Lijkt het soms alsof je in visitekaartjes verdrinkt? Wilt u uw contacten beter bijhouden? Een goede, actuele lijst met contacten kan het verschil maken tussen effectief netwerken en verspilde tijd.

Stappen

  1. 1 Plan wat je gaat doen met de contacten.
    • Neem je regelmatig contact op met je hele netwerk?
    • Wil je ze op je telefoon of computer, of allebei? Zo ja, heeft u een bestemming in gedachten?
    • Gooi je de papieren kopieën zodra ze elektronisch zijn opgenomen?
  2. 2 Dien de kaarten zelf in. Het is old-school, maar het is nog steeds vrij eenvoudig om kaartbestanden te vinden en je hoeft je geen zorgen te maken dat een harde schijf niet werkt.
    • Het nadeel van dergelijke hard-copy bestanden is dat je alleen kunt zoeken op de informatie waarmee je de kaarten hebt opgeslagen, dus als je je op achternaam hebt geregistreerd, zul je problemen hebben met het doorzoeken van grote aantallen kaarten per bedrijf.
  3. 3 Type kaarten in zoals je ze krijgt. Als je maar een paar kaarten krijgt, of slechts een paar tegelijk, is handaandoen misschien een redelijke manier om te gaan.
    • Als de e-mailhandtekening van de persoon zijn contactgegevens bevat, kunt u deze mogelijk ook kopiëren en plakken of anderszins importeren.
    • Als je deze aanpak volgt, probeer dan niet om de visitekaartjes op een rij te krijgen.
  4. 4 Gebruik een speciale scanner voor visitekaartjes. Als u of uw bedrijf regelmatig grote aantallen kaarten koopt, wilt u misschien investeren in een speciaal apparaat voor het scannen van visitekaartjes. Kaarten worden gescand en vervolgens geïnterpreteerd met optische tekenherkenningssoftware (OCR).
  5. 5 Gebruik een visitekaartscanner of scanner-app op uw telefoon. Zoeken naar "app voor visitekaartjesscanner" of vergelijkbaar, zal verschillende opties oproepen.
    • Neem de foto van het visitekaartje.
    • Gebruik de app om de informatie als tekst te interpreteren en op te slaan in uw contacten of op een andere geschikte locatie.
  6. 6 Categoriseer uw contacten in verschillende groepen en accounts. Dit zal je helpen snel de juiste mensen te vinden.
  7. 7 Deel contactgegevens digitaal via e-mail, sms of QR-code. Dit elimineert de noodzaak van papieren visitekaartjes, of voor het scannen of opnieuw typen van contactgegevens.
  8. 8 Exporteer regelmatig al uw contactpersonen naar vCard- of Excel-bestanden en back-up van deze bestanden.
  9. 9 Laat sociale media voor u bijhouden. Als u bent gekoppeld of vrienden hebt met de meeste mensen in uw netwerk, kunnen de websites waarop u contact hebt, mogelijk al hun huidige contactgegevens bijhouden. Dit is een bijzonder goede plaats om te controleren of u vermoedt dat de contactgegevens die u voor iemand hebt, mogelijk verouderd zijn.
  10. 10 Voeg notities toe aan uw contacten. Welke opmerkingen u toevoegt, is afhankelijk van hoe u ze gebruikt, maar u kunt ook informatie opnemen zoals:
    • Waar je de persoon hebt ontmoet, of de context waarin je ze kent.
    • Sleutelwoorden over wat de persoon doet of in welke branche zij werken.
    • Hoe actueel u denkt dat de contactgegevens zijn of wanneer u deze voor het laatst hebt bijgewerkt.
    • Alle speciale dingen die je wilt onthouden, zoals hoe ze hun naam uitspreken.