Een van de grootste verschillen tussen een bedrijf en een LLC ligt in de formele vereisten voor het bijhouden van gegevens voor bedrijven. In de Verenigde Staten zijn deze vereisten vastgelegd in staatswetgeving, dus de details kunnen verschillen afhankelijk van waar uw bedrijf is opgenomen. Bepaalde gegevens moeten echter worden bewaard in overeenstemming met de beste zakelijke praktijken, ongeacht of ze zijn vastgelegd in de wetgeving van een bepaalde staat. [1]

Methode één van de drie:
Behoud van organisatiedocumenten

  1. 1 Controleer de wet van uw staat. Elke staat heeft zijn eigen voorschriften die gelden voor de records die zijn bedrijven moeten bijhouden en hoe lang ze deze moeten bewaren. [2]
    • Het kantoor van de staatssecretaris is verantwoordelijk voor de integratie in de meeste deelstaten en zal doorgaans een lijst met vereisten voor het bijhouden van bedrijfsgegevens op haar website plaatsen.
    • Naast het hebben van regels met betrekking tot welke documenten moeten worden bewaard en waar, de meeste staten eisen dat deze verslagen te allen tijde open staan ​​voor inspectie door bedrijfsdirecteuren of staatsfunctionarissen.
    • Zelfs als uw staat van oprichting geen bepaalde records vereist, kunnen andere staten waar u in de toekomst actief bent. Bovendien zijn sommige records mogelijk niet vereist door de staat, maar kunnen deze worden vereist door banken of door belasting- of licentieverlenende instanties.
    • Als u een advocaat hebt ingehuurd om uw bedrijf te helpen organiseren, vraag hem of haar dan om een ​​gedetailleerd overzicht van de documenten die u in uw bedrijfsdocumenten moet bewaren en hoe lang u ze moet bewaren.
  2. 2 Organiseer uw grondwettelijke documenten samen met eventuele wijzigingen. Naast het indienen van uw organisatiedocumenten bij de staat, moet u een kopie ervan bewaren op uw hoofdvestiging en bij de geregistreerde agent van uw bedrijf. [3]
    • Uw statuten en statuten worden beschouwd als de grondwettelijke documenten van uw onderneming. Deze moeten doorgaans worden ingediend bij de Secretary of State in de staat waar het bedrijf is opgericht.
    • Als uw bedrijf is opgenomen in een andere staat dan die waarin het bedrijf actief is, moet u kopieën van deze documenten bewaren bij de geregistreerde agent in elke staat.
    • Als uw bedrijf bijvoorbeeld is opgenomen in Massachusetts, maar ook zaken doet in Connecticut en New Hampshire, moet u kopieën van deze documenten bewaren in uw hoofdkantoor in Massachusetts, evenals bij uw geregistreerde agenten in Connecticut en New Hampshire.
    • U dient ook kopieën te vermelden van jaarverslagen of andere aanmeldingen vereist door uw staat van oprichting of andere staten waarin u actief bent.
  3. 3 Houd een lijst bij van huidige en voormalige directeuren en functionarissen. Deze lijst moet elk jaar worden bijgewerkt of indien nodig om rekening te houden met eventuele wijzigingen. [4]
    • Uw lijst moet de volledige legale namen bevatten van elke directeur en functionaris, evenals hun laatst bekende adressen en andere relevante contactgegevens.
  4. 4 Bewaar kopieën van alle communicatie met aandeelhouders. Uw bedrijfsdocumenten moeten kopieën bevatten van alle brieven of andere officiële communicatie tussen het bedrijf en alle of enige aandeelhouders.[5]
    • Veel bedrijfstransacties, waaronder grote verkoop van aandelen of herclassificatie van aandelen, vereisen kennisgeving aan de aandeelhouders. Deze kopieën leveren het bewijs dat u voldoet aan de meldingsvereisten.
    • Alle communicatie moet minstens drie jaar worden bewaard, of zo lang als het probleem dat in het document wordt beschreven actief is en voortdurende relevantie heeft voor het bedrijf.

Methode twee van drie:
Het bijhouden van fiscale en financiële gegevens

  1. 1 Neem een ​​stock-overboek en alle aandeelhouders op. Over het algemeen moet u nauwkeurige en bijgewerkte gegevens bijhouden met betrekking tot het eigendom van het bedrijf. [6]
    • Uw lijst met aandeelhouders moet de naam van elke aandeelhouder bevatten, evenals het aantal en de aandelenklassen die zij bezitten.
    • Als u een aandeelhoudersovereenkomst hebt, bewaart u een kopie hiervan samen met uw andere eigendomsdocumenten.
    • Je moet ook alle door het bestuur genomen beslissingen opnemen die minstens drie jaar oud zijn en die rechten, voorkeuren of beperkingen van een of meer soorten aandelen aandelen vaststellen.
  2. 2 Houd een register bij van alle financiële rapporten en transacties. Een ordentelijk dossier van de financiën van de onderneming maakt het eenvoudiger om jaarverslagen en andere financiële overzichten samen te stellen. [7][8]
    • Over het algemeen moeten deze gegevens minimaal drie jaar worden bewaard.
    • Rekeningen en debiteurengrootheden moeten minstens zeven jaar worden bewaard, evenals bankafschriften en afstemmingen. [9]
    • Beste praktijken vereisen dat bepaalde records - zoals balansen, grootboeken, gelduitgaven en ontvangsten en geannuleerde dividendcontroles - voor onbepaalde tijd worden bewaard.
    • Als u vragen hebt over hoe lang een record moet worden bewaard, vergis u dan voorzichtig en bewaar deze.
    • Voordat u records opschoont, kunt u overwegen een advocaat of CPA te raadplegen om te bepalen of financiële gegevens moeten worden bewaard.
  3. 3 Bewaar kopieën van alle federale, staats- en lokale belastingaangiften. Tenzij uw staatswet een langere periode voorschrijft, moet u uw belastingaangiften voor bedrijven in het algemeen minstens drie jaar bewaren. [10][11]
    • De IRS beveelt aan om belastingaangiften en gerelateerde documenten minimaal zo lang te bewaren als de periode van beperkingen, de tijd gedurende welke u een belastingaangifte of de IRS kunt wijzigen, aanvullende belastingen kan beoordelen. Deze periode is voor de meeste documenten drie jaar. [12]
    • De belastinggegevens van de werkgelegenheid moeten vier jaar worden bewaard vanaf de datum waarop u de belasting hebt betaald of de datum waarop de belasting verschuldigd was, afhankelijk van wat later is.
    • Records van items die worden geclaimd voor afschrijving moeten worden bewaard zolang als dat item nog steeds deprecieert. Als de onderneming bijvoorbeeld een afschrijving van activa claimt op basis van een dienstregeling van zeven jaar, moeten de gegevens met betrekking tot de aankoop van die activa zeven jaar worden bewaard.[13]

Methode drie van drie:
Bedrijfs-notulen bijhouden

  1. 1 Leg belangrijke bedrijfsactiviteiten vast. Elke beslissing genomen door het bestuur met betrekking tot de organisatie of de werking van het bedrijf moet worden opgenomen. [14][15]
    • Als u eenmaal bent opgenomen, kan uw bedrijf alleen optreden via de raad van bestuur. U zult vaak moeten aantonen dat de raad van bestuur bepaalde acties goedkeurt, zoals het openen van een nieuwe kredietlijn of het verkopen van aandelen aan beleggers.
    • Bedrijfsnotulen worden een belangrijk onderdeel van de due diligence die nodig is wanneer een ander bedrijf geïnteresseerd is om u over te nemen of u extra grote investeerders koopt.
    • Als een beslissing goedkeuring van de aandeelhouders vereist, moet die goedkeuring worden genoteerd in uw bedrijfsnotulen.
    • Over het algemeen moet u ervoor zorgen dat de notulen van de bestuursvergaderingen en de bestuursbesluiten ten minste drie jaar na de datum van de vergadering of het besluit worden bewaard.
  2. 2 Vermeld relevante gegevens voor elk item. Je zou in staat moeten zijn om naar het item te kijken en snel de actie te bepalen die is genomen, wie het heeft genomen en wanneer. [16]
    • Benoem een ​​secretaris op elke bestuursvergadering. Hij of zij is verantwoordelijk voor het maken van aantekeningen van alle beslissingen en formele besluiten die tijdens de vergadering zijn genomen.
    • Maak er een gewoonte van om minuten na elke bestuursvergadering notulen te maken in plaats van minuten na het notuleren van minuten voor verschillende vergaderingen tegelijk. Dit zorgt ervoor dat vermeldingen nauwkeurig zijn en belangrijke details niet worden weggelaten.
  3. 3 Gebruik een standaardformaat voor alle items. Hierdoor kan elk item eenvoudig worden georganiseerd en gelezen. [17][18]
    • Zoek online naar basissjablonen die kunnen worden gebruikt voor uw bedrijfsnotulen.
    • U kunt ook overwegen om een ​​software-service aan te schaffen of te abonneren om uw minuten te beheren en te formatteren.
    • Voeg een bestand gestempeld exemplaar van het bedrijfsattest en het huishoudelijk reglement toe aan de voorkant van uw bedrijfsminuutboek ter referentie, evenals uw lijst met functionarissen en directeuren.