Effectieve communicatie is de sleutel tot het runnen van een bedrijf. Effectief schrijven van bedrijven in de vorm van brieven, brochures, persberichten, nieuwsbrieven, blogberichten en bedrijfsrapporten helpt uw ​​klanten de aard van uw bedrijf te begrijpen en moedigt hen aan om te kopen wat u verkoopt. Effectief werkgerelateerd schrijven, in de vorm van beleid, procedures en memo's, laat uw medewerkers weten wat uw bedrijfsdoelen zijn en wat u van hen verwacht om die doelen te bereiken. De volgende stappen voor het verbeteren van uw werkgerelateerde schrijven hebben betrekking op het plannen van uw zakelijke schrijven en het ontwikkelen van een geschikte stijl.

Methode één van de twee:
Plannen wat je schrijft

  1. 1 Plan wat je wilt zeggen. Meestal, tenzij een onmiddellijk antwoord op een e-mail vereist is, hebt u tijd om na te denken over wat u schrijft en hoe u dit het beste kunt zeggen. Neem de tijd om te bepalen wat je te zeggen hebt en de juiste volgorde om het te zeggen.
  2. 2 Begrijp de omvang en structuur van wat je schrijft. Als u een schriftelijk verzoek beantwoordt, kunt u de vereisten verzamelen van wat u uit de vragen in dat verzoek moet schrijven; Zo niet, dan kunt u de aanvrager vragen om te verduidelijken waar hij of zij om vraagt ​​voordat u antwoordt. Voor langere stukken, zoals een beleidshandleiding of zakelijk rapport, kunt u voorbeelden van eerdere documenten bekijken om erachter te komen wat wel en niet moet worden opgenomen en hoe u dit kunt formuleren.
    • Als uw afdeling een stijlgids heeft voor de soorten werkgerelateerd schrijven, raadpleegt u deze zo vaak als nodig tijdens het plannings- en schrijfproces.
  3. 3 Ken je publiek. Schrijven voor bedrijfsleiders is iets anders dan schrijven voor klanten, en beide verschillen van schrijven voor uw directe baas of uw collega's. Hoewel je altijd een professionele toon moet opbouwen, is elk publiek op zoek naar andere informatie en elk publiek brengt een ander bereik van kennis en verwachtingen naar wat ze lezen.
    • Probeer een middenweg te kiezen tussen te stram en te nonchalant in hoe je schrijft. U kunt meer casual zijn met klanten en collega's als de inhoud van uw bericht dit toestaat, maar u moet formeler zijn als u schrijft voor bedrijfsleiders en aandeelhouders.

Methode twee van twee:
Writing for Work

  1. 1 Wees duidelijk. Het doel van het schrijven voor een zakelijk publiek, binnen of buiten het bedrijf, is om uw boodschap duidelijk te communiceren. Hoewel u een zakelijke toon moet aannemen, moet uw stijl uw daadwerkelijke bericht niet in de weg zitten.
  2. 2 Wees beknopt. Terwijl je probeert uit te vinden wat je wilt zeggen, kun je meer woorden verzinnen dan je nodig hebt om je punt te bereiken. Te veel van deze woorden kunnen uw lezer frustreren, waardoor hij of zij uw boodschap kan overnemen of gewoon negeren. Terwijl je probeert grip te krijgen op wat je je lezers wilt vertellen, moet je doorgaan en de woorden opschrijven zoals ze zich voordoen, ga dan terug en bewerk wat je niet nodig hebt. Hier zijn een paar dingen om te zoeken tijdens het bewerken:
    • Cliches. Overgebruikte zinnen worden na een tijdje genegeerd, wat leidt tot het bedenken van nieuwe zinnen die op hun beurt zelf overmatig worden gebruikt. Vermijd clichés zoals de pest; kies duidelijke, nauwkeurige beschrijvingen om slim te zijn.
    • Overgebruikt kwalificaties. Er is niets mis met het gebruik van woorden als 'veel', 'de meeste', 'in het algemeen' of 'zeer' wanneer er om wordt gevraagd, maar het gebruik ervan te vaak verzwakt de impact van uw schrijven. Sommige woorden hebben geen kwalificaties nodig; buiten het marketingexemplaar, is er geen oproep voor "zeer uniek", en zelfs marketeers kunnen het doen zonder het te zeggen.
    • Stock-zinnen. Net als bij qualifiers, zinnen zoals "het feit dat," "de reden voor," "in het licht van" en "op grond van het feit dat" uw werkgerelateerde schrijven verzwakt wanneer u ze te vaak gebruikt. Je kunt veel standaardzinnen vervangen door eenvoudigere woorden, zoals 'kan' zeggen in plaats van 'heeft de mogelijkheid om' en de langere zin alleen gebruiken als je de aandacht op een zin wilt vestigen.
    • Overtollige woorden. Soms worden twee woorden die ongeveer hetzelfde betekenen, zoals 'hoop en dromen', gecombineerd om de betekenis een grotere impact te geven. Dit werkt bij spaarzaam gebruik; Meestal moet je echter het woord dat bij de zin van je zin past beter houden en de andere wegnemen.
  3. 3 Gebruik de actieve stem. Actieve stem, waarin het onderwerp van de zin voor een sterk actiewerkwoord komt en gevolgd wordt door het object, is krachtiger dan passieve stem, waarbij het onderwerp als laatste komt en wordt voorafgegaan door een vorm van "zijn" ("ben, "" zijn, "" is, "" was, "" waren "). Vergelijk "Stocks steeg 42 punten na de Packers 'Super Bowl-overwinning" (actieve stem) met "The Packers' Super Bowl-overwinning was verantwoordelijk voor aandelen die 42 punten verhoogden" (passieve stem).
    • Sommige passieve stemzinnen zoals "Dit is", "Dat wil zeggen", "Er is" en "Het is" zijn nodig om naar een vorige zin te verwijzen.
    • Het is ook mogelijk om vormen van "zijn" en "te hebben" te overmatig te gebruiken zonder iets in de passieve stem te formuleren. Contrast "De Super Bowl-overwinning van de Packers had een positieve impact op de aandelenkoersen" en "De aandelenkoersen stegen nadat de Packers de Super Bowl hadden gewonnen."
  4. 4 Wissel werkwoorden en bijvoeglijke naamwoorden niet om in zelfstandige naamwoorden. Door het gebruik van de zelfstandig naamwoordsvormen van woorden die gewoonlijk als werkwoorden of bijvoeglijke naamwoorden worden gebruikt, klinkt wat u zegt meer abstract en minder concreet. Deze vorm van schrijven kan nodig zijn in sommige academische en overheidsinstellingen of bij het aanspreken van leidinggevenden, maar niet bij het op een duidelijke, ondubbelzinnige manier aanspreken van uw collega's.
  5. 5 Gebruik woorden waarvan u de betekenis kent en correct gebruikt. Je doel is om duidelijk te communiceren, niet om mensen te imponeren met woorden die de focus kunnen afleiden van wat je probeert te communiceren.Dit is met name van belang bij het rapporteren aan aandeelhouders van bedrijven of het geven van instructies aan werknemers van het bedrijf.