De beste manier om een adviesvoorstel te maken

Een adviesvoorstel is een document dat door een consultant aan een potentiële klant wordt gestuurd en waarin een beschrijving staat van een baan die zij willen aannemen en de voorwaarden waaronder zij dit zullen doen. Adviesvoorstellen worden meestal pas geschreven nadat de consultant en potentiële klant het werk uitvoerig hebben besproken. Weten hoe je een duidelijk, effectief voorstel kunt schrijven, kan helpen nieuwe klanten voor je praktijk te krijgen, dus het is een essentiële vaardigheid voor alle onafhankelijke consultants.

Deel een van de drie:
Voordat u het voorstel schrijft

1 Leer zoveel mogelijk over de taak die je in gedachten hebt. Een adviesvoorstel is niet als een samenvatting - het is geen goed idee om de uwe naar zo veel mogelijk ontvangers te sturen om zaken te doen. Elk voorstel moet specifiek worden aangepast aan de cliënt die u probeert te krijgen. Hoe meer kennis je hebt over de klant en zijn of haar behoeften, hoe beter je je voorstel kunt schrijven, dus je eerste stap moet altijd zijn om leer jezelf.^[1] Er zijn veel manieren om dit te doen:
- De beste en meest directe is gewoon om de klant te ontmoeten en de voorgestelde baan te bespreken. Maak nauwkeurige aantekeningen en stel veel specifieke vragen zodat je precies begrijpt wat het werk inhoudt.
- Hierna kunt u uw telefoontjes en e-mails opvolgen om eventuele slepende vragen te verduidelijken.
- Terwijl u het voorstel schrijft (zie hieronder), kan het nuttig zijn om een beetje onafhankelijk onderzoek uit te voeren. Als u bijvoorbeeld probeert te bewijzen waarom uw services uw klant helpen te slagen, is het een goed idee om bedrijfsenquêtes te vinden die uw punt ondersteunen.
2 Kom tot een overeenkomst over wat uw precieze rol zal zijn. U wilt niet aanmelden om als consultant te werken om uw cliënt te dwingen om werk te doen waar u het niet mee eens was. Een duidelijk beeld hebben van wat de klant van u verwacht is belangrijk - op deze manier kunt u uw voorstel formuleren zodat uw werk beperkt blijft enkel en alleen naar wat is afgesproken. Dingen om op te merken zijn onder meer:
- Uw precieze taken en het resultaat dat de klant hoopt te bereiken
- Het tijdsbestek voor uw werk
- Specifieke mijlpalen die op bepaalde data moeten worden bereikt
- Soms moet u met meerdere personen praten. Als u bijvoorbeeld wilt overleggen over een geschil tussen management en werknemers, is het verstandig om met vertegenwoordigers van beide partijen te spreken, evenals met de inlenende klant.
3 Zoek de financiële verbintenis van de klant. Dit is misschien wel het belangrijkste stuk informatie van allemaal. Als de klant niet bereid is om u te betalen wat u denkt dat het werk waard is, hoeft u niet eens de moeite te nemen om het voorstel te schrijven. Maak een afspraak met de klant over hoeveel (en hoe vaak) u wordt betaald voordat u begint met schrijven. Op deze manier kunt u verwijzen naar de overeengekomen betaling in uw voorstel, die de klant moet ondertekenen en akkoord gaat om u in te huren.
- Naast de vergoeding voor uw diensten, wilt u ook een overeenkomst met de klant sluiten over secundaire kosten die u mogelijk heeft tijdens het werken (bijv. Benzine, benodigdheden, reizen, enz.). Het is in uw beste belang dat de klant ermee instemt om u deze dingen te vergoeden.
- Schrijf geen adviesvoorstel als de klant niet zeker weet hoeveel u moet betalen (of wanneer).
4 Haal indien mogelijk het werk zonder een voorstel. Veel adviseurs zullen advies geven in de trant van: "Het is gemakkelijker om een bevestiging van de services te schrijven dan een serviceaanbod."^[2] Houd er rekening mee dat een adviesvoorstel alleen dat is: voorstel dat garandeert je geen werk. Het is perfect mogelijk voor een klant om voorstellen van veel verschillende consultants te vragen en er maar één te kiezen. Probeer de klant zo mogelijk zover te krijgen dat hij je in dienst neemt voordat je het voorstel hebt geschreven. Op deze manier zal de klant, als u hem verzendt, bevestigen dat u kunt gaan werken - niet beslissen of u wel of niet kunt.

partituur
0 / 0

Deel 1 Quiz

Wat moet er niet in het voorstel worden opgenomen?

Tweede deel van de drie:
Het schrijven van het voorstel

1 Begin uw voorstel door de potentiële klant aan te spreken. Begin met uw voorstel alsof u een brief zou beginnen: met een korte alinea die opsomt dat u het werk voor de klant wilt doen en dat u de beste kandidaat voor de taak bent (later komt u bij de details). Hier is het OK om enigszins "warm" en persoonlijk in je toon te zijn, hoewel je altijd professioneel moet blijven.^[3]
- Noem de klant op naam. Als je op vriendelijke namen staat, zijn de eerste namen prima. Gebruik anders "Mr." of "Mevr." U probeert de klant te laten zien dat dit voorstel specifiek op hem of haar is afgestemd.
- Bekijk onze voorbeelddocumenten hieronder voor specifieke voorbeelden van wat nodig is in elk voorstel.
2 Beschrijf de taak in de eerste alinea. Teken uit de discussies die je al hebt gehad met betrekking tot de taak om je klant in een paar zinnen te laten zien dat je weet wat je moet doen. Laat zien dat u begrijpt welk probleem moet worden opgelost, welke taken de klant van u verwacht en wat uw werkzaamheden zijn (eenmalig optreden, lange termijn, enz.).^[4]
- Wees hier specifiek over de baan, maar houd je niet bezig met precieze details zoals geld, uren, enzovoort. Je komt hier later op terug.
3 Beschrijf in de tweede alinea uw kwalificaties. Hier probeer je jezelf te verkopen als de best mogelijke persoon voor de baan. Aandacht vestigen op zaken als je training, je ervaring en banen die je in het verleden hebt gedaan en die positieve feedback hebben gekregen. Je kunt ook refereren aan je houding en waarden, hoewel deze een stapje terug moeten doen naar meer concrete kwalificaties.
- Vergeet niet dat u in concurrentie staat met andere consultants.Probeer een beeld te schetsen van hoe u de klant een meetbaar voordeel biedt in termen van geld of bespaarde tijd. Op deze manier kun je jezelf een voorsprong geven op een concurrent met vergelijkbare of betere kwalificaties die dit ook niet goed verwoorden.
4 Beschrijf in de volgende alinea het werk dat u voorstelt. Maak een lijst met strikte terminologie en specifieke details om het probleem van de klant op te lossen. Bepaal de exacte resultaten die de klant van uw consultatie zal zien. Wees specifiek met betrekking tot uw methoden en tijdschema hier.
- Om problemen later te voorkomen, is het ook verstandig om te beschrijven wat u van de klant verwacht tijdens uw werk met betrekking tot personeel, toegang tot werklocaties en apparatuur. Geef bijvoorbeeld personen op waarvan u verwacht dat ze fulltime werken, geef de sectoren op waartoe u toegang hebt, enzovoort.^[5]
5 Beschrijf wat je wilt niet doen tijdens je consult. Als consultant wilt u het probleem van 'mission creep' vermijden - geleidelijk uw verantwoordelijkheden laten groeien zonder een extra vergoeding te ontvangen.^[6] Isoleer het probleem dat u wilt aanpakken en geef heel duidelijk aan dat gerelateerde kwesties niet in dit voorstel zijn opgenomen.
- Een goede manier om dit te presenteren is in een lijst met opsommingstekens - dit maakt het heel moeilijk voor de klant om de relevante informatie te missen.
6 Stel een prijs voor uw consult voor. Dit hangt af van wat u doet en wie uw klant is. Vergeet niet dat u kunt concurreren met andere consultants, dus probeer uw koers concurrerend te houden voor uw branche en uw situatie.
- U wilt ook eventuele extra kosten beschrijven, zoals maaltijden, hotelkamers, vervoer, enz. Die de potentiële klant voor u moet betalen. Het hebben van een goedkeuringsproces is een goed idee (u kunt bijvoorbeeld aangeven dat u uw kwitanties aan het einde van elke maand zult presenteren). Dit maakt het voor de klant moeilijker om te weigeren je te betalen met de redenering dat "ze nooit hebben afgesproken om zoveel te betalen".
7 Sluit door uw voorstel samen te vatten. Net als in een academisch essay, is het doel van de afsluitende paragraaf om een snelle, beknopte samenvatting van de rest van het voorstel aan te bieden. Herhaal uw geschiktheid voor het werk, uw voorbereidingen op de raadpleging en uw vertrouwen in het behalen van resultaten. Hier, zoals in de openingsparagraaf, kun je iets "warmer" zijn en naar de klant verwijzen bij naam.^[7]
- Wanneer u klaar bent, ondertekent en dateert u het voorstel, zodat er ruimte overblijft voor de handtekening van de klant.

partituur
0 / 0

Deel 2 Quiz

Wat is "mission creep"?

Derde deel van de drie:
Een effectiever voorstel doen

1 Blijf kort en lief. Houd je voorstel zo kort als nodig is om jezelf en de baan nauwkeurig te beschrijven. Kwaliteit is jouw doel hier, niet kwantiteit. Elk excuus dat de klant moet stoppen met het lezen van uw voorstel en het ophalen van een andere consultant is iets dat u wilt voorkomen, dus maak uw voorstel snel leesbaar.
- Voor de meeste opdrachten is twee pagina's een fijne lengte van het voorstel. Als u naar lange datasets in uw voorstel verwijst, voegt u deze toe in appendices om de lengte van het daadwerkelijke voorstel laag te houden.^[8]
2 Houd je focus op de klant. Hoewel u altijd wat ruimte wilt besteden aan uw kwalificaties, is de belangrijkste persoon in het voorstel niet u, maar uw klant. Zelfs als je het over jezelf hebt, kadreer je je discussie dan in termen van hoe goed je voldoet aan de behoeften van de klant (niet hoe geweldig je bent).^[9]
- Vermijd langdurige discussies over uw werkgeschiedenis (of uw bedrijf, als u geen onafhankelijke consultant bent).
3 Vermijd buzzwords. Veel klanten (vooral zakelijke klanten) brengen de hele dag door met lege, zinloze zinsdelen die worden opgevolgd door mensen die belangrijk willen klinken. Bespaar hen deze onnodige verveling. Schrijf in plaats daarvan uw voorstel op met duidelijke, bondige taal. Probeer je beloften niet spannender te laten klinken dan met flitsend jargon. In plaats daarvan gewoon spannende beloften doen.
- Voorbeelden van buzzwords zijn dingen als 'beste werkwijzen', 'synergie', 'verstorend', 'geoptimaliseerd' en nog veel meer: elke sector heeft zijn eigen stijl. Deze woorden hebben effectief elke kracht verloren die ze ooit hadden door overmatig gebruik en vage toepassing.
4 Besteed aandacht aan spelling en grammatica. Dit lijkt misschien nep-kieskeurig, maar het is essentieel. Zelfs als je niet op zoek bent naar een functie waarvoor je moet schrijven, toont een propere, professionele communicatie dat je de tijd en energie hebt genomen om je beste zelf te presenteren. Fouten betekenen niet dat je minder gekwalificeerd bent voor de baan, maar ze betekenen wel dat je niet genoeg aandacht hebt besteed om je voorstel precies goed te krijgen. In een hechte competitie tussen twee consultants kan dit de doorslag geven.
- Nadat je je voorstel hebt voltooid, moet je er voor de tweede keer overheen gaan en het bewerken voor grammatica en vloeiendheid. Als je tijd hebt, kun je een vriend of familielid deze ook laten bewerken - ze zullen eerder fouten zien die je hebt gemist omdat ze niet echt betrokken waren bij het schrijven ervan.