4 manieren om uw e-mailetiquette te verbeteren

Het openen van uw inbox kan lijken op het openen van een doos van Pandora met onvoldoende grammatica, slechte spelling en slechte smaak. Overweeg welke indruk uw e-mails op anderen maken; het is altijd het juiste moment om uw e-mails apart van het pakket te plaatsen. Volg deze stappen en verbeter uw e-mailetiquette.

Stappen

1 Houd uw e-mail beknopt, gemoedelijk en gericht. Het is moeilijker om letters op een computerscherm te lezen dan op een vel papier, dus houd e-mails kort en bondig. Hoewel er geen ideale e-maillengte is, houdt u de zinnen kort, ongeveer 8-12 woorden en laat u een spatie tussen de alinea's.
- Ga in een zakelijke e-mail meteen ter zake: "Ik hoop dat je ..." "Ik denk dat we ..." enz. Recht voor de boeg moeten gooien en de zaak in de volgende bewoordingen moeten formuleren. Veel mensen lezen alleen de eerste paar regels voordat ze besluiten om te reageren of om voor later te bewaren. Die lijn zou genoeg van het "vlees" moeten geven om een geïnformeerde beslissing mogelijk te maken. Voor persoonlijke e-mails is het vaak een goed idee om te openen met een korte persoonlijke notitie voordat u naar het hoofdpunt van uw e-mail gaat.
2 Vermijd mooie opmaak. Als u lettertypen en kleuren wijzigt, kogellijsten invoegt of HTML gebruikt, kan een e-mail er bizar uitzien of onleesbaar maken voor de ontvanger, zelfs als de opmaak er goed uitziet op uw computer. Hou het simpel.
3 Beperk bijlagen. Voeg geen bijlage toe tenzij echt noodzakelijk. Houd bijlagen zo klein mogelijk. De meeste e-mailtoepassingen kunnen bijlagen tot maximaal 1 MB verzenden en ontvangen, maar alles daarover kan een probleem zijn voor u of de ontvanger en zelfs kleinere bestanden kunnen lang duren om te openen als de e-mailverbinding van de ontvanger traag is. Als u een groter bestand moet verzenden, comprimeren of zipen of online services gebruiken die u helpen grote bestanden zoals YouSendIt.com te verzenden. Als u meerdere pagina's moet verzenden, zoals vergaderplannen of grote tekstcorrecties, verzendt u een fax of een getypte set pagina's per brief.
- Sluit geen e-mailbijlagen af tenzij dit nodig is. Tenzij een bijlage te groot is om anders te verzenden, loopt u het risico de tijd van uw ontvanger te verspillen en mogelijk de toegang tot uw bijlagen te belemmeren. Veel mobiele apparaten kunnen zip-bestanden niet decomprimeren. Bovendien is het overbodig, omdat veel veelgebruikte bestanden zoals .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word en Powerpoint) al in een gecomprimeerde indeling zitten.
- Houd er rekening mee dat veel mensen of bedrijven geen bijlagen openen van iemand die ze niet kennen en dat sommige e-mailaccounts zijn ingesteld om automatisch e-mails met bijlagen naar de spammap te verzenden, dus als u solliciteert naar een baan, bijvoorbeeld , zorg ervoor dat u de instructies van de ontvanger met betrekking tot bijlagen volgt. Als er geen instructies worden gegeven, stuur dan nog een e-mail om de ontvanger te laten weten dat je een e-mail met een bijlage gaat sturen.
4 Denk na voordat je verzendt. Stuur geen e-mails als je emotioneel bent. Voel je vrij om het onderwerp en de tekst van de e-mail te schrijven en op te slaan. Voeg alleen de ontvangers toe en verzend deze na je hebt tijd gehad om na te denken over wat je verzendt; je zou misschien van gedachten kunnen veranderen en er beter van worden.
- E-mail is ook een hulpmiddel geworden om mensen dingen te vragen of te vertellen die u normaal gesproken nooit persoonlijk zou zeggen (zich ooit afvragend waarom u instinctief online een andere persoon wordt?). Als je iemand stuurt iets, herlees het en vraag jezelf af of je dit tegen hen zou zeggen als ze vlak naast je staan, of face-to-face. Als het een gevoelig onderwerp is, lees het dan twee keer.
5 Wees voorzichtig met het gebruik van afkortingen en emoticons. Dit kan aanvaardbaar zijn in een informele e-mail, zoals met een vriend. In een officiële brief hoef je iemand echter niet te vertellen dat je 'hardop lacht', maar mensen vinden het misschien ongepast en kunnen je frivool voelen.
- Sommige afkortingen, zoals "BTW" voor "By the Way", worden vaak gebruikt in e-mails en zijn over het algemeen acceptabel, behalve in formele, professionele e-mails.

Methode één van de drie:
Nieuwe e-mails schrijven

1 Gebruik de velden van de ontvanger correct. Van geadresseerden in het veld 'tot' wordt verwacht dat ze actie ondernemen en die op 'CC' zijn bedoeld om collega's of bazen op de hoogte te houden.
- Wees voorzichtig met aanvragen ACTIE van meer dan één persoon in het veld "Aan:". Dit kan tot meerdere inspanningen voor dezelfde taak leiden, of tot geen enkele inspanning, omdat wordt aangenomen dat iemand anders het verzoek behandelt.
- Als u een e-mail verzendt naar een lijst met mensen van wie u de adressen privé wilt houden, plaatst u ze allemaal in het veld BCC en plaatst u uw eigen adres in het veld 'Aan'.
- Als je iemand uit de draad wilt halen (bijvoorbeeld als hij je heeft voorgesteld aan iemand anders, en nu werk jij en die persoon wat details uit en wil je niet in de inbox van de introducer lopen) het adres van de persoon van het "tot" - of CC-veld naar het BCC-veld.
2 Maak de onderwerpregel nuttig. Een goed onderwerp geeft een nuttige samenvatting van de inhoud van de e-mail, waardoor de lezer snel wordt voorbereid. E-mailpostvakken worden vaak onder water gezet, dus een goede onderwerpregel helpt de ontvanger bij het bepalen van de prioriteit van uw e-mail. Het helpt ook voorkomen dat uw e-mail wordt verwijderd voordat deze zelfs is gelezen. Aangezien het onderwerp het eerste is dat uw ontvanger ziet, houd het dan foutvrij, beknopt en vermijd generieke regels zoals "Hallo", "Wat is er aan de hand" of de naam van de ontvanger (de laatste kan worden geblokkeerd door anti-spamfilters).
- Vermijd prioriteit aan uw berichten voor de ontvanger. Maak gebruik van de gewoonte om elke e-mail te markeren als "Dringend!" Of "Hoge prioriteit" of uw e-mails worden behandeld als de jongen die de wolf riep en ze zullen allemaal genegeerd worden. Het is irriterend en aanmatigend om aan te nemen dat uw e -mailverzoek is hoger in de wachtrij dan die van iemand anders, vooral in een werkcontext.Wees vriendelijk genoeg om de ontvanger de eer te geven om voor zichzelf uit te werken hoe je je boodschap kunt prioriteren.

Methode twee van drie:
Reageren op e-mails

1 Wees voorzichtig met wie je kopieert op antwoorden. Als u een bericht beantwoordt en vervolgens CC: een externe partij die de oorspronkelijke afzender niet heeft opgenomen, moet u er zeker van zijn dat de oorspronkelijke afzender er niet boos over zal zijn. Deze informatie is mogelijk "alleen voor uw ogen". Dit is vooral belangrijk als de oorspronkelijke afzender uw werk supervisor is. Wees voorzichtig met het gebruik van BCC :. Dit kan averechts werken als de persoon die BCC is: 'd antwoordt terug, niet gezien hebbende dat hun exemplaar een blinde was.
2 Bepaal aan wie u moet antwoorden. E-mailberichten die u ontvangt, vereisen over het algemeen alleen dat u alleen op de afzender reageert, maar voor e-mails die naar meerdere mensen worden gestuurd, moet u mogelijk de optie "Allen beantwoorden" kiezen om uw antwoord naar iedereen te verzenden. Wees verstandig; Als u 'Allen beantwoorden' altijd gebruikt, genereert u een overvloed aan resultaten en blijven berichten wegkwijnen in de inbox van veel mensen. Overweeg de gevolgen van het ontvangen van een e-mail, het beantwoorden van alle antwoorden en het gaat uit naar twintig mensen en vervolgens hebben die twintig mensen een antwoord op allen ontvangen; het kan zeer snel samenkomen in honderdduizenden e-mails en iedereen voelt zich gedwongen om "alles te antwoorden" als een manier om iedereen op de hoogte te houden omdat niemand weet wie het moet lezen en wie niet.
3 Denk twee keer na voordat je antwoordt net zeg bedankt. Sommige mensen willen geen e-mail met de tekst 'Bedankt'. Dit kost extra tijd om de e-mail te openen en te lezen om te lezen wat u al weet. Sommige mensen bevatten een regel met de tekst 'NTN' - 'Nee, bedankt nodig'.
4 Vat lange discussies samen. Bladeren door pagina's met antwoorden om een discussie te begrijpen, is vervelend. In plaats van door te gaan met het doorsturen van een berichtstring, neem even de tijd om het samen te vatten voor uw lezer (s).
5 Zorg ervoor dat u de informatie opneemt waarop u reageert. Veel mensen en bedrijven schrijven en reageren dagelijks op honderden e-mails. Vermijd het verzenden van een onduidelijke e-mail die alleen 'Ja' zegt. Neem de vraag op die de ontvanger heeft gesteld, zodat deze weet waarop u reageert. Voorkom dat de ontvanger meer dan één bericht in de geschiedenis naar beneden scrolt.
6 Reageer snel. Als u wat onderzoek of wat nadenken moet doen voordat u reageert op een e-mail, of als u het te druk hebt om snel een volledig antwoord te schrijven, stuur dan een kort antwoord om de afzender te laten weten dat u de e-mail hebt ontvangen en te adviseren wanneer u reageert .
7 Wees proactief. Wanneer u een e-mail beantwoordt, kunt u iedereen een tijdje besparen door te anticiperen op vragen of zorgen die uw antwoord kan ontlokken. Beantwoord deze in uw antwoord voordat iemand een nieuwe e-mail moet sturen om erover te vragen.

Methode drie van drie:
Sommige standaard don'ts

1 Stuur geen e-mails door die privé zijn. Vermijd bijvoorbeeld het doorsturen van een e-mail met een geheim, vooral als de persoon van wie u e-mailt dat niet wilt. Als u dit doet, kan de ontvanger mogelijk het vertrouwen in u verliezen en kunt u mogelijk uw relatie verknoeien. Je wilt zeker niet dat dit gebeurt.
2 Verspreid geen geruchten over mensen. Als je de verleiding voelt om dat te doen, sta jezelf dan in de schoenen van de ander en denk na over hoe je je zou voelen als die persoon geruchten over je zou verspreiden. Als je vriend bijvoorbeeld de reputatie heeft gemeen en bazig te zijn, bedenk dan hoe je je zou voelen als je vriend je andere vrienden zou vertellen over een van je eigenaardigheden. Je zou niet heel gelukkig zijn, toch?
3 Vermijd het bespreken van privé-zaken van mensen. Vermijd bijvoorbeeld dat je je vriend laat weten dat haar vriend het heeft uitgemaakt met een ex-vriendje. E-mail is dat niet helemaal privé, dus het is mogelijk dat de persoon wiens bedrijf je bespreekt de e-mails kan zien en boos op je wordt en / of in verlegenheid brengt, en dit kan je relatie met de persoon verknoeien.
4 Vermijd vlammend. Vlammen zijn in feite beledigingen die online worden verzonden om je te beledigen, dus het is belangrijk om geen vlammen naar andere mensen te sturen of vuurgevechten te beginnen. Dit kan de andere persoon boos maken, en u kunt uw account ook laten opschorten.
5 Vermijd het delen van de persoonlijke informatie van anderen zonder toestemming. Dit kan van alles zijn, van iemands leeftijd tot de naam van de school waar hij of zij naartoe gaat. Verplaats jezelf in de schoenen van de ander - hoe zou je je voelen als iemand je vriend het adres van je huis gaf? Je zou niet erg blij zijn, dus zorg ervoor dat je toestemming krijgt voordat je iemands persoonlijke informatie deelt via e-mail, of doe dat helemaal niet.
6 Stuur geen e-mail als je boos bent. Het zal laten zien dat je boos bent en je kunt de persoon boos maken. Bijvoorbeeld, als je boos bent op iemand op het werk, en je e-mail die persoon een grote rant in hoofdletters stuurt, kan dit ervoor zorgen dat de persoon die je hebt gemaild geïrriteerd raakt. Dit is hetzelfde met het beantwoorden van e-mails; als je boos bent op iemand omdat je een bepaald bericht hebt gestuurd, wacht dan even met antwoorden totdat je bent gekalmeerd.