Contactgegevens zijn fundamenteel voor netwerk- en zakelijke communicatie. Door uw visitekaartjes te organiseren, kunt u mensen sneller vinden, wat kan leiden tot meer verkopen en langdurige relaties. Door belangrijke informatie op te schrijven, uw kaarten op één plaats veilig te houden en hun informatie snel naar uw contacten te uploaden, kunt u uw netwerken bouwen en verbinding maken met veel mensen in uw branche.

Methode één van de drie:
Je verzameling in volgorde plaatsen

  1. 1 Cull je bestaande verzameling. Als u al een lange tijd in het bedrijfsleven zit, heeft u mogelijk een flinke voorraad visitekaartjes die u moet ordenen. Voordat u gaat beginnen met het organiseren van diegene die u misschien nog steeds nuttig vindt, kunt u tijd besparen door uw kaarten te doorzoeken en alle kaarten weg te gooien die misschien niet meer van pas komen.[1]
    • Weg met visitekaartjes die u niet herkent. Ze zullen je geen goed doen.
    • Weg met visitekaartjes die geadverteerde diensten of bedrijven adverteren.
    • Bewaar echt nostalgische kaarten (bijvoorbeeld de kaart voor het restaurant waar je bent verloofd), maar zet ze opzij.
  2. 2 Bepaal hoe je wilt dat de kaarten worden georganiseerd. U kunt de kaarten eenvoudig in alfabetische volgorde op naam of bedrijf plaatsen, als dat u het meest van pas komt. U kunt ook overwegen om ze te groeperen op gebeurtenis of branche en ze vervolgens te alfabetiseren binnen die parameters.[2] Experimenteer totdat u een systeem vindt dat goed voelt voor u, en blijf er dan aan vasthouden.
  3. 3 Kopieer een kleine verzameling. Als u slechts een paar visitekaartjes hebt en u ze niet wilt digitaliseren, kunt u een app niet gebruiken om ze te ordenen. Krijg al hun informatie op één plaats door hun informatie weg te schrijven naar een referentieplaats die u zult gebruiken.[3]
    • Als u een papieren adresboek wilt gebruiken, kunt u de gegevens van uw kaarten daaroverheen kopiëren.
    • U kunt de informatie ook rechtstreeks in de functie Contactpersonen op uw computer typen.
  4. 4 Bewaar nuttige kaarten. Zodra u ervoor heeft gezorgd dat hun informatie gemakkelijk toegankelijk is, is het tijd om uit te zoeken wat u met de visitekaartjes moet doen. De 'ouderwetse' gewoonte om nuttige kaarten te bewaren, zelfs als u alleen een rubberen band in uw bureaula gebruikt, is een goede back-up voor geautomatiseerde informatie.[4]
    • Een Rolodex is eenvoudig toe te voegen en af ​​te trekken van kaarten, en de draaiende beweging maakt het gemakkelijk om door kaarten te scannen. Het is echter groot en omvangrijk en kan een onbedoelde retrolook aan uw bureau toevoegen.
    • Een visitekaarthouder is aantrekkelijk en compact, met afzonderlijke doorzichtige sleeves voor elk visitekaartje. Voorkom dat je het hele ding reorganiseert elke keer dat je een nieuwe kaart toevoegt door meerdere lege vakken in elk alfabetisch gedeelte achter te laten.

Methode twee van drie:
Digitaal gaan

  1. 1 Zorg ervoor dat uw digitale contacten op punt zijn. Als u besluit uw visitekaartjes te importeren, zodat ze naadloos aansluiten op uw digitale contacten, moet u ervoor zorgen dat beide pools vers georganiseerd en bijgewerkt zijn. Maak voordat u uw visitekaartjes uploadt, de gelegenheid uw bestaande lijst met contactpersonen te bekijken en eventuele oude contacten te verwijderen.
    • Als u nog geen manier heeft om uw digitale contacten te organiseren, wordt Google Contacts vaak aanbevolen, omdat het gratis, betrouwbaar is en op verschillende besturingssystemen werkt.
  2. 2 Kies een app. Er zijn veel apps beschikbaar voor tablets en smartphones die een visitekaartje scannen en automatisch hun informatie uploaden naar uw contacten.[5] Je kunt de app niet gebruiken terwijl je midden in een evenement zit, maar je kunt het in je hotelkamer gebruiken als je klaar bent met netwerken voor de dag. Hier zijn een paar populaire opties - ze zijn gratis of hooguit een paar dollars:
    • Camcard scant fysieke kaarten en maakt het mogelijk om "e-cards" uit te wisselen met andere gebruikers.[6]
    • Worldcard sorteert automatisch kaarten en is ook beschikbaar in Japanse, Chinese en Koreaanse versies.[7]
    • Met ScanBizCards kunt u een duidelijke versie van de afbeelding behouden nadat u de informatie hebt genoteerd.[8]
  3. 3 Overweeg een kaartscanner. Als je merkt dat je na elk evenement tientallen visitekaartjes doorzoekt, kan een afzonderlijk aangeschafte visitekaartjesscanner je leven een beetje sneller maken. Kaartscannen is een populaire optie.[9] Maar smartphone-apps kunnen hetzelfde werk doen, dus als u niet met een intimiderende hoeveelheid kaarten werkt, is deze afzonderlijke aankoop misschien niet nodig.
  4. 4 Upload snel kaarten en contactpersonen. Wanneer u terugkeert van een zakenlunch, handelsbeurs of vergadering, plaatst u de visitekaartjes die u heeft ontvangen onmiddellijk op een veilige en gedenkwaardige plaats. Als u tijd heeft, pak dan de visitekaartjes die zich in uw bureaula opgestapeld hebben en importeer ze. Probeer dit volgens een consistent schema te doen - bijvoorbeeld een keer per dag of week.
  5. 5 Neem digitale aantekeningen. Net zoals u op een fysiek visitekaartje schrijft, zou u in een app voor visitekaartjes extra aantekeningen moeten kunnen toevoegen. Voer alle informatie in die niet op de kaart stond: wat de eigenaar van de kaart doet, welke informatie of vooruitzichten zij hebben aangeboden, wanneer u ze hebt ontmoet, enzovoort. Wees gedetailleerd: je doet dit niet ter plaatse, dus je kunt je tijd nemen.
    • Kopieer je schriftelijke aantekeningen.
    • Als je de persoon hebt opgezocht nadat je hem hebt ontmoet, kun je hem ook uitbreiden met aanvullend onderzoek.[10]
  6. 6 Maak een beoordelingssysteem. Organiseer uw contacten verder door na te denken over hoe vaak u verwacht te schrijven of ermee te werken. Splits ze in groepen: betrouwbare zakelijke contacten, potentiële zakelijke contacten en bedrijven waarmee u waarschijnlijk nooit meer zult praten.[11] Gebruik een systeem dat u niet zult vergeten, zodat u uw contacten kunt categoriseren.
    • Sommige apps bevatten een functie waarmee u aantekeningen zoals deze kunt maken.
    • U kunt een nummeringssysteem of een groen, geel en rood stoplichtsysteem gebruiken, afhankelijk van uw app.
  7. 7 Rangschik de contacten op de juiste manier. Afhankelijk van je kaart of contacten-app, heb je veel keuzes over de manieren waarop je contacten kunt organiseren. (Je kunt waarschijnlijk ook contacten taggen om ze in verschillende groepen te sorteren, wat betekent dat je hun informatie op veel verschillende manieren kunt ordenen.) Hier zijn enkele ideeën over hoe je contacten op volgorde kunt zetten:
    • Alfabetiseren op achternaam.
    • Categoriseren op alfabetische volgorde van naam of bedrijf.
    • Stad waar je elkaar ontmoette.
    • Bedrijfstak.

Methode drie van drie:
Visitekaartjes ontvangen

  1. 1 Heb je eigen kaarten bij de hand. In de meeste gevallen geven mensen elkaar geen visitekaartjes - ze ruilen ze in. Vergemakkelijk een visitekaartwissel door uw eigen kaarten bij u te houden in professionele omgevingen zoals vergaderingen en beurzen, maar ook in uw dagelijks leven. [12] Je weet nooit wanneer je een nieuw contact gaat ontmoeten.
    • Als je problemen hebt om je kaarten netjes te houden, probeer dan een speciale zak of map voor ze aan te wijzen. Een rubberen band werkt ook, in een snuifje.
    • Overhandig nooit uw kaart zonder te vragen - dit kan als opdringerig worden beschouwd.[13] Zeg in plaats daarvan iets als "Ik zou heel graag meer met je willen praten over wat je doet. Wilt u kaarten uitwisselen? "
  2. 2 Lees de kaart wanneer u deze ontvangt. Het voor een seconde of twee onderzoeken van het visitekaartje is een goede manier om belangrijke informatie over een nieuw contact te noteren. Als je worstelt met het onthouden van namen, gebruik je kaarten als een hulpmiddel om namen met gezichten te verbinden. De titel van de persoon wordt meestal ook afgedrukt op een visitekaartje. Dit is een andere aanwijzing over wie ze zijn en wat ze doen.
  3. 3 Een plaats hebben om nieuwe visitekaartjes te plaatsen. Als je een notitieblok of tas bij je hebt om vergaderingen bij te houden, wijs je een plaats toe voor de visitekaartjes van nieuwe contacten. Of gebruik de tweede zak op uw eigen visitekaartjeshouder om de kaarten te verzamelen die u ontvangt.
    • Plak geen kaarten in uw aantekeningen, of stop ze in een zak. Ze kunnen gemakkelijk vermist raken of zelfs door de was gaan.
    • Als u op reis bent en verwacht veel visitekaartjes te ontvangen, kunt u ze in een Ziploc-zak in uw hotel of koffer doen om ze netjes en droog te houden.[14]
    • Zorg ervoor dat de plaats waar je nieuwe visitekaartjes plaatst niet de plaats is waar je je eigen kaarten bewaart. Je wilt ze niet door elkaar halen.
    • Waar je de kaarten nu neerlegt, is geen vaste plaats - onthoud dat je ze later zult verwijderen en organiseren.
  4. 4 Handgeschreven notities. Als u een nieuw visitekaartje krijgt, noteer dan binnen enkele dagen na de vergadering de naam van de plaats waar u bent bijeengekomen. Op deze manier zal je niet vergeten. Schrijf ook een korte notitie over waar je het over hebt gehad. Wanneer u vervolgens later contact met de persoon opneemt, kunt u hem herinneren aan de details van uw gesprek.
    • Als de kaart glanzend is en u er niet op kunt schrijven met een normale pen, plakt u liever een post-it op de kaart.