6 manieren om zakelijke etiquette te oefenen in Italië

Mensen in Italië hechten veel waarde aan de zakelijke etiquette die u gebruikt. Een goede bedrijfsetiquette kan de beslissende factor zijn voor de vraag of uw bedrijf goed of slecht is. Of het nu gaat om een zakelijke bijeenkomst of een vergadering met de werknemers, deze gids neemt u mee door de juiste zakelijke etiquette die in Italië wordt toegepast.

Methode één van de vijf:
Goede relaties ontwikkelen

1 Begrijp dat mensen in Italië veel waarde hechten aan persoonlijke relaties. Het is waarschijnlijker dat Italiaanse zakenmensen je vertrouwen als ze je persoonlijk kennen. Probeer indien mogelijk iemand die de persoon kent, te laten kennismaken met dit omdat dit de aanhouding van de andere persoon over u als onbekend en daarom onzeker zal verminderen.
2 Besteed wat tijd aan het ontwikkelen van relaties. Italianen geven de voorkeur aan face-to-face contact om zaken te doen.^[1] Als u veel zaken doet met Italiaanse organisaties, is het raadzaam om Italië daadwerkelijk te bezoeken en uw relaties persoonlijk te ontwikkelen, zodat zij weten wie u bent bij die volgende Skype-oproep of e-mail.
3 Wees open. Het helpt als zakelijke contacten persoonlijk iets over u weten, misschien kleine dingen over uw gezin, uw eerdere rollen in het leven en wat u graag doet in uw vrije tijd. Het kennen van de persoonlijke gegevens zal het vertrouwen vergroten en Italiaanse zakenmensen zullen vaker zaken met u doen, waardoor de kans op een meer succesvol resultaat toeneemt.
- Het wordt ten zeerste aanbevolen dat u de tijd verdeelt tussen socialiseren om uw Italiaanse zakenpartners te leren kennen en tijd voor de daadwerkelijke zakelijke bijeenkomsten. Te persoonlijk zijn tijdens vergaderingen is niet gepast; echter, door elkaar goed te kennen voordat u de vergadering bijwoont, zal iedereen zich veel comfortabeler voelen. Probeer ze als zodanig te ontmoeten voor een sociale gelegenheid voordat je gaat onderhandelen; stel jezelf zo gastvrij op, inclusief de kosten ervan.

Methode twee van vijf:
Uiterlijke verzorging

1 Zorg voor een verzorgde uitstraling. Italianen beoordelen mensen op hun uiterlijk en vormvertoningen op basis van hoe goed je gekleed bent. Geen enkele mate van wensen dat dit niet zo is, zal het veranderen, dus maak het jezelf gemakkelijk door je aan te passen; goede kleding geeft je immers vertrouwen in een zakelijke omgeving, dus het zal je ook helpen. Zorg ervoor dat u voldoende gekleed bent voor zakelijke gelegenheden waarin u met Italianen omgaat. Enkele basissuggesties zijn:
- Voor mannen: draag donkergekleurde conservatieve pakken.
- Voor vrouwen: draag conservatieve kleding.
- Accessorize jezelf. Houd dit eenvoudig maar elegant. Een duur stuk zegt meer over jou dan veel slingerende goedkope snuisterijen.
- Draag perfecte schoenen in uitstekende staat. Schoenen zijn iets dat zal worden opgemerkt en deel zal uitmaken van de algemene indruk van jou.

Methode drie van vijf:
Goede conversationele benaderingen

1 Bouw relaties op door persoonlijke maar niet indringende vragen te stellen. Het is belangrijk dat de vragen niet te opdringerig zijn of de ander niet ongemakkelijk maken. Algemene vragen over familie, sociale evenementen die op dat moment plaatsvinden en interesse in hobby's zijn echter meestal redelijk veilige dingen om de interactie succesvol te laten verlopen.
- Wees je ervan bewust dat als je iets te intiems vraagt, het averechts kan werken. Wees bereid om je te verontschuldigen voor het overschrijden van een regel en probeer altijd heel voorzichtig te zijn bij het stellen van persoonlijke vragen. Helaas is het een fijne evenwichtsoefening die je gewoon moet oefenen om te wennen!
2 Wees niet bang om zowel gebaren als gezichtsuitdrukkingen te gebruiken bij het bewijzen van een punt. Luid en expressief zijn wordt aangemoedigd in Italiaanse conversaties, terwijl je tegelijkertijd oplet dat je niet al te irritant hoeft te zijn of bijna agressief lijkt. Denk aan passie en volg uw hart bij het uiten van uw bedrijfs- of bedrijfsbelangen!

Methode vier van vijf:
Vergaderingen plannen en uitvoeren

1 Maak afspraken twee tot drie weken van tevoren. Probeer een zakelijke afspraak op schrift te stellen (met de meeste voorkeur in het Italiaans), dus je moet iets laten zien als de dingen niet volgens plan verlopen. Het is ook nuttig om de vergadering te bevestigen door een oproep, e-mail of een fax - alles wat ertoe leidt dat degenen die de vergadering bijwonen, eraan herinnert dat het nog steeds gebeurt.
- Probeer in augustus geen vergaderingen te plannen, tenzij de gesprekspartners duidelijk maken dat ze beschikbaar zullen zijn. Veel bedrijven zijn in deze periode gesloten en mensen zijn op vakantie; het kan lastig zijn als iemand zich genoodzaakt voelt terug te vliegen naar Rome om je te ontmoeten.
2 Wees punctueel. Italiaanse bedrijven, vooral in de noordelijke regio's, waarderen de punctualiteit van anderen. Snelle aanwezigheid bij een vergadering zegt ook veel over uw betrouwbaarheid en enthousiasme, dus het is het beste om vijf minuten eerder te zijn dan vijf minuten te laat.
- Moeten degenen die je ontmoet laat opdagen (Italiaanse zakenmensen buiten de noordelijke regio's zijn minder bezorgd over hun eigen stiptheid dan misschien met de jouwe)^[2]), maak er geen probleem van. Accepteer excuses en ga verder alsof er niets ongewoons is gebeurd. U kunt er vanaf de vergadering van uitgaan wat u maar wilt, maar tijdens de vergadering is het het beste om onverstoorbaar te verschijnen en klaar om deals te sluiten.
3 Zorg ervoor dat al het gedrukte materiaal beschikbaar is in het Engels en het Italiaans. Dit helpt je collega's; bovendien maakt het hen ook dankbaar voor uw inspanningen. Het zal hen helpen om te zien dat u serieus bent over het zakendoen met hen.
4 Gebruik een tolk als u niet vloeiend Italiaans spreekt. Dit zorgt ervoor dat het gesprek soepeler verloopt en dat er geen misverstanden zijn. Vertrouw niet op het vermogen van de andere zakenmensen om Engels te spreken; dat is een te zware last voor u om op hen te leggen. Het geeft je ook het risico dat je niet begrijpt wat je echt moet weten.

Methode vijf van vijf:
Weten wat te verwachten

1 Wees niet verergerd als iemand luid is tijdens een vergadering. Het is gewoon een weerspiegeling van de geaccepteerde Italiaanse manier om informatie te bespreken en te delen, waaronder veel spreken en een punt luid maken om ervoor te zorgen dat het echt overkomt.^[1] Italiaanse zakenmensen zullen luid zijn om over anderen te worden gehoord en het wordt niet als grof of vernederend beschouwd.
- Vermijd te gereserveerd of afstandelijk te lijken; een gebrek aan enthousiasme kan worden geïnterpreteerd door enige onwil om opgewonden mee te doen aan de discussies.^[1]
2 Wees voorbereid op minder structuur dan je gewend bent. Italiaanse vergaderingen worden niet gedomineerd door de agenda; inderdaad, misschien is er zelfs geen agenda.^[2] Het kan nogal chaotisch voor je zijn als je gewend bent om vergaderingen te specificeren, maar het werkt voor de Italianen, dus je moet meegaan met de stroom.
- Onderbrekingen zijn normaal, net als de verwachting dat iedereen rond de tafel inspraak zal hebben in de vergadering zoals zij dat willen.
- Side-conversaties zijn gebruikelijk, net als comings en goings.
3 Bereid je voor op onderhandelingen. Italiaanse zakenmensen onderhandelen over prijs en levertijden. Zorg ervoor dat je de taak uitvoert en het voor elkaar krijgt om een goede deal te krijgen. Zoals bij elk bedrijf, weet u wat u van de vergadering wilt voordat u het bijwoont, in de beste plaats.
- De meeste beslissingen zijn gebaseerd op hoe u ideeën presenteert in plaats van feiten. Zorg ervoor dat uw levering van ideeën perfect is. Als je dit van tevoren moet oefenen, doe dat dan. En visuele hulpmiddelen kunnen ook helpen, zoals grafieken, diagrammen, foto's, korte films, enz. Maar maak niets te formeel, want dat is niet de Italiaanse manier.
- Wees voorbereid om overtuigend te zijn. Overtuigen en debatteren zijn kunstvormen in de Italiaanse cultuur en worden beschouwd als onderdeel van de zakelijke omgang.^[1]