Het plannen van een werkgerelateerde reis kan een stressvolle onderneming zijn. Naast je gebruikelijke reisbelangen moet je je ook concentreren op het zakelijke aspect van je reis. Zakenreizen hoeven echter niet stressvol te zijn. Met een beetje planning en voorbereiding, kunt u ervoor zorgen dat uw reis zo soepel mogelijk verloopt, zodat u zich kunt concentreren op uw werk.

Deel een van de drie:
Reisarrangementen maken

  1. 1 Zoek uit of je speciale accommodaties nodig hebt. Afhankelijk van waar u naartoe reist, moet u wellicht bepaalde accommodaties voor uzelf maken. Dit is meestal belangrijker voor internationale reizen, maar het kan ook relevant zijn voor binnenlandse reizen.[1]
    • Als u internationaal reist, moet u mogelijk een visum aanvragen voordat u vertrekt. Mogelijk heeft u ook bepaalde vaccinaties nodig, inclusief antimalariamedicatie.
    • Als u naar een stad reist op een hoogte van meer dan 4.900 voet (1500 meter), bent u mogelijk gevoelig voor hoogteziekte. Probeer jezelf een paar dagen de tijd te geven om te acclimatiseren voordat je iets inspannends doet en drink elke dag twee tot drie liter water om gehydrateerd te blijven.[2]
    • Als je buiten het land reist, kom er dan achter of je het kraanwater veilig kunt drinken waar je bent. Als dat niet het geval is, moet u zich houden aan gebotteld, gezuiverd water om gezond te blijven.
  2. 2 Stel een reisplan samen. Het hebben van een route is de gemakkelijkste manier om ervoor te zorgen dat je op schema blijft en vergeet geen belangrijke taken tijdens je reis. Weten waar u heen moet en wat u moet doen, en ook hoe laat alles moet gebeuren, helpt uw ​​reisplannen van begin tot einde te stroomlijnen.[3]
    • Begin met de datum en tijd waarop u incheckt in en uit uw hotel en werk vervolgens alles wat u doet terwijl u op zakenreis bent, door.
    • Vergeet niet om de instap- en vertrektijden van uw vlucht bij te houden, zodat u weet wanneer u op de luchthaven moet aankomen.
    • Markeer werkgerelateerde evenementen in uw schema. Op die manier zullen je belangrijkste prioriteiten niet verloren gaan in de shuffle.
  3. 3 Reserveringen maken voor hotels, vluchten en al het andere dat moet worden geboekt. Kijk online om de beste deals voor vluchten en hotels te vinden. Sommige websites, zoals Expedia, staan ​​u toe om vluchten, hotels en huurauto's allemaal op dezelfde plaats te boeken.
    • Zorg er bij het boeken van uw vlucht voor dat u uw Sky Miles-account gebruikt, zodat u punten en voordelen kunt krijgen. U kunt zelfs al voldoende skymiles hebben om de kosten van uw vlucht te dekken!
    • Als u uw hotel boekt, kijk dan of u skymiles kunt gebruiken of punten kunt krijgen voor een beloningsprogramma. Houd ook rekening met het hotelbeleid met betrekking tot inchecken, uitchecken, parkeren en aantal personen per kamer.
    • Als u een huurauto nodig heeft, zorg er dan voor dat alle wegen die u gaat rijden veilig zijn met uw huurauto. Onderzoek als u een tweewielaandrijving of vierwielaandrijving nodig hebt. Kijk rond met verschillende autoverhuurbedrijven om te zien welke de beste prijs heeft.
    • Sommige creditcards hebben ook beloningsplannen en extraatjes voor reizen. Kijk of uw creditcard wordt geleverd met een van deze voordelen.

Tweede deel van de drie:
Voorbereiding op je reis

  1. 1 Controleer of uw ID / paspoort up-to-date is. U heeft misschien geen paspoort nodig als u voor zaken in het binnenland aan het reizen bent, maar u moet er een hebben voor internationale vluchten. Zelfs op binnenlandse vluchten heeft u een geldig, door de staat uitgegeven identiteitsbewijs nodig. Als u niet over de juiste identificatie beschikt, kunt u uw reis helemaal uitstellen of zelfs voorkomen.[4]
    • Zorg ervoor dat al uw identificatie ruim van tevoren geldig en up-to-date is, want het kan enkele weken duren voordat nieuwe documenten zijn voorbereid.
  2. 2 Bepaal hoe u uw ticket ontvangt. Als u uw ticket digitaal ontvangt (bijvoorbeeld op uw smartphone), hoeft u zich geen zorgen te maken over het afdrukken of verliezen van een ticket. Als dat niet het geval is, moet u wat vroeg naar de luchthaven om uw ticket af te drukken. Zelfs met zelfbedieningskiosken wordt van tijd tot tijd een back-up gemaakt van de lijnen voor het afdrukken van tickets.[5]
    • Geef uzelf op zijn minst een extra 15 tot 20 minuten als u uw ticket moet afdrukken bij aankomst op de luchthaven.
    • Als je een papieren ticket hebt, bewaar het dan ergens waar je het niet kwijtraakt. Misschien wilt u het opslaan met uw ID of paspoort om ervoor te zorgen dat u geen van deze documenten misplaatst.
    • Als je een digitaal ticket gebruikt, zorg er dan voor dat je de receptie hebt waar je voor de terugvlucht naartoe vliegt. Als u het niet kunt ophalen op uw telefoon, moet u waarschijnlijk een papieren exemplaar op de luchthaven afdrukken.
  3. 3 Probeer geen zakken te controleren. Ingecheckte tassen kunnen zoekraken of zoek raken. Of je nu een strak schema hebt of je geen zorgen wilt maken over het vinden van een pakjeswinkel voor je grote vergadering, het is het beste om alleen handbagage te houden.[6]
    • Probeer zo licht mogelijk in te pakken. Breng genoeg kleding mee voor de reis en een of twee paar vrijetijdskleding om de stad te verkennen.
    • Bevestig dat uw tas in het bagagevak of onder uw stoel past door de beperkingen van de handbagage op maat te controleren bij uw gekozen luchtvaartmaatschappij.
    • Raadpleeg de website van de Transportation Security Administration (TSA) voor updates over verboden items en suggesties voor het verpakken om ervoor te zorgen dat uw beveiligingscontrole zo snel mogelijk plaatsvindt.
  4. 4 Meer informatie over relevante gebruiken en cultuur. Of u nu naar het buitenland reist of een ontmoeting heeft met vertegenwoordigers van een andere natie, het is belangrijk om te onthouden dat verschillende culturen verschillende waarden en gebruiken hebben. Sommige dingen zeggen of doen die u acceptabel vindt of bepaalde dingen niet kunt zeggen of doen, kan een teken zijn van grote minachting in sommige culturen.[7]
    • Lees meer over de cultuur en gebruiken van de mensen waarmee u zaken gaat doen.
    • Praat met andere collega's of vrienden die naar het land zijn gereisd waar u zaken gaat doen. Dit kan u helpen een beter beeld te krijgen van wat acceptabel is en wat niet.
    • Wees te allen tijde respectvol. Vergeet niet dat u uw bedrijf en mogelijk uw cultuur vertegenwoordigt, dus u moet te allen tijde op uw best zijn.
  5. 5 Maak een back-up van al uw belangrijke informatie. Dankzij de huidige technologie vertrouwen de meesten van ons behoorlijk zwaar op onze smartphones en digitale apparaten. Afhankelijk van waar u reist, is het echter mogelijk dat u niet over een telefoon- of internetontvangst beschikt. Als u afhankelijk bent van uw digitale apparaten voor uw route, vliegticket, presentatie of papierwerk, heeft u misschien pech als u zich in een dode zone bevindt.[8]
    • Bewaar een reservekopie van al uw belangrijke informatie op uw laptop of een USB-stick.
    • Als je echt al je bases wilt overbruggen, kun je ook papieren exemplaren van belangrijke papieren afdrukken en die papieren bewaren in een bestand met je reisdocumenten.
  6. 6 Begin te slapen op de lokale tijd voor uw reis. Jetlag is een obstakel dat de meeste zakenreizigers op een bepaald moment moesten overwinnen. Het kan enkele dagen duren om aan te passen aan elke tijdswissel, zelfs in eigen land. Als u door tijdzones reist, wilt u wellicht voordat u op reis gaat beginnen met acclimatiseren.[9]
    • Geef jezelf zo mogelijk een paar dagen voordat je vertrekt de tijd om te gaan slapen en wakker te worden op het moment dat je wakker wordt / slaapt zodra je je bestemming hebt bereikt.
    • Bewust zijn van het tijdsverschil heeft ook professionele implicaties. U moet ervoor zorgen dat u tijdens uw reis geen belangrijke vergaderingen of deadlines mist.
  7. 7 Anticipeer op veiligheidsmaatregelen op de luchthaven. Soms kunnen beveiligingslijnen op luchthavens erg lang duren. Kom vroeg op de luchthaven aan: luchtvaartmaatschappijen adviseren meestal twee uur voor uw vlucht voor binnenlandse vluchten en drie uur eerder voor internationale vluchten. Kijk of u TSA Pre-Check of CLEAR krijgt, vooraf goedgekeurde beveiligingsprogramma's die u kunnen helpen om sneller door de linies te komen.

Derde deel van de drie:
Voorzorgsmaatregelen nemen om jetlag te voorkomen

  1. 1 Blijf gehydrateerd. Uitdroging is een belangrijke oorzaak van vermoeidheid. Wanneer u met het vliegtuig reist, wordt u meestal blootgesteld aan droge, gerecycleerde lucht en kunt u ook te veel cafeïne bevatten. Probeer zoveel mogelijk water te drinken voor, tijdens en na uw vlucht om het risico van uitdroging te minimaliseren.[10]
    • Beperk uw cafeïne en alcoholgebruik, omdat deze beide u enigszins uitgedroogd kunnen houden.
    • Probeer elke dag twee tot drie liter water te drinken, maar vergeet niet dat je meer water nodig hebt als je erg actief bent of in een warme omgeving.[11]
  2. 2 Plan je eerste avond op een verstandige manier. Hoe u uw eerste nacht op uw bestemming doorbrengt, kan van invloed zijn op uw hele reis. Hoe sneller je acclimatiseert aan de lokale tijd en een goede nachtrust krijgt, hoe soepeler je plannen zullen zijn.[12]
    • Probeer rond etenstijd aan te komen, en plan dan om rond 10:00 uur in de lokale tijd op te blijven.
    • Wanneer u op uw bestemming bent, vermijd zware maaltijden. Kies in plaats daarvan voor gezonde snacks of een lichte maaltijd die u niet zal belasten.[13]
    • Je zult waarschijnlijk erg moe zijn na het reizen, dus door rond etenstijd te gaan en een lichte maaltijd te eten, zul je op tijd gaan slapen voor een normale nachtrust.
  3. 3 Probeer een goede nachtrust te krijgen. Een normaal slaapschema bijhouden kan erg moeilijk zijn als je reist, vooral als je tijdzones passeert. Als je de eerste nacht een goede nachtrust hebt, is de kans groot dat je je snel aanpast.
    • Beperk uw blootstelling aan heldere schermen, zoals laptops en mobiele telefoons, gedurende minstens een half uur voor het slapengaan. Fel licht kan je circadiane ritme resetten, waardoor het moeilijker wordt om te slapen.[14]
    • Krijg zoveel mogelijk zonlicht in de ochtend en vroege middag. Dit zal u helpen overdag wakker en energiek te blijven.
    • Probeer elke dag wat lichte tot krachtige oefeningen te doen, maar houd rekening met wanneer je traint. Sommige mensen vinden dat oefenen te dicht bij het slapengaan invloed heeft op hun slaapvermogen.[15]
    • Breng oordoppen en een slaapmasker mee om ervoor te zorgen dat u elke nacht goed kunt slapen, ongeacht welke soorten afleiding zich in uw hotel voordoen.