Het is handig om uw betaalrekeningactiviteit op te nemen met een elektronisch controleregister dat u maakt met behulp van Microsoft Excel. U kunt uw vinkregister aanpassen om uitgaven te categoriseren, zodat u kunt bijhouden waar uw geld naartoe gaat, en een formule kunt maken die een lopende balans houdt van hoeveel geld er in uw account staat. Dit is niet alleen een handig project, maar het is ook eenvoudig genoeg dat beginners het kunnen gebruiken om een ​​aantal basisprincipes van het gebruik van Excel te leren.

Deel een van de vijf:
Kolommen maken

  1. 1 Raak vertrouwd met Excel. Excel is een spreadsheet-softwareprogramma waarmee gebruikers gegevens kunnen beheren en berekeningen met formules kunnen uitvoeren. Excel-spreadsheets zijn geordend op rijen en kolommen.[1]
    • U kunt een desktopversie van Excel op uw Mac of pc installeren. Of u kunt een gratis online app gebruiken voor uw smartphone, tablet of computer. Elk van deze versies werkt een beetje anders.[2]
    • Excel bestaat al vele jaren, en elk jaar brengt Microsoft een nieuwe, bijgewerkte versie uit. Elk van deze versies werkt ook een beetje anders.[3]
    • In Excel worden rijen horizontaal gerangschikt en worden ze gesorteerd op nummer. Kolommen lopen verticaal en worden per letter besteld. Elke box waar een rij en kolom elkaar kruisen heet een cel. De cel heeft een naam volgens de rij en kolom. Een cel in de vijfde rij van kolom D wordt bijvoorbeeld D5 genoemd (kolom D, rij 5).[4]
    • Begrijp het verschil tussen een werkblad en een werkmap in Excel. Een werkblad is een enkele spreadsheet. Een werkmap is een Excel-bestand dat een of meer spreadsheets bevat. Elk werkblad in een Excel-werkmap bevindt zich op een apart tabblad. Standaard hebben nieuwe Excel-werkmappen drie tabbladen. U kunt meer toevoegen indien nodig.
    • Om een ​​basischeckregister te maken, gebruikt u slechts één tabblad.
    • Als u een functie wilt maken voor het indelen van uitgaven in een vinkregister, gebruikt u twee tabbladen.
  2. 2 Open een lege Excel-spreadsheet. Hoe u de spreadsheet opent, hangt af van het type computer en besturingssysteem dat u gebruikt.
    • Op een pc met een besturingssysteem dat ouder is dan Windows 7, klikt u op het startmenu in de linkerbenedenhoek van uw bureaublad. Klik in het pop-upmenu op Programma's. Klik in het volgende pop-upmenu op Microsoft Office. Klik vervolgens op Microsoft Office Excel. Op dit punt heb je een lege Excel-spreadsheet op je bureaublad.[5]
    • Op een pc met Windows 7 of nieuwer, klik op het Windows-pictogram in de linkerbenedenhoek van uw scherm. Klik vervolgens op de Microsoft Excel-tegel om Excel te openen. U ziet een pagina met uw recente bestanden aan de linkerkant en sjabloonopties voor nieuwe documenten aan de rechterkant. Klik op de eerste sjabloonoptie, Leeg werkboek, om een ​​nieuw Excel-werkblad te openen.
    • Om Excel op een Mac te openen, klikt u op Excel in het dock. Klik op "Bestand" in de menubalk. Klik op 'Openen' en vervolgens op 'Nieuw'. Hiermee wordt u naar een nieuw, leeg werkblad geleid.
  3. 3 Maak kolomlabels. Gebruik etiketten die u zou vinden in een gewoon register van papieren chequeboekjes. Maak kolommen voor de datum, het chequenummer, de begunstigde en een beschrijving of memo. Maak daarna kolommen voor debiteringen (die betalingen of opnames zijn), kredieten (die stortingen zijn) en het saldo vooruit.[6]
    • Voer het woord "DATE" in cel B1 in (kolom B, rij 1). Hier vult u de datum van de transactie in.
    • Verplaats één cel naar rechts naar cel C1 (kolom C, rij 1). Typ "ITEM #". Hier voert u het chequenummer of het type transactie in, zoals 'ATM' of 'storting'.
    • Verplaats één cel naar rechts naar cel D1 (kolom D, rij 1). Typ 'PAYEE'. Dit is de persoon aan wie een cheque is uitbetaald of aan wie geld is betaald.
    • Verplaats één cel naar rechts naar cel E1 (kolom E, rij 1). Typ 'BESCHRIJVING'. Noteer alle details die u wilt onthouden over de transactie.
    • Verplaats één cel naar rechts naar cel F1 (kolom F, rij 1). Typ 'DEBIT'. Hier registreert u geld dat uw account verlaat, ook wel uitstroom genoemd.
    • Verplaats één cel naar rechts naar cel G1 (kolom G, rij 1). Typ 'EXPENSE CATEGORY'. U laat dit voorlopig leeg. Opties voor deze kolom worden in een latere stap gemaakt.
    • Verplaats één cel naar rechts naar cel H1 (kolom H, rij 1). Typ 'CREDIT'. Hier registreert u geld dat op uw account komt, ook wel instroom genoemd.
    • Verplaats één cel naar rechts naar cel J1 (kolom J, rij 1). Typ 'INKOMENCATEGORIE'. Net als bij de kolom 'Uitgavencategorie', worden de opties voor deze kolom in een latere stap gemaakt.
    • Verplaats één cel naar rechts naar cel K1 (kolom K, rij 1). Typ 'BALANCE'. Dit is het huidige bedrag in uw account nadat alle transacties zijn geregistreerd.
  4. 4 Kolomlabels opmaken. Als u de kolomlabels gemakkelijk leesbaar wilt maken, moet u ze opmaken zodat ze vetgedrukt zijn en de rij registerlabels een andere achtergrondkleur geven. Hiervoor selecteert u eerst het celbereik dat u wilt opmaken. Vervolgens selecteert u de opmaakopties.[7]
    • Zoek de opmaakopties op het tabblad "HOME" van het werkbalklint. Wanneer u een nieuwe werkmap opent, is het tabblad "HOME" standaard geopend.[8]
    • Selecteer cel B1 (DATE) en sleep de cursor over alle labels, door cel K1 (BALANS).
    • Klik in de linkerbovenhoek van de werkbalk op de "B" voor de vetgedrukte opmaakoptie.
    • Als u de kleur van de achtergrond wilt wijzigen, klikt u op het pictogram van de verfemmer om het palet te bekijken waaruit u uw achtergrondkleur kunt selecteren.
  5. 5 Pas de grootte van sommige kolommen aan. De standaardgrootte van sommige kolommen is waarschijnlijk te klein om de gegevens te bevatten die u in de kolommen plaatst. De kolommen "PAYEE" en "DESCRIPTION" kunnen bijvoorbeeld lange namen of lange memo's bevatten. Kolom A, die geen gegevens bevat en slechts een tussenstuk is, moet ook erg smal zijn.[9]
    • Klik op de koptekst voor kolom A om de hele kolom te selecteren. Klik in de rechterbovenhoek van de werkbalk in het lint "HOME" op de knop "FORMATTEREN".Klik in het vervolgkeuzemenu op 'Kolombreedte'. Voer nummer 2 in en klik op 'OK'. Kolom A is nu erg smal.
    • Verbred kolom D, "PAYEE." Selecteer kolom D door op de kop te klikken. Beweeg de cursor over de rand tussen kolommen D en E. De cursor verandert van de pijl in de cursor voor het wijzigen van de grootte. De formaatcursor ziet eruit als een kruis met pijlen. Wanneer u de cursor voor het wijzigen van de grootte ziet, klikt u met de linkermuisknop en sleept u met de muis naar rechts om de kolom zo breed mogelijk te maken als u wilt.
    • Herhaal dezelfde procedure om kolom E, "DESCRIPTION", uit te breiden.
  6. 6 Centreer de registerlabels. Selecteer de hele eerste rij door links te klikken op nummer 1 aan de linkerrand van de pagina. Klik in de linkerbovenhoek van de werkbalk op het lint "HOME" op de opmaakknop "midden". Met deze actie worden alle gegevens in de geselecteerde cellen gecentreerd. U zult merken dat de kolomlabels nu gecentreerd zijn in hun cellen.[10]

Deel twee van vijf:
De cellen formatteren

  1. 1 Voer een aantal testgegevens in. Om de opmaakwijzigingen die u aanbrengt te bekijken, voert u vier rijen met gegevens in de cellen in. Begin met de beginsaldo en voer vervolgens nog drie transacties in.
    • Voeg in cel B2 een datum toe voor de beginsaldo, bijvoorbeeld 9/27/15. Typ in cel D2, de kolom 'PAYEE', 'Beginbalans'. Typ in cel K2, de 'BALANCE', het bedrag dat u in uw account hebt op de datum die u in cel B2 hebt ingevoerd.
    • Voeg nog drie transacties toe. Probeer een combinatie van debetnames te hebben (zoals cheques geschreven of geldopnames bij geldautomaten) en tegoeden (zoals stortingen).
    • Let op de inconsistente opmaak van de getallen in de cellen. De datumkolom kan de notatie "9/27/2015" of "27 september" hebben. De kolommen waarin u dollarbedragen hebt ingevoerd, hebben mogelijk het verkeerde aantal decimalen. Formatteren zal dit allemaal opschonen.[11]
  2. 2 Formatteer de datums. Laat deze kolom de datums op een consistente manier weergeven. Excel biedt verschillende opties voor het opmaken van de datum. Selecteer degene die u verkiest.[12]
    • Klik op de kop voor kolom B, "DATUM". Dit selecteert de volledige kolom.
    • Klik met de rechtermuisknop op de kolom en selecteer "Cellen opmaken". Het venster "Cellen opmaken" verschijnt.
    • Selecteer het tabblad "Nummer". Kies 'Datum' onder 'Categorie'. Selecteer het gewenste formaat voor de datum en klik op 'OK' in de rechterbenedenhoek van het venster.
    • Terwijl deze kolom nog steeds is gemarkeerd, centreert u de gegevens in deze cellen door op het pictogram "midden" in de linkerbovenhoek van de werkbalk in het lint "HOME" te klikken.
  3. 3 Formatteer de kolom "ITEM #". De gegevens in deze kolom moeten gecentreerd zijn. Selecteer alle kolom C door op de koptekst van de kolom te klikken. Klik op het pictogram "midden". Let op de testgegevens die u in deze kolom hebt ingevoerd. Het moet in de cellen gecentreerd zijn.[13]
    • Controleer de opmaak voor de kolommen D en E, "PAYEE" en "DESCRIPTION." Excel wordt standaard opgemaakt met cellen, zodat de gegevens links worden uitgelijnd. Dit zou goed moeten werken voor deze kolommen. Controleer de maatvoering van de kolommen. Nu u enkele gegevens in deze cellen hebt, past u de kolombreedte aan om de kolommen indien nodig breder of smaller te maken.[14]
  4. 4 Formatteer de valuta in kolommen F, H en K, "DEBIT", "CREDIT" en "BALANCE FORWARD."De valuta moet 2 decimalen hebben. Je kunt ervoor kiezen om het dollarteken te laten zien als je dat wilt. U kunt uw afschrijvingen ook in rood lettertype laten weergeven als u dat wilt.
    • Selecteer kolom F. Klik met de rechtermuisknop op de kolom en selecteer "Cellen opmaken". Het venster "Cellen opmaken" verschijnt. Selecteer "Boekhouding" op het tabblad "Nummer". "Kies" 2 "in de optie" Decimalen ". Selecteer het dollarteken in de optie "Symbool".
    • Herhaal dit voor de kolommen H en K.
    • Om uw afschrijvingen rood te laten lijken, klikt u op de kop voor kolom F om de hele kolom te selecteren. Klik met de rechtermuisknop op de kolom en selecteer "Cellen opmaken". Wanneer het venster "Cellen opmaken" verschijnt, selecteert u het tabblad "Lettertype". Klik op dit tabblad op de pijl-omlaag naast de optie 'Kleur'. Klik in het palet op rood.

Deel drie van vijf:
Formules maken

  1. 1 Maak een formule om een ​​lopende balans te berekenen. Voeg een formule in kolom K in die de berekening uitvoert van de lopende balans. Merk op dat u geen formule nodig had in cel K2. Dit is waar je je beginsaldo hebt ingevoerd.
    • Klik op cel K3. Klik nu op de formulebalk bovenaan het spreadsheet. Hier typ je de formule die de cellen vertelt om een ​​berekening uit te voeren. Typ de formule = SOM (K2-F3 + H3). Dit geeft de spreadsheet de opdracht om ons beginevenwicht te nemen (cel K2) en een afboeking af te trekken als deze bestaat (cel F3) en een tegoed toe te voegen als er een bestaat (cel H3).[15]
    • Stel dat uw beginsaldo $ 200 was en dat uw eerste invoer een cheque was die u schreef voor $ 35,00. De $ 35,00 wordt geregistreerd als een debet in cel F3. De formule die u in cel H3 hebt ingevoerd, neemt het beginsaldo en trekt de afschrijving in mindering, waardoor u een saldo van $ 165,00 behoudt.
  2. 2 Kopieer de formule. Selecteer cel K3. Klik met de rechtermuisknop en selecteer "Kopiëren". Selecteer de cellen K4 en K5. Klik met de rechtermuisknop en selecteer "Plakken". De formule wordt nu gekopieerd naar deze cellen. U moet zien dat de lopende balans is berekend in kolom K voor alle rijen met testgegevens die u hebt ingevoerd.
  3. 3 Maak een voorwaardelijke formule om de kolom voor het lopende saldo op te schonen. U zou de bovenstaande formule in cel K6 kunnen kopiëren. Maar omdat u geen gegevens in deze rij hebt ingevoerd, wordt de lopende balans van cel K5 ook weergegeven in cel K6. Als u dit wilt opschonen, maakt u een voorwaardelijke formule die de cel leeg laat als er geen transacties zijn ingevoerd, maar een balans weergeeft als deze zijn ingevoerd.
    • Voer in cel K6 de formule = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)) in. Dit vertelt Excel dat als cel B6 in de kolom "DATE" leeg is, cel H6 leeg moet zijn. Maar als cel B6 niet leeg is, moet het saldo worden berekend.[16]
  4. 4 Breid de formule uit met Automatisch aanvullen. Met Automatisch aanvullen vult u formules in aangrenzende cellen automatisch in, zodat u de formule "BALANS" niet steeds opnieuw hoeft in te voeren.[17]
    • Zoek de AutoFill-handle in de actieve cel. Observeer het kleine donkere vierkant in de rechteronderhoek van de actieve cel. Plaats de muisaanwijzer erop en de cursor verandert in de cursor Automatisch aanvullen, die eruitziet als een dun plusteken.[18]
    • Klik op cel K6. Plaats de muisaanwijzer op de AutoFill-hendel en de cursor verandert in het dunne plusteken. Klik met de linkermuisknop en houd de AutoFill-greep vast. Sleep de cursor naar cel K100 (kolom K, rij 100).
    • De formule is nu gekopieerd naar alle cellen in kolom K tot en met rij 100. De rij- en kolomnummers in elke cel zijn automatisch aangepast, zodat de formule correct berekend.[19]

Deel vier van vijf:
Categorieën toevoegen

  1. 1 Transacties categoriseren. Maak categorieën van transacties om bij te houden hoe u uw geld en de soorten inkomsten uitgeeft. Categorieën kunnen te maken hebben met inkomstenbelasting, zoals onroerendgoedbelasting of liefdadigheidsdoeleinden. U kunt de categorieën ook gebruiken om diagrammen te maken waarmee u de financiële activiteit in uw account gemakkelijk kunt visualiseren.
  2. 2 Maak een tabblad "Categorieën". Hier worden alle potentiële inkomsten- en uitgavencategorieën voor uw chequeregister opgeslagen. Hernoem een ​​van de tabbladen in uw werkmap 'Categorieën'. Dubbelklik op de huidige titel van het tabblad om de naam te markeren. De huidige naam is zoiets als 'blad2' of 'blad3'. Wanneer de naam van het blad is gemarkeerd, kunt u de nieuwe naam van het tabblad typen. Typ 'Categorieën'.[20]
    • Typ in cel B4 het woord 'Categorieën'. Formatteer de cel om het vetgedrukte lettertype te hebben en de uitlijning naar het midden te wijzigen.
  3. 3 Maak inkomenscategorieën. Typ in cel B5 "*** Inkomen ***". Denk aan alle inkomstencategorieën die u in de toekomst hebt of kunt gebruiken. Voer cel B6 in en ga door naar beneden om al uw inkomenscategorieën in te voeren.
    • De meest voorkomende inkomstencategorie is 'Lonen'. Mogelijk hebt u meerdere looncategorieën nodig als u meer dan één taak hebt.
    • Andere inkomenscategorieën die u mogelijk wilt opnemen, zijn afhankelijk van uw financiële omstandigheden. Als u aandelen bezit, maakt u een categorie voor 'Dividenden'. Als u kinderondersteuning ontvangt, maakt u daarvoor een categorie. Andere categorieën om toe te voegen zijn "Rentebaten", "Geschenken" en "Diversen".
  4. 4 Maak onkostencategorieën. Laat een cel leeg onder uw laatste inkomenscategorie. Verplaats een cel naar beneden en typ "*** Expenses ***". Voer alle uitgavencategorieën in onder deze sectiekop.
    • Wees zo breed of smal als je wilt met je onkostencategorieën. Uitgavencategorieën kunnen 'hypotheek', 'huur', 'verzekering', 'autopayment', 'gas', 'elektriciteit', 'telefoon' en 'entertainment' zijn.
  5. 5 Geef het cellenbereik een naam die uw categorieën bevat. Selecteer cel B5. Markeer uit cel B5 helemaal naar beneden door al uw inkomsten- en uitgavencategorieën. Zoek het vak met de celnaam in de linkerbovenhoek van het venster. Het staat links van het formulevak. Er staat 'B5', de naam van de eerste cel in het gemarkeerde bereik. Klik op het vakje van de celnaam en typ 'Categorieën'. Hiermee geeft u het celbereik een naam zodat u het in uw vinkregister kunt gebruiken.[21]
  6. 6 Gebruik de uitgaven- en inkomstencategorieën in het controleregister. Ga terug naar het tabblad waar je het check register hebt aangemaakt. U voegt nu vervolgkeuzemenu's toe aan de kolommen "EXPENSE CATEGORY" en "INCOME CATEGORY" die u hebt gemaakt.
    • Selecteer cel G2 op het tabblad controleregister. Dit is de eerste cel in de kolom "EXPENSE CATEGORY".
    • Selecteer op de werkbalk het lint "DATA". Klik op de knop "Gegevensvalidatie". Selecteer "Gegevensvalidatie" in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor wordt het venster "Gegevensvalidatie" geopend.[22]
    • Zoek op het tabblad "Instellingen" van het venster "Gegevensvalidatie" naar het dropdown-vak "Toestaan". Klik op de pijl-omlaag en selecteer "Lijst". Onder "Bron" voert u "= Categorieën" in. Klik op OK.[23]
    • U ziet nu een klein pijltje naast cel G2. Klik op de pijl om de lijst met categorieën te bekijken. Klik op de juiste categorie voor de transactie in die rij.[24]
    • Met AutoFill kopieert u de formule van cel G2 helemaal naar beneden naar cel G100.
    • Ga naar cel J2 om het proces te herhalen in de kolom "INKOMSTENCATEGORIE".

Deel Vijf van Vijf:
Uw controleregister beschermen

  1. 1 Vergrendel de cellen met formules en bescherm het werkblad. Het beveiligen van het werkblad betekent dat gegevens in vergrendelde cellen niet kunnen worden overschreven.Op deze manier hoeft u zich geen zorgen te maken dat de balansvooruitgang onjuist is berekend omdat de formule per ongeluk is gewijzigd. U kunt ook een wachtwoord maken om uw schaakregister verder te beschermen tegen andere gebruikers.[25] Zorg ervoor dat het iets is dat gemakkelijk te onthouden is, of dat u het op een veilige plaats schrijft; als u het wachtwoord bent vergeten, krijgt u geen toegang tot het werkblad.
  2. 2 Ontgrendel cellen. Als een werkblad eenmaal is beveiligd, worden standaard alle cellen vergrendeld. Om te beginnen moet u dus de cellen ontgrendelen waarin gegevens worden ingevoerd, zelfs nadat het werkblad is beveiligd.[26]
    • Selecteer cellen B2 tot en met J100. Dit zijn alle cellen in alle kolommen van het vinkregister, behalve de laatste kolom K, de kolom "BALANS". U moet gegevens in deze cellen kunnen invoeren, zelfs nadat het werkblad is beveiligd.
    • Klik met de rechtermuisknop binnen het geselecteerde cellenbereik. Selecteer 'Cellen opmaken'.
    • Selecteer het tabblad "Bescherming" in het venster "Cellen opmaken". Verwijder het vinkje uit het selectievakje 'Vergrendeld' en klik op OK.
  3. 3 Activeer "Bescherming" voor het werkblad. Zodra "Bescherming" is geactiveerd, betekent dit dat alle cellen die zijn vergrendeld, inclusief de cellen in kolom K, "BALANS", niet kunnen worden overschreven.[27]
    • Ga naar het lint "REVIEW" op de werkbalk. Klik op "Blad beschermen". Het venster "Blad beschermen" verschijnt.
    • Als u uw werkblad met een wachtwoord wilt beveiligen, voegt u het hier toe. Als dit niet het geval is, laat u dit veld leeg.
    • Klik op OK. Uw check-register is niet beveiligd.
  4. 4 Maak uw werkblad onbeveiligd om vergrendelde cellen te wijzigen. Als u besluit om formules in vergrendelde cellen te wijzigen, kunt u dit proces omkeren. Ga naar het lint "REVIEW" op de werkbalk. Klik op "Beveiliging vrijgeven". Het venster "Beveiliging ontgrendelen" verschijnt. Klik op OK.[28]