstemmen, moet u uw chequeregister en uw stortingsbewijzen controleren. Een bedrijf moet de kasrapporten afdrukken en ook het vinkregister en stortingsbewijzen bekijken.
    • Controleer alle cheques die u in genummerde volgorde hebt geschreven. Controleer of de cheque op uw bankafschrift is gepost. Als de controle uw bank heeft gewist, geeft u dat in uw administratie aan. U kunt de gewiste cheque documenteren met behulp van boekhoudsoftware of met behulp van een handmatig rapport.
    • U moet ook de cheques bekijken die in de voorgaande maand zijn geschreven. Controleer of deze cheques op het bankafschrift van de huidige maand zijn gepost. Als de controle is gewist, geeft u dat feit in uw administratie aan. Neem contact op met de begunstigde als de cheque niet is gewist. De cheque kan verloren zijn.
    • Wanneer u klaar bent met uw beoordeling, moet u een lijst maken van elke cheque die niet op de bankrekening is gepost. Die lijst moet het chequenummer, het dollarbedrag en de begunstigde bevatten.
    • Het totale dollarbedrag vertegenwoordigt uw openstaande cheques voor de maand. Uitstaande cheques zijn een afstemmingsitem.
  2. 2 Bevestig dat alle stortingen hebben gepost. Een bedrijf moet een lijst afdrukken met alle stortingen die voor de maand zijn gedaan. Het bedrijf moet ook alle stortingsbewijzen bekijken. Als u uw persoonlijke account wilt afstemmen, moet u een lijst met stortingen in uw chequeboek hebben, samen met uw stortingsbonnen.[6]
    • Wanneer u uw bankafschrift ontvangt, controleert u de deposito's die voor de maand zijn gepost in de records van de bank.
    • Controleer al uw stortingen met cheques op volgorde van datum. Bevestig dat elke storting op het bankafschrift is gestort.
    • Je moet ook alle inlegdeposito's bekijken aan het einde van de vorige maand. Bevestig dat deze stortingen op het bankafschrift voor de huidige maand zijn gestort.
    • Als u klaar bent met uw beoordeling, moet u een lijst maken van elke storting die niet op de bankrekening is gestort. Die lijst moet het stortingsbedrag en de datum van de storting bevatten.
    • Het totale dollarbedrag vertegenwoordigt uw deposito's op doorvoer voor de maand. Stortingen onderweg zijn een verzoeningspunt.
  3. 3 Trek servicekosten en automatische afschrijvingen van elkaar af. U moet alle bankkosten van uw geldrekening aftrekken. Eén type bankkosten is een maandelijkse servicekosten. Er kunnen ook kosten in rekening worden gebracht als u uw accountsaldo overdrawt. De meeste van deze kosten worden op uw bankafschrift geboekt, maar worden mogelijk niet aan het einde van de maand op uw geldrekening geboekt. U moet ook uw kasregisters aanpassen voor rentebaten op uw bankrekening.[7]
    • Als er bijvoorbeeld een servicetoeslag van $ 10 op het bankafschrift wordt geboekt, moet deze van de geldrekening worden afgetrokken. Totdat u het bedrag naar uw kasregisters boekt, is het een afstemmingsitem.
    • Voeg verdiende rente op uw rekeningsaldo toe. U weet meestal niet van de rente die uw account heeft verdiend totdat er een bankafschrift aankomt. Voeg een rente toe die de bank heeft bijgeschreven op uw geldrekening. Totdat u de interesse voor uw records boekt, is het bedrag een afstemmingsitem.
    • Trek automatische betalingen af. Bij veel accounts kunnen automatische maandelijkse betalingen worden ingesteld voor bepaalde periodieke facturen. Als u niet over de betalingsdatum voor automatische betalingen in uw agenda beschikt, wordt de opname mogelijk pas weergegeven nadat deze op het maandelijkse bankafschrift is vermeld. Controleer uw bankafschrift. Plaats ontbrekende automatische incassobetalingen op uw contante rekening. Met deze stap wordt een afstemmingsitem verwijderd.
    • Trek NSF-controles af. Als het bankafschrift aangeeft dat een "niet voldoende saldo" -controle tijdens de maand is teruggeboekt, betekent dit dat het chequebedrag niet op uw account is gestort. U moet het cheque-bedrag aftrekken van uw kasregistratie. Als de bank u een vergoeding in rekening brengt voor het storten van een cheque, moet u dat bedrag ook aftrekken. Er worden ook kosten in rekening gebracht als u uw account overdrawt.
  4. 4 Controleer op fouten die je in de loop van de maand hebt gemaakt. Terwijl u uw kasgeldactiviteit vergelijkt met de bank, kunt u fouten vinden die u hebt gemaakt. U kunt bijvoorbeeld het verkeerde dollarbedrag boeken voor een cheque of storting in uw kasregisters. Door deze fouten wordt een afstemmingsitem gemaakt.[8]
    • Als je saldo is uitgeschakeld door een veelvoud van negen (bijvoorbeeld $ 270 of $ 630), heb je waarschijnlijk een transpositiefout gemaakt. Dit betekent dat je per ongeluk de volgorde van twee cijfers hebt veranderd in een storting. U hebt bijvoorbeeld een cheque voor $ 310 ingevuld maar deze in uw administratie geregistreerd als $ 130.
    • Zodra u al uw afstemmingswerk hebt voltooid, moet uw (geldrekening-saldo) plus of minus alle (afstemmingsitems) gelijk zijn aan het (saldo per bankafschrift). Als die formule niet hetzelfde is, controleert u uw werk totdat u alle afstemmingsitems correct hebt verwerkt.[9][10][11]