Hoe een klant factureren (met voorbeeldfacturen)

Wilt u een factuur maken, maar weet u niet zeker hoe u dit moet doen? Het verzenden van goede facturen kan betekenen dat uw bedrijf wordt betaald door meer klanten, dus facturering is erg belangrijk voor kleine bedrijven of mensen die services aanbieden. Maak een professionele factuur om vorderingen te verbeteren.

Deel een van de drie:
Een formulier voor een grondige factuur maken

1 Zorg dat het er professioneel uitziet. Wanneer u een klant een factuur stuurt, is het belangrijk dat u belangrijke stukjes informatie opneemt, in plaats van alleen het bedrag dat op een vel papier is verschuldigd, te krabbelen.
- Gebruik het woord 'factuur'. Veronderstel niet dat de klant weet dat de factuur een factuur is als u dat woord niet gebruikt.^[1]
- Geef de factuur een nummer. U wilt de factuur volgen. Om dit eenvoudiger te doen, moet u een uniek identificatienummer op de factuur vermelden.^[2]
- Sommige bedrijven voegen gewoonlijk een btw-identificatienummer (een TIN) toe aan facturen. Neem contact op met een accountant of je er een hebt of dat je dat moet doen. Non-profitorganisaties en organisaties voor kinderopvang zijn bijvoorbeeld enkele organisaties die gewoonlijk belastingidentificatienummers op facturen vermelden.
2 Nummer de factuur. Door de facturen die u verzendt te nummeren, kunt u ze beter volgen, vooral omdat u een kopie van elke factuur moet bewaren.
- Op deze manier moeten de facturen op volgorde van nummer zijn op basis van de datum waarop ze zijn verzonden. U kunt facturen kopen die al zijn genummerd, software gebruiken die ze voor u maakt of uw eigen facturen maken en nummeren.
- Vermeld het inkoopnummer dat overeenkomt met de factuur als deze er is. Dit zal u helpen bij het gebruik van betere boekhoudmethoden bij uw bedrijf.
- Pas de factuur aan door aan de voorkant te vragen of klanten speciale informatie nodig hebben, zoals een werkgeversidentificatienummer of een inkooporder. Vraag aan wie de factuur moet worden gericht als u met een klant te maken hebt.
3 Datum van de factuur. Als u tijdig wilt worden betaald, moet u de factuur dateren, maar ook de betalingsvoorwaarden die u van de klant verwacht. Deze voorwaarden moeten ook worden gespecificeerd op het moment van aankoop.
- De factuur moet bijvoorbeeld de datum dragen waarop de factuur zelf is uitgegeven en de datum van aankoop van de goederen of diensten.
- Vermeld bij het noteren van de betalingsvoorwaarden aan de consument hoe snel de klant verwacht wordt te betalen. Misschien is de betaling bijvoorbeeld binnen 30 dagen verschuldigd.
- Sommige bedrijven kiezen ervoor om kortingen te bieden. Als u dat doet, moet u ze ook duidelijk op de factuur vermelden. U kunt bijvoorbeeld een korting van 1 procent aanbieden als de klant de factuur binnen 30 dagen betaalt.
4 Bewaar een kopie van alle facturen. Kleine bedrijven moeten records bijhouden van alle facturen die gedurende ten minste zes jaar zijn verzonden. Dit is belangrijk voor belastingdoeleinden en gewoon een goede bedrijfsadministratie.
- Een accountant kan u helpen de regels en voorschriften voor het bijhouden van gegevens te bepalen.
- Het is mogelijk om elektronische records bij te houden. Als u dit echter doet, bewaart u een back-upkopie. Plaats direct kassabonnen, zodat u kunt volgen met nog openstaande rekeningen, die klanten wat geld hebben verzonden en die helemaal niets verzenden.
- Gefactureerde betalingen zijn in essentie het verstrekken van krediet aan een klant en de wet beschouwt dit als een ongedekte lening, wat betekent dat het niet door onderpand is gedekt, waardoor het moeilijker is om het geld van een klant terug te vorderen als ze niet het geld hebben om te betalen.^[3]
5 Houd facturen tot een minimum beperkt. In het begin kan er voor een klein bedrijf minder foutenmarge zijn als het gaat om omzet, dus elke betaling kan ertoe doen.
- Probeer bij het begin de facturering tot een minimum te beperken en ontvang waar mogelijk contant geld in contanten.
- Voor veel kleine bedrijven is het niet ongebruikelijk dat een derde van uw vorderingen delinquent is.^[4]
- Overweeg of het de moeite waard is om diensten aan te bieden voor een vooraf vast bedrag in plaats van een duurder uurtarief, omdat je misschien niet kunt terugvorderen wat je verschuldigd bent aan het laatste.
6 Gebruik een elektronische factureringsservice. Dergelijke services kunnen, hoewel ze geld kosten, u helpen uw facturen te volgen en te ordenen en ze professioneler te laten lijken.^[5]
- Met sommige services kunt u bijvoorbeeld facturen per e-mail maken en verzenden. U kunt zien welke facturen zijn betaald en herinneringen sturen aan degenen die dat niet zijn. Er zijn ook apps die facturen per telefoon versturen.^[6]
- Sommige van de services bevatten een volledige geschiedenis van het account van de klant. Dit kan u helpen klanten bij te houden, evenals betalingen.
- Bij sommige diensten kunt u uw bedrijfslogo aan de factuur toevoegen en hoeft u alleen maar online vakjes in te vullen om het bedrag bij te werken. Er zijn veel van deze diensten die via internet worden aangeboden.

Tweede deel van de drie:
Inclusief de juiste inhoud

1 Beschrijf de dienst duidelijk. U moet expliciet aangeven welke dienst voor het gevraagde geld op de factuur zelf is geleverd. Wees specifiek, niet vaag.
- Een goede factuur moet het heel duidelijk maken wat de klant heeft besteld. Vermeld eventuele extra kosten, zoals belasting, administratiekosten of andere add-ons. Onderaan de factuur geeft u het totale verschuldigde bedrag weer.
- Naast een gedetailleerde beschrijving van de kosten van de klant, moet u de hoeveelheid gekochte goederen of services opnemen. In sommige gevallen kan dit uren worden gefactureerd.
- Neem de prijs per eenheid op, naast de totale prijs. Soms betalen klanten een vast bedrag voor vele uren of eenheden, en soms kopen ze slechts één eenheid van iets.
2 Vermeld uw contactgegevens. Een van de belangrijkste stukjes informatie die u op een factuur moet vermelden, is hoe u contact kunt opnemen met uw bedrijf en waar de klant het geld naartoe moet sturen.
- Ga er niet vanuit dat de klant weet waarvoor de factuur is.Zorg ervoor dat de naam van uw bedrijf duidelijk is, evenals uw adres en telefoonnummer. De klant kan het bedrijf bellen met vragen over de factuur, dus neem indien mogelijk ook een klantenservicenummer op.
- Neem de informatie van de klant op. Het is erg belangrijk om expliciet duidelijk te maken wie de goederen en diensten heeft gekocht en wordt verzocht om te betalen. Zorg er dus voor dat u ook de informatie van de klant opneemt en goede informatie van de klant ontvangt aan de voorkant, zodat u het niet hoeft op te zoeken.
- Het kan ook een goed idee zijn om de bestelling te legitimeren door de naam op te nemen van de individuele contactpersoon die de bestelling daadwerkelijk heeft geplaatst of toestemming heeft gegeven voor de aankoop in het geval u met een bedrijf te maken hebt. U kunt ook de naam van de contactpersoon toevoegen aan uw bedrijf die de bestelling heeft geplaatst.
3 Overweeg een persoonlijke notitie toe te voegen. Uiteindelijk wilt u dat de klant terugkomt om meer goederen en diensten te kopen, dus u kunt overwegen de factuur te personaliseren.
- Sommige bedrijven voegen berichtenvakken toe aan hun facturen waar ze klanten kunnen bedanken voor hun steun. Eén studie toonde aan dat het toevoegen van "alsjeblieft" of "dank u" aan een factuur de kans verhoogt dat het met 5 procent wordt betaald.^[7]
- Een simpel bedankje voor uw bedrijf of we waarderen de mogelijkheid om u te helpen bij het bouwen van een sterke band met klanten.
- Soms gebruiken bedrijven een vak voor een factuurbericht om belangrijke informatie over het account van een klant te noteren of om promotiegegevens op te nemen.
4 Stel het tijdsbestek voor betaling op de factuur in. Neem dit bij voorkeur op in vetgedrukte letters of offset letters zodat het moeilijk te missen is. Meestal zijn betaalvensters 30, 60 of 90 dagen.
- Maak duidelijk hoe de klant de betaling moet doen, waarheen hij het moet verzenden en naar wie de klant het moet verzenden. U wilt alle details opnemen die een klant zou gebruiken als excuus om niet te betalen.
- Probeer te voorkomen dat de woorden 'bij ontvangst' worden gebruikt bij het aanvragen van betaling binnen een bepaald tijdsbestek. Sommige klanten kunnen beweren dat ze de factuur niet hebben ontvangen. Geef de datum op waarop de goederen of services zijn geleverd. Voer de factuurdatum in met de datum waarop deze is verzonden.
- Voeg iets toe als "betaling binnen 30 dagen". Ga akkoord met de betalingsvoorwaarden op de voorkant voordat u het product of de service levert.

Derde deel van de drie:
De kans vergroten dat klanten de factuur betalen

1 Overweeg elektronische levering. Het is tegenwoordig mogelijk om facturen elektronisch en op papier af te leveren. Sommige klanten geven er de voorkeur aan en dit kan leiden tot meer betalingen.
- Sommige onderzoeken hebben aangetoond dat bedrijven hun betalingen sneller ontvangen als ze online facturen verzenden. Elektronische betalingen kunnen u ook geld besparen door de papierkosten te verminderen en ze helpen fraude te elimineren die kan worden geassocieerd met papieren cheques.
- Sommige bedrijven laten klanten kiezen. Elektronische betalingen werken niet voor sommige klanten, zoals mensen met een slecht gezichtsvermogen of die niet weten hoe ze computers moeten gebruiken, dus geef klanten opties.
- Elektronische betalingen zijn ook handig voor sommige klanten, die misschien niet de tijd hebben om postzegels te kopen, naar het postkantoor gaan of anderszins omgaan met papieren facturen. Het is ook moeilijker voor hen om te beweren dat ze nooit de factuur hebben ontvangen.
2 Overweeg te late vergoedingen of rente in rekening te brengen. Als u dit nog niet doet, kunt u klanten onder andere dwingen om te betalen door rente in rekening te brengen voor te late betalingen of om late kosten in rekening te brengen.
- Klanten kunnen prioriteit geven aan de facturen die rente in rekening brengen en late vergoedingen boven de facturen die dat niet doen, waarbij uw factuur naar de top van hun betalingsstapel wordt verzonden.
- Wees uiterst duidelijk op de factuur (en aan de voorkant op het moment van aankoop) hoeveel u in rekening wilt brengen in rente of in late vergoedingen en wanneer.
- U kunt de klant bijvoorbeeld laten weten dat hij of zij 2 procent rentekosten per maand moet betalen voor te late betalingen. Neem contact op met de wet- en regelgeving in uw regio over het berekenen van rente.
3 Bied prikkels. Het is mogelijk om klanten te motiveren om hun facturen te betalen door negatieve versterking te gebruiken (zoals rentekosten of te late vergoedingen), maar het is ook mogelijk om hen aan te moedigen dit te doen door positieve bekrachtiging te gebruiken.
- De factuur kan bijvoorbeeld een korting van 1 of 2 procent op de algehele betaling bevatten als de klant vervroegd betaalt (geef het tijdsbestek heel duidelijk op). Bied zaken als cadeaubonnen, merchandise, credits of toekomstige kortingen op producten aan als de klant binnen een bepaald tijdsbestek betaalt.
- Positieve prikkels helpen bij het opbouwen van merkentrouw en positieve gevoelens bij klanten. Houd er rekening mee dat niemand graag een factuur per post ontvangt en dat u uiteindelijk wilt dat de klant weer bij u koopt.
- Soms bieden bedrijven klanten vroege settlements om voor het bedrag te zorgen omdat het beter kan dan niets te krijgen. Zorg ervoor dat de klant de factuur daadwerkelijk heeft ontvangen door het adres van de klant te controleren.
4 Bepaal het risico van niet-betaling van de klant. Voordat u goederen en services aan een klant vooraf verstrekt, moet u bepalen of de klant waarschijnlijk zal betalen.
- Vraag geld van mensen die het risico lopen dat ze niet worden betaald. Enkele factoren om te overwegen zijn of de klant een oud patroon heeft van het tijdig betalen van facturen.
- Hoe groot is de klant? Dit kan in beide richtingen werken. Als het bedrijf waar je mee te maken hebt erg groot is, is het waarschijnlijker dat ze de rekeningen betalen. Het risico van verlies voor u is echter groter als het bedrijf niet betaalt.
- Bepaal hoeveel risico u kunt nemen en of u in een positie bent om te gokken op een risicovollere klant. Overweeg of u de klant op lange termijn cultiveert of dat dit waarschijnlijk een eenmalige verkoop is.