Kostenanalyse is een van de vier soorten economische evaluatie (de andere drie zijn kosten-batenanalyse, kosten-batenanalyse en kostenutiliteitsanalyse). Het uitvoeren van een kostenanalyse, zoals de naam impliceert, richt zich op de kosten van het implementeren van een programma zonder rekening te houden met de uiteindelijke uitkomst. Een kostenanalyse is een belangrijke eerste stap voordat u andere vormen van economische evaluatie uitvoert om de geschiktheid of haalbaarheid van een potentieel project te bepalen.[1]

Deel een van de drie:
Je doel en bereik definiëren

  1. 1 Ontdek waarom u een kostenanalyse nodig hebt. De reikwijdte van uw kostenanalyse hangt af van het doel, dus voordat u kunt overwegen hoe breed uw analyse moet zijn, moet u weten wat u de ultieme vragen wilt die de analyse moet beantwoorden.[2]
    • Als u een kostenanalyse alleen uitvoert om een ​​budget in te stellen of strategisch te plannen voor de toekomst, voert u meestal een kostenanalyse uit die de hele organisatie uitbreidt.
    • Aan de andere kant kan een beperkter of specifieker doel, zoals het bepalen of een bepaalde dienst (en hoeveel) moet worden gefactureerd, mogelijk een nauwere kostenanalyse vereisen die alleen de kosten van die specifieke dienst behandelt.
  2. 2 Identificeer het perspectief voor uw kostenanalyse. Naast dat u moet uitzoeken waarom u een kostenanalyse nodig heeft, moet u dat ook weten van wie kosten die u gaat analyseren. Dit bepaalt welke gegevens u verzamelt en hoe u deze classificeert.[3]
    • U bent bijvoorbeeld misschien geïnteresseerd in de kosten voor uw klanten van het aanbieden van een bepaalde service. U zou kosten vanuit hun perspectief bekijken, rekening houdend met het bedrag dat u factureert (of van plan bent te factureren) voor de service, transport naar uw locatie en andere kosten.
    • Als u alleen de kosten van het programma voor uw organisatie bekijkt, bekijkt u meestal de algemene kosten voor uw organisatie. U kunt ook kijken naar alternatieve kosten, bijvoorbeeld of het aanbieden van één programma betekent dat u geen andere programma's kunt aanbieden.
  3. 3 Onderscheid de programma's die u aanbiedt. Hoe u uw programma's afbakent, bepaalt hoe u kosten toewijst met het oog op kostenanalyse. Als uw organisatie zeer verschillende programma's uitvoert, kunnen divisies voor de hand liggen. Voor overlappende programma's of programma's die bronnen delen, bepaalt u hoe u ze scheidt.[4]
    • Programma's die elkaar in grote mate overlappen, kunnen op één hoop worden gegooid en niet afzonderlijk worden geëvalueerd. Ga met datgene wat het meest logisch is voor de activiteiten van uw organisatie, waarbij dubbel werk zoveel mogelijk wordt vermeden.
    • Om te bepalen of programma's moeten worden gescheiden, bekijkt u de services die worden aangeboden door elk programma, de bronnen die nodig zijn om die services te leveren en aan wie die services worden geleverd. Als twee programma's in 2 van de 3 dimensies hetzelfde zijn, moeten ze waarschijnlijk als één worden behandeld voor kostenanalyse.
  4. 4 Stel de tijdsperiode in die u wilt evalueren. Hoe u de kosten categoriseert en berekent, hangt af van of u deze kosten analyseert op lange termijn (bijvoorbeeld maanden of jaren) of op korte termijn (een paar weken, of misschien zelfs één enkele aanvraag).[5]
    • Als u bijvoorbeeld wilt beslissen of u voor een specifieke service wilt betalen, bepaalt u eerst hoeveel de service u kost. U doet dan een kostenanalyse op langere termijn om te bepalen of uw organisatie verlies kan lijden door die service te leveren.
    • Het is over het algemeen het beste om een ​​periode te kiezen waarvoor u nauwkeurige omzetgegevens kunt verzamelen in plaats van schattingen. Dit helpt als u van plan bent om uw kostenanalyse te gebruiken als basis voor verdere economische evaluatie.[6]

Tweede deel van de drie:
Kosten categoriseren

  1. 1 Bekijk eerdere kostenanalyserapporten, indien beschikbaar. Als uw organisatie in het verleden kostenanalyses heeft uitgevoerd, gebruikt u dezelfde of vergelijkbare methoden om kosten te categoriseren. Door op deze manier de continuïteit te behouden, kunnen de rapporten vergeleken worden, waardoor ze in de loop van de tijd nuttiger worden.[7]
    • U kunt ook kijken naar kostenanalyses uitgevoerd door vergelijkbare organisaties die soortgelijke programma's implementeren of vergelijkbare services bieden.
  2. 2 Maak een lijst van alle directe kosten van het programma dat u evalueert. Directe kosten omvatten salarissen en voordelen voor teamleden, benodigdheden en materialen en eventuele benodigde meubels of armaturen. Afhankelijk van het type programma of service dat wordt aangeboden, kunt u ook kosten voor contracten, licenties of verzekeringen hebben.[8]
    • Directe kosten zijn specifiek voor het programma of de service die u evalueert in uw kostenanalyse - ze worden niet gedeeld met andere programma's.
    • Overheadkosten, zoals hulpprogramma's of huur, kunnen een directe kost zijn als het programma of de service een eigen locatie heeft.
  3. 3 Inclusief indirecte kosten. Indirecte kosten omvatten algemene administratie of beheerssalarissen en -voordelen, faciliteiten, apparatuur en al het andere dat wordt gedeeld door meerdere programma's of diensten. Wat u categoriseert als indirecte kosten, is afhankelijk van hoe u de programma's of services die door uw organisatie worden aangeboden, hebt gescheiden.[9]
    • Uiteindelijk moet u deze indirecte kosten toewijzen wanneer u de kosten van een individueel programma of afzonderlijke service berekent
  4. 4 Organiseer de kosten om het doel van uw analyse weer te geven. Uiteindelijk wilt u dat uw kostenanalyserapport nuttig is voor uw organisatie. In plaats van te vertrouwen op brede financiële categorieën, gebruik categorieën die nauwkeurig de manier weergeven waarop uw analyse zal worden gebruikt.[10]
    • Standaardcategorieën kunnen personeelskosten, operationele kosten en opstartkosten omvatten. Bepaal binnen elke categorie welke kosten direct zijn en welke indirect zijn.

Derde deel van de drie:
Kosten berekenen

  1. 1 Verzamel financiële gegevens en informatie. Voor elk type kosten dat u in uw kostenanalyse wilt opnemen, noteert u waar u de cijfers wilt laten berekenen om dat soort kosten te berekenen.Als u een kost moet schatten, vermeldt u waar u de informatie krijgt om een ​​betrouwbare schatting te maken.[11]
    • Gebruik zoveel mogelijk de werkelijke kosteninformatie. Het vergroot het nut en de betrouwbaarheid van uw uiteindelijke kostenanalyse. [12]
    • Zoek voor schattingen betrouwbare bronnen die zo nauw mogelijk kunnen worden toegepast. Als u bijvoorbeeld een schatting wilt maken van de beloning, gebruikt u de gemiddelde tarieven voor werknemers lokaal, niet nationaal.
  2. 2 Totale directe kosten voor het programma. Gebruik de informatie in de records die u hebt verzameld en tel de salarissen, benodigdheden, materialen en andere kosten bij elkaar die alleen gelden voor het programma dat u evalueert. Verleng deze kosten over de tijdsperiode voor uw kostenanalyse.[13]
    • Als u een kostenanalyse uitvoert voor de langere termijn, berekent u de directe kosten eerst op een wekelijkse of maandelijkse basis en verlengt u deze vervolgens.
    • Houd bij het berekenen van personeelskosten rekening met de kosten (of waarde) van eventuele voordelen voor werknemers die aan het programma werken.
  3. 3 Wijs indirecte kosten toe aan het programma dat u analyseert. Om indirecte kosten toe te wijzen, bepaalt u hoe elke kost kan worden verdeeld over de verschillende programma's. Bereken vervolgens het deel van die kosten dat het programma gebruikt.[14]
    • Stel dat u het salaris van de directeur van human resources toewijst. Omdat ze verantwoordelijk zijn voor personeel, is het logisch om hun salaris te verdelen over het aantal personeelsleden. Als u 10 werknemers in totaal heeft, van wie er 2 zijn gewijd aan het programma of de service die u evalueert, kunt u 20 procent van het bestuurderssalaris toewijzen aan het programma voor uw analyse van de kosten.
  4. 4 Bereken de afschrijving van activa. Als de kapitaalgoederen van uw organisatie, inclusief meubels, apparatuur of armaturen, moeten worden gebruikt om het programma te implementeren of de service te leveren die u evalueert, moet de afschrijving van die activa worden opgenomen in uw totale kosten voor het programma of de service.[15]
    • Het berekenen van de afschrijving kan een gecompliceerde onderneming zijn. Als u geen ervaring hebt, kunt u overwegen een accountant aan te nemen.[16]
  5. 5 Factor in verborgen kosten. Afhankelijk van uw organisatie en het programma dat u evalueert, kunnen er extra kosten zijn die niet op een budgetvel of financieel record zouden verschijnen. Het opnemen van schattingen van deze kosten in uw analyse zal uw evaluatie geloofwaardiger maken.[17]
    • Als u bijvoorbeeld de kostenanalyse van een programma voor non-profitorganisaties uitvoert, kunnen verborgen kosten de geschatte waarde van vrijwilligersuren, gedoneerd materiaal of gedoneerde ruimte omvatten.
    • Verborgen kosten kunnen ook opportunitykosten omvatten. Als u bijvoorbeeld een programma start, kan dit van invloed zijn op het vermogen van uw organisatie om andere programma's aan te bieden.
  6. 6 Maak conclusies op basis van uw bevindingen. Keer terug naar uw doel voor het uitvoeren van de kostenanalyse en bepaal welke actie moet worden ondernomen. U kunt ook projecties of schattingen van toekomstige kosten voor het programma of de service opnemen.[18]
    • Uw kostenanalyse moet uw organisatie ten minste de werkelijke kosten van het uitvoeren van een programma of het leveren van een bepaalde service bieden.
    • Uw kostenanalyse kan ook aanvullende vragen oproepen, wat aangeeft dat verdere analyse nodig is voordat een uiteindelijke beslissing kan worden genomen.