Het kunnen leiden van een conferentie is een vaardigheid. Het vereist veel organisatie en een zorgvuldige planning om het de moeite waard te maken. Met deze stappen kunt u essentiële aspecten van het leiden van een conferentie overwegen.

Stappen

  1. 1 Vind een locatie.
    • Het is belangrijk om een ​​algemeen idee te hebben van hoeveel mensen u verwacht de conferentie bij te wonen voordat u een locatie boekt. Als dit het eerste jaar is voor een conferentie, of het aantal kan nogal variëren, kunt u een hotel of conferentiecentrum kiezen dat u in staat stelt om uit te breiden of in te schalen, afhankelijk van het type wissel dat u ontvangt.
  2. 2 Plan een keynote speaker en sessiepresentatoren.
    • Een keynote speaker is iemand die bekend is in het veld en die alle deelnemers iets te bieden heeft en die de hele vergadering opent met zijn of haar presentatie. Het keynote-adres is vaak een breder onderwerp dan de volgende breakout-sessies.
    • Sessiepresentatoren moeten van tevoren voorstellen indienen, zodat u kunt kiezen welke sessies het best bij elkaar passen. Wanneer u presentatoren kiest, moet u ook voorzichtig zijn om te selecteren wat de meest goed geplande sessies lijken te zijn en de deelnemers de meeste te bieden hebben.
  3. 3 Wees geweten over de tijd.
    • Plan de sessies voor een redelijke tijd - 50 minuten, hoogstens een uur. Het idee is dat de sessies specifiek zijn en de deelnemers toestaan ​​weg te lopen met iets concreets dat hen in hun vakgebied zal helpen. Vergeet niet om pauzes in te plannen tussen elke paar sessies om deelnemers en presentatoren de kans te geven om op te laden. Pauzes zijn ook een goed moment om postersessies in de lobby of een loterijinzending te houden voor een gratis congresbezoek voor het evenement van volgend jaar.
  4. 4 Aanbieding eten en drinken.
    • Conferenties lopen vaak de lengte van een dag, misschien zelfs twee. Eten en drinken kunnen deelnemers helpen die extra boost te krijgen die ze nodig hebben om de hele dag door te komen. Overweeg het aanbieden van snacks tijdens de pauzes en een leuke lunch bij de lunch. Deze mogelijkheden maken ook netwerken mogelijk, wat vaak gemakkelijker wordt gedaan via een cookie en een kopje koffie.
  5. 5 Follow-up met deelnemers aan de conferentie.
    • U kunt conferentie-feedbackkaarten in het conferentiepakket opnemen of een vervolgmail of -kaart sturen na afloop van het evenement. Hoe dan ook, vergeet niet om het anoniem te houden zodat je de meest eerlijke antwoorden krijgt die mogelijk zijn. Het is belangrijk om te weten wat de conferentiedeelnemers van uw conferentieplanning vonden. Het horen van de voors en tegens van uw vergaderkeuzes helpt u bij het plannen van toekomstige conferenties.