Het organiseren van een evenement kan een ongelooflijk overweldigende taak lijken. En zonder organisatie en vooruit denken, kan het zijn. Nou, laten we werken aan het vermijden van dat alleen al - van de maanden van voorbereiding tot het bijhouden van je kalmte op de vrije dag.

Deel een van de vier:
Maanden vooruit plannen

  1. 1 Definieer het doel van de gebeurtenis. Als je een of twee zinnen in je hoofd hebt, kun je het evenement in de juiste richting leiden. Ben je van plan het om je gemeenschap te onderwijzen? Potentiële donoren overtuigen voor geld? Om een ​​specifiek individu of een groep individuen te vieren? Word zo smal als mogelijk. Wat je ook doet (of het nu gaat om lesgeven, overtuigen, vieren, etc.), waarom Ben jij het aan het doen?
    • Zie het als je missie. Uw raamwerk voor succes. Als je precies weet wat je wilt doen, is het een stuk gemakkelijker om het te doen!
  2. 2 Gestelde doelen. Wat precies wil je bereiken? Niet hoeveel mensen wil je laten zien, niet het feit dat het evenement zelfs gebeurt - wat wil je hieruit halen? 5 mensen om een ​​nieuw deel van uw organisatie te verlaten? $ 1.000 opgehaald? Minds veranderd? Mensen opgewonden?
    • Denk aan de top drie dingen die je zou willen als gevolg van dit evenement en concentreer je erop dat deze realiteit worden. Misschien is één doel financieel, één sociaal en één persoonlijk. Het is aan jou!
  3. 3 Verzamel vrijwilligers. Goede teamleden met verschillende vaardigheden zijn een noodzaak. Ze kunnen helpen met alles, van het opstellen van planningen en budgetten, tot het maken van uitnodigingen en posters, tot het ontvangen van gasten en het vuile werk van het opruimen achteraf. Met andere woorden, ze kunnen u helpen dingen voor elkaar te krijgen. En als je kunt, zoek vrijwilligers die je vertrouwt!
    • Zorg ervoor dat teamleden en supervisors "op de hoogte blijven" van uw plannen. Samenwerking kan uw taak eenvoudiger maken. Wanneer u hen vraagt ​​om te helpen, wees dan zo volledig mogelijk vanaf het begin, over de verwachtingen voor hen en hun niveau van betrokkenheid.
    • Als u zich niet in een situatie bevindt waarin het vinden van vrijwilligers haalbaar is, huur dan een bemanning in! Het hangt allemaal af van het soort evenement dat je organiseert. De locatie kan u hiervan voorzien of u kunt een uitzendbureau van derden bezoeken.
  4. 4 Bereid een budget voor. Alle mogelijke uitgaven, inkomens, sponsors en voorwaardelijke uitgaven moeten worden opgenomen. Als je geen budget hebt, krijg je een bundel bonnetjes, een lege portemonnee en geen idee wat er in hemelsnaam is gebeurd. Wees realistisch vanaf de eerste dag, dus geen verrassingen op de dag van!
    • Zoek naar manieren om de kosten laag te houden. Kun je vrijwilligers gratis laten werken? Overweeg goedkopere locaties (zoals iemands huis)? Onthoud: een kleine, eenvoudige bijeenkomst die goed gaat, is altijd indrukwekkender dan een partij die naar de negens wordt gegooid en die een flop is.
  5. 5 Bepaal een tijd en plaats. Dit is de meest belangrijk ding als het gaat om uw evenement. Hoe laat en welke plaats zal mensen zeggen: "Ja, daar ga ik naar toe!"? U wilt een tijd waarin iedereen vrij zal zijn en een plaats die een gunstige locatie is. En iets dat u zich kunt veroorloven om te boeken!
    • Controleer de agenda van uw community en houd rekening met uw doelgroep. Als je werkt met een stel huismoeders, is overdag en in de buurt je beste gok (misschien met wat babysits aangeboden?) Als je studenten channelt, doe dan een doordeweekse avond in de stad. Als je kunt, ga waar ze heen gaan al zijn.
    • Natuurlijk moeten bepaalde locaties worden geboekt. Neem zo snel mogelijk contact op met de plek waar u over denkt. Ze kunnen drukker zijn dan jij!
  6. 6 Denk aan logistiek. Logistiek voor alles. Hoe zal parkeren zijn? Hoe zit het met toegankelijkheid voor gehandicapten? Wat kun je doen met de grootte van je ruimte? Welke apparatuur heb je nodig? Welke extra items (drinkwater voor sprekers, badges, brochures) heeft u nodig, dat zijn extra uitgaven? Hoeveel mensen zijn nodig om het echt soepel te laten verlopen?
    • Het is belangrijk om even met jezelf (en met je team) te gaan zitten en alle kanten van het verhaal in ogenschouw te nemen. Is er een obstakel dat kan worden voorzien en voorkomen? Zijn er speciale gasten die moeten worden ondergebracht? Eventuele uitzonderingen die gemaakt moeten worden?
  7. 7 Denk aan marketing en reclame. Terwijl je op de rol bent die je bent, bereid je een conceptaffiche voor. Het moet de voorlopige datum, tijd, locatie, hoofdgast, naam van het evenement en een thema of tag-regel voor het evenement bevatten. Omdat het zo vroeg is, kun je er de tijd voor nemen - maar het is het beste om nu een voorlopige versie te maken om te zien hoe het allemaal bij elkaar komt!
    • Denk ook aan andere manieren om het woord eruit te krijgen. E-mail blasts? Slakkenpost? Facebook, Twitter, de andere twee dozijn evenementwebsites die er zijn (daarover meer in een beetje)? Wat heb je nodig voor het evenement om mensen daar te krijgen en wat heb je nodig op de gebeurtenis om ze te houden?
  8. 8 Organiseer jezelf. Het is heel goed mogelijk dat je je een fret voelt met zijn hoofd er precies afgesneden. Haal diep adem en open Excel. Maak een conceptrooster van de activiteiten in het evenement. Maak een paar spreadsheets om uw gedachten te ordenen. Het lijkt nu misschien onnodig papierwerk, maar in twee maanden zult u overvloedig uw verleden bedanken voor het uitkijken naar u.
    • Maak een tijdslijn (met deadlines) voor elke activiteit. Noteer de namen van iedereen en waar ze nodig zijn wanneer. Op die manier kun je jezelf organiseren en toekomstige vragen van anderen in de kijker zetten.

Deel twee van vier:
Het organiseren van 2 weken vooraf

  1. 1 Zorg dat alles goed is. Corrigeer de datum, locatie, (hoofdgast), personeel, naam van het evenement en de tag-regel. Is daar iets dat zou fout kunnen gaan? Nog last-minute switch-ups die zich kunnen voordoen? Op dit moment moet alles in permanente inkt worden geschreven.
  2. 2 Maak kennis met je team. Ontvang goedkeuring voor uw budget, planning, enz. Van zowel teamleden als supervisors. Op dit moment is het een goed moment om alle vragen uit de doeken te doen. Kent iedereen zijn verplichtingen? Zijn ze comfortabel met alle problemen?
    • Ontmoet opnieuw teamleden en vrijwilligers om te brainstormen over eventuele problemen. Dit is ook het perfecte moment om een ​​actieplan te maken.
    • Zorg ervoor dat het team geen interne problemen heeft. Houd contact met alle teamleiders, teamleden en vrijwilligers.
  3. 3 Delegeer werk aan verschillende mensen en laat een ervaren persoon alle activiteiten coördineren. Als het evenement een mega-evenement is, laat verschillende mensen verschillende activiteiten coördineren, onder toezicht van één persoon. De teamleider moet worden vertrouwd door de teamleden.
    • Het is een goed idee om een ​​of twee mensen toe te wijden aan het ontmoeten en begroeten en praten over het evenement terwijl mensen filteren en het evenement wordt gestart. Eigenlijk zijn ze een opvangcommissie, die het moreel verhoogt en mensen laat weten dat ze in goede handen zijn.
  4. 4 Zorg ervoor dat alle websites die aan het evenement zijn gekoppeld, worden bijgewerkt. Je bent waarschijnlijk op Facebook en Twitter, maar er zijn nog een heleboel andere websites die je ook kunt gebruiken en die je kunnen helpen het woord te weten te komen. Eventbrite, Evite en Meetup Als je hier nog niet van gehoord hebt, surf dan nu! En als u online kaarten wilt verkopen, Ticketbud[1] is best goed.
    • En, natuurlijk, uw website / blog / Facebook-pagina, als u die heeft. U kunt herinneringen verzenden, afbeeldingen instellen en RSVP's controleren. Hoe actiever u bent, hoe meer uw aanwezigheid bekend zal worden. Als je een evenement doet op basis van tuinieren of een huisinrichting of iets anders creatiefs, kun je Pinterest ook gebruiken.
  5. 5 Verzamel sponsors en andere bronnen van geld van afgevaardigden. Er zullen de komende weken veel kosten worden gemaakt en je wilt niet dat ze allemaal uit je eigen zak komen! Verzamel tenminste een deel van het geld om de initiële kosten te dekken - de locatie, uitrusting, traiteurs, misschien? Sommige van deze mensen / plaatsen / dingen kunnen betaling vereisen voordat het evenement zelfs begint te kruipen.
    • Zorg ervoor dat u een systeem heeft voor ontvangstbewijzen, bevestigingen, facturen en algemeen papierwerk. Je moet alles bewaren en er later naar verwijzen, dus hoe beter je bent georganiseerd vanaf het begin. Vooral als een bedrijf waar je mee werkt, je schuldig maakt.
  6. 6 Breng het evenement op de markt. Brochures voorbereiden, advertenties vrijgeven, de media informeren, mailings verzenden, bellen, berichten sturen naar e-groepen en potentiële deelnemers of sponsors bezoeken. Hoe weten de mensen anders dat ze moeten komen? Zorg ervoor dat de informatie die je daar plaatst volledig compleet is, laat hen met slechts een paar vragen - ze hebben sommigen nodig om toch geïntrigeerd te zijn!
    • Denk aan je doelgroep. Als je senioren probeert te bereiken, besteed je je tijd niet aan het sturen van goed getimede Snapchats. Ga naar de plaatsen en gebruik de tools die je publiek gebruikt.
  7. 7 Verzamel items die nodig zijn voor het evenement. Deze items kunnen medailles, games, herinneringen, prijzen of certificaten bevatten. Er zijn veel kleine stukjes en doodads die misschien onopgemerkt blijven voor het ongetrainde oog, maar je weet wel elke hoek, spaak en wat het vult. En vergeet tafels, stoelen, geluidsapparatuur, borden, tafelkleden en al die belangrijke dingen niet!
    • Dit is een ander ding waar je aan moet denken en nadenken. Stop niet met nadenken totdat je 5 dingen hebt gevonden die je bent vergeten - alles tot aan de pennen, een verbandtrommel, batterijen, ijs en verlengsnoeren. Je wilt weten dat wat er ook gebeurt, je het onder de knie hebt.
  8. 8 Maak afspraken voor alles. Maak afspraken voor foto's en video's. Maak afspraken voor het vervoer van gasten. Maak voorzieningen voor voedsel voor de schoonmaakploeg. De lijst kan zo lang doorgaan, maar je zult nooit je evenement kunnen organiseren!
    • Maak afspraken voor eten en drinken. Dit is ook een goed moment om je voor te bereiden op speciale accommodatie, zoals voor mensen met een handicap, enz. Controleer voor deelnemers die vegetariër zijn of andere specifieke voedingsbehoeften hebben. Veel ticketsites voor evenementen, zoals de sites die worden vermeld, hebben opties voor "aangepaste vragen", die u beter helpen bij het inschatten van eventuele speciale behoeften.
    • Maak afspraken voor stoelen, tafels, achtergronden, microfoons, luidsprekers, computers, LCD-projectoren, podiums - alles dat moet worden opgezet op de locatie.
  9. 9 Maak een contactenlijst. Je hebt alle relevante telefoonnummers, adressen en e-mails van teamleden nodig. Maak ook een vergelijkbare contactlijst voor VIP's en leveranciers van goederen of services. Wanneer iemand niet komt opdagen of te laat komt, is dit waar u naar verwijst.
    • Laten we zeggen dat de cateraars er niet op tijd zijn. Wat doe jij? Je haalt je handige dandy-blad tevoorschijn en belt ze. Oh, ze dachten dat je zou gaan oppakken 200 kilo pulled pork? Nou ja, wat dan ook. Je geeft het laken aan Stu en hij grijpt zijn vrachtwagen en gaat naar het adres dat op de krant staat. Crisis afgewend. En nu weet je of je nooit meer met ze zult boeken of explicieter in jouw richting zult zijn!
  10. 10 Bezoek de locatie met uw teamleden. Kijk rond op de plaats en evalueer parkeren, toiletten, groene kamers, arrangementen, verschillende ingangen en uitgangen. Zoek naar plaatsen in de buurt waar u fotokopieën kunt maken, kunt bellen en dingen kunt kopen in geval van nood. Leer in feite je terrein kennen zoals je eigen hand hebt.
    • Praat ook met de contactpersoon. Ze moeten meer dan wie ook op de hoogte zijn van de locatie.Zijn er problemen waar u over moet weten? Altijd beperkingen? Deuren worden op bepaalde tijden afgesloten? God verhoede, geplande brandalarmcontroles?

Deel drie van vier:
Werkt 24 uur vóór het evenement

  1. 1 Blijf kalm. Je hebt dit. Het is ongelooflijk belangrijk om een ​​goed hoofd te houden en niet verstrikt te raken in geestelijk zweet. Je hebt je al maanden voorbereid! Alles komt goed. Hoe rustiger u bent, hoe rustiger uw team zal zijn en hoe soepeler het evenement zal zijn. Trouwens, het zal allemaal snel voorbij zijn!
    • Ernstig. Je hebt dit. Je hebt al je bases bedekt, je hebt aan alle mogelijke problemen gedacht - als er iets misgaat, weet je hoe je ermee om moet gaan. En onthoud: niemand gaat jou de schuld geven. Een rumoerige gast, slecht eten - mensen weten dat je nergens de controle over hebt. Dus ontspan. Het komt wel goed.
  2. 2 Voer nog een laatste check-in uit met uw team. Zorg ervoor dat je met iedereen communiceert over hoe je de locatie en de tijd kunt bereiken. Het laatste wat je wilt, is dat je hele team je meteen de dag van het evenement opbelt en je afvraagt ​​waar de achterdeur in zit.
    • Zelfs als niemand naar buiten komt en je vragen stelt, doe je best om hun gedrag te peilen. Lijkt iedereen in orde met hun functieomschrijving? Kunnen mensen met elkaar opschieten? Als dat niet het geval is, praat dan met ze en kijk of je de knikken kunt oplossen. Misschien zou iemand beter geschikt zijn voor een andere afdeling of met andere mensen werken.
  3. 3 Controleer alle uitnodigingen en antwoorden. Maak een lijst met genodigden in een spreadsheet en krijg een score voor hoofden. Voor de meeste evenementen is het aantal mensen dat RSVP wil niet vertegenwoordigen het aantal mensen dat daadwerkelijk laat zien. Je zou 50 mensen kunnen hebben die zeiden dat ze er zullen zijn, maar eindigen met 5 of 500. Dus terwijl je dit nummer zou moeten kennen, wees dan ook klaar om beide uiteinden van het spectrum te behandelen!
    • Herinner VIP's aan de gebeurtenissen terwijl u bezig bent. Je zou verbaasd zijn hoeveel mensen zullen zeggen: "Oh, dat klopt. Dat is morgen, nietwaar?" Met een eenvoudig telefoontje of sms'je kan dat worden voorkomen.
  4. 4 Ga naar de locatie en controleer of alles klaar is. Is de kamer schoon en beschikbaar? Zijn alle elektronische apparatuur ingesteld en lijkt het te werken? Kun je alle apparatuur vooraf laden, indien nodig? Lijken de medewerkers redelijk voorbereid?
    • Controleer of er voldoende mensen aanwezig zijn om het evenement te bemannen. Het is natuurlijk altijd het beste om meer te hebben dan je nodig hebt. Je hebt misschien iemand nodig om weg te rennen om een ​​noodgeval te doen of om te zorgen voor een gast of probleem dat je niet ziet aankomen. Of, weet je, om koffie voor je te halen.
  5. 5 Maak kits voor deelnemers. Deze kit kan een fles water, een snackbar, notitiepapier, een pen, een brochure en alle informatie die ze nodig hebben, bevatten. Het is ook een goed idee om kleine herinneringen op te nemen. Dit is een leuke touch die mensen echt overtuigt dat dit een goed doordacht, georganiseerd evenement is. En het zorgt ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen!
    • Dit kan voor gasten zijn of voor uw bemanning, of voor beide! Wie houdt er niet van een gratis mueslireep en -pen?
  6. 6 Maak een lopend blad. Dit is een lijst met alle benodigde informatie gesorteerd op tijd en / of kamer. Bereid een minuut-tot-minuut agenda voor op belangrijke activiteiten. Het formaat hiervoor is aan jou. Probeer de hoeveelheid informatie erover te beperken, zodat u deze gemakkelijk kunt lezen.
    • Als je echt type A en superijverig bent, kan het handig zijn om iets anders te maken soorten van bladen. Sprekers willen misschien een lijst met andere sprekers en waar ze zijn en wanneer. Je bemanning wil misschien gewoon een lijst met apparatuur, tijden en opruimprotocol. Als je de tijd hebt, kan dit nuttig zijn.
  7. 7 Maak een checklist van de dingen die naar de locatie moeten worden gebracht. Hoe vreselijk zou het zijn als je daar bent, alles is er, alleseen is er, en je realiseert je dat het enige dat niet de 12000 bekers zijn die je bij je thuis bent vergeten? Jammer. Nu heb je alles verpest. Dus maak je checklist, controleer hem twee keer en breng alles mee dat moet worden meegenomen!
    • Als dingen een half dozijn plaatsen zijn, wijs mensen dan toe aan elke specifieke taak. Op die manier, de dag van, ben je geen 8 uur aan het rondrennen om alles te verzamelen en uit te frissen. Het verspreiden van het werk zorgt voor lichtere handen ... of hoe het gezegde luidt.

Deel vier van vier:
Beheer van de dag van het evenement

  1. 1 Kom vroeg naar de locatie met uw teamleden en vrijwilligers. Controleer of iedereen aanwezig is en alle elektronische apparatuur werkt. Nog vragen op het laatste moment? Als er tijd is, flauwvalt u de Mountain Dew, geeft u een peptalk en breek! Je hebt dit. Je bent zo voorbereid.
    • Zorg ervoor dat de organisatoren een apart embleem dragen of een ander merkbaar voorwerp, zodat de deelnemers hulp kunnen vinden als dat nodig is. Soms zijn kaki's niet genoeg.
  2. 2 Zet alles op. Binnen en buiten. Heb je ballonnen nodig in de brievenbus? Een poster op de hoek? Hoe zit het met de deuren en door de gang? Als uw gasten door een waar labyrint moeten dwalen, hoe meer tekens, hoe beter.
    • Welkomstbanners en andere info voor het gebouw zijn vooral handig. Je wilt dat mensen vanaf de straat kunnen zien dat dit de plek is waar ze zouden moeten zijn. Geen vragen hierover!
    • Maak een receptie en een registratiebalie. Wanneer gasten door de deur lopen, moeten ze precies zien wat ze moeten doen. Anders zweven ze onzeker rond en voelen ze zich niet op hun gemak. En onthoud dat de ontvangstcommissie waar we het over hadden? Laat iemand aan de deur staan ​​om hen te verwelkomen en hun vragen te beantwoorden.
    • Zet wat muziek! Het kan elke onhandigheid doden die anders misschien rondslingert.
  3. 3 Zorg ervoor dat de mensen die belangrijk zijn weten wat er aan de hand is. Als een spreker te laat komt, moet hij stilvallen.Als eten langer duurt dan verantwoord, moeten ze op de hoogte worden gebracht van de wijzigingen in het schema. Zeer zelden verlopen evenementen helemaal zoals gepland - dus als u van uw koers afwijkt, zorgt u ervoor dat de communicatielijnen open zijn.
  4. 4 Foto's nemen! Misschien wilt u iets dat u zich nog herinnert. En mensen zien rondlopen met een camera kan mensen enthousiast maken. Neem nota van de sponsorbanners, uw banner, de ingang, recepties, enz. Misschien kunt u het voor volgend jaar gebruiken!
    • Laat een vriend of een professionele fotograaf hiervoor zorgen, als het enigszins mogelijk is. Je hebt genoeg op je bord! Je zult moeten opscheppen en je gasten moeten kletsen, dus laat iemand anders voor de foto's zorgen.
  5. 5 Geef een afhaalmaaltijd. Je hebt waarschijnlijk iets in de hoofden van je gasten geplant en wilt dat ze weglopen, denkend aan iets, iets afvragend, of op zoek zijn naar actie. Dus neem een ​​brochure mee of iets dat ze met zich mee kunnen nemen dat ze persoonlijk kunnen doen na de gebeurtenis.
    • Een deel hiervan zou een forum voor feedback kunnen zijn. Bied hen een manier om te volgen en te zeggen wat ze dachten, hoe ze verbeteringen zouden kunnen aanbrengen en wat ze de volgende keer graag zouden willen zien. En, natuurlijk, hoe ze kunnen meedoen!
  6. 6 Ruim de plek op! Controleer de elektriciteitsmeter, verwijder de banners, tafels, enz. U wilt de plaats verlaten zo goed als toen u hem vond - vooral als u de locatie betaalde en ooit nog eens terug wilt komen. Ze kunnen kosten in rekening brengen die anders kunnen worden vermeden. Divvy van de banen, zodat alles zo snel en pijnloos mogelijk gaat.
    • Controleer om er zeker van te zijn dat er niets waardevols is achtergebleven en zo ja, vorm een ​​verloren en gevonden.
    • Laat de contactpersoon van de locatie weten als je iets beschadigd hebt. Het is het beste om eerlijk en oprecht te zijn.
    • Zorg voor de afval naar uw beste vermogen. Onderhoud zorgt voor alles vanaf daar.
  7. 7 Zorg voor alle taken na het evenement. Afhankelijk van je evenement kan dit variëren van absoluut niets tot een lange lijst met bedankjes en ontvangstbewijzen. Hier zijn enkele ideeën om u op weg te helpen:
    • Bedank alle teamleden, vooral sponsors en vrijwilligers. Je zou het niet zonder hen hebben kunnen doen!
    • Voltooi en regel de rekeningen. Dit moet zo snel mogelijk worden gedaan. Hoe minder losse snaren, hoe beter.
    • Ik bedank iedereen die heeft geholpen. U wilt dat uw bemanning zich gewaardeerd voelt en dat donoren het gevoel hebben dat zij een verschil hebben gemaakt voor een goed doel.
    • Distribueer souvenirs of andere publicaties aan relevante personen.
    • Lever de bonnen aan sponsors en anderen.
    • Plaats de foto's op uw evenementwebsite.
  8. 8 Volg een vergadering na beoordeling om het de volgende keer beter te doen. Nadat alles gezegd en gedaan was, wat zou u anders hebben gedaan? Wat werkte en wat niet? Zou je ooit ervoor kiezen om een ​​evenement als dit opnieuw te organiseren? Wat heb je geleerd?
    • Als je feedback ontvangt, ga er dan overheen. En als je het niet van je gasten krijgt, vraag het je crew! Wat vonden ze ervan? Hadden ze tenminste plezier? Het was de gratis mueslireep en pen, nietwaar?