U kunt het grootste deel van uw zakelijke communicatie via e-mail doen, maar soms moet u een formele zakelijke brief sturen. Als u aanvullende documenten hebt die u samen met de brief moet opnemen, wilt u deze noteren in de hoofdtekst van de brief en aan het einde een notatie. Op deze manier kan uw ontvanger ervoor zorgen dat hij alles heeft ontvangen wat u heeft verzonden.[1]

Methode één van de drie:
Een behuizingnotatie maken

  1. 1 Sluit je brief. De notatie van de bijlage vindt plaats na het sluiten en ondertekenen van uw brief. Gebruik een gratis afsluiting zoals 'Oprecht' of 'Hoogachtend', laat ruimte voor uw handtekening en typ vervolgens uw naam.[2]
    • Over het algemeen is uw sluiting wellicht meer bekend als u met de ontvanger meer persoonlijke afspraken maakt. Als u bijvoorbeeld schrijft aan de vader van uw beste vriend, kunt u een meer informele afsluiting gebruiken zoals 'Vriendelijke groeten' of 'Beste wensen'.
  2. 2 Type "Enclosure" onder uw naam. Als u naast de letter en de letter een ander document hebt toegevoegd, dubbele ruimte nadat u uw naam voor uw handtekening hebt ingevoerd en uw bijlagenotatie typt.[3]
    • Als u meer dan één document hebt opgenomen, gebruikt u het meervoud "Bijlagen" en geeft u daarna het aantal bijlagen aan. Het nummer moet een dubbele punt volgen of tussen haakjes staan. Als u bijvoorbeeld drie behuizingen heeft, kunt u 'Enclosures: 3' of 'Enclosures (3) typen.
  3. 3 Gebruik een afkorting. U hoeft niet noodzakelijk het hele woord "bijlage" uit te typen om een ​​bijlagenotatie te maken op een formele zakelijke brief. Beide "Enc." en "Encl." zijn aanvaardbaar om behuizingen op te merken.[4]
    • Technisch gezien, "enc." is een afkorting voor het werkwoord "ingesloten", terwijl "encl." kan 'ingesloten' of 'omhulsel' betekenen.
    • Als u meer dan één document bijvoegt, kunt u het aantal bijlagen na de afkorting noteren, maar voeg geen "s" toe aan de afkorting.
  4. 4 Lijst documenttitels. Soms als u meerdere behuizingen heeft, geeft het eenvoudigweg noteren van het aantal ingesloten documenten niet genoeg informatie. Als u denkt dat dit nodig is, kunt u ook de titels van de documenten achter het woord 'bijlagen' opnemen.[5].
    • Zorg ervoor dat alle documenten een gemakkelijk herkenbare titel hebben als u ze op deze manier wilt weergeven. U wilt niet dat uw ontvanger probeert uit te puzzelen of de juiste documenten er zijn.
    • Als u titels opgeeft, moet u niet ook het aantal bijlagen vermelden.
  5. 5 Vermeld elke relevante beschrijving. In sommige gevallen kan het ook belangrijk zijn om uw ontvanger te laten weten welk type documenten u hebt ingesloten. Meestal hebt u dit nodig als u zowel originele documenten als kopieën bijvoegt.[6]
    • Vermeld eenvoudig de titel van het document en neem de beschrijving vervolgens op tussen haakjes. U kunt bijvoorbeeld "Enclosures: Birth certificate (origineel plus twee kopieën)" schrijven.
    • Als je originele documenten hebt ingesloten die je nodig hebt, moet je dit in de hoofdtekst vermelden.

Methode twee van drie:
Uw brief opmaken

  1. 1 Kies het beste lettertype en de beste marge. Het lettertype van een formele zakelijke brief moet een standaard, gemakkelijk leesbaar lettertype zijn, zoals Times New Roman of Helvetica. Meestal is dit het standaardlettertype in uw tekstverwerkingstoepassing.[7]
    • De standaardmarges zouden ook goed moeten zijn. Ze moeten aan alle kanten minstens een centimeter zijn. Als u een kortere letter hebt waarmee u de pagina wilt vullen, kunt u overwegen de marges een beetje te verhogen en zien of dat helpt om de pagina in balans te brengen.
    • Voor bijzonder korte letters kun je ook een iets groter, uitgebreider lettertype proberen, zoals Verdana. Maar let op dat het lettertype niet te storend is. Als je twijfelt, druk je de brief af en overhandig je het aan een vriend. Laat ze er een paar seconden naar kijken, haal het dan weg en vraag hen om je erover te vertellen. Als het lettertype storend is, kunnen ze het u vertellen.
  2. 2 Vermeld uw adres. Tenzij u op briefpapier schrijft, is uw adres meestal het eerste bovenaan de pagina in een formele zakelijke brief. Het is niet nodig om uw naam op te nemen, want u ondertekent de brief.[8]
    • Uw adres is meestal single-spaced en rechts uitgevuld. Uw tekstverwerkings-app heeft mogelijk een sjabloon voor een zakelijke brief die u kunt gebruiken, zodat u niet alle opmaak handmatig hoeft te doen.
    • Naast uw postadres kunt u ook uw telefoonnummer, e-mailadres of beide opnemen.
  3. 3 Typ de datum waarop de brief is voltooid. Als u uw brief handmatig opmaakt, dubbelt u dan vanaf de laatste regel van uw adres en gaat u terug naar links uitgevulde tekst. Typ de volledige versie van de datum, opgemaakt in de stijl die uw ontvanger gebruikt.[9]
    • Als u bijvoorbeeld uw brief aan iemand in Europa schrijft, wilt u de dag eerst, dan de maand en vervolgens het jaar: "16 juli 2017." Als u echter uw brief aan een Amerikaan schrijft, schrijft u '16 juli 2017'.
    • Probeer de komende datum niet te raden aan de hand van een formele zakelijke brief. Als de ontvanger uw brief voor de datum ontvangt, ziet u er slecht uit. Probeer de brief zo ​​snel mogelijk na het afdrukken en ondertekenen te verzenden.
  4. 4 Identificeer de ontvanger. Verdubbel de spaties vanaf de datum en typ de naam van de persoon aan wie u schrijft, samen met hun postadres. Afhankelijk van uw reden om te schrijven, kunt u ook de functie of bedrijfsnaam opnemen.[10]
    • Na het adres slaat u nog twee regels over en typt u uw begroeting. "Geachte" is geschikt, gevolgd door de titel en de naam van de persoon.
    • Gebruik uw discretie over het al dan niet opnemen van de voornaam van de persoon.Als de persoon in een positie van autoriteit is, bent u over het algemeen beter af met "Mr." of "Ms." gevolgd door hun achternaam.
  5. 5 Type het lichaam in blokstijl. Er zijn verschillende alinea-stijlen voor formele zakelijke brieven, maar de blokstijl is de eenvoudigste en meest gebruikte stijl. Voor deze stijl, geeft u uw tekst één spatie op, behalve dubbele spaties tussen alinea's.[11]
    • Alinea's zijn niet ingesprongen in blokstijl. Uw tekst is meestal links-gerechtvaardigd, hoewel u kunt kiezen voor "gemotiveerde" uitlijning. De tekst wordt uit elkaar geplaatst zodat deze zich aan beide zijden van de pagina bevindt. Uitgevulde tekst kan in sommige contexten moeilijker te lezen zijn, maar voor een korte brief kan uw tekst er schoner uitzien. Het is meestal een kwestie van persoonlijke keuze.
  6. 6 Gebruik het juiste papier om uw brief af te drukken. Als je eenmaal de moeite hebt genomen om een ​​formele zakelijke brief op te stellen en op te maken, wil je ervoor zorgen dat het papier dat je hebt gekozen de waardigheid van de brief zelf weerspiegelt.[12]
    • Het papier dat u kiest, kan bepalen of uw brief serieus wordt genomen door de ontvanger. Dit is vooral belangrijk als u een formele zakelijke brief schrijft omdat u solliciteert naar een baan of probeert toegang te krijgen tot een school.
    • Over het algemeen wilt u papier dat iets zwaarder is en wit of gebroken wit. Gekleurd papier is misschien geschikt voor persoonlijke brieven, maar voor zakelijke brieven ziet het er minder ernstig uit.

Methode drie van drie:
Bespreken van omhullingen in het lichaam

  1. 1 Geef de reden van schrijven aan. Een zakelijke brief moet kort en zakelijk zijn. Nadat je jezelf hebt voorgesteld, ga je meteen in op waarom je de brief schrijft en wat je daarmee als resultaat wilt bereiken.[13]
    • Als u bijvoorbeeld schrijft om een ​​baan aan te vragen, schrijft u misschien 'Mijn naam is Sally Sunshine en ik ben net afgestudeerd aan de Cupcake Academy. Ik zag dat u op zoek bent naar een cupcake bakker en ik geloof mijn vaardigheden zouden een goede match voor je zijn. "
  2. 2 Noem bijlagen in context. U wilt eventuele bijlagen in de hoofdtekst vermelden en een notatie toevoegen na de afsluiting. Dit bereidt de ontvanger voor op de documenten en hoe deze zich verhouden tot uw reden om te schrijven.[14]
    • U kunt bijvoorbeeld schrijven "Zoals u kunt zien op mijn cv (bijgesloten), studeerde ik af op de Cupcake Academy met de hoogste cijfers in mijn klas en een complimentje van de decaan."
    • Deze methode voor het vermelden van bijlagen in de hoofdtekst van uw brief is het meest geschikt als u niet veel bijlagen hebt.
  3. 3 Beschrijf alle documenten die je hebt ingesloten. Als u meerdere documenten bijvoegt, kan het efficiënter zijn om ze gewoon in uw brief op te nemen, samen met een korte uitleg van wat die documenten zijn.[15]
    • Stel dat u een bedrijf aan het schrijven bent om een ​​terugbetaling voor een defect product te eisen. Je zou kunnen schrijven: "Ik heb mijn kwitantie voor de koopwaar bijgevoegd, samen met twee foto's die het defect laten zien dat duidelijk was toen ik het voor het eerst uit de doos haalde."
    • In uw aantekening hieronder bij het sluiten van uw brief, zou dit worden uitgedrukt als "Bijlagen (3)" of "Bijlagen: ontvangstbewijs van 11 juli 2017; foto's (2)."
  4. 4 Leg uit hoe de behuizingen relevant zijn. Als u uw bijlagen in de hoofdtekst van uw brief hebt vermeld, moet u mogelijk een of twee zinnen opnemen die de ontvanger laten zien waarom en hoe deze documenten betrekking hebben op uw oorspronkelijke reden om te schrijven.[16]
    • Als u bijvoorbeeld een bon en foto's bijvoegt om een ​​terugbetaling voor een defect product te eisen, kunt u schrijven: "De foto's geven het probleem met dit item aan. Als u de datum op de foto's vergelijkt met de datum op de bon, dan Ik zal zien dat ze werden genomen op de dag dat ik het product kocht. Dit product is beschadigd toen ik het kocht. "