Modellering van bedrijfsprocessen, ook eenvoudigweg procesmodellering genoemd, is een methode om de processen van een bedrijf te illustreren, zodat deze gemakkelijk kunnen worden begrepen en verbeterd. Procesmodellering is een belangrijk onderdeel van Business Process Management (BPM) en maakt vaak gebruik van een specifiek type organisatie bekend als Business Process Modelling Notation (BPMN), dat lijkt op een stroomdiagram. Bedrijfsmanagers gebruiken vaak procesmodellering om verbeteringen aan te brengen in een bedrijfsproces, te beginnen met een "as-is" -model, dat het huidige proces laat zien, en werkt aan een "to-be" -model, dat een efficiëntere versie van het origineel vertegenwoordigt werkwijze.[1] Hoewel dit proces ingewikkeld lijkt, is het uitwerken van uw eigen bedrijfsprocesmodel eenvoudig als u de juiste stappen volgt.

Deel een van de drie:
Voorbereiden om het model te maken

  1. 1 Definieer het proces dat u aan het modelleren bent. Definieer een proces in uw bedrijfsvoering met een duidelijk startpunt en uitvoer. Het proces kan eenvoudig zijn, zoals het omleiden van een klacht van een klant, of complex, zoals het hele bestel- en verzendproces voor een online product. Het proces kan één afdelings- of bedrijfsorganisatie-niveau omvatten of meerdere van elk. Welk proces u ook meet, zorg er wel voor dat het eenvoudig kan worden opgesplitst in heldere delen met gemakkelijk te identificeren relaties daartussen.[2]
    • Eén proces dat relatief gemakkelijk gemodelleerd kan worden, is bijvoorbeeld de ontvangst van een online bestelling en controleren of de klant het geld heeft om ervoor te betalen en of het artikel op voorraad is. De uitvoer is dat de bestelling uitcheckt (op voorraad, kan worden betaald) en wordt verzonden naar de verzendafdeling.
  2. 2 Identificeer het startpunt van het proces. Elk proces vereist een eerste stap, die realistisch gezien alles kan zijn. Het beginpunt van een bedrijfsproces moet echter zijn wat uw proces tot actie verhoogt. Met andere woorden, het is de input die het bedrijf wil omzetten in een output. Uitgangspunten vallen over het algemeen in een van de volgende categorieën:
    • Externe evenementen. Deze omvatten het starten van een transactie of een verzonden waarschuwing van een ander bedrijfssysteem. Een probleem in een geautomatiseerd systeem dat menselijke aandacht vereist, is bijvoorbeeld een externe gebeurtenis.
    • Content aankomst. Voor inhoudbeheersystemen kan het startpunt de komst van een nieuw document of een andere vorm van inhoud zijn.
    • Menselijke interventie. Dit omvat klachten van klanten en andere menselijke tussenkomsten binnen of buiten het bedrijf.
    • Voor het vorige voorbeeld is het startpunt de ontvangst van een klantorder.
  3. 3 Scheid de verschillende stappen in het proces. Vervolgens moet u elke afzonderlijke stap in uw proces identificeren en aangeven hoe deze verbonden is met de andere stappen. Op het meest algemene niveau zul je gebeurtenissen hebben (stappen die geen actie van het bedrijf vereisen), activiteiten (uitgevoerd door het bedrijf als reactie op input) en beslissingsgateways (splitsingen in het proces waarbij het pad van het proces wordt bepaald door een of andere kwalificatie). Tussen deze objecten zijn er connectoren, die ofwel vaste pijlen (activiteitsstroom) of gestreept (bericht / informatiestroom) kunnen zijn.
    • In de traditionele notatie van bedrijfsprocesmodellering (BPMN) worden de stappen weergegeven in verschillende vormen, afhankelijk van hun functie. Gebeurtenissen zijn bijvoorbeeld cirkels, activiteiten zijn rechthoeken en beslissingsgateways zijn diamanten.[3]
    • Voor het vorige voorbeeld zouden we stappen gebruiken als "klantorder" (een gebeurtenis), "procesorder" (een activiteit), "Tegoed controleren" (een actie), "Krediet?" (een beslissingsgateway die leidt naar een of twee andere acties, afhankelijk van een "ja" of "nee" bepaling), enzovoort.
  4. 4 Verduidelijken wie of wat elke stap uitvoert. Om uw proces zo duidelijk mogelijk te maken, moet u bepalen welk deel van het bedrijf elke stap voltooit. Verschillende delen van het proces kunnen worden ingevuld door bijvoorbeeld de boekhoudafdeling, klantenservice of orderafhandeling. Afwisselend kunnen voor een klein bedrijf deze stappen worden voltooid door specifieke personen. In BPMN wordt de bijbehorende persoon of afdeling voor elke activiteit ofwel aangeduid door een aanduiding naast de stap of door een "pool", een horizontale divisie in het stroomdiagram die aangeeft welk deel van het bedrijf elke stap uitvoert. Zwembaden kunnen verder worden onderverdeeld in "rijstroken", die een bepaald deel van het bedrijf of de persoon binnen de pool specificeren.[4]
    • Voor het vorige voorbeeld schrijven we mogelijk buiten de stap "controleer tegoed" dat deze actie wordt uitgevoerd door het online retailplatform van het bedrijf (als dit het geval is).
  5. 5 Bepaal welk type modellering u wilt gebruiken. BPMN kan vele vormen aannemen, van sequentieel modelleren tot causatiemodel. Het kan ook worden gedaan met behulp van alles van gespecialiseerde software tot post-it-notities of een whiteboard. Het is aan uw bedrijf om te kiezen welke methode het beste werkt om met uw procesmodel te werken. Houd er echter rekening mee dat deze modellen meestal het beste werken met groepsinvoer, dus misschien bent u beter af met het type model dat het gemakkelijkst door de groep kan worden bewerkt.[5]

Tweede deel van de drie:
Een as-is-model maken

  1. 1 Zorg ervoor dat je de onderdelen naar behoefte kunt herschikken. Wanneer u uw model maakt, zorg er dan voor dat u elke stap kunt doorlopen waar nodig. Mogelijk merkt u dat sommige delen van het model kunnen worden geconsolideerd, verplaatst en opnieuw gesorteerd om het systeem effectiever te laten stromen. Zorg er ook voor dat de labels die bij elke stap horen, indien aanwezig, eenvoudig met de stap kunnen worden verplaatst.[6]
  2. 2 Begin met het begin van het proces en volg de reeks. Begin met het opnemen van het startpunt van het proces linksboven van welk platform je ook gebruikt om het proces te illustreren. Identificeer elke volgende stap, inclusief beslissingen daartussen, en plaatsen die op volgorde van de eerste stap zijn.Controleer elke stap terwijl u deze toevoegt om er zeker van te zijn dat er geen stappen zijn tussen die stap en de vorige stap. Ga door totdat u de uitvoer van het bedrijfsproces hebt bereikt.[7] Voor het vorige voorbeeld kunnen uw stappen als volgt zijn:
    • Klantorder (event) om order (een activiteit) te verwerken om krediet (een activiteit) te controleren op krediet? (een beslissingsgateway).
    • Als het tegoed van de klant niet uitbetaalt, gaat u naar de stap contact met de klant (activiteit), waarbij u de pijl tussen de stappen met een 'nee'-label labelt. Vervolgens zou u gaan om de bestelling (activiteit) te annuleren.
    • Als het krediet van de klant uitcheckt (een "ja" -antwoord), gaat u verder met het controleren van de voorraad (activiteit) en verbindt u de stappen met een pijl met het opschrift "Ja". Vervolgens zou u de voorraad controleren in de beslissingsgateway met het label "stock?".
    • Als het artikel op voorraad is, label de pijl "ja" zoals eerder en verzend de bestelling naar verzending (een activiteit).
    • Als het artikel niet op voorraad is, gaat u naar de klant om de bestelling te annuleren (beide activiteiten).
  3. 3 Controleer uw model. Bekijk eerst je model met een collega of een groep. Onderzoek het voor mogelijke gaten of gemiste stappen. Volg daarna het actuele bedrijfsproces en vergelijk het met uw model. Als alternatief kunt u het model in een focusgroep of vergadering uitvoeren om stappen te zien die niet stromen of worden weggelaten.[8]
  4. 4 Identificeer inefficiënties of problemen. Zodra u uw model hebt doorlopen om te controleren of het werkt, begint u er opnieuw naar te kijken om gebieden te lokaliseren waar bronnen niet efficiënt worden gebruikt of waar communicatie of stappen die moeten worden uitgevoerd, niet zijn voltooid. Nogmaals, het hebben van een collega of een groep collega's om u hierbij te helpen, draagt ​​bij aan uw vermogen om deze problemen te vinden.[9]
    • In het vorige voorbeeld kunt u zich realiseren dat het proces ervoor zorgt dat klanten niet weten dat het artikel binnenkort weer op voorraad is. Hiermee wordt de bestelling geannuleerd die anders binnen een aantal dagen zou zijn vervuld.

Derde deel van de drie:
Het to-be-model ontwerpen

  1. 1 Bedenk verbeteringen in het as-is-model. Gebruik uw lijst met problemen met het as-is-model en identificeer mogelijke oplossingen voor de problemen. U kunt vaststellen dat problemen kunnen worden opgelost door u te concentreren op drie hoofdgebieden: automatisering, geografische coördinatie en het verwijderen van tussenpersonen. Automatisering kan u helpen middelen of tijd die nodig is voor een stap te verminderen. Geografische coördinatie kan uitbestedingsstappen omvatten voor lagere kosten of efficiëntie. Door tussenpersonen uit te schakelen, moet het aantal deelnemers aan het proces worden beperkt om de kans op miscommunicatie te verkleinen of kosten te besparen. Andere gebieden voor het vinden van verbeteringen kunnen zijn:
    • Informatief: meer gegevens meten over het proces om problemen te vinden.
    • Sequentieel: stappen herschikken.
    • Tracking: helpt u de voortgang van het proces te volgen.
    • Analytisch: verbetert de besluitvorming bij beslissingsgateways.
    • In het vorige voorbeeld zou u kunnen overwegen om een ​​systeem in te voeren om te controleren wanneer een artikel dat niet op voorraad is weer op voorraad zal zijn en de klant op de hoogte te stellen van een geschatte levertijd.
  2. 2 Identificeer hoe verbeteringen het bedrijf of de klant zullen helpen. Voordat u een nieuw systeem implementeert dat is gebaseerd op uw verbeteringen, moet u ervoor zorgen dat de verbeteringen daadwerkelijk helpen bij de klant of het bedrijf, of beide. Het maken van een wijziging alleen omdat dat kan kan leiden tot onnodige extra kosten of meer procesfouten.
  3. 3 Bouw het to-be model. Converteer uw voorgestelde verbeteringen in stappen en plaats ze op de juiste manier in uw vorige model. In het vorige voorbeeld kan dit bijvoorbeeld het maken van een activiteitsstap zijn om te controleren of het artikel kort na de beslissingsvoorraad op voorraad zal zijn? en de "nee" -pijl. Dit zou worden geplaatst voor de activiteit "klantcontact" en zou de uitvoer van die activiteit veranderen van de klant laten weten dat het artikel niet zal worden verzonden om hen te laten weten wanneer het zal worden verzonden en dat het later zal zijn dan verwacht.
  4. 4 Implementeer het nieuwe model. Test het model met de vorige methode en implementeer het vervolgens in uw bedrijf. Zorg ervoor dat u het regelmatig test en opnieuw beoordeelt op inefficiënties en problemen.[10]