Een gezondheidsbeurs is een evenement waar organisaties de mogelijkheid hebben om gezondheidsinformatie te verspreiden op kraampjes en / of om gezondheidsvoorstellingen te geven. Gezondheidsbeurzen worden meestal mede gesponsord door groepen, waaronder ziekenhuizen, kerken, studentenverenigingen en maatschappelijke organisaties. Ze kunnen ergens tussen enkele uren tot een paar dagen duren.

Stappen

  1. 1 Vorm een ​​commissie en ontwikkel een budget.
    • Bepaal uw doelen en op welke zaken u zich wilt concentreren.
    • Controleer op wettelijke vereisten, verzekeringsdekking en ontheffingsformulieren voor uw organisatie.
    • Stel bedieningsregels op, waaronder terugbetalingsprocedures, statusrapporten, sponsorondersteuning, opslaglocaties voor materialen / donaties en ondersteuning van de commissieleden.
    • Gedelegeerde verantwoordelijkheden, waaronder die met betrekking tot het verkrijgen van toestemming, beveiliging, transport, parkeren, leverancierwerving, publiciteit en ander gedrukt materiaal, vrijwilligerswerving, verfrissingen, leverancierslunches, displayopstelling / afbraak / schoonmaak, contracten, donaties en verzekeringen.
    • Vestig mijlpalen en tijdlijnen.
  2. 2 Bepaal de datum en bevestig de locatie.
    • Identificeer een gastspreker voor het openen van opmerkingen bij de startceremonie.
  3. 3 Initiële logistieke inspanningen voor leveranciers, inclusief die met betrekking tot inklaringen, contracten, beveiligingseisen, parkeren en transport. Bepaal het aantal leveranciers dat op de locatie kan worden ondergebracht.
    • Bepaal of u leveranciers wilt die zakelijke, non-profit en / of overheidsorganisaties vertegenwoordigen. Verkopers moeten allemaal een gezondheidsmissie hebben.
  4. 4 Materialen ontwikkelen, waaronder evaluatieformulieren, een evenementenlogo, promotiemedia (d.w.z. voor afdrukken, internet, tv, radio, e-mail) en een brief voor leveranciers en productdonors over het evenement.
  5. 5 Neem contact op met leveranciers. Stuur een eerste brief waarin het evenement en de sponsors worden aangekondigd. Follow-up met telefoontjes en e-mails.
    • Neem contact op met donors of koop items die moeten worden weggegeven op de gezondheidsbeurs, indien van toepassing.
  6. 6 Stuur een bevestiging naar leveranciers die ermee hebben ingestemd mee te doen.
    • Vermeld de routebeschrijving naar de afspraak, naamlabels van leveranciers, lunchopties en parkeerkaarten.
    • Bevestig donaties en opties voor materiële aflevering (dus waar te lossen op de dag van het evenement of waarheen te verzenden).
    • Bevestig de gastspreker (s) en verkrijg luidsprekerondersteuning, inclusief een podium, microfoon en audiovisuele apparatuur.
    • Stuur een brief naar de VIP's, zoals directeuren en afdelingshoofden.
  7. 7 Afronding van logistieke inspanningen, waaronder die met betrekking tot weergave van de leverancier / tafellay-out, tafelrokken, evenemententassen, audiovisuele behoeften, borden, leverancierlunchselectie, bevestiging van leverancierslevertijd, vuilnisbakken, gereserveerde parkeerplaats, water / bekerlevering, start ceremonie taart, schema van de opstellingsruimte, tijd dat de kamer toegankelijk is voor vrijwilligers en fotografische arrangementen.
  8. 8 Zorg voor vrijwilligers, stel verantwoordelijkheden vast en maak een werkschema.
    • Verantwoordelijkheden zijn onder meer het ontmoeten en begeleiden van leveranciers, het verstrekken van verfrissingen in de ochtend of middag, het opzetten, opschonen, dienen als gastheer / gastvrouw, het uitdelen van leverancierslunches, het werken aan de receptie, het uitdelen van evenemententassen en het distribueren en verzamelen van evaluatieformulieren.
    • Neem een ​​week vóór het evenement een oriënterende ontmoeting met vrijwilligers om ervoor te zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent.