Hoe u bedrijfsfinanciën beheert

Effectief en efficiënt financieel beheer is van cruciaal belang voor de groei en het succes van elk klein bedrijf. De eenvoudigste manier om dit te doen is om meteen een toegewijde accountant of boekhouder aan te nemen. Als u niet over de middelen beschikt om een ​​professional in te huren, maak dan gebruik van boekhoudkundige en andere financiële software om uw cashflow bij te houden en rapporten te genereren. Op die manier kunt u op uw winst blijven en snel handelen om verliezen te minimaliseren.^[1]

Methode één van de vier:
Betalingen doen en kosten betalen

1. 1 Maak een budget en bekijk het regelmatig. Een budget is essentieel als u wilt dat uw bedrijf winstgevend is. Sorteer de reguliere kosten van uw bedrijf om te bepalen hoeveel inkomsten uw bedrijf moet genereren.^[2]
   • Het maken van meerdere budgetten kan nuttig zijn. U kunt er bijvoorbeeld een maken met een absoluut minimum aan verkopen, zodat u weet hoe u het geld moet toewijzen wanneer er niet veel binnenkomt.
   • Gebruik uw budget om de groei van uw bedrijf te plannen, zoals het inhuren van een nieuwe medewerker of het uitbreiden van uw advertenties en marketing.
2. 2 Open een afzonderlijke zakelijke bankrekening. Zelfs als u uw bedrijf als eenmanszaak runt, wilt u uw bedrijfsfinanciën nog steeds gescheiden houden van uw persoonlijke financiën. Als u uw items samenvoegt, kan dit problemen veroorzaken als u wordt gecontroleerd of wordt vervolgd door een zakelijke crediteur.^[3]
   • Neem geen geld van uw zakelijke bankrekening om persoonlijke uitgaven te betalen. Als u geld nodig heeft van het bedrijf, label het dan op de juiste manier als een trek van het bedrijf en breng het geld eerst over naar uw persoonlijke bankrekening.
3. 3 Bepaal welke soorten betalingen u zult accepteren. Het hebben van een verscheidenheid aan betalingsopties is een gemak voor uw klanten. Elke betaalmethode heeft zijn eigen kosten en risico's waarmee u rekening wilt houden.^[4]
   • Contant geld is de eenvoudigste betaalmethode, maar brengt veiligheidsrisico's met zich mee. Als u geld wilt opnemen, een veilige kluis hebt en van plan bent om regelmatig bankdeposito's te storten.
   • Als u creditcards of betaalpassen wilt nemen, bekijkt u de verschillende services om erachter te komen welke het best past bij uw behoeften en uw algehele budget. Meestal moet u een abonnement betalen voor de service, plus een vergoeding per transactie. Mogelijk wilt u een minimumaankoopbedrag voor creditcards of bankpassen.
4. 4 Standaardiseer betalingsvoorwaarden. U moet een beleid hebben dat regels voor de betaling van uw producten of diensten vaststelt. Pas die regels toe op alle klanten in plaats van afzonderlijke betalingsvoorwaarden voor individuele klanten te creëren.^[5]
   • Universele betalingsvoorwaarden zullen uw boekhouding vergemakkelijken en uw incassoproces soepel laten verlopen. Als u dezelfde voorwaarden overal toepast, hoeft u zich ook geen zorgen te maken over het onthouden van de afspraken die u met elke individuele klant hebt gemaakt.

Methode twee van vier:
Tracking totale cashflow

1. 1 Kies uw boekhoudmethode. Om uw zakelijke financiën te beheren, moet u de contant- of boekhoudmethode op transactiebasis kiezen en deze consistent gebruiken. Met de cash-methode registreert u verkopen en uitgaven wanneer geld daadwerkelijk van eigenaar verandert. Voor de transactie-methode neemt u daarentegen verkoop en kosten op wanneer ze plaatsvinden, in plaats van wanneer geld van eigenaar wisselt.^[6]
   • Stel dat u een aannemer bent en u ontvangt een factuur. Als u de contant geldmethode zou gebruiken, zou u de uitgave in uw boeken opnemen wanneer u de factuur daadwerkelijk hebt betaald. Als u echter de methode op transactiebasis zou gebruiken, zou u deze opnemen op de dag dat u deze ontving, zelfs als u deze enkele dagen of weken niet had betaald.
   • Cash-accounting werkt beter als u een klein bedrijf hebt dat zich voornamelijk bezighoudt met transacties op het verkooppunt. Als u te maken krijgt met grotere contracten die niet in één keer worden betaald, is de opbouwmethode wellicht een betere optie voor u.
2. 2 Registreer alle verkopen en uitgaven. Stel een systeem in zodat alle verkopen en uitgaven op de dag van het verschijnen in de boeken worden gezet, volgens de boekhoudmethode die u hebt gekozen. Alleen het doen van de boeken op een maandelijkse of driemaandelijkse basis kan leiden tot fouten.^[7]
   • Als u een winkel heeft, kunt u een verkooppuntsysteem gebruiken om de verkopen bij te houden en rapporten te produceren die u eenvoudig kunt gebruiken om uw boeken elke dag te verzoenen.
   • Wanneer u werknemers of andere partners dingen voor het bedrijf koopt, moet u ervoor zorgen dat u die ontvangsten zo snel mogelijk ontvangt, zodat u uw boeken up-to-date kunt houden.
3. 3 Aankoop boekhoudsoftware. Er zijn een aantal boekhoudprogramma's, zoals QuickBooks, die u kunt aanschaffen en gebruiken om uw zakelijke financiën te beheren. De meeste van deze programma's zijn zo geregeld dat u een maandelijks abonnement betaalt om de service te gebruiken.^[8]
   • Wanneer u een abonnement gebruikt, een software-as-a-service platform, worden uw gegevens opgeslagen in de cloud, zodat u zich minder zorgen hoeft te maken over beveiliging of gegevensverlies.
   • Deze programma's kunnen worden gekoppeld aan uw zakelijke bankrekeningen, creditcards en andere systemen, zodat veel van de informatie automatisch in uw boeken wordt ingevoerd.
4. 4 Huur een boekhouder in als je hulp nodig hebt. Als u geen boekhoudkundige en boekhoudkundige opleiding en ervaring hebt, wilt u misschien iemand inhuren die dat wel doet. Vooral als u geld hebt geleend om uw bedrijf te starten, kan een professional u helpen om mogelijk dure fouten te voorkomen.^[9]
   • Neem contact op met de plaatselijke vergunningverlenende of regelgevende instantie om te zorgen dat alle financiële professionals die u wilt inhuren over alle noodzakelijke opleiding en certificeringen beschikken en dat hun licenties actief zijn en vrij zijn van disciplinaire maatregelen.
   • Als u het zich niet kunt veroorloven dat iemand fulltime voor uw bedrijf werkt, kunt u periodiek een accountant raadplegen of af en toe een boekhouder gebruiken om uw boeken te doorlopen en eventuele fouten te corrigeren.

Methode drie van vier:
Financiële rapporten genereren

1. 1 Download boekhoudsoftware om het maken van rapporten te vereenvoudigen. Wanneer u boekhoudsoftware gebruikt, hebt u ook de mogelijkheid om de financiële rapporten te genereren die u nodig hebt met één klik op de knop. De gemaakte rapporten zijn echter alleen zo goed als de informatie die u in de software hebt geplaatst.^[10]
   • Overloop uw verkopen en uitgaven voordat u uw eindrapporten genereert. Verzamel uw boeken met uw kassabonnen en bankafschriften om zeker te zijn dat de informatie correct is.
   • Als u tevreden bent met de informatie, klikt u door om uw rapporten te maken. U wordt meestal gevraagd om de datums in te voeren waarop u het rapport wilt laten afdrukken en de specifieke informatie die u wilt opnemen.
2. 2 Maak driemaandelijkse rapporten over winst en verlies (P & L). Uw P & L-rapporten behoren tot de belangrijkste hulpmiddelen voor het beoordelen en uitbreiden van uw bedrijf. Veel boekhoudprogramma's zullen deze rapporten voor u genereren als u de parameters van het gewenste rapport opgeeft.^[11]
   • Uw P & L begint met uw totale verkoop. Vervolgens trekt u die verkopen af ​​van de kosten van de producten of services die worden verkocht om uw bruto winst te krijgen.
   • Neem uw bruto winst en trek andere kosten, zoals huur of hulpprogramma's, van dat aantal af. U blijft voor de periode achter met uw nettowinst.
   • P & L-rapporten zijn vooral belangrijk als u verwacht dat u leningen voor kleine bedrijven of andere externe financiering nodig heeft.
3. 3 Bereid kwartaal financiële jaarrekeningen voor. Naast uw winst- en verliesrekening zijn er verschillende andere verklaringen, zoals uw kasstroomoverzicht en uw balans, die u helpen bepalen waar geld in en uit uw bedrijf stroomt.^[12]
   • Uw kasstroomoverzicht rapporteert de toename of afname van geldstromen naar uw bedrijf. U kunt snel zien hoeveel contant geld u bij de hand heeft en wat u ermee hebt gedaan, en ook waar dat geld vandaan kwam (of het nu om verkopen ging of om andere bronnen, zoals een lening).
   • De balans geeft een samenvatting van de activa en verplichtingen van uw bedrijf. Het is vooral handig als u een zakelijke creditcard hebt of als u een lening voor kleine bedrijven hebt afgesloten om de opstart van uw bedrijf te financieren.
4. 4 Update uw projecties op basis van uw werkelijke cashflow. Uw bedrijfsplan bevat waarschijnlijk een aantal jaren in de toekomst kasstroom- en winstprognoses. Terwijl u uw bedrijf bestuurt, moet u dit regelmatig controleren en controleren of deze projecties nog steeds kloppen gezien de daadwerkelijke prestaties van uw bedrijf.^[13]
   • Bekijk uw bedrijfsplan en update dit twee keer per jaar. U wilt het ook updaten wanneer u een lening voor kleine bedrijven aanvraagt ​​of voor investeerders zorgt, zodat zij de meest actuele informatie hebben om hun beslissing te nemen.
   • Afhankelijk van hoe uw werkelijke prestaties zich verhouden tot uw aanvankelijke verwachtingen, wilt u mogelijk ook enkele van uw bedrijfsdoelen en plannen voor groei of uitbreiding aanpassen.

Methode vier van vier:
Neerleggen van bedrijfsbelastingen

1. 1 Ontvang een apart btw-nummer voor uw bedrijf. Zelfs als u uw bedrijf als eenmanszaak leidt, zal een afzonderlijk btw-nummer voor uw bedrijf uw bedrijfs- en persoonlijke financiën apart houden.^[14]
   • Als u een Amerikaans bedrijf heeft, kunt u eenvoudig een werkgeversidentificatienummer (EIN) krijgen op de website van de IRS. Ga gewoon naar https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp en begin met uw aanvraag.
   • Raadpleeg in andere landen een belastingprofessional of bedrijfsadvocaat om te achterhalen wat u moet doen om uw bedrijf voor belastingdoeleinden correct te documenteren.
2. 2 Kies uw belastingjaar. Voor belastingdoeleinden kunt u het kalenderjaar gebruiken of elke periode van 12 maanden die op een specifieke datum begint. In de meeste gevallen is het het gemakkelijkst om het kalenderjaar te gebruiken. Wanneer u uw belastingjaar kiest, moet u het consistent gebruiken zolang u in het bedrijf blijft. Meestal kunt u dit later niet wijzigen.^[15]
   • De meeste bedrijven gebruiken het kalenderjaar als hun belastingjaar. Als u overweegt om een ​​andere periode van 12 maanden te gebruiken, kunt u het beste eerst een advocaat of belastingprofessional raadplegen.
3. 3 Bewaar de aftrekbare uitgaven. Wanneer u een eigen bedrijf heeft, kunt u veel van uw bedrijfsgerelateerde kosten aftrekken van uw belastingen. Deze aftrekkingen verlagen uw winst en verminderen de belastingplicht van uw bedrijf.^[16]
   • Over het algemeen is alles wat u koopt om zaken te doen ten minste gedeeltelijk aftrekbaar. De kosten moeten redelijk zijn. Als u ergens niet zeker van bent, slaat u de bonnen op en bespreekt u deze met een gekwalificeerde belastingdeskundige.
   • Kosten zoals huur en nutsvoorzieningen voor commerciële ruimte, computers en kantoorbenodigdheden zijn voorbeelden van zakelijke uitgaven die meestal aftrekbaar zijn.
4. 4 Gebruik afschrijvingen voor duurdere activa en armaturen. Als u iets koopt dat u in uw bedrijf wilt gebruiken en waarvan u verwacht dat het al vele jaren wordt gebruikt, kunt u meestal niet de volledige kosten in één keer aftrekken. Integendeel, u trekt een deel ervan af voor meerdere jaren.^[17]
   • Het bedrag en de duur dat u een afschrijving kunt claimen, is afhankelijk van hoe de kosten zijn ingedeeld en de duur van de gebruiksduur. Deze worden gedefinieerd door de overheid.
   • Als u een aanzienlijk aantal aankopen heeft waarvoor uw geld moet worden afgeschreven, is het een goed idee om een ​​belastingdeskundige uw belastingen te laten betalen, zodat u zeker weet dat u ze afschrijft op de juiste manier en de maximaal mogelijke aftrek krijgt.
5. 5 Controleer belasting- en licentieverplichtingen bij uw staat of lokale overheid. Ook staats- en lokale overheden mogen bedrijven belasten, of eisen dat u certificeringen of licenties behoudt als u uw bedrijf wilt exploiteren.^[18]
   • Uw lokale kleine bedrijfsvereniging of kamer van koophandel zal doorgaans informatie hebben over de licenties die vereist zijn om een ​​klein bedrijf in uw regio te exploiteren.
   • Ga naar de website van de belastingdienst in uw land of de lokale overheid om te weten te komen welke belastingen u als eigenaar van een bedrijf moet betalen.Als u bijvoorbeeld werknemers hebt, moet u meestal de werknemersverzekeringsverzekering betalen.
6. 6 Stel de juiste inhouding in voor alle werknemers. Als u vaste werknemers in dienst neemt en hen salaris of uurloon betaalt, moet u de federale belastingen en de sociale zekerheid inhouden op hun loonstrookjes. U moet mogelijk ook belastingen inhouden voor belastingen.^[19]
   • Veel kleine bedrijven contracteren met een salarisadministratie om te zorgen voor hun inhouding en de afgifte van loonstrookjes voor hen. Praat met ondernemers in uw regio om te weten te komen hoe zij omgaan met de salarisadministratie.
7. 7 Betaal driemaandelijkse geschatte belastingen. Als eigenaar van een bedrijf moet u doorgaans op kwartaalbasis belasting betalen en vervolgens afstemmen op de belastingaangifte aan het einde van het jaar. Uw staat heeft mogelijk ook de belastingvereisten geschat.^[20]
   • Afhankelijk van de aard van uw bedrijf, moet u mogelijk ook staats- of lokale btw betalen voor alle aankopen.
8. 8 Gebruik een belastingvoorbereidingsservice om het proces te vereenvoudigen. Veel bedrijven die boekhouddiensten aanbieden, hebben ook fiscale voorbereidingsdiensten. Het samenvoegen van de rekeningen kan u veel gedoe besparen, omdat zij uw aftrekposten automatisch zullen indelen en de driemaandelijkse belastingbetalingen voor u zullen inschatten.^[21]
   • Net als bij boekhouddiensten zijn de belastingvoorbereidingsservices alleen zo goed als de informatie die u erin plaatst. Als u niet zeker weet of iets in aanmerking komt als aftrek, neem dan contact op met een gekwalificeerde belastingdeskundige.