Schrijven is misschien niet jouw taak, maar voor veel banen moet je schrijven. Geen paniek. Het is niet zo moeilijk als het lijkt om iets te schrijven voor werk. Zie het als een kans om uw vaardigheden en expertise onder de aandacht te brengen, of gewoon om uw punt duidelijk te maken.

Stappen

  1. 1 Begrijp de opdracht. Stel vragen totdat u zeker weet dat u begrijpt wat er van u wordt verwacht. Vraag uw baas, uw collega's of degene die u de opdracht heeft gestuurd.
  2. 2 Identificeer het doel van het schrijven. Zal het informeren, registreren of overtuigen? Is het om een ​​probleem op te lossen en een koers in kaart te brengen, of is het een evaluatie van reeds uitgevoerd werk?
  3. 3 Bepaal wat voor soort document je moet schrijven. Hoe formeel zou het moeten zijn? Kan het een snelle e-mail zijn? Is het een groot rapport of een handleiding? Ligt het ergens tussenin?
    • Maak je geen zorgen over de lengte. Ze stopten echt met het tellen van woorden en pagina's op school. Concentreer u op communicatie wat u moet zeggen.
  4. 4 Identificeer je publiek. Schrijf je voor collega's? Managers? Klanten? Leveranciers?
    • Vergeet niet, vooral niet met e-mail, dat uw distributie snel verder kan gaan dan de oorspronkelijke ontvangers.
  5. 5 Verzamel de informatie die u in uw document moet opnemen.
    • Praat met collega's, managers en iemand anders die u moet raadplegen, of u nu in een formele vergadering zit of niet. Als het passend is om schrijvers bij het team te betrekken, zoals een groep met technische publicaties, informeer hen dan.
    • Neem uw eigen expertise mee. Als je werd gevraagd erover te schrijven, komt dit waarschijnlijk omdat je er meer over weet dan anderen.
    • Onderzoek als het onderwerp dit vereist.
  6. 6 Maak onderweg aantekeningen. Deze kunnen in elke gewenste vorm zijn. Maak je geen zorgen als wat je nu schrijft niet netjes is. Laat het gewoon opschrijven en opnemen.
    • Zet de notities op volgorde, als het u helpt te schrijven, maar schrijf de notities voordat u ze ordent.
  7. 7 Schrijf een ruwe schets. Richt je in dit stadium op het schrijven van iets, of het nu georganiseerd is of niet. Als u merkt dat u informatie mist, markeer deze dan duidelijk en ga verder.
  8. 8 Herschrijf en bewerk uw werk.
    • Voor een kleiner project kan dit alleen spellingscontrole en een snelle herlezing betekenen voordat het verzenden wordt verzonden.
    • Vul ontbrekende informatie in.
    • Organiseer uw document. Voeg duidelijke koppen toe om een ​​langer document op te splitsen in kleinere secties.
    • Vraag anderen om uw werk te beoordelen, indien van toepassing.
  9. 9 Zet een duidelijke, beknopte samenvatting bovenaan. In tegenstelling tot mysterie-romans, wil je niet dat je publiek in spanning staat. Net als een samenvatting in een academische paper, moet de samenvatting de belangrijkste punten, aanbevelingen en conclusies bevatten.
    • Houd je publiek in gedachten terwijl je de samenvatting schrijft. Sommige drukke lezers lezen mogelijk alleen de samenvatting. Anderen kunnen de samenvatting gebruiken om te beslissen of ze meer willen lezen.
    • Schaal de samenvatting naar het document. Voor een e-mail is een duidelijke, specifieke onderwerpregel voldoende. Voor een uitgebreid rapport of een uitgebreide handleiding kunnen enkele inleidende alinea's als samenvatting dienen.
    • Zorg ervoor dat uw document en samenvatting overeenkomen en dat het document uw conclusies ondersteunt.
  10. 10 Krijg input. Vraag collega's om uw werk te herzien.
    • Als dit een kleine opdracht voor een klein publiek was, stuur het dan op en ontvang feedback voor de volgende keer.
  11. 11 Voer de laatste correcties uit, dien het document in of publiceer het en wees trots op een goed uitgevoerde klus.