Van overname van bedrijfsaccounts tot gecompromitteerde e-mails, frauduleuze cheques en ongeautoriseerde ACH-afschrijvingen: er zijn voldoende gateways voor een fraudeur om te proberen het geld op uw zakelijke bankrekening te bemachtigen. Door deze best practices te volgen, kunt u het risico op fraude op uw zakelijke bankrekening beperken.

Deel een van de drie:
Bescherming van uw account tegen overname van bedrijfsaccounts

  1. 1 Houd toegang tot uw online zakelijke bankrekeningen beperkt tot diegenen die absoluut de toegang nodig hebben. Het kan verleidelijk zijn om online toegang tot uw accounts te verlenen aan de veelheid van mensen die helpen met de financiën van uw bedrijf, zoals accountants, loonlijstpersoneel en andere financiële professionals in uw organisatie. Houd er rekening mee dat hoe meer toegang u aan uw accounts verleent, hoe waarschijnlijker het is dat uw accountgegevens in verkeerde handen vallen.
    • Hoewel het essentieel is ervoor te zorgen dat u de toegang tot uw accounts niet overgeeft, is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat meer dan één persoon uw accounts regelmatig controleert. Dagelijkse monitoring van uw accounts door ten minste 2 personen helpt om gevallen van verduistering of andere schaduwachtige activiteiten te voorkomen waar u anders niet achter zou komen totdat uw account is leeggemaakt.
  2. 2 Behoud beveiligde werkstations die alleen zijn bestemd voor online bankactiviteiten. Dit is met name van cruciaal belang als uw bedrijf gebruik maakt van aan treasury-management gerelateerde services, zoals de mogelijkheid om overboekingen te initiëren en / of ACH-bestanden voor verwerking naar uw bank te verzenden.
    • Door alleen al het internetgebruik te beperken tot online bankieren, kunt u het risico aanzienlijk verminderen dat uw computer wordt geïnfecteerd met malware of virussen die uw computer kunnen infiltreren en uw aanmeldingsgegevens kunnen stelen door middel van key-logging of andere kwaadaardige middelen.
  3. 3 Houd het besturingssysteem van uw computer en virusbeveiliging up-to-date. Hackers vinden snel kwetsbaarheden in besturingssystemen. Als u ervoor zorgt dat u altijd over de nieuwste versie van deze systemen en virusbeveiliging beschikt, neemt de kans af dat fraudeurs uw computer kunnen beschadigen.
  4. 4 Wees zeer wantrouwig ten aanzien van verzoeken die per e-mail zijn ontvangen om elektronische overboekingen of ACH-overschrijvingen te verzenden, zelfs als u het e-mailadres vertrouwt dat u de aanvraag heeft gestuurd. Bedrijven over de hele wereld verliezen elk jaar honderden miljoenen dollars aan dit soort e-mailverzoeken en u als bedrijf neemt vrijwel altijd fraude op als het gaat om het versturen van frauduleuze bankoverschrijvingen of ACH-kredieten, niet uw bank.
    • Gebruik buiten de band authenticatie om de legitimiteit van alle verzoeken die u ontvangt om geld te storten te verifiëren. Out-of-band-authenticatie is eenvoudigweg verifiëren op een andere manier dan hoe u de aanvraag heeft ontvangen bij de indiener van het verzoek. Voorbeelden van verificatie buiten de band kunnen het opvolgen van een telefoongesprek, sms, instant message, fax of elk ander type veilige verificatie voor uw organisatie zijn. Hoewel het misschien overdreven lijkt, wordt u de eerste keer dat u een frauduleuze overboeking voor tienduizenden dollars verzendt, herinnerd aan de waarde van deze extra beveiligingsstappen.

Tweede deel van de drie:
Bescherming van uw account tegen overdracht van frauduleuze fondsen

  1. 1 Gebruik dubbele verificatie / goedkeuring voor alle verzoeken tot overboeking van geld, inclusief overboekingsverzoeken en ACH-overschrijvingen. Dubbele verificatie wordt door bijna alle banken aangeboden en beperkt gebruikers van uw online bankrekeningen om zelf geldoverboekingen in te dienen zonder goedkeuring van een andere gebruiker met voldoende bevoegdheid om het verzoek goed te keuren.
    • Zelfs als u zich niet druk maakt om een ​​medewerker die in de fout gaat, kan een dubbele verificatie voorkomen dat de online aanmeldingsreferenties van een medewerker in gevaar worden gebracht door fraudeurs.
  2. 2 Vraag tokenized toegang tot uw account, indien beschikbaar. Toegankelijke toegang wordt meestal verleend aan zakelijke klanten die geavanceerdere treasury-managementservices gebruiken, zoals draad- en ACH-overdrachten, en het vereist dat elke keer dat u inlogt op uw account een token (vergelijkbaar met een USB-flashstation) wordt ingevoerd. Het token zal voor elke login een nieuwe eenmalige toegangscode verschaffen.
  3. 3 Vraag buiten de band authenticatie van uw bank om verzonden bankoverschrijvingen en ACH-bestandsinzendingen. Als uw bank deze service aanbiedt, zullen ze geen bankoverschrijvingen of ACH-bestandsinzendingen die zij van u ontvangen, vrijgeven totdat u op een andere manier heeft bevestigd dat de overdracht in orde is om te worden verzonden. Out-of-band-verificatie wordt gewoonlijk uitgevoerd door middel van een call-back, call-in, fax of beveiligde berichtinzending waarin u het dollarbedrag van de overdracht, het aantal items in het bestand (voor ACH-bestanden) en andere toepasselijke informatie.

Derde deel van de drie:
Uw account beschermen tegen frauduleuze cheques en ACH-afschrijvingen

  1. 1 Gebruik positief betalen. Bijna alle banken bieden een service met de naam Positive Pay, wat een van de beste manieren is om te verdedigen tegen frauduleuze debiteringen op uw account. Er zijn veel verschillende varianten van Positief betalen, maar de service staat in essentie een geautoriseerde gebruiker bij uw bedrijf toe om de cheques, ACH-afschrijvingen en andere transacties die naar uw account posten, te controleren om na te gaan of ze inderdaad zijn geautoriseerd. Als er ongeautoriseerde afschrijvingen zijn, kunnen deze worden gemarkeerd om terug te keren en kan uw bank de frauduleuze bank terugsturen naar de afzender.
    • Alle business-to-business ACH-afschrijvingen hebben zeer beperkte doorlooptijden om fraude tegen te maken en als u maandelijks alleen de bankafschriften van uw zakelijke rekening bekijkt, bent u mogelijk aansprakelijk voor maximaal een maand aan frauduleuze transacties.U moet frauduleuze transacties tussen bedrijven melden aan uw bank uiterlijk de werkdag nadat ze voor betaling zijn gepresenteerd om aansprakelijkheid te voorkomen! Neem contact op met uw bank of bekijk de voorwaarden en bepalingen van uw account om eventuele aanvullende bepalingen of vereisten voor het melden van fraude te verifiëren.
  2. 2 Vermijd het schrijven van cheques, indien mogelijk. Telkens wanneer een cheque van uw zakelijke account wordt afgeschreven, biedt u de toegang tot uw bedrijfsnaam, adres, banknaam, bankrouteringsnummer en bankrekeningnummer van uw bedrijf - alle tools die fraudeurs nodig hebben om ongeoorloofde afschrijvingen naar uw account te verzenden.
    • Als uw bedrijf controles moet uitvoeren, moet u extra fraudepreventiehulpmiddelen zoals Positive Pay gebruiken om uw account dagelijks te controleren.
  3. 3 Gebruik ACH-originatie voor loonadministratie en overige vorderingen en schulden. ACH-originatie voor loonadministratie en andere te betalen posten zorgt ervoor dat uw accountnummer en accountgegevens veilig blijven en vermindert ook de float-tijd. Neem contact op met de Treasury Management- of Cash Management-teams van uw bank voor meer informatie over hoe uw bedrijf ACH-originatie het best kan gebruiken.