Hoe een succesvolle zakelijke conferentie te organiseren

Het hosten van een belangrijke zakelijke conferentie kan een stressvolle ervaring zijn! Maar het kan ook energiek zijn en een uitstekende manier om je carrière vooruit te helpen. Het goede nieuws is dat bijna iedereen kan leren hoe een succesvolle conferentie te organiseren. Hoewel er een lange lijst is met details en voorbereidingen om te maken, is de planning van de conferentie de grootste factor bij het bepalen van het succes of falen ervan.

Deel een van de vier:
Eerste voorbereidingen treffen

1. 1 Identificeer het publiek. U moet een duidelijk idee hebben van wie u naar uw conferentie wilt gaan voordat u begint met het plannen ervan. Als het een te beperkt publiek is, vindt u geen markt voor de conferentie. Als het te breed is, loop je het risico van een neutraal thema dat het belang van je aanwezigen niet kan behouden. Denk aan de demografische kwaliteiten van uw deelnemers, zoals leeftijd, inkomensniveau en locatie. Zullen de deelnemers van dezelfde organisatie of branche zijn? Zullen zij leidinggevenden, middenkader, werknemers of een mix zijn? Je kunt geen goede plannen maken als je niet weet wie je aanspreekt of hoopt aan te trekken.
2. 2 Bepaal het formaat van uw conferentie. Nadat u weet voor wie u uw conferentie plant, moet u erachter komen hoe de conferentie zal worden opgezet. Gaat het in de eerste plaats om presentaties, panels, interactieve presentaties of een mix daarvan? Bedenk hoeveel sprekers of presentatoren je hebt en hoe lang presentaties zullen zijn. Deze beslissingen moeten worden afgestemd op het onderwerp en op uw publiek.
3. 3 Overweeg het thema. Het thema zal de rest beïnvloeden, dus u wilt dit probleem eerst oplossen.^[1][2] Uw thema moet het doel van de conferentie weergeven. Hierdoor weten aanwezigen precies wat ze daar zullen horen, zien en doen. Vraag jezelf:
   • Waarom zouden ze willen komen? Conferenties zijn tijdrovend en duur voor zowel deelnemers als hosts. Er moet iets zijn dat je op je conferentie aanbiedt dat niemand ergens anders kan komen.
   • Maak uw thema zo specifiek mogelijk. Het thema kan onderwerpgericht zijn of gericht op een demografisch doelwit. Zo is de 'Aziatisch-Amerikaanse wetshandhavingsfunctionarissen' conferentie 'een demografisch doelwit, terwijl' Marketingmanuscripten aan onafhankelijke uitgevers 'een onderwerpsgericht thema is.
   • Voor een ander voorbeeld vertelt het thema "Awakening the Autism Entrepreneur Workshop" een potentiële deelnemer alles wat hij moet weten over de conferentie.
4. 4 Bepaal de reikwijdte van de conferentie. De reikwijdte van uw conferentie bepaalt uw logistieke zorgen, uw sprekerskeuze en zelfs de locatie. Wees realistisch over de scope. U wilt dat het zo smal mogelijk is terwijl u nog steeds een robuuste markt heeft.
   • Denk aan de locatie van de doelgroep. Als je een mogelijke markt van 1000 hebt, maar ze zijn verspreid over drie continenten, zul je moeite hebben om deelnemers te krijgen.
   • Hoeveel zou je willen bijwonen? Als dit uw eerste conferentie is, probeer dan niet om een ​​conferentie te plannen die groter is dan 300 - 400 personen. De leercurve is te steil.
   • Overweeg de geografische locatie van de waarschijnlijke deelnemers. Zijn ze lokaal, regionaal of nationaal? Overweeg en plan mogelijke transporttypen die door deelnemers worden gebruikt.
   • Is conferentie één sessie, meerdere sessies op één dag of meerdere dagen met overnachtingen?
5. 5 Maak een projectteam. Tenzij het evenement lokaal is en beperkt is tot een paar deelnemers, heeft de persoon in verandering hulp nodig. Bouw een projectteam met ten minste één lid toegewezen aan elk gebied van de conferentieplanning. De aandachtspunten zijn de agenda, sprekers, logistiek, budgetten, accommodaties, verfrissingen, marketing en public relations. Er kan ook een ander specifiek gebied zijn voor uw conferentie.
   • Hoewel sommige items kunnen worden gecombineerd, bestaat een planningsteam gewoonlijk uit drie tot vijf personen met extra personeel zoals vereist door de reikwijdte van de conferentie.
6. 6 Ontwikkel een budget. Ontwikkel een budget en houd u eraan. Bepaal of het doel is om een ​​break-even te maken of winst te maken, en vervolgens of er een specifiek omzetdoel is. Neem elementen van kosten en opbrengsten op (presentiegebeurtenissen, acceptatiegaranties, enz.) Waarbij een specifieke persoon in uw projectteam verantwoordelijk is voor inkoop en contractering om verwarring te voorkomen. U moet verschillende factoren overwegen, waaronder:
   • Verkopers, zoals AV-providers, hotels / congrescentra, cateraars, congresbureaus, transportbedrijven en reisbureaus. Ontvang offertes van verkopers schriftelijk.^[3]
   • Kosten van sprekers, inclusief kosten en uitgaven.
   • Kosten voor marketing en website-ontwikkeling.^[4]
   • Kosten voor evenementplanners.^[5]

Deel twee van vier:
Voorbereiding op het evenement

1. 1 Bevestig de verantwoordelijkheid en het gezag van het teamlid. Individuen in uw projectteam moeten verantwoordelijk zijn voor specifieke onderdelen van uw conferentievoorbereidingen. Maak kennis om duidelijk te maken waarvoor elk lid verantwoordelijk is en welke bevoegdheden zij hebben (uitgaven, besluitvorming, enz.). Zorg ervoor eventuele overlappingen in verantwoordelijkheid aan te pakken, zodat u uw projectteam aan hun voorbereidingen kunt overlaten. Geef hen een eenvoudige manier om contact met u op te nemen voor meer informatie over eventuele andere problemen die zij ondervinden.
2. 2 Ontwikkel een projectplan. Uw projectplan schetst de voorbereidingen, uitvoering en follow-up van de conferentie. Voeg planningen toe voor vergaderingen en richtlijnen voor communicatie tussen projectteamleden, zowel tijdens de voorbereidingen als erna. Stel vervolgens deadlines in voor de voorbereiding van de conferentie, bijvoorbeeld wanneer u sponsors of sprekers wilt vergrendelen. Stel tot slot een voorbereidend schema op voor het evenement zelf met datums en geplande evenementen.
   • De omvang van uw plan hangt af van de reikwijdte van uw conferentie.Een klein, kort bedrijfsevent en multi-meeting, meerdaags commercieel evenement vereist verschillende hoeveelheden planning.
3. 3 Bereid een conferentieagenda voor. Het laatste deel van je projectplan is de agenda van de conferentie. Dit is in feite het menu van het evenement, inclusief de who, wat en waar voor elk aspect van de conferentie. Wanneer u het maakt, moet u elk segment van de conferentie, de duur van de speeches, de rustperioden ertussen, de break-outsessies en de mogelijkheid van meerdere gelijktijdige sessies overwegen. Dit moet ook omvatten verfrissingen of maaltijden die aan de aanwezigen worden geserveerd en wanneer deze worden geserveerd.
4. 4 Vraag sponsors van evenementen. Als u een sponsor voor uw conferentie kunt vinden, kunt u het zich veroorloven om ticketprijzen op een niveau in te stellen waarmee u gewoon kunt doorbreken. Op die manier kunt u profiteren van de sponsoring.^[6][7]
   • Zoek relevante sponsors voor uw conferentie. Kijk binnen dezelfde branche of voor een bedrijf dat het publiek dient dat uw conferentie bijwoont.
   • Benader meerdere sponsors. Veel sponsors zijn bereid om te betalen om hun boodschap voor een gericht publiek te krijgen, en alle conferenties zijn gericht op specifieke segmenten van de bevolking.
   • Schrijf een sponsorprospectus met informatie over verwachte aanwezigheid en kaartverkoop, demografische gegevens van de deelnemers en de referenties van uw bedrijf. Piep deze details aantrekkelijk in, met kleurcodes, grafieken en foto's.
   • Zorg ervoor dat u ook de voorwaarden uiteenzet van wat de sponsor zal bieden, waaronder mogelijk financiering, acceptatie of het vragen van deelnemers aan de conferentie.
5. 5 Bepaal de deelnemersrechten. U wilt dat uw ticketprijs hoog genoeg is om geld te verdienen (of op zijn minst break even), maar laag genoeg om mensen te verleiden om te komen. Houd rekening met de verversingskosten bij het bepalen van uw deelnemerskosten. Je moet ook nadenken over het instellen van vroege vogels en late aankomst tarieven ook.
   • De kosten moeten in overeenstemming zijn met het doel en de waarschijnlijke deelnemers. Een interne conferentie heeft meestal geen kosten, omdat de kosten worden betaald door het bedrijf.
   • Een liefdadigheidsevenement kan grote vergoedingen voor belastingaftrek of een klein bedrag hebben om de aanwezigheid te vergroten en de boodschap te verspreiden.
   • Als u net een kleine conferentie begint, kunt u er niet op rekenen dat werkgevers de kosten betalen, dus houd daar rekening mee.
   • Onderzoeksnormen voor de industrie om meer te leren over de kosten van soortgelijke conferenties.
   • Het ontwikkelen van een eerlijk maar streng annuleringsbeleid kan ervoor zorgen dat gasten die zich hebben opgegeven om te verschijnen, doorgaan.^[8]
   • Maak een deel van de ticketprijs niet-restitueerbaar. Of je het nu een aanbetaling of annuleringskosten noemt, het helpt mensen die zeggen dat ze zullen gaan wonen, daadwerkelijk bij te wonen. Zorg ervoor dat u zeer opvallend opmerkt - u wilt niet dat een wrede canceller u slechte mond-tot-mondreclame geeft.
6. 6 Vind sprekers. De sprekers op een conferentie zijn, samen met de locatie, de grootste trekking. In termen van aanwezigheid kunnen ze het succes van de conferentie maken of breken. Mensen komen immers niet voor de catering. Houd bij het kiezen van luidsprekers rekening met het aantal sprekers, panelleden of gastheren dat nodig is voor een conferentie. Denk na over wat voor soort referenties u zoekt, samen met of u wilt dat ze intern of extern zijn in uw bedrijf of branche.
   • Er zijn tientallen, zo niet honderden diensten die conferentieluidsprekers voor een vergoeding zullen vinden, en zelfs een paar die sprekers zonder kosten voor de conferentiehouder zullen vinden. Speakermatch is een van de gratis services en het werkt als een kruising tussen een matchmaking-service en cars.com. U kunt zoeken op prijs, plaats of onderwerp. De sprekers stellen hun eigen tarieven vast, en sommige spreken zelfs helemaal zonder kosten.
   • Er zijn verschillende andere manieren om sprekers te vinden. Bekijk youtube.com-video's of vraag en beantwoord sites zoals Quora over het onderwerp waar je naar op zoek bent, houd audities, maak een adviesraad of kijk gewoon naar sprekers op evenementen in jouw branche.^[9]
   • Maak een contract met de spreker, niets van hun betalingsverplichtingsvereisten (indien van toepassing), aanbetaling, annuleringsvoorwaarden en een limiet voor vergoede kosten.
   • Als u geen sprekers kunt betalen (maar u wilt een spreker die om betaling vraagt), stel dan een overeenkomst voor het delen van inkomsten voor. Als je winst maakt, krijgen ze er een deel van.^[10]
   • Denk aan de logistiek voor sprekers, inclusief transport, hotel, maaltijden, AV-arrangementen en deelname aan evenementen naast hun speech, evenals hun potentiële deelname aan de promotie van het evenement.
7. 7 Zoek een locatie. Naast de spreker is dit het belangrijkste aspect van het trekken van aanwezigen. Veel mensen proberen naar conferenties te gaan omdat ze zich in een leuke of interessante omgeving bevinden. Denk eerst aan bedrijfsmiddelen, vooral voor bedrijfsspecifieke evenementen. De gekozen locatie moet handig zijn voor de meeste deelnemers, afhankelijk van de waarschijnlijke reiswijze.
   • Ontdek de stad meteen. Houd rekening met het beoogde publiek en de reikwijdte van de conferentie. Een conferentie met een nationale loting of een rijker publiek kan zich meer exotische locaties veroorloven. Regionale conferenties moeten meer bescheiden locaties kiezen.
   • Spijker een specifieke locatie na het ontwikkelen van een budget en vond een aantal goede sprekers. De faciliteiten zelf zijn waarschijnlijk de belangrijkste factor bij het kiezen van een locatie. Je zult iets groots genoeg willen hebben om het publiek vast te houden, met voldoende ruimte om break-out groepen aan te kunnen. Hotels, congrescentra, universitaire voorzieningen en receptiezalen zijn de meest waarschijnlijke verdachten. Een onafhankelijke receptie op een andere locatie kan uw conferentie echt uit elkaar halen.^[11]
   • Houd rekening met gemak en reistijd bij het selecteren van een locatie.Je wilt niet dat de locatie te ver verwijderd is van de luchthaven of in een deel van de stad dat moeilijk te voet te navigeren is, omdat veel deelnemers geen auto willen huren.^[12]
   • Overweeg parkeer- en nevenevenementen, vooral als deelnemers 's nachts buiten de stad reizen.
   • Naast de evenementenlocatie, moet je een goede bar in de buurt (of drie) vinden waar mensen stoom af kunnen blazen, leuke restaurants waar je belangrijke gasten kunt ontvangen en accommodatie waar je de speakers gaat opbergen.^[13]
8. 8 Ontwikkel een marketingplan. Dit omvat alle inspanningen om deelnemers aan te trekken, waaronder formele en online uitnodigingen, webpagina's, advertenties in kranten en op radio en gastinterviews. Neem een ​​social media-abonnement op met Facebook-, LinkedIn- en Twitter-berichten en gastblogs.^[14][15]
   • Streef er naar om leveranciers ten minste een maand vóór de eigenlijke conferentie te boeken.
   • Als dit uw eerste conferentie is, begint u uw marketingcampagne vroeg. Een opwindende marketingcampagne kan een duidelijke buzz rond de conferentie creëren, waardoor de opkomst wordt verhoogd.
   • Markt voor soortgelijke groepen op vergelijkbare conferenties. Net zoals sponsors betalen om hun boodschap voor doelgroepen te krijgen, overweeg om een ​​deel van uw budget te verdelen over adverteren op andere conferenties.
   • Zie voor meer informatie over het promoten van een conferentie.
9. 9 Stel registratieprocedures in. Uw registratieprocedures moeten duidelijk aangeven hoe en wanneer potentiële deelnemers zich kunnen registreren en betalen om de conferentie bij te wonen. Als u online registratie aanbiedt, moet u een website opzetten om registranten en hun presentiegelden te ontvangen. Als de registratie op een andere manier wordt gedaan, moet u het proces voor de ontvangst en verwerking ervan beschrijven.
   • U kunt ook toestaan ​​dat er vergoedingen worden verzameld op de conferentie.
   • Maak een plan om presentieleden te sturen naar aanwezigen via e-mail of per e-mail.
   • Vraag registranten hoe ze de conferentie hebben geleerd. Het antwoord op deze vraag helpt u bepalen waar u uw marketingbudget in de toekomst kunt besteden.
10. 10 Maak ondersteuningsmateriaal. De ondersteuningsmaterialen zijn de ogenschijnlijk kleine details die in werkelijkheid van vitaal belang zijn voor een soepel verloop van uw vergadering.^[16] Deze omvatten:
    • Registratie- en feedbackformulieren die gemakkelijk kunnen worden aangemaakt in een tekstverwerkingsprogramma.
    • Lanyards en naamplaatjes, die kunnen worden gekocht bij winkels voor kantoorbenodigdheden, drukkerijen en zeefdrukkers.
    • Alle luidsprekervereisten zoals uiteengezet in uw contracten met hen.
    • Zitschema's voor gereserveerde zitplaatsen.
    • Hand-outs, kaarten en bezoekershandleidingen, die in eigen beheer of via een grafisch ontwerper kunnen worden gemaakt en afgedrukt in een kantoorwinkel of een lokale drukkerij.
    • Signage, die binnenshuis of via een grafisch ontwerper kan worden ontworpen, en kan worden afgedrukt bij drukkerijen.
    • Sponsoritems, te verkrijgen bij sponsors.

Deel drie van vier:
Het evenement uitvoeren

1. 1 Ontwikkel een staf. Een goed personeel is van cruciaal belang voor het uitvoeren van een succesvolle conferentie.^[17] Je hebt mensen nodig om verschillende rollen te vervullen, waaronder:
   • Een floormanager.^[18] Dit is je rechterhand, de persoon die ervoor zorgt dat alle evenementen op tijd worden uitgevoerd. Wanneer het onverwachte zich voordoet, moet u erop kunnen vertrouwen dat uw floormanager goede spor-of-the-moment beslissingen neemt zonder nauw toezicht.^[19]
   • Een Wi-Fi-manager.^[20] Dit is precies hoe het klinkt. Weinig dingen zullen deelnemers aan de conferentie en sprekers sneller woedend maken dan een vlekkerige wifi-situatie. Tenzij uw conferentie kleiner is dan 100 personen, zou de Wi-Fi-manager niets anders moeten doen.
   • Een persoon op sociale media, die een stroom tweets, statusupdates en berichten bijhoudt gedurende de duur van de conferentie.^[21]
   • Een deurmens.^[22] Dit kan dezelfde persoon zijn die zich op een kleinere conferentie registreert. Op een grotere conferentie moet het waarschijnlijk worden aangeduid als individu die toezicht houdt op de registrars.
   • Lopers en MC's. Een vuistregel is één runner per 100 stoelen en één MC per kamer.^[23]
   • Ofwel de dag van de conferentie of de dag voorafgaand aan de conferentie, benoemt een hoofd vrijwilliger met goede organisatorische en menselijke vaardigheden om te helpen met onverwachte problemen.^[24]
2. 2 Bevestig de verantwoordelijkheid en communicatie van teamleden. Zorg ervoor dat al uw teamleden op dezelfde pagina staan ​​en voorbereid zijn op de conferentie. Overweeg individuele verantwoordelijkheden voor teamleden. Controleer of de communicatiekanalen klaar en in gebruik zijn. Deze vergadering moet de avond voor of de ochtend voorafgaand aan het evenement plaatsvinden tijdens een vergadering.
   • Verwacht om bezig te blijven. Zorg ervoor dat u uw mobiele telefoon ingeschakeld en opgeladen houdt, omdat u waarschijnlijk de ontvanger bent van veelvuldig bellen, sms'en en e-mails ontvangen. Je werkt minimaal 10-12 uur per dag gedurende de hele conferentie.
3. 3 Stel kamers en zitplaatsen in. Overweeg de juiste stoelindeling voor het type evenement. U hebt bijvoorbeeld zitplaatsen in publieksstijl, een U-vormig zitplan of een staande menigte, afhankelijk van het type evenement. Stel pauzeruimtes en eetruimtes in voor de door u beoogde doeleinden. Zorg ervoor dat er voldoende ruimte is in en tussen de kamers zodat uw publiek kan rondlopen.
4. 4 Test uw AV-apparatuur. Zorg dat alles werkt door presentaties op apparatuur te controleren. Los eventuele problemen op die u tegenkomt of laat iemand die technisch beter is het voor u doen. Wanneer u dit hebt gedaan, maakt u een back-upplan in het geval van uitval van apparatuur.
5. 5 Coördineer de activiteiten van de cateraar. Werk samen met uw cateraar (s) om hun schema en verantwoordelijkheden te regelen. Deze kunnen bestaan ​​uit het opzetten van eet- en eetruimtes en het opruimen, met name als er tijdens de maaltijd een spreker aanwezig is.
6. 6 Zorg voor beveiliging. Werk samen met uw beveiligingsteam om ervoor te zorgen dat uw ruimte voldoende wordt beschermd en voorbereid op noodsituaties.Zorg dat de beveiliging aanwezig is voor onroerend goed, deelnemers en contanten (als er kosten aan de deur worden aangerekend). Overweeg potentiële demonstranten of demonstraties en maak plannen om de veiligheid van de aanwezigen te waarborgen. Zorg dat medisch personeel stand-by staat in geval van een medisch noodgeval.
7. 7 Loop naar de locatie. Net voordat de conferentie begint, loop je door de locatie en zorg je ervoor dat alle beloofde accessoires en voorzieningen in orde zijn.^[25]
   • Neem uw personeel mee naar de walkthrough. Ze zullen kritisch zijn in het succesvol uitvoeren van het plan.
8. 8 Maak je luidsprekers blij. Gelukkige, goed uitgeruste presentatoren geven goede presentaties die uw gasten het gevoel geven dat ze de waarde van hun geld hebben gekregen. Zij zijn de sterren van deze show. Laat ze zich speciaal voelen, omdat ze dat zijn.^[26]
   • Neem de luidsprekers mee voor een afzonderlijke maaltijd en betrek ze op een persoonlijk niveau. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik heb vanmiddag echt genoten van uw gesprek, hoe komt u met die geweldige interactieve activiteiten die u hebt opgenomen?"
   • Zorg ervoor dat je speakers helemaal tevreden zijn met hun accommodaties.
   • Jij en je lead zouden de mensen moeten zijn voor de sprekers. Als ze tijdens hun verblijf problemen hebben, zorg dan dat deze problemen zijn opgelost.

Deel vier van vier:
Follow-up van de conferentie

1. 1 Krijg feedback van aanwezigen. Verzamel de commentaarkaarten en bespreek de reacties en indrukken van de gasten.^[27] Let speciaal op hun mening over de inhoud van de conferentie, waaronder:
   • Hebben ze waardevolle informatie geleerd? Uiteindelijk is dit de manier waarop deelnemers de kosten van de conferentie zullen rechtvaardigen en deze zullen een grote rol spelen bij het bepalen of ze terugkomen.
   • Hebben ze genoten van de luidsprekers? Luidsprekers kunnen een grote kostenpost zijn. Je wilt weten hoe gast je voelde over de sprekers, want je moet bepalen of je ze terug wilt uitnodigen.
   • Voldeed het aan de verwachtingen? Dit geeft een algemene indruk van de conferentie en stelt hen in staat om ruimte te bieden voor verbetering.
   • Waren de accommodaties bevredigend? Het helpt u te leren wat u in een zaal moet benadrukken bij de volgende tijd, voorzieningen, locatie en gemak, waardoor u aanpassingen kunt maken voor de toekomst.
2. 2 Krijg feedback van sprekers en sponsors. Dit type feedback kan minder gestructureerd zijn, omdat je hopelijk een goede werkrelatie hebt ontwikkeld en een band hebt ontwikkeld met de sprekers.^[28]
   • Begin met een bedankkaart. Hopelijk heb je al een idee van hun gevoelens over accommodaties en dergelijke, maar krijg je hun feedback over het publiek; of ze dachten dat ze goed bij elkaar pasten, wat ze leuk vonden en niet leuk vonden, hoe ze hun presentaties zouden kunnen veranderen en in de rij zouden zetten, en wat je kunt doen om ze effectiever te maken.^[29]
   • Zorg dat je mondeling follow-up geeft als zich een probleem voordoet tijdens de presentatie of het evenement van de spreker.
3. 3 Krijg feedback van het personeel. Uw personeel kan u een aantal van de meest waardevolle feedback geven met betrekking tot uitvoerende functies. Besteed speciale aandacht aan de mening van het personeel over de geschiktheid van de plannen en de doeltreffendheid waarmee ze werden uitgevoerd.^[30]
   • Vraag het personeel om meer informatie over welke gebieden moeten worden gepland. Dit kan zowel logistieke plannen als trainingsplannen omvatten.
   • Welke aspecten van de planning waren bevredigend?
   • Hoe goed werd de tijdlijn gevolgd? Uw tijdlijn geeft iedereen een idee van niet alleen wat er moet gebeuren en wanneer, maar welke items een vereiste zijn voor de latere items. Hoe goed de tijdlijn werd gevolgd, is een goede algemene graadmeter voor hoe goed de conferentie als geheel was georganiseerd.
   • Welke veranderingen moesten er in de toekomst worden doorgevoerd? Dit raakt aan de planning, uitvoering en fysieke infrastructuur.
4. 4 Analyseer de feedback. Zodra u de input hebt van alle betrokken partijen bij de conferentie, kunt u de informatie samenvoegen. Gebruik de synthese om uw volgende conferentie succesvoller te maken. Combineer deze informatie met uw eigen documentatie en opmerkingen over het planningsplanning- en uitvoeringsproces.