Elke ondernemer vreest het nieuws dat de auditors of toezichthouders komen. U kunt het proces proactief beheren om verrassingen te verminderen en het proces efficiënter te maken. Deze stappen beheren hun verwachtingen net zoals u elke andere consultant- of leveranciersrelatie zou beheren. Het doel is om de grenzen van hun werk te begrijpen, efficiënte en effectieve processen op te bouwen en contact te houden met hen tijdens hun engagement, zodat er aan het einde geen verrassingen zijn voor beide partijen.

Stappen

  1. 1 Wees eerlijk. Luister naar hun volledige vraag en onderbreek ze niet. Antwoord op de gestelde vraag (en niet meer). Als je het antwoord niet weet, raad het dan niet.
  2. 2 Beantwoord geen vragen voor andere managers; in plaats daarvan, vertel hen wie de juiste manager is. Reageer snel op informatieverzoeken - stel verwachtingen bij uw levering.
  3. 3 Bewaar kopieën van alles wat aan hen is gegeven. Organiseer reacties om hun behoefte om te vinden te minimaliseren.
  4. 4 Geef ze tijdelijk toegang tot uw gebouw voor de data en tijden die ze vragen. Vergeet niet om toegangsrechten uit te schakelen wanneer ze hun werk afmaken. De juiste manager moet hen begeleiden tijdens rondleidingen in beveiligde werkruimten zoals serverruimtes, geldopslagruimten, telefoonkasten, magazijnen, enz. Voorzie hen van een geschikte vergaderruimte of kubusvormig met telefoon en goedgekeurde netwerkdienst. (Opmerking: sommige examinatoren betalen voor hun eigen installaties voor telefoondiensten). Geef ze ook afsluitbare kasten die ze tijdens hun werk kunnen gebruiken.
  5. 5 Maak kennis met uw personeel voordat het examen begint met het uitleggen van de regels van de weg. Deze regels zijn:
    • De meeste van hun vragen worden beantwoord door uw managers.
    • Als uw manager uw hulp nodig heeft, wordt u uitgenodigd voor een vergadering met uw manager en de auditor.
    • Als de auditors uw kubus "laten passeren" met een vraag, herinner hen eraan dat ze verondersteld worden om vergaderingen te plannen via uw manager.
    • Als de auditor dit verzoek negeert en u vragen stelt, leg dan sowieso beleefd uit dat zij eerst met de manager moeten spreken en hen naar de manager moeten sturen.