Draaitabellen zijn interactieve tabellen waarmee de gebruiker grote hoeveelheden gegevens kan groeperen en samenvatten in een beknopt, tabelvormig formaat voor eenvoudiger rapportage en analyse. Ze kunnen de gegevens sorteren, tellen en totaliseren en zijn beschikbaar in verschillende spreadsheetprogramma's. Met Excel kunt u eenvoudig draaitabellen maken door uw relevante informatie naar de juiste vakken te slepen en neer te zetten. U kunt vervolgens uw gegevens filteren en sorteren om patronen en trends te vinden.

Deel een van de drie:
De draaitabel bouwen

  1. 1 Laad de spreadsheet waarvan u de draaitabel wilt maken. Met een draaitabel kunt u visuele rapporten maken van de gegevens uit een spreadsheet. U kunt berekeningen uitvoeren zonder formules in te voeren of cellen te kopiëren. U hebt een spreadsheet met verschillende items nodig om een ​​draaitabel te maken.
    • U kunt ook een draaitabel in Excel maken met behulp van een externe gegevensbron, zoals Access. U kunt de draaitabel invoegen in een nieuw Excel-werkblad.
  2. 2 Zorg ervoor dat uw gegevens voldoen aan de behoeften van een draaitabel. Een draaitabel is niet altijd het antwoord dat u zoekt. Als u wilt profiteren van de draaitabelfuncties, moet uw spreadsheet aan enkele basiscriteria voldoen:[1]
    • Uw spreadsheet moet ten minste één kolom bevatten met dubbele waarden. Dit betekent in feite gewoon dat minstens één kolom herhaalde gegevens moet hebben. In het voorbeeld dat in de volgende sectie wordt besproken, heeft de kolom "Producttype" twee items: "Tabel" of "Stoel".
    • Het moet numerieke informatie bevatten. Dit wordt vergeleken en getotaliseerd in de tabel. In het voorbeeld in de volgende sectie heeft de kolom "Verkoop" numerieke gegevens.
  3. 3 Start de draaitabel-wizard. Klik op het tabblad 'Invoegen' boven in het Excel-venster. Klik op de knop "Draaitabel" aan de linkerkant van het lint invoegen.
    • Als u Excel 2003 of eerder gebruikt, klikt u op Gegevens menu en selecteer PivotTable en PivotChart Report ...
  4. 4 Selecteer de gegevens die u wilt gebruiken. Excel selecteert standaard alle gegevens in uw actieve spreadsheet. U kunt klikken en slepen om een ​​specifiek deel van het werkblad te kiezen, of u kunt het celbereik handmatig invoeren.
    • Als u een externe bron voor uw gegevens gebruikt, klikt u op de optie "Een externe gegevensbron gebruiken" en klikt u op Kies Verbinding ... . Blader naar de databaseverbinding die is opgeslagen op uw computer.
  5. 5 Selecteer de locatie voor uw draaitabel. Nadat u uw bereik hebt geselecteerd, kiest u uw locatie-optie uit hetzelfde venster. Excel plaatst de tabel standaard op een nieuw werkblad, zodat u heen en weer kunt schakelen door op de tabbladen onder aan het venster te klikken. U kunt er ook voor kiezen om de draaitabel op hetzelfde blad te plaatsen als de gegevens, zodat u de cel kunt kiezen die u wilt plaatsen.[2]
    • Als u tevreden bent met uw keuzes, klikt u op OK. Uw draaitabel wordt geplaatst en de interface zal veranderen.

Tweede deel van de drie:
De draaitabel configureren

  1. 1 Voeg een rijveld toe. Wanneer u een draaitabel maakt, sorteert u in feite in feite uw gegevens op rijen en kolommen. Wat u toevoegt, bepaalt de structuur van de tabel. Sleep een veld uit de veldenlijst aan de rechterkant naar het gedeelte Rijvelden van de draaitabel om de informatie in te voegen.
    • Uw bedrijf verkoopt bijvoorbeeld twee producten: tafels en stoelen. U hebt een spreadsheet met het nummer (Verkoop) van elk product (Producttype) dat in uw vijf winkels wordt verkocht (Store). U wilt zien hoeveel van elk product in elke winkel wordt verkocht.
    • Sleep het veld Opslaan uit de lijst met velden naar het gedeelte Rijvelden van de draaitabel. Uw lijst met winkels wordt weergegeven, elk als een eigen rij.
  2. 2 Voeg een kolomveld toe. Net als de rijen kunt u in de kolommen uw gegevens sorteren en weergeven. In het bovenstaande voorbeeld is het veld Winkel toegevoegd aan het gedeelte Rijvelden. Als u wilt zien hoeveel van elk type product is verkocht, sleept u het veld Producttype naar het gedeelte Kolomvelden.
  3. 3 Voeg een waardeveld toe. Nu de organisatie is ingedeeld, kunt u de gegevens toevoegen die in de tabel moeten worden weergegeven. Klik en sleep het veld Verkoop naar het waardeveldengedeelte van de draaitabel. U ziet dat uw tabel de verkoopinformatie voor beide producten in al uw winkels weergeeft, met een kolom Totaal aan de rechterkant.[3]
    • Voor alle bovenstaande stappen kunt u de velden slepen naar de overeenkomstige vakken onder de Veldenlijst aan de rechterkant van het venster in plaats van ze naar de tafel te slepen.
  4. 4 Voeg meerdere velden toe aan een sectie. Met draaitabellen kunt u meerdere velden toevoegen aan elke sectie, zodat u meer controle hebt over hoe de gegevens worden weergegeven. Gebruik het bovenstaande voorbeeld, stel dat je verschillende soorten tafels en verschillende soorten stoelen maakt. Uw spreadsheet registreert of het item een ​​tafel of stoel is (producttype), maar ook het exacte model van de verkochte tafel of stoel (model).
    • Sleep het veld Model naar het gedeelte Kolomvelden. In de kolommen wordt nu de verdeling van de verkopen per model en het totale type weergegeven. U kunt de volgorde waarin deze labels worden weergegeven wijzigen door op de pijlknop naast het veld in de vakken in de rechterbenedenhoek van het venster te klikken. Selecteer "Omhoog" of "Omlaag" om de volgorde te wijzigen.
  5. 5 Verander de manier waarop gegevens worden weergegeven. U kunt de manier waarop waarden worden weergegeven wijzigen door op het pijlpictogram naast een waarde in het vak Waarden te klikken. Selecteer "Value Field Settings" om de manier waarop de waarden worden berekend te wijzigen. U kunt bijvoorbeeld de waarde weergeven in termen van een percentage in plaats van een totaal, of de waarden gemiddeld in plaats van ze optellen.
    • U kunt hetzelfde veld meerdere keren toevoegen aan het vak Waarde om hiervan te profiteren. In het bovenstaande voorbeeld wordt het verkooptotaal voor elke winkel weergegeven.Door het veld Verkoop opnieuw toe te voegen, kunt u de waarde-instellingen wijzigen om de tweede omzet als percentage van de totale verkoop weer te geven.
  6. 6 Leer enkele van de manieren waarop waarden kunnen worden gemanipuleerd. Bij het wijzigen van de manier waarop waarden worden berekend, kunt u kiezen uit verschillende opties, afhankelijk van uw behoeften.
    • Som - Dit is de standaardwaarde voor waardevelden. In Excel worden alle waarden in het geselecteerde veld opgeteld.
    • Tellen - dit telt het aantal cellen dat gegevens in het geselecteerde veld bevat.
    • Gemiddeld - hiermee wordt het gemiddelde van alle waarden in het geselecteerde veld genomen.
  7. 7 Voeg een filter toe. Het gebied "Rapportfilter" bevat de velden waarmee u door de gegevenssamenvattingen kunt bladeren die in de draaitabel worden weergegeven door reeksen gegevens te filteren. Ze fungeren als filters voor het rapport. Als u bijvoorbeeld uw winkelveld instelt als het filter in plaats van een rijlabel, kunt u elke winkel selecteren om afzonderlijke verkooptotalen te zien, of meerdere winkels tegelijkertijd bekijken.

Derde deel van de drie:
Gebruik de draaitabel

  1. 1 Sorteer en filter uw resultaten. Een van de belangrijkste kenmerken van de draaitabel is de mogelijkheid om resultaten te sorteren en dynamische rapporten te bekijken. Elk label kan worden gesorteerd en gefilterd door op de pijl-omlaag naast de labelkop te klikken. U kunt de lijst vervolgens sorteren of filteren om alleen specifieke vermeldingen weer te geven.[4]
  2. 2 Werk uw spreadsheet bij. Uw draaitabel wordt automatisch bijgewerkt wanneer u het basiswerkblad wijzigt. Dit kan handig zijn voor het controleren van uw spreadsheets en het bijhouden van wijzigingen ...
  3. 3 Verander uw draaitabel rond. Draaitabellen maken het uiterst eenvoudig om de locatie en volgorde van velden te wijzigen. Probeer verschillende velden naar verschillende locaties te slepen om een ​​draaitabel te maken die precies voldoet aan uw behoeften.
    • Dit is waar de draaitabel zijn naam aan ontleent. Het verplaatsen van de gegevens naar verschillende locaties wordt "zwenken" genoemd terwijl u de richting verandert waarin de gegevens worden weergegeven.
  4. 4 Maak een draaigrafiek. U kunt een draaitabel gebruiken om dynamische visuele rapporten weer te geven. Uw draaigrafiek kan rechtstreeks vanuit uw voltooide draaitabel worden gemaakt, waardoor het maken van het diagram een ​​fluitje van een cent wordt.