Hoe een bedrijfsevenement plannen

Het plannen van een bedrijfsevenement kan voor iedereen een zware verantwoordelijkheid zijn, of u nu een supervisor, een medewerker of een evenementenplanner bent. Het organiseren van dit soort activiteiten vereist het bijhouden van verschillende organisatorische elementen en het samenstellen van een strategie die het beste aansluit op uw behoeften. Maar met een beetje planning en oefening, kunt u er zeker van zijn dat u een evenement creëert dat voor iedereen aangenaam is, met minimale stress voor u.

Deel een van de drie:
Delegatie van de planningsverantwoordelijkheden

1. 1 Breng uw collega's op de hoogte van het aanstaande evenement. Informeer uw collega's dat u een bedrijfsevenement gaat plannen en nodig mensen uit om u te helpen bij het organiseren ervan. Je zou kunnen overwegen om een ​​e-mail te sturen naar al die genodigden, een bulletin in de pauze te zetten of zelfs een evenement op verschillende sociale mediaplatforms te maken. Misschien wilt u sommige mensen ook persoonlijk benaderen.^[1]
   • Mensen zijn niet altijd snel om vrijwilligerswerk te doen, maar een persoonlijke uitnodiging kan meer tractie hebben, vooral als je de specifieke vaardigheid benadrukt die je wilt gebruiken door die persoon te selecteren.
   • Sommige mensen zijn goed in het organiseren van details, terwijl iemand anders vooral goed kan zijn in het bakken van lekkere dingen voor het feest. Als je iemand in gedachten hebt die je specifiek om hulp wilt vragen, probeer dan iets te zeggen als: "John, ik was echt onder de indruk van de manier waarop je de activiteiten bij onze laatste functie hebt helpen organiseren. Ik vroeg me af of je zou kunnen overwegen om op dezelfde manier te helpen voor ons aanstaande evenement? '
2. 2 Regel een vergadering om de planningagenda voor bedrijfsevenementen te bespreken. Tijdens deze vergadering moet u de verschillende stappen verdelen in comités, zoals locatie, eten, entertainment en decoratie. Ken elke commissie een leider toe die volgens jou het meest in staat is om uit je vrijwilligers te komen. Elke leider zou dan een team moeten uitkiezen, van ten minste één andere persoon, om hen te helpen van de overgebleven vrijwilligers.^[2]
   • Bespreek tijdens de vergadering ideeën van elke commissie om de teams gemotiveerd te maken en na te denken over hun aanpak.
   • Voordat u de vergadering beëindigt, regelt u een datum en tijd voor de volgende vergadering en vraagt ​​u dat elke commissie een statusrapport aanbiedt.
3. 3 Maak uzelf niet los van het planningsproces. U delegeerde de taken, zodat u niet hoefde verdwaald te raken in de winkels van deze gebieden, maar u moet deelnemen aan het besluitvormingsproces - vooral als het gaat om kiezen en kopen.^[3]
   • Doe mee met alle commissies en blijf verantwoordelijk voor het budget.
   • Zorg ervoor dat elke commissie kosten voor je maakt voordat je iets koopt.
   • Laat commissieleden de kleine dingen behandelen, maar zorg ervoor dat ze weten dat ze u moeten raadplegen over alle grotere beslissingen.
4. 4 Regelmatig opvolgingsbijeenkomsten organiseren. Neem deze vergaderingen tot de datum van de bedrijfsfunctie. Zorg ervoor dat een van die bijeenkomsten plaatsvindt op de gekozen locatie, zodat alle commissies ervoor kunnen zorgen dat hun deel van het plan samenwerkt met het evenement als geheel.^[4]
   • De decoratieteam moet bijvoorbeeld de grootte en structuur van de locatie weten om er zeker van te zijn dat ze de juiste decoraties selecteren, en het entertainmentcomité moet de locatie bekijken voordat hij een definitieve beslissing neemt over de entertainmentkeuze.
   • Zorg dat iedereen op schema is en aan zijn trekken komt. Wees klaar om te helpen met problemen en besluitvormingsoplossingen.
   • Probeer je te vestigen op de datum, tijd en locatie, zodat je eraan kunt werken om het nieuws over het evenement bekend te maken.

Tweede deel van de drie:
De details plannen

1. 1 Bepaal het zakelijke doel van het evenement. Overweeg welke doelen u wilt bereiken voor het bedrijf door dit evenement te organiseren. Is het doel om meer klanten aan te trekken? Of misschien is het uw doel om sterkere relaties met zakelijke partners te ontwikkelen. Wat de reden ook is, het is belangrijk dat u het vanaf het begin in gedachten hebt, zodat u dit doel als de motiverende factor kunt houden wanneer u beslissingen neemt over het evenement.^[5]
   • Uw zakelijke doel moet iets specifieks en meetbaars zijn in plaats van iets vaags. Een redelijk doel van een evenement kan bijvoorbeeld zijn om zakelijke beleggers met 20% te laten groeien.
2. 2 Kies de locatie. Dit is een van de belangrijkste stappen bij het plannen van een evenement voor uw bedrijf, omdat de locatie echt de toon zal zetten voor het hele evenement. Overweeg de schaal van uw evenement - zullen het gewoon de mensen in uw kleine kantoor zijn, of zal het evenement gericht zijn op een uitgebreid zakelijk publiek?^[6]
   • Afhankelijk van de grootte en de omvang van het evenement, kunt u het mogelijk op uw werkplek hosten. Als u een grote vergaderruimte heeft, kan dit een kostenefficiënte manier zijn om het evenement te plannen.
   • Maar als u veel mensen uitnodigt voor het evenement, moet u kijken naar het reserveren van een conferentiecentrum of evenementencentrum. Veel hotels hebben dit soort locaties beschikbaar om te boeken.
   • Overweeg de akoestiek van de kamer. Als je een grote groep hebt, heb je waarschijnlijk een microfoon voor de luidspreker nodig en wil je niet dat het geluid vreselijk weerkaatst vanwege een slechte geluidsakoestiek.
   • Zorg ervoor dat de locatie past in uw budget voor het evenement, terwijl u toch voldoende ruimte overhoudt voor de andere uitgaven.
3. 3 Overweeg hoeveel mensen u uitnodigen. Nadat u de locatie heeft gekozen, moet u overwegen wie u wilt uitnodigen. Zorg ervoor dat je niet meer mensen uitnodigt dan de zaal comfortabel kan bevatten. U wilt niet dat uw gasten overvol of ongemakkelijk zijn.^[7]
   • De medewerkers van de locatie kunnen u vertellen wat de maximale bezetting is voor de locatie.
   • Houd rekening met het zakelijke doel wanneer u bedenkt welke gasten u wilt uitnodigen. U wilt mensen uitnodigen die een bijdrage leveren aan het succesvolle resultaat van het evenement en uw zaak steunen, niet mensen die dat doel kunnen hinderen.
4. 4 Plan de verfrissingen. Als je eenmaal weet hoeveel mensen je uitnodigt, kun je beginnen met het plannen van het eten. Je moet uitzoeken welk soort voedsel je wilt serveren en hoeveel daarvan je kunt krijgen voor het evenement. Deze overwegingen hangen grotendeels af van het tijdstip waarop uw evenement zal plaatsvinden.
   • Als uw evenement bijvoorbeeld om 19:00 uur plaatsvindt, verwachten uw gasten waarschijnlijk dat u voor hen voedsel verstrekt en waarschijnlijk zullen ze niet vóór het evenement gaan eten. In dit geval moet u een voorgerecht, een aantal bijgerechten en een dessert leveren, evenals een aantal dranken.
   • Als uw evenement om 8 uur begint, is het goed om koffie en vruchtensap samen met wat croissants of donuts aan te bieden.
5. 5 Kies een keynote speaker. Als u besluit een keynote speaker voor uw evenement uit te nodigen, zorg er dan voor dat degene die u kiest op de een of andere manier gerelateerd is aan uw bedrijf, uw product, de ideologie van uw bedrijf, of het doel van dit evenement.^[8]
   • Zorg ervoor dat de kosten van de spreker binnen het budget voor uw evenement vallen.
   • Probeer direct met verschillende opties voor keynote speakers te spreken, zodat u een beter idee krijgt van welke de beste zou zijn voor uw evenement.
6. 6 Bepaal uw budget voor het evenement. Om op de hoogte te blijven van het evenement, moet u vaststellen hoeveel geld u kunt uitgeven en een aanzienlijk noodfonds aftrekken. Dan is de rest wat je moet uitgeven aan het evenement.^[9]
   • Geen enkele gebeurtenis zal ooit 100% soepel verlopen. Er zal meestal een klein (of groot!) Incident zijn dat uiteindelijk extra, onverwacht geld kost. Het is belangrijk om hierop te anticiperen en voorbereid te zijn met een back-up noodfonds.
   • Afhankelijk van de omvang van het evenement, zou het noodfonds kunnen variëren van een paar honderd dollar tot enkele duizenden dollars.
7. 7 Ontvang sponsors voor het evenement. Om bedrijfssponsors aan te trekken voor uw bedrijfsevenement, moet u een voorstel indienen om hun interesse te wekken. Sponsoring van uw evenement moet op een of andere manier voordelig zijn voor de sponsor, alsof het hun organisatie meer media-aandacht geeft.^[10]
   • Uw voorstel moet de redenen bevatten waarom zij uw evenement moeten sponsoren, demografische gegevens voor het evenement / de organisatie, de werkelijke bedragen die u vraagt,

Derde deel van de drie:
De details voltooien

1. 1 Promoot het evenement. Om de opkomst te krijgen die je voor je evenement wilt, kun je overwegen om het te promoten op sociale media. U kunt een Facebook-evenement maken en mensen op die manier uitnodigen. Je kunt er ook over tweeten via het Twitter-account van je bedrijf. Dit zijn allemaal geweldige manieren om het nieuws over het aanstaande evenement van uw bedrijf te verspreiden. ^[11]
2. 2 Stuur de uitnodigingen met RSVP's minstens een maand van tevoren. Zorg ervoor dat je een commissie voor uitnodigingen en reacties hebt en stel voor dat ze een spreadsheet met informatie over de gastlijst maken.^[12]
   • Op deze manier kun je bijhouden wie van plan is om deel te nemen en een aantal krijgen voor de dingen die je moet plannen - zoals hoeveel verfrissingen of bedrijf swag je moet kopen voor het evenement.
3. 3 Ik heb een laatste vergadering. In deze vergadering moet je alle beslissingen van de commissie, de gastenlijst en de budgetten nakijken. Neem deze tijd om alle laatste details glad te strijken.^[13]
   • Zorg ervoor dat u tijd meeneemt op het evenement om te netwerken, want dit is een zeer belangrijk aspect van bedrijfsevenementen.
4. 4 Trakteer dienovereenkomstig. Sponsors zijn de mensen die je evenement mogelijk hebben gemaakt, dus je moet ze op de juiste manier behandelen. Dit betekent dat ze mogelijk worden uitgenodigd voor het evenement, ervoor zorgen dat ze een leuke tijd hebben terwijl ze er zijn, en ze op de eerste rij toegang geven tot alles wat er op het evenement gebeurt. Je moet ook je sponsors tijdens het evenement publiekelijk bedanken.^[14]
   • Misschien wilt u na het evenement ook een sponsorbijeenkomst houden om te bespreken hoe het evenement verliep, wat er in de toekomst anders zou kunnen gebeuren, enz.
5. 5 Bedank degenen die meehielpen bij het organiseren van het evenement. Vergeet niet al uw vrijwilligers te bedanken voor hun hulp bij het organiseren van de bedrijfsbijeenkomst. Schrijf persoonlijke kaarten die hun individuele bijdragen herkennen. Dit is een goede manier om het hele planningsproces zo aangenaam mogelijk te maken.
   • Het tonen van je waardering zal hoogstwaarschijnlijk je helpers motiveren om je in de toekomst opnieuw te helpen.