E-mail is een veel voorkomende vorm van communicatie en weten hoe je jezelf kunt voorstellen aan iemand in e-mail kan je carrière- en netwerkinspanningen helpen. Het schrijven van een beknopte en duidelijke inleidende e-mail vergroot de kans dat uw ontvanger de tijd neemt om het te lezen en met u in gesprek te gaan. Vermijd enkele van de meer voorkomende fouten om ervoor te zorgen dat u zich onderscheidt van de rest.

Methode één van de drie:
Sterk starten

  1. 1 Maak uw onderwerpregel duidelijk. Uw ontvanger moet een goed idee hebben over waar de e-mail over gaat voordat ze deze openen. Houd het ook kort; een lang onderwerp kan omslachtig zijn. Voor een inleidende e-mail is het meestal perfect acceptabel om te schrijven "Introductie - Uw naam".
    • Zorg ervoor dat u eerst de onderwerpregel schrijft! Een veelgemaakte fout is om de onderwerpregel als laatste op te slaan, wat kan leiden tot het vergeten om het helemaal te schrijven.
    • Mobiele apparaten tonen meestal slechts 25-30 tekens van het onderwerp, dus houd het kort.
  2. 2 Open met een zakelijke aanhef. Begin niet met "Hallo" of "Hallo". Je kunt dergelijke begroetingen gebruiken als je de persoon eenmaal hebt leren kennen. Begin met een beproefde zakelijke groet. Vermijd het gebruik van de voornaam van de ontvanger in de aanhef.[1]
    • "Geachte mevrouw / mevrouw / mevrouw." - Als u onzeker bent over de burgerlijke staat van het vrouwtje dat u e-mailt, moet u altijd standaard "Ms." gebruiken omdat het minder aanmatigend is.
    • "Aan wie dit kan gaan" - Dit zou alleen moeten worden gebruikt als u niet zeker weet wie het bericht ontvangt.
  3. 3 Stel jezelf voor. Je eerste zin moet je voorstellen aan je ontvanger. Hierdoor kunnen ze een naam aan de rest van het e-mailbericht koppelen.
    • "Mijn naam is… "
    • Geef je titel indien van toepassing. Als je meerdere titels hebt, noteer ze dan niet allemaal, alleen de belangrijkste of relevante.

Methode twee van drie:
Het beknopt houden

  1. 1 Leg uit hoe je het e-mailadres van de ontvanger hebt gekregen. Laat de ontvanger weten hoe u zijn contactgegevens hebt gevonden. Dit helpt te laten zien dat je de juiste kanalen hebt doorlopen om ze te bereiken.
    • "Uw officemanager heeft me naar dit e-mailadres geleid"
    • "Ik vond dit e-mailadres op uw website"
    • "Die-en-die zei dat ik contact met je zou moeten opnemen"
  2. 2 Praat over de laatste keer dat u elkaar ontmoette (indien van toepassing). Het bewegen van het geheugen van de persoon kan leiden tot meer betrokkenheid.
    • "We hebben vorige week kort op de conferentie gesproken"
    • "Gisteren spraken we gisteren"
    • "Ik zag je presentatie op ..."
  3. 3 Deel een gemeenschappelijk belang. Dit kan u helpen zich te verhouden tot uw ontvanger en voorkomt dat uw zakelijke e-mails te koud lijken. Om wederzijdse belangen te bepalen, moet u mogelijk een beetje onderzoek doen naar de ontvanger. Mogelijke onderzoeksgebieden zijn Facebook, Twitter en LinkedIn.
    • Zorg ervoor dat je de persoon laat weten waar je deze wederzijdse interesse hebt gevonden, anders kom je uit als een stalker.
    • Probeer indien mogelijk het wederzijdse belang zakelijk gerelateerd te houden, zoals iets in uw vakgebied of een professionele passie die u beiden deelt.
  4. 4 Geef uw reden op om contact op te nemen. Wacht niet te lang om ter zake te komen. Niemand zal een e-mail lezen die meerdere paragrafen lang is voordat er iets verschijnt dat lijkt op het punt. Leg duidelijk en duidelijk uit wat je wilt en waarom je contact met die persoon opneemt. Als u om advies of een ander verzoek vraagt, moet u ervoor zorgen dat het beheersbaar is, vooral als dit uw eerste contact is.
    • "Ik ben geïnteresseerd om meer te leren over ..."
    • "Ik zou graag een keer met je afspreken om te bespreken ..."
    • "Ik zou graag uw mening willen weten over ..."
  5. 5 Houd uw e-mail gericht op één onderwerp. Als u uw e-mail laat meanderen, kan uw ontvanger zijn interesse verliezen of vergeten waarom u in de eerste plaats e-mailde. Houd uw inleidende e-mail eenvoudig en vraag de ontvanger slechts één ding.

Methode drie van drie:
Afmelden

  1. 1 Bedank de ontvanger voor hun tijd. Niemand wil graag al zijn e-mail doornemen, dus bedank de ontvanger voor het lezen van de tijd. Deze eenvoudige beleefdheid zal de stemming van uw ontvangers enorm verbeteren en de kans vergroten dat u een antwoord krijgt.
    • "Ik waardeer het dat je de tijd neemt om deze e-mail te lezen."
    • "Bedankt dat je tijd hebt genomen om dit te lezen."
  2. 2 Geef een oproep tot actie. Vraag de ontvanger om je terug te schrijven, te bellen, na te denken over je voorstel of iets anders om hen te verloven. Een vraag stellen is een andere geweldige manier om betrokkenheid te vergroten.[2]
    • "Bel me als je wat vrije tijd hebt"
    • "Laten we elkaar binnenkort ontmoeten voor de lunch"
    • "Waar denk je over ...?"
    • "Ik kijk uit naar uw reactie"
  3. 3 Beëindig de e-mail. Zorg er bij het beëindigen van een professionele e-mail voor dat uw einde dankbaar maar beknopt is. Een eenvoudige afsluitende aanhef houdt uw e-mail professional terwijl u nog steeds uw dankbaarheid uitdrukt.
    • "Oprecht,"
    • "Dank je,"
    • "Vriendelijke / warme groet,"
    • "Het beste,"
    • Vermijd "Hoogachtend," "Met vriendelijke groeten," "Proost !," "Vrede," "Dank u voor uw overweging."
  4. 4 Voeg uw handtekening toe. Als u uw e-mailservice niet hebt geconfigureerd om uw handtekening op te nemen, zorg er dan voor dat u eindigt met uw naam, titel en contactgegevens. Overlaad dit deel niet met vijf telefoonnummers, twee e-mailadressen en drie websites. Houd het simpel, zodat de ontvanger weet wat de beste manier is om weer contact met u op te nemen. Vermijd het opnemen van citaten in uw handtekening.[3]
  5. 5 Proeflezen van de e-mail. Voordat u op de knop "Verzenden" klikt, moet u enige tijd de tijd nemen om uw e-mail door te lezen en eventuele fouten corrigeren die u onderweg tegenkomt. Aangezien deze e-mail waarschijnlijk uw eerste contact met de ontvanger zal zijn, moet u de best mogelijke indruk achterlaten. Spelfouten en grammaticale fouten zullen ervoor zorgen dat uw e-mail er veel minder professioneel uitziet.