Technologische vooruitgang heeft ons in staat gesteld om van buiten het kantoor te werken, zolang we beschikken over de juiste tools en systemen. Organisaties richten mobiele kantoren op die meer flexibiliteit voor hen bieden en meer toegankelijkheid voor hun klanten. Mobiele kantoren verschillen sterk van bedrijf tot bedrijf, dus het is belangrijk om een ​​ruimte te creëren die gunstig is voor u en uw team.

Stappen

  1. 1 Voorzie uw primaire werkomgeving van alles wat u nodig heeft voor optimale productiviteit. Als u uit het hoofdgebouw van het bedrijf komt, bevindt u zich mogelijk op verschillende plaatsen: thuiskantoor, auto, koffiewinkel of hotelkamer. Je locatie bepaalt veel van de technologieën en systemen die je nodig hebt.
    • Houd veelgebruikte items bij de hand wanneer u beslist hoe u een mobiel kantoor moet organiseren, zodat u er niet naar hoeft te zoeken. Deze items kunnen papier, pennen, paperclips, geheugensticks of een perforator met drie gaten omvatten.
    • Huur of betaal voor services die u alleen af ​​en toe gebruikt, zoals kopiëren of afdrukken in kleur. Hiermee kunt u een lage overhead houden, waardoor uw winst wordt verhoogd.
  2. 2 Gebruik gebruiksvriendelijke technologieën die speciaal zijn ontworpen voor het mobiele kantoor. Geef vervolgens de benodigde apparatuur en ondersteuning voor u en het team om deze technologie goed te gebruiken. Voorbeelden hiervan zijn laptops, tablets, draagbare printers, laders en ministroomstroken.
    • Zoek softwaretoepassingen voor apparaten die u al gebruikt, zoals uw smartphone of tablet. Omdat u bekend bent met uw apparaat, is het gemakkelijker om de volgende stap te nemen terwijl u mobiel gaat.
    • Ontdek cloud-gebaseerde producten die samenwerking mogelijk maken. Zelfs wanneer teamleden zich op verschillende locaties bevinden, kunnen ze nog steeds samenwerken aan projecten via virtuele vergader- of documentbeheersystemen.
  3. 3 Stel duidelijke verwachtingen over toegankelijkheid. Met mobiele apparaten kunnen uw klanten en collega's u altijd en overal bereiken. Door echter richtlijnen op te stellen, kunt u zorgen voor een gezonde werkomgeving en voor gezonde grenzen voor de rest van uw team.
    • Communiceer uw verwachte werkuren voor de week met uw team. Beter nog, stel vaste uren in zodat uw collega's en uw klanten weten wanneer ze u kunnen bereiken in uw mobiele kantoor.
    • Verbreek de verbinding met je telefoon en communicatieapparaten wanneer je "buiten kantooruren" bent, zodat je werk en je privéleven kunt scheiden. Bijna alle e-mails en voicemails kunnen tot de volgende dag wachten om ze te beantwoorden.
  4. 4 Beheer uw tijd effectief. Een mobiel kantoor zorgt voor meer flexibiliteit in uw planning, maar het daagt ook uit om verantwoordelijk te zijn voor uw tijd en het niet te laten belemmeren in uw persoonlijke leven. Misschien moet je ook volhardend zijn in het bestrijden van afleiding, vooral als je thuis werkt; werk om te voorkomen dat u tijdens uw werkuren zorgt voor persoonlijke of huishoudelijke zaken.
    • Net zoals in elke kantoorinstelling, gebruikt u een kalender of planner om uw tijd in te delen. Het missen van een belangrijke afspraak, te laat komen of zelf dubbelboekingen veroorzaken, veroorzaakt onnodige stress in uw leven en is onprofessioneel. Door een kalender te gebruiken, onthoud je vergaderingen met belangrijke klanten en kun je beslissen op welke projecten je elke dag zult werken.
    • Houd elke dag een uur vrij om taken af ​​te handelen zoals reageren op e-mail en voicemail, het volgen van collega's of klanten en het in kaart brengen van uw voortgang bij grotere projecten.
    • Omgaan met informatie een keer. Nadat u bijvoorbeeld een e-mail hebt gelezen, onderneemt u actie door deze te beantwoorden, in te vullen of te verwijderen. Weiger berichten in uw inbox op te bergen.