Hoe inventaris te houden

Beheer van inventaris is een belangrijke taak in veel bedrijven. Voorraad bevat de totale hoeveelheid afgewerkte producten en materialen bij de hand en het proces van het tellen ervan. Veel bedrijven voeren periodieke inventariscontroles uit om ervoor te zorgen dat ze niet zonder populaire items komen te staan, terwijl andere het totale aantal bestelde goederen vergelijken met het fysieke aantal. Als dit proces een overschot of tekort veroorzaakt, wordt u gewaarschuwd voor een probleem, zoals onjuiste inventariscontrole of mogelijke diefstal.

Methode één van de drie:
Voorraadniveaus instellen

1. 1 Ken de vier categorieën van inventaris. Uw inventaris bestaat uit alles wat u gebruikt om uw bedrijf te runnen en om uw service te verlenen of uw producten te produceren. Voorraad kan worden onderverdeeld in vier categorieën. Het type voorraad bepaalt hoeveel ervan u bij de hand moet houden.^[1]
   • Grondstoffen en componenten zijn items die u gebruikt om producten te maken.
   • Onderhanden werk is uw voorraad goederen die in productie is. Ze zijn onafgemaakt.
   • Afgewerkte producten zijn uw afgewerkte producten die klaar zijn om te worden verkocht.
   • Verbruiksartikelen zijn materialen die u gebruikt om uw bedrijf te runnen, zoals kantoorbenodigdheden of brandstof.
2. 2 Begrijp de voor- en nadelen van het vasthouden aan de voorraad. U kunt ervoor kiezen om kleine hoeveelheden voorraad bij de hand te houden en deze af te leveren op het moment dat u het nodig hebt. U kunt er ook voor kiezen om veel voorraad bij de hand te houden en op te slaan wat u momenteel niet gebruikt. Elke methode heeft voor- en nadelen.^[2]
   • Door weinig of geen voorraad bij de hand te houden, bespaart u geld op opslagkosten en kunt u altijd de meest up-to-date componenten gebruiken. U moet echter over betrouwbare leveranciers beschikken en u loopt ook het risico dat er geen materiaal meer beschikbaar is tijdens de productie. Dit betekent ook dat uw kosten gerelateerd zijn aan de laatste prijzen, aangezien elke aankoop de huidige prijs weergeeft en de gekochte voorraad snel opgebruikt is.
   • Veel voorraad bij de hand houden, betekent dat je misschien geld kunt besparen door materialen in bulk te kopen en dat je je nooit zorgen hoeft te maken dat er geen materiaal meer is. Mogelijk moet u echter betalen voor opslag en items kunnen vervallen of verouderd zijn voordat u ze kunt gebruiken. U gaat ook uit van een prijsrisico als de aankopen in prijs dalen ten opzichte van de prijs van uw voorraad (maar winst maken als de prijzen stijgen).
3. 3 Begrijp de kosten van het houden van inventaris. Het bepalen van het optimale voorraadniveau houdt in dat de verschillende kosten in verband met het opslaan en inkopen van aandelen in balans worden gebracht. De kosten van voorraad betreffen inkoopkosten, transportkosten en voorraadkosten.^[3]
   • Bestellingskosten omvatten betalen voor transport, betalen voor personeel om materiaalkwaliteit te ontvangen, opslaan en controleren en administratief personeel betalen om aanvragen in te dienen, bestellingen plaatsen en het bestelproces beheren.
   • De transportkosten omvatten de kosten van opslag in externe faciliteiten, verzekeringen, belastingen, kapitaalkosten en de personeelskosten voor het verwerken van de materialen.
   • Uitkoopkosten hebben betrekking op de onderbreking van de productie als uw materiaal opraakt.
4. 4 Leer hoe het soort voorraad van invloed is op hoeveel u moet opslaan. De voorraadniveaus die u bewaart, zijn afhankelijk van het soort papier. Overweeg voor elke categorie de betrouwbaarheid van uw leveranciers. De prijs is ook een overweging. De prijs van sommige materialen schommelt en u kunt kortingen krijgen voor het kopen van bepaalde materialen in bulk.^[4]
   • Met grondstoffen, het schema en de betrouwbaarheid van uw leveranciers bepaalt hoeveel u bij de hand houdt. Het is een goed idee om alternatieve bronnen van materialen te hebben in geval van een probleem met uw leverancier. Ook als de prijs van materialen fluctueert, moet u wellicht tijd aankopen om te profiteren van de beste prijzen.
   • Het bijhouden van een voorraad lopende werken kan van pas komen als er een probleem is met de levering van grondstoffen die de productie onderbreken.
   • Houd alleen een voorraad afgewerkte producten bij de hand als u artikelen in batches produceert of als u midden in een grote bestelling staat.
   • Het voorraadniveau voor verbruiksartikelen is afhankelijk van hoe u ze gebruikt, kortingen voor inkoop in bulk en de betrouwbaarheid van uw leveranciers.
   • U moet ook weten hoe u uw producten op de juiste manier opslaat. Sommige producten moeten bijvoorbeeld op een bepaalde temperatuur worden bewaard of op een manier worden opgeslagen die het gemakkelijk voor medewerkers is om ze gemakkelijk te picken, in te pakken en te verzenden.
5. 5 Stel een minimumniveau in. Dit is het niveau waaronder de aanwezige voorraad nooit mag vallen. Doorlooptijd beïnvloedt dit niveau. Dit betekent hoeveel tijd het kost om de door u gebruikte voorraad te vervangen. Ook bepaalt de consumptiesnelheid het minimumniveau. Weet hoe snel je materialen gebruikt en hoeveel je zult gebruiken tijdens de doorlooptijd.^[5]
   • Doorlooptijd is de hoeveelheid tijd die u nodig hebt om de voorraad aan te vullen. Dit is het aantal dagen tussen het moment waarop u een bestelling plaatst en wanneer u deze ontvangt.
   • Het consumptieniveau verwijst naar het deel van een item dat u in een bepaald tijdsbestek gebruikt.
   • Stel dat u bijvoorbeeld een kantoor runt en dat u het minimale aantal pakken afdrukpapier moet bepalen om bij de hand te houden.
   • U weet dat uw leverancier binnen vijf werkdagen een bestelling van papier bij u kan ophalen. Dit is uw doorlooptijd.
   • U weet ook dat het kantoor gemiddeld drie pakken papier per dag gebruikt. Dit is uw consumptiesnelheid.
   • Omdat je weet dat je doorlooptijd vijf dagen is, moet je nooit toestaan ​​dat je voorraad papier minder dan vijf dagen aan papier bevat. Als uw kantoor drie pakken papier per dag gebruikt, is een vijfdaagse voorraad 15 pakken papier.
   • Uw minimale voorraadniveau is 15 pakken papier.
6. 6 Bepaal een re-ordering niveau. Dit is het niveau waarop het tijd is om de voorraad opnieuw te bestellen. Het ligt meestal ergens tussen de maximale en minimale niveaus.Wanneer de voorraad dit niveau bereikt, moet een medewerker een aanvraag tot bestellen initiëren. Hiermee wordt het voorraadvoorraadsysteem met verse materialen gestart.^[6]
   • Met behulp van het bovenstaande voorbeeld is het misschien niet de beste methode om uw papiervoorraad altijd minimaal te maken voordat u een vervangende bestelling start. Een aantal omstandigheden kan de levering vertragen en u zou zonder papier achterblijven op kantoor.
   • Om een ​​herordeningsniveau te bepalen, zou u de betrouwbaarheid van uw leverancier overwegen. Stel dat u weet dat bij slecht weer in de wintermaanden slecht weer uw bezorging een paar dagen vertraagde.
   • Op basis van uw geschiedenis bij deze leverancier, besluit u om opnieuw in te delen wanneer uw voorraad papier daalt tot 10 dagen papier of 30 riemen.
   • Het herschikkingsniveau voor papier is 30 riemen.
7. 7 Stel een maximumniveau in. Dit is de hoeveelheid materiaal waarboven u geen stock moet houden. Het instellen van dit niveau wordt beïnvloed door vele factoren. U moet bijvoorbeeld rekening houden met de hoeveelheid beschikbare ruimte en de opslagkosten. Afhankelijk van het type voorraad dat u hebt, kunnen overheidsvereisten bovendien het bedrag beperken dat u kunt opslaan. Houd echter rekening met de kans dat u het maximumniveau overschrijdt en een plan hebt om de overtollige voorraad te liquideren, bijvoorbeeld door te schenken, te verkopen met korting of door het weg te gooien. Ook kunnen seizoensgebonden behoeften van invloed zijn op hoeveel u nodig heeft om bij de hand te hebben. Ten slotte kunnen, afhankelijk van uw branche, veranderingen in mode of vraag van invloed zijn op uw maximale niveau van bepaalde materialen.^[7]
   • Sommige bedrijven gebruiken het herschikkingsniveau in een formule om de maximale voorraadniveaus te berekenen. Deze formule is: Maximaal niveau = Re-ordering niveau - Verbruikstarief * Doorlooptijd + economische bestelhoeveelheid.
   • Economische bestelhoeveelheid (EOQ) is een berekening die wordt gebruikt om een ​​vast bedrag te bepalen bij het opnieuw bestellen van de voorraad. Het wordt later in dit artikel besproken. Neem voor dit voorbeeld aan dat de EOQ 30 pakken papier is.
   • Met behulp van bovenstaande informatie kon het maximale voorraadniveau worden berekend met de formule $\ displaystyle 30-3 * 5 + 30 = 27 * 35 = 945$.
   • Het maximale papierniveau is 945 riemen.

Methode twee van drie:
Voorraad beheren

1. 1 Begrijp het doel van het beheersen van voorraad. Voorraadbeheer omvat de methoden die u gebruikt om uw optimale voorraadniveau te handhaven. U kunt elke combinatie van methoden gebruiken die logisch is voor uw bedrijf. De eerste stap in voorraadbeheersing is prioriteit geven aan voorraad om de belangrijkste te beheren items te bepalen.
2. 2 Prioriteit geven aan voorraad met behulp van de ABC-methode. Dit is een methode om voorraadniveaus te beheren door inventaris in drie categorieën te categoriseren. Het is ook bekend als 'voorraadbeheer volgens waarde', 'selectieve waardebenadering' of 'benadering van proportionele deeltjeswaarde'. Het doel is om prioriteiten te stellen voor aandacht voor het beheer van deze materialen. Met behulp van deze methode kunnen bedrijven hun opslagkosten verlagen en dure materialen behouden.^[8]
   • Groep A bestaat uit dure items. Deze artikelen vertegenwoordigen meestal 10 tot 20 procent van de totale voorraad, maar 50 procent van de voorraadwaarde. Je zou het grootste deel van je inspanningen investeren in het beheersen van deze items.
   • Groep B vertegenwoordigt 20 tot 30 procent van de totale voorraad en ongeveer 30 procent van de waarde van uw voorraad. Voor deze items zijn gematigde voorraadbeheersmaatregelen vereist.
   • Groep C vertegenwoordigt 70 tot 80 procent van de totale voorraad, maar slechts ongeveer 20 procent van de waarde. Routineprocedures kunnen worden gebruikt om deze categorie te besturen.
3. 3 Voorraad bijhouden met een continu systeem. Een continu systeem betekent dat u bij elke bestelling een vast bedrag bestelt. U bestelt dit vaste bedrag telkens wanneer de voorraad een vooraf bepaald niveau bereikt. U zou deze methode gebruiken met de items die u hebt gecategoriseerd in uw categorie "A". Dit zijn de dure items die u zorgvuldig wilt volgen. Je wilt niet veel geld uitgeven aan het dragen van de kosten, maar je wilt ze niet opraken, dus je controleert continu hoeveel je hebt.^[9]
4. 4 Bereken de Economic Order Quantity (EOQ) om de orderhoeveelheid voor vaste hoeveelheid in te stellen. Deze wiskundige formule wordt gebruikt om het optimale voorraadniveau te bepalen. Het is een continue methode voor voorraadbeheer. U gebruikt het om de vaste hoeveelheid te bepalen die u moet bestellen telkens wanneer u een bestelling plaatst voor deze artikelen in uw inventaris. U zou het gebruiken met uw "A" categorie van inventaris items.^[10][11][12]
   • De formule voor EOQ is $\ displaystyle Q = \ sqrt 2AS / I$.
   • In de formule, Q = de hoeveelheid per bestelling, A = het jaarlijkse bedrag dat nodig is voor het artikel, S = de kosten per bestelling en I = de voorraadkosten per eenheid per jaar in dollars.
   • Stel dat je basketballs hebt verkocht. De kosten per bestelling zijn $ 400, de boekwaarde is $ 10 per stuk per jaar en je hebt een vraag van $ 20.000 basketballen per jaar.
   • $\ displaystyle Q = \ sqrt 2 * 20,000 * 400/10 = 1,265$
   • De optimale gemiddelde volgorde zou 1.265 basketballen moeten zijn. Als de jaarlijkse vraag 20.000 is, moet u 16 bestellingen in een jaar plaatsen ($\ displaystyle 20.000 / 1,265 = 15.8$).
5. 5 Beheer voorraadniveaus met een periodiek systeem. Dit betekent dat u items na een vaste tijdsperiode opnieuw ordent. Een bestelling wordt geplaatst voor een variabel bedrag nadat een vaste hoeveelheid tijd is verstreken. U plaatst bijvoorbeeld eenmaal per maand een bestelling voor een artikel en het bedrag varieert afhankelijk van hoeveel het artikel in de voorgaande maand is gebruikt. Deze methode werkt goed voor de items in uw "B" - en "C" -categorieën.U hoeft niet zo strikt te controleren hoeveel u bij de hand hebt en u kunt het risico van overbestelling accepteren door in bulk te bestellen.^[13]

Methode drie van drie:
Bijhouden van uw voorraad

1. 1 Regelmatige inventarisatie uitvoeren. Als onderdeel van uw boekhoudproces, moet u een jaarlijkse inventarisatie uitvoeren om de waarde van uw inventaris te bepalen. Dit betekent het maken van een lijst of inventaris van uw voorraad, waarbij u de locatie opmerkt en de waarde ervan noteert. Met hulpmiddelen zoals streepjescodes of radiofrequentie-identificatie (RFID) -tags kunt u uw voorraad bijhouden. U kunt de gegevens handmatig bijhouden door het personeel de voorraad fysiek te laten tellen of elektronisch met software voor voorraadbeheer.^[14]
2. 2 Zorg ervoor dat u het tellen van de cycli opneemt. Dit is een belangrijk onderdeel van het voorraadbeheer, dus u moet een schema voor het tellen van cycli ontwikkelen. Veel software voor inventarisbeheersoftware maakt het eenvoudig om per categorie of subcategorie te tellen, dus zorg ervoor dat je voorbereidt wat je van plan bent om elke keer te tellen. Elke keer dat u een aantal cycli uitvoert, moet u:
   • Sluit openstaande voorraadtransacties.
   • Berg al uw overstock, onderstock of backstock opnieuw op.
   • Account voor alle ontvangen inkooporders en inkomende overdrachten in uw systeem.
   • Alle items wegleggen.
   • Sluit en factureer alle voltooide klantbestellingen.
3. 3 Gebruik een handmatige methode. Handmatige systemen werken het beste voor kleine bedrijven met weinig voorraadartikelen. U kunt kiezen uit twee methoden voor handmatig voorraadbeheer. De eerste staat bekend als het two bin-voorraadbeheersysteem. Het tweede systeem omvat het maken van een beschrijvende index en het gebruik van voorraadbeheerkaarten.^[15]
   • Bepaal voor het systeem met twee bin nen een koopcyclus voor artikelen en de hoeveelheid die in elke cyclus is gekocht. Bureaus kunnen bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden wekelijks of maandelijks kopen. Koop om te beginnen genoeg van het artikel om de laatste twee koopcycli te voltooien. Verdeel de items in twee bundels. Wanneer de eerste bundel leeg is, is het tijd om genoeg te herordenen voor één koopcyclus van het artikel. Materialen uit de tweede bundel worden gebruikt terwijl de materialen opnieuw worden gerangschikt.
   • Maak voor het tweede systeem een ​​index met alle items in de inventaris en een kaartenbestand voor elk item. Noteer op elke kaart een objectbeschrijving. Wanneer een artikel wordt gekocht of opnieuw wordt besteld, registreert iemand het ontvangen bedrag, de eenheidsprijs en andere informatie zoals een bestelbeschrijving, een catalogusnummer of het serienummer.
4. 4 Gebruik computersoftware. Voorraadbeheersoftware houdt voorraadniveaus bij en registreert aankopen, leveringen en verkopen van artikelen in voorraad. Fabrieken kunnen het ook gebruiken om productiegerelateerde documenten te produceren, zoals werkorders en rekeningen of materialen. Het kan een EOQ-analyse van uw inventaris uitvoeren om u te helpen optimale voorraadniveaus bij de hand te houden.^[16]
   • De voordelen van het gebruik van voorraadbeheersoftware zijn lagere boekwaarde en bestelkosten, verhoogde efficiëntie van voorraadbeheer, betere organisatie en beveiliging en informatie over trends in de manier waarop materialen worden gebruikt.
   • De nadelen zijn dat de software duur kan zijn en dat het ingewikkeld kan zijn om te gebruiken.