Een conferentie is een geweldige manier voor mensen met een gemeenschappelijk belang om samen te komen en de meest geavanceerde ideeën in hun vakgebied uit te wisselen. Conferenties zijn regelmatige gebeurtenissen in de academische wereld, vele industriegebieden, marketinggroepen op meerdere niveaus en religieuze groepen, om er maar een paar te noemen. Als je hebt besloten om een ​​conferentie in jouw regio te organiseren, begin je je misschien te realiseren dat een goed geplande conferentie een to do-lijst heeft van ongeveer een kilometer lang. Er is een vergaderlocatie, deelnemerslijst, materialen, technologie en zelfs verfrissingen om over na te denken en te plannen. Als je spijt krijgt dat je moet opschuiven om te plannen, vertragen, adem dan eens en weet dat je de vaardigheden hebt om een ​​conferentie te organiseren. De sleutel tot een succesvolle conferentieplanning is elke taak stap voor stap te nemen en een gedegen lijst bij te houden van wat u hebt gedaan en wat u vervolgens moet doen.

Deel een van de vier:
Planning van de conferentie: vroege stadia

  1. 1 Begin vroeg. U moet beginnen met het plannen van de conferentie, minimaal acht maanden van tevoren, zelfs langer als de conferentie veel deelnemers heeft of een groot bereik heeft.[1]
    • Vergeet niet dat veel locaties en cateringdiensten maanden van tevoren moeten worden gereserveerd en dat veel deelnemers zullen moeten reizen en afspraken moeten maken om aanwezig te zijn.
  2. 2 Vorm een ​​commissie. Een conferentiecommissie neemt alle beslissingen voor de conferentie, en het hebben van meer dan één persoon zorgt ervoor dat je voldoende perspectieven hebt om beslissingen te nemen over belangrijke kwesties en dat je genoeg mensen hebt om daadwerkelijk de details te trekken.
    • Je hebt een conferentiecoördinator nodig, die de persoon is voor alle belangrijke beslissingen en uiteindelijk de tijd krijgt om alles samen te trekken.[2] Je kunt ook een evenementenplanner inhuren als je een budget hebt dat groot genoeg is, en bespaar jezelf de hoofdpijn.
    • Als deze conferentie een herhaling is van een eerder gehouden conferentie, probeer dan de coördinator van het vorige jaar in de commissie te krijgen. Als hij of zij niet kan deelnemen, vraag dan ten minste om materiaal van het voorgaande jaar om de planning te stroomlijnen.
  3. 3 Noteer je doelen en agenda. U zult duidelijk moeten definiëren wat u met deze conferentie wilt bereiken, omdat dit de rest van uw beslissingen bepaalt. Weten wat je wilt overbrengen en wie voordat je aan een andere conferentie begint, maakt het makkelijker om vooruit te komen.
    • Als u nog nooit een conferentie hebt gepland, is het verstandig om de eerste keer dat u probeert een klein en relatief eenvoudig plan te houden. Praktisch gezien betekent dat een conferentie van hoogstens één of twee dagen, met niet meer dan 250 tot 300 personen.[3]
  4. 4 Kies de stad en de data. Hoewel u misschien niet in staat bent om de specifieke datum en locatie te kiezen zonder meer te plannen, is het belangrijk dat u een goed idee hebt van de tijd die u moet plannen.
    • Er zijn waarschijnlijk veel beperkingen op de datum die u kiest vanwege uw specifieke situatie, maar in het algemeen worden conferenties meestal gehouden tijdens bepaalde periodes van het jaar en bepaalde dagen van de week. In Europa worden conferenties bijvoorbeeld meestal gehouden tussen maart en juni of tussen september en november; andere tijd en mensen komen minder vaak opdagen. Evenzo worden conferenties gehouden van donderdag tot vrijdag of van maandag tot dinsdag.[4] Ontdek wat de industrienormen in uw regio zijn voordat u de maand en dagen kiest.
    • De lengte van een conferentie hangt af van het aantal mensen waarvan u denkt dat ze eraan deelnemen en wat er allemaal moet worden bereikt tijdens een conferentie. Voor een conferentie van 250-300 mensen, plan voor ongeveer twee volle dagen.[5]
    • Over het algemeen moet je alleen proberen een conferentie in je eigen stad te organiseren, en de stad moet toegang hebben tot een nabijgelegen luchthaven, hotels en een acceptabele keuze aan locaties. Het is ook het beste als de stad een groot grootstedelijk gebied is dat mensen hoe dan ook zouden willen bezoeken; mensen op het hek over het bijwonen van een conferentie zijn meer kans om te gaan als het in een toeristische bestemming is.[6]
  5. 5 Geef de conferentie een naam. Dit helpt als u publiciteit begint te maken, maar helpt ook bij het plannen, omdat u uw materiaal consistent kunt houden en een aanwezigheid op sociale media voor de conferentie kunt opbouwen.
    • Kies een naam die verwijst naar het doel en / of publiek van de conferentie zelf. Zoek namen op van vergelijkbare conferenties om ideeën op te doen, maar wees er zeker van dat de uwe origineel is.[7]

Deel twee van vier:
De conferentie organiseren

  1. 1 Ontwikkel uw budget. Je kunt op geen enkele andere manier iets anders doen zonder te weten hoeveel geld je in totaal moet uitgeven, en dat vervolgens opdelen in toewijzingen zoals vergaderlocatie, materialen en sprekerskosten. Houd je aan je budget en als je verantwoordelijkheden delegeert, moet je ervoor zorgen dat je assistenten ook hun geldlimieten naleven.
    • Het budget kan worden beïnvloed door het al dan niet proberen van sponsoren voor uw evenement. Sponsors betalen een vergoeding om de conferentie te ondersteunen, maar krijgen ook zeggenschap over de inhoud van de conferentie zelf, meestal inclusief presentaties van presentaties of panels met eigen sprekers en congresmaterialen met hun logo's. Aan de positieve kant, een sponsor betaalt je vooraan, waardoor je meer geld hebt om mee te werken als je van plan bent. Sponsors kunnen bestaan ​​uit lokale marktleiders of filantropen, afhankelijk van uw onderwerp.[8]
  2. 2 Stel ticketprijs en verkoopmethode vast. Sommige conferenties zijn gratis voor deelnemers en anderen vragen exorbitante kosten. Er zijn verschillende factoren waarmee u rekening moet houden bij het bepalen van de ticketprijs en het bepalen hoe u begint met het verkopen van tickets:
    • Wat zijn de kosten verbonden aan de conferentieplanning? Als het een kleine, lokale conferentie is met weinig of geen kosten, is het misschien verstandig om mensen niet aan te melden voor deelname.Een andere optie is om mensen die aanwezig zijn gratis toe te staan, terwijl anderen een kleine vergoeding betalen om de conferentiekosten te dekken.
    • Meerdaagse conferenties of vergaderingen die maaltijden serveren, brengen meestal registratiekosten in rekening, die kunnen variëren van $ 30 tot enkele honderden in de Verenigde Staten.[9]
    • Veel conferenties hanteren een glijdende salarisschaal voor mensen in verschillende fasen van hun carrière. Voor academische conferenties wordt bijvoorbeeld doorgaans een lagere vergoeding gevraagd voor studenten dan voor faculteitsleden, en wordt een lager tarief in rekening gebracht voor leden van de sponsorende organisatie dan voor het grote publiek.
  3. 3 Kies uw vergaderlocatie. Houd bij scoutinglocaties rekening met het aantal deelnemers, het gemak van de locatie, parkeergelegenheid en de nabijheid van openbaar vervoer, luchthavens en hotels. Uw doel bij het vinden van een plek om de conferentie te houden, moet het de deelnemers zo gemakkelijk mogelijk maken om deel te nemen.
    • Bekijk of uw stad een congrescentrum of een hotel met congreszalen heeft. Voor kleine conferenties kunt u vaak een plaatselijke kerk of een gemeenschapscentrum huren.
  4. 4 Roep de hulp in van het personeel van de locatie. Als je een locatie hebt gekozen die bekend staat om het houden van conferenties, tik dan op deze onschatbare bron. Dit is wat het personeel elke dag doet en zou in staat moeten zijn om eventuele vragen of zorgen te beantwoorden en advies te geven wanneer dat nodig is.
    • Sommige locaties hebben zelfs een evenementenplanner voor personeel die veel van de resterende details van uw conferentie kan afhandelen. Zelfs als de planner een bedrag in rekening brengt, is het misschien de moeite waard om te voorkomen dat dit je eigen fulltime baan wordt voor de komende paar weken.
  5. 5 Kies een menu. Wanneer u een conferentie organiseert, moet u onthouden dat deelnemers niet de hele dag willen zitten zonder een fatsoenlijke maaltijd te eten, en velen zullen niet weten wat er in de buurt beschikbaar is. Zoek uit of je een cateringservice gaat inhuren om ontbijt, lunch en snacks binnen te halen of dat de door jou gekozen vergaderlocatie een maaltijdservice biedt.
    • Houd in gedachten dat veel mensen dieetbeperkingen, allergieën en voorkeuren hebben die het plannen van maaltijden nogal moeilijk maken. Als u een ervaren cateraar kiest, kunnen ze opties creëren voor vegetarische, notenvrije, glutenvrije, koosjer of andere maaltijdvoorkeuren.
  6. 6 Dring aan op een walk-through. Nadat u het grootste deel van uw conferentie hebt georganiseerd, laat niets aan het toeval over door binnen te lopen met de rest van de deelnemers wanneer de conferentie begint.
    • Ga naar de vergaderlocatie en ontmoet de staf de dag ervoor om er zeker van te zijn dat alles op zijn plaats is en om op elk moment op de hoogte te blijven.

Deel drie van vier:
De inhoud van de conferentie plannen

  1. 1 Plan het schema. U kent de titel van de conferentie al en hebt een algemeen idee van de onderwerpen. Maar nu moet je beslissen hoe het echt gaat spelen. Conferenties zijn er in vele soorten en verschillende industrieën hebben verschillende benaderingen. Als u niet zeker weet hoe u verder moet gaan, kunt u overwegen om met een gemeenschappelijk conferentieformaat te gaan:
    • Begin met een keynote of openingsadres. Dit is meestal een toespraak of presentatie gegeven door een grote naam in de industrie of het veld - wie de meest bekende spreker is die je kunt overtuigen om te komen. De keynote kan 's avonds plaatsvinden en eindigen met een diner, of het kan' s morgens vroeg op de eerste dag van de conferentie plaatsvinden.
    • De resterende dag of dagen van de conferentie moeten worden verdeeld in kortere sessies. De daadwerkelijke inhoud van sessies wordt meestal bepaald door wie van plan is om deel te nemen (deelnemers dienen voorstellen in), maar u kunt ook plannen maken voor workshops, filmvertoningen of andere indelingen waarvan u weet dat u ze wilt opnemen. Afhankelijk van hoeveel mensen aanwezig zijn, kunt u één sessie tegelijkertijd laten plaatsvinden (dit wordt 'plenaire vergadering' genoemd) of kunt u meerdere sessies tegelijk laten draaien ('breakout-groepen' genoemd), zodat de deelnemers kunnen kiezen.[10]
    • Beëindig de conferentie op een hoog niveau, met een motiverende spreker of een uitdaging voor het publiek.
  2. 2 Bepaal welk type sessies u moet hebben. Deze zijn afhankelijk van de industriestandaarden, maar u kunt overwegen voordrachten, presentaties in uitvoering, workshops, beleidsupdates of adressen van de laatste generatie, interactieve sessies of presentaties op open-vloerposters.
    • Het type sessies dat u verwacht te hebben, zal van invloed zijn op hoe u de conferentie publiceert, dus beslis vroeg welk type inhoud het meest relevant is voor uw doelgroep.
    • Sessies kunnen variëren van 45 minuten tot drie uur elk, afhankelijk van het aantal presentaties en de inhoud.[11]
  3. 3 Plan als u andere activiteiten wilt opnemen. Uitzoeken hoe andere belangrijke evenementen in uw conferentieschema te passen, is van vitaal belang voor een succesvol evenement.
    • U kunt ook tijd plannen voor zakelijke activiteiten, zoals zakelijke vergaderingen of awards.
    • U kunt catered meals opnemen of deelnemers vragen om een ​​brown-bag-maaltijd mee te brengen (kies in het algemeen alleen de laatste optie als u geen vergoeding vraagt ​​voor deelname, anders verwachten mensen dat hun registratiekosten ten minste één maaltijd dekken). U kunt ook een pauze nemen en deelnemers laten lunchen in nabijgelegen bedrijven, als uw locatie in de stad ligt.
    • Bepaal of uw deelnemers waarschijnlijk alle soorten entertainment willen, zoals rondleidingen in de omgeving, een avond in een comedy club of een film- of theatervoorstelling. In sommige steden en sommige industrieën worden deze verwacht, maar in andere steden lijken ze misschien niet op hun plaats.

Deel vier van vier:
Publicatie van de conferentie

  1. 1 Bepaal wie eraan deelneemt. Er zijn veel soorten conferenties, waaronder academische, religieuze en industriële, en elk van deze typen verschilt in soorten deelnemers.U moet er zeker van zijn dat er genoeg interesse is in het segment dat u target, voordat u doorgaat met plannen.
    • Als u zich alleen richt op een kleine groep, zoals werknemers van uw bedrijf of leden van uw kerk, hoeft u niet zoveel stappen te ondernemen om de conferentie bekend te maken. Een eenvoudige e-mail of twee, samen met een vermelding in de nieuwsbrief en / of tijdens administratieve vergaderingen moeten voldoende zijn om de conferentie bekend te maken.
  2. 2 Vind marktleiders om deel te nemen. Je hebt een grote headliner of keynote speaker nodig om andere mensen in de industrie te overtuigen.
    • Zodra u hebt bevestigd dat grote namen in het veld zullen deelnemen, kunt u deze informatie opnemen in uw vergadermaterialen, zoals uw oproepen voor deelnemers.
  3. 3 Maak een conferentie-website. Tegenwoordig is het bijna verplicht om een ​​digitale aanwezigheid te hebben voor een succesvolle conferentie. Zoek een beschikbare URL met de naam van de vergadering of een logische afgeleide ervan, zodat deze gemakkelijk te vinden is. Neem alle belangrijke informatie over de conferentie op de website op en zorg ervoor dat u de URL vermeldt van alle afdrukmaterialen en advertenties die betrekking hebben op de conferentie.
    • Vermeld op de website de datum, tijd en het adres van de vergaderlocatie en de namen van prominente sprekers. U kunt ook informatie over vervoer, logies, attracties in de omgeving opnemen en u kunt het conferentieschema toevoegen wanneer dit beschikbaar is, indien gewenst.
    • U kunt de website ook bijwerken met een koppeling om te registreren wanneer u klaar bent om de registratie te openen.
  4. 4 Adverteren. Begin vroeg (tot een jaar van tevoren), zodat presentatoren kunnen beginnen met het indienen van voorstellen voor sessie-ideeën. Afhankelijk van de grootte van uw conferentie en uw doelgroep, zal uw aanpak verschillen. Houd in gedachten dat leden van uw doelgroep hun informatie over deze branche of groep krijgen. Deze kunnen zijn:[12]
    • Social media, zoals de Facebook-pagina en Twitter-feed van de sponsorende organisatie
    • Lijsten en e-mailcontactlijsten
    • Wissel blogs, tijdschriften, nieuwsbrieven of tijdschriften uit
    • Posters, flyers of andere aankondigingen verzonden naar relevante groepen, organisaties of bedrijven
  5. 5 Suggesties aanvragen. In uw advertentiemateriaal moet u ook een "Oproep voor deelnemers" of een "Oproep tot voorstellen" opnemen waarin aan personen of groepen wordt gevraagd om voorstellen voor papier, panels of workshops in te dienen.
    • Afhankelijk van uw branche kunt u een specifieke lengte van het voorstel vragen. In de academische wereld vragen kleinere conferenties meestal om een ​​samenvatting van een paar honderd woorden; grotere conferenties vragen om volledige manuscripten.
  6. 6 Begin met het accepteren van registraties. Het is een goed idee om vóór de conferentie, zelfs maanden van tevoren, een manier te hebben waarop deelnemers zich kunnen aanmelden om u een idee te geven van het aantal mensen dat wordt weergegeven.
    • Stel een registratiewebsite in die is gekoppeld aan de conferentiewebsite. Er zijn verschillende manieren om dit te doen met bestaande services als je niet over de technische vaardigheden beschikt om je eigen services te maken. U kunt bijvoorbeeld een vergoeding betalen om de diensten van RegOnline te gebruiken, een bedrijf dat online registraties organiseert voor evenementen, deze compileert en op een gebruiksvriendelijke manier naar u verzendt.
    • U kunt deelnemers ook toestaan ​​om hun registraties te bellen of te faxen als u een manier hebt om de betaling per creditcard te verwerken.
    • Als u geen online of telefonische methode wilt gebruiken, maakt u een registratieformulier en uploadt u het naar uw website als een PDF. Laat deelnemers het dan afdrukken en vul het in en stuur het samen met een cheque naar uw bedrijfsadres.
    • Om vroegtijdige registratie aan te moedigen, biedt u een kortingstarief aan voor diegenen die zich een maand of langer vooraf registreren, een iets hogere vergoeding voor het wachten om te registreren in de maand voorafgaand aan de conferentie, en een iets hogere vergoeding voor de deurregistraties.