Een boekhoudcontrole is het proces van het onderzoeken van de volledige financiële situatie van een bedrijf, met de nadruk op het waarborgen van de naleving van relevante rapportagenormen, en het bevorderen van adequaat cash-handlingbeleid en interne controles. In de meeste landen zijn regelmatige audits door externe bedrijven vereist voor beursgenoteerde ondernemingen. Daarentegen zijn kleine bedrijven doorgaans niet onderworpen aan een strenge reeks rapportagenormen en -controles en zijn ze daarom vaak niet onderworpen aan verplichte audits. Leren hoe u een elementaire interne boekhoudcontrole van uw eigen kleine bedrijf kunt uitvoeren, kan u een goed begrip bieden van de financiële sterke en zwakke punten van uw bedrijf.

Methode één van de drie:
Voorbereiding op het uitvoeren van een eenvoudige financiële audit

  1. 1 Begrijp financiële audits. Simpelweg, financiële audits bestaan ​​om ervoor te zorgen dat de financiële informatie van uw bedrijf "waar en eerlijk" is. Voor kleine bedrijven is de grootste zorg dat alle uitgaven en inkomsten juist zijn, zodat de IRS precies de financiële status van het bedrijf kent en kan bevestigen dat alle inhoudingen geldig zijn. [1][2]
    • Een formele audit omvat het onderzoeken van financiële overzichten door een gekwalificeerde derde partij (meestal een gecharterde openbare accountant of CPA). Met betrekking tot kleine bedrijven worden audits doorgaans uitgevoerd door de IRS als gevolg van bezorgdheid over de juiste rapportage, terwijl grote openbare bedrijven meestal externe auditors inhuren (en interne auditors hebben) om te bevestigen dat financiële informatie geldig is voor aandeelhouders.[3].
    • Desondanks kunt u uw bedrijf nog steeds "zelf controleren" (of ervoor zorgen dat uw financiële informatie en procedures accuraat en eerlijk zijn), om uw bedrijf te verbeteren en uzelf te beschermen tegen een IRS-audit.
  2. 2 Leer de redenen voor een financiële audit. Er zijn verschillende redenen en voordelen om uw financiën regelmatig te controleren. Hoewel een bedrijfsaudit kan worden uitgevoerd door de bedrijfseigenaar (die regelmatig moet controleren of financiële informatie correct is en de procedures efficiënt zijn), is het verstandig om een ​​CPA in te huren om een ​​systematisch overzicht van uw financiën te krijgen.[4][5]
    • Financiële audits kunnen ervoor zorgen dat informatie geldig is en in overeenstemming met boekhoudkundige normen (zoals de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes of GAAP).
    • Financiële audits zorgen ervoor dat alle wettelijke en fiscale regels worden nageleefd, wat een audit door de IRS kan voorkomen, of verschillende juridische problemen die kunnen ontstaan ​​wanneer frauduleuze of onjuiste informatie wordt aangeboden aan het publiek of investeerders.
    • Ze kunnen de bedrijfseigenaar ook informeren over de manier waarop hun bedrijf draait en hoe het kan worden verbeterd.
  3. 3 Voorkom dat uw kleine onderneming een IRS-audit op gang brengt. Een eenvoudige boekhoudcontrole van uw bedrijf kan een effectieve manier zijn om te voorkomen dat u een IRS-audit ontvangt, wat stressvol en tijdrovend kan zijn. Voordat u dieper op uw financiën ingaat, zijn er verschillende eerste tips die kunnen worden gebruikt om uw financiële positie te verbeteren en een IRS-audit te voorkomen.[6]
    • Zorg ervoor dat uw aftrek realistisch is en niet overdreven (met name voor zakelijke maaltijden, reizen en entertainment). Dagelijks woon-werkverkeer om te werken op een reguliere baan is bijvoorbeeld geen geldige aftrek, noch claimt het persoonlijke kosten als zakelijke aftrek. Een goede regel is als de uitgaven nodig zijn om geld te verdienen, dan kan het worden afgetrokken.
    • Zorg ervoor dat u de juiste kwitanties en gegevens voor alle inhoudingen hebt.
    • Zorg voor uitleg en juiste documentatie voor eventuele grote verschillen tussen jaren. Als u in het ene jaar veel meer bijdraagt ​​aan het goede doel, neemt u een verklaring op voor de reden waarom u uw aangifte indient en voegt u de bonnen of andere bijbehorende documenten bij.

Methode twee van drie:
Een accountantscontrolespoor creëren

  1. 1 Bepaal of uw bedrijf voldoende boekhoudcontrolespoor heeft. Een accountantscontroletraject bestaat uit de papieren en elektronische bronnen die de geschiedenis van de transacties van een bedrijf documenteren. Audit trails worden gebruikt om de financiële gegevens van een bedrijf te traceren van het grootboek naar de bron van de transactie / fondsen. Een sterk audittraject biedt een uitgebreide chronologische lijst met de stappen die zijn genomen om transacties te starten en te voltooien.
    • Bepaal of u met uw bestaande boekhoudpraktijken het volledige proces van een financiële transactie met documentatie kunt volgen. Zo niet, dan moeten uw boekhoudprocessen worden versterkt om een ​​toereikend boekhoudkundig audittraject te creëren. Als u bijvoorbeeld goederen bij een leverancier koopt, zoek dan de documentatie die bij de transactie hoort (zoals een factuur), zoek de transactie op de juiste rekening (zoals de onkosten- of crediteurrekening) en identificeer wat voor transactie het was (goederen kopen bij een leverancier).
    • Maak gebruik van boekhoudsoftware om een ​​elektronische boekhoudcontrolespoor voor uw bedrijf te maken. Door boekhoudsoftware te gebruiken om de financiële activiteiten van uw bedrijf te loggen, kunt u gemakkelijk boekhoudgegevens opslaan en analyseren.
  2. 2 Bestudeer het bestaande beleid voor het bijhouden van gegevens van uw bedrijf. Alle financiële informatie moet betrouwbaar, veilig en op een georganiseerde manier worden opgeslagen. Alle relevante informatie, zoals bankafschriften, geannuleerde cheques en kassatapes, moet ten minste tot het einde van elke rapportageperiode worden bewaard. Als deze informatie is opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk is, kunt u eventuele problemen of afwijkingen oplossen.
    • Voor elke transactie moet er bijbehorende documentatie zijn, met relevante verklaringen voor transacties die voor aftrekkingen zullen worden gebruikt.Als u bijvoorbeeld $ 100 aan reisgas besteedt om een ​​potentiële klant te ontmoeten, moeten er niet alleen ontvangstbewijzen (of bankgegevens) voor de transactie zijn, maar moet ook worden vastgelegd dat de uitgave $ 100 was om een ​​nieuwe klant te werven, en is daarom een ​​aftrekbare bedrijfskosten.[7]
  3. 3 Onderzoek hoe financiële documenten worden doorgegeven aan boekhoudkundig personeel. De eerste stap in de boekhoudcontrole van uw kleine onderneming bestaat uit het verzamelen van financiële documenten, zoals facturen, ontvangsten en bankafschriften, en deze ter verwerking overhandigen aan de accountant of boekhoudafdeling. Als dit proces traag of onbetrouwbaar is, zal de boekhouding lijden en onbetrouwbaar worden.
    • Als u als zelfstandige werkt, wordt deze stap vereenvoudigd en is uw taak ervoor te zorgen dat u uw eigen financiële transactie-records neemt en deze snel en regelmatig verwerkt om ervoor te zorgen dat uw records up-to-date zijn.
  4. 4 Creëer een systeem voor het bewaken van de interne controle van uw bedrijf. Interne controles zijn die bepalingen die helpen beschermen tegen fraude, diefstal en andere interne boekhoudkwesties. Dit zijn de procedures die uw bedrijf gebruikt om te zorgen dat uw bedrijfsmiddelen worden beschermd en uw informatie correct is.[8]
    • Aparte boekhoudkundige taken zoveel als redelijk is. Het is bijvoorbeeld beter om niet dezelfde persoon toe te staan ​​om zowel contant geld te verwerken als de boekhouding te doen, omdat dit het gemakkelijker maakt om ontbrekend geld te verklaren.[9]
    • Kluizen moeten worden vergrendeld als ze niet worden gebruikt en bedrijfssoftware en computers moeten worden beveiligd met een wachtwoord.
    • Camerasystemen zijn gunstig voor het bewaken van de uitvoering van interne controles bij retailbedrijven.
    • Het afstemmen van rekeningen, zoals het afstemmen van bankafschriften op het kasboek, zou regelmatig moeten plaatsvinden als een manier om financiële informatie te valideren.
    • Technieken zoals nummering van documenten, zoals controles om duplicatie te voorkomen, zijn ook een nuttige interne controle.
  5. 5 Overweeg de boekhoudkundige en fiscale wetgeving die uw bedrijf moet volgen. Voor belastingdoeleinden bent u doorgaans wettelijk verplicht om een ​​uitgebreide boekhouding bij te houden voor uw bedrijf. De voorbereiding van uw boekhouding om te voldoen aan de wet zal een potentiële federale omzetaudit eenvoudiger maken om te voldoen.[10]
    • Voer IRS-procedures uit, zoals het bijhouden van boekhoudgegevens voor ten minste zes jaar, een onderdeel van uw proces van interne audittrail. Op deze manier hebt u al de processen die nodig zijn om te reageren op externe audits van de IRS en andere externe partijen.
    • Om te weten welke wetten relevant voor u zijn, is de Small Business Administration-website een zeer nuttige hulpbron. Daarnaast kunt u ook uw accountant of boekhouder raadplegen als u die heeft.

Methode drie van drie:
Het uitvoeren van een Internal Accounting Audit

  1. 1 Gebruik door de industrie geaccepteerde controlepraktijken. Goede controlepraktijken moeten dienen als uw eerste leidraad voor het uitvoeren van uw interne accountantscontrole. Het gebruik van een softwareprogramma voor bedrijfsboekhouding, een belastingadviseur of een accountant is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw interne boekhoudcontrole in overeenstemming is met algemeen aanvaarde boekhoudpraktijken.[11]
    • De General Accepted Auditing Standards (GAAS) zijn de meest gebruikelijke controlestandaarden die worden gebruikt om particuliere bedrijven te controleren. Overweeg het GAAS-beleid bij het starten van uw interne accountantscontrole.
    • GAAS zijn de basisregels en -normen die worden gebruikt bij het uitvoeren van een audit. Hoewel deze meestal worden gebruikt door professionele auditors, kan het raadplegen van deze basisprincipes een nuttige leidraad zijn voor uw eigen persoonlijke audit.
  2. 2 Kruis elk deel van het boekhoudsysteem van uw bedrijf aan elkaar. Beoordeel elke plaats waar de boekhoudkundige informatie wordt ingevoerd, inclusief het algemene dagboek, het grootboek en individuele rekeningsaldi. Accountsaldi moeten continu worden onderzocht in plaats van net voordat het evaluatiesaldo aan het einde van de verslagperiode wordt opgesteld.[12]
    • Zorg ervoor dat alle vermeldingen overeenkomstige vermeldingen bevatten voor elk element van uw systeem en dat eventuele verschillen snel worden opgelost. Een aankoop van te verkopen goederen zou bijvoorbeeld een debitering van de voorraadrekening vereisen en een creditering op uw geldrekening.
    • Gebruik boekhouddocumentatie om de bruto inkomsten, uitgaven en kosten van uw bedrijf te verifiëren.
    • Als u een zeer groot aantal transacties hebt, is het acceptabel om een ​​statistische steekproef te nemen om afzonderlijke transacties te onderzoeken, in plaats van alle te proberen.
  3. 3 Vergelijk interne boekhoudgegevens met externe records. Controleer de getrouwheid van uw eigen boekhouding door deze te vergelijken met externe gegevens. U kunt bijvoorbeeld aankoopbevestigingen van uw leveranciers vergelijken met uw eigen inkooprecords. Houd er rekening mee dat problemen die optreden tijdens dit proces te wijten kunnen zijn aan externe fouten, zoals misrekeningen door een leverancier of klant.
    • Als u fouten tegenkomt, is het belangrijk om eerst de fout te corrigeren. Eventuele fouten ten behoeve van externe factoren (zoals een leveranciersfout) moeten ook worden gecorrigeerd door contact op te nemen met de betrokken partij. Vervolgens is het belangrijk om de fout te documenteren en jezelf af te vragen waarom de fout is gebeurd en wie verantwoordelijk is. Is het een eenmalige fout, of is er een probleem met het basisbeleid of de procedure? Vanaf hier kunt u zich concentreren op het voorkomen dat de fout zich herhaalt.
    • Als u fysieke producten hebt of apparatuur in uw bedrijf gebruikt, moet u ook fysieke audits uitvoeren. Voorraad of apparatuur moet bijvoorbeeld worden geteld en visueel worden geïnspecteerd.
  4. 4 Controleer interne belastingaangiften tegen uw belastingaangiften. Bekijk uw recente belastingaangiften van de overheid en vergelijk deze met uw interne gegevens over betaalde belastingen en belastingverplichtingen. Bewaar belastinginkomsten in de Verenigde Staten minimaal 7 jaar, want dit is het statuut van beperkingen op belastingfraude.
  5. 5 Maak een auditrapport. Stel een lijst met uw bevindingen samen in een beknopt auditrapport. Een auditrapport is eenvoudigweg een document dat de bevindingen van uw audit samenvat. Het bevat de problemen die je hebt gevonden, verbeteringen die zijn aangebracht en gebieden die goed werkten.[13]
    • Aangezien dit uw eigen audit is, hoeft dit geen formeel document te zijn en moet het gewoon een nuttig document zijn waarnaar u kunt verwijzen voor uw eigen gebruik, of dat u de IRS kunt laten zien in het geval dat uw bedrijf wordt gecontroleerd.