Hoe boekhoudtransacties te doen

Elk bedrijf, hoe groot of klein ook, moet al zijn transacties bijhouden. Er zijn veel eenvoudige financiële softwaresystemen die u kunt aanschaffen, maar het is het beste als u eerst een goed begrip hebt van de manier waarop boekhoudtransacties werken. U moet elke zakelijke transactie, zoals het ontvangen van betalingen of het betalen van een factuur, invoeren in een boekhoudingsverslag dat een groot logboek is. Hier zult u een verzameling categorieën hebben die accounts worden genoemd, en u debiteert (verhoogt of verlaagt) één account en crediteert (verhoogt of verlaagt) een andere account (voorbeelden volgen.) De makers van boekhoudsoftware volgen nog steeds die formule, maar zij hebben het proces veel gemakkelijker gemaakt voor de gemiddelde gebruiker.

Deel een van de drie:
Het invoeren van transacties

1. 1 Verzamel alle papieren met betrekking tot zakelijke transacties. Deze kunnen bestaan ​​uit facturen van leveranciers, rekeningen van nutsbedrijven, creditnota's die aan klanten zijn verstrekt, belastingaangiften, afgegeven cheques en salarisinformatie. Controleer elke factuur of ontvangen betaling op nauwkeurigheid voordat u deze opneemt in een boekhoudingsjournaal. Zorg ervoor dat alles is goedgekeurd door een supervisor of bedrijfseigenaar voordat u transacties invoert.
2. 2 Stel verschillende accounts of categorieën in voor elk type transactie. Accounts kunnen bestaan ​​uit contanten, inventaris, uitgaven, enzovoort. Zie ze als verschillende pagina's in een notitieblok of regelitems die u in uw eigen persoonlijke budget kunt opnemen.^[1] U moet de volgende soorten accounts instellen:
   • De verkoop- of omzetrekening registreert alle verkopen aan klanten.
   • Op dezelfde manier registreert de onkostendeclaratie het geld dat het bedrijf uitgeeft, zoals het exploiteren van zijn faciliteiten, het produceren van het product en het verkopen van het product.
   • Daarnaast moet het bedrijf zijn bezittingen registreren, zoals contanten, debiteuren (verkopen aan klanten waarvoor nog niet is betaald) en fysieke bezittingen zoals gebouwen en apparatuur. Deze worden opgenomen in het activarekening.
   • De passiva-rekening vermeldt daarentegen alle bedragen die het bedrijf aan externe partijen verschuldigd is, zoals bankleningen, crediteuren (aan leveranciers, bijvoorbeeld) en te betalen lonen (lonen die werknemers hebben verdiend maar nog niet zijn betaald).
   • Deze grote categorieën zijn vaak onderverdeeld in meer specifieke, kleinere accounts.
3. 3 Bepaal welke accounts u wilt debiteren of crediteren. Het is heel belangrijk om te onthouden dat elke transactie kan worden omschreven als een debet / credit en dat credit (sen) altijd gepaard moeten gaan met gelijke debitering (en). Als u bijvoorbeeld een betaling van een klant ontvangt, debiteert u de debiteuren- en crediteurenadministratie in uw boekhoudverslag. Wanneer u betaalt voor een tv-advertentie, voert u 'Advertentiekosten' uit en creditt u Cash.^[2]
   • Debiteringen verhogen kosten, activa (zoals geld of meubels) en dividendrekeningen en -kredieten verlagen deze accounts. Een gemakkelijke manier om deze toename te onthouden is D-E-A-D (debetactiva, kosten, dividenden). Andere rekeningen, zoals verplichtingen en opbrengsten, worden verhoogd met kredieten en verminderd met debet. Dit boekhoudsysteem heeft zijn eigen logica en je kunt het beter uit het hoofd leren, in tegenstelling tot het toepassen van je eigen logica met wat "verhoogd" is en wat "verminderd" is.
   • Houd er rekening mee dat het aantal credit- en debetmeldingen ongelijk kan zijn, zolang de totale waarden gelijk zijn. Als een klant bijvoorbeeld de helft van een product in contanten en de helft in krediet heeft betaald, zijn er twee debetboekingen, te contanten en debiteuren, en slechts één creditnota voor de verkoop.
   • Alle beschikbare softwaresystemen maken het registreren van boekhoudkundige transacties gemakkelijk voor u door elke boeking op de juiste plaats in het journaal te plaatsen.
   • Mogelijk moet u nieuwe accountnamen in het journaal maken als u een niet-standaard transactie hebt, zoals de verkoop van aandelen of de aankoop van grond.
4. 4 Controleer alle boekhoudtransacties die in het journaal zijn ingevoerd, dubbel. Elke transactie moet in de juiste categorie worden weergegeven: bijvoorbeeld een debet aan de ene kant van het journaal en een bedrag dat gelijk is aan die transactie moet aan de tegenovergestelde creditzijde van het journaal verschijnen.
   • U zou bijvoorbeeld een transactie invoeren voor een elektriciteitsfactuur van $ 500 in de kolom Debet onder crediteurenadministratie en in de kolom Credit onder Cash voor $ 500 nadat deze is betaald. Zorg ervoor dat u het factuurnummer en een korte beschrijving in de toelichting vermeldt.
5. 5 Journaalboekingen periodiek overbrengen naar een grootboek. Het grootboek is een verzameling van al uw accounts. Er zal bijvoorbeeld een pagina in het grootboek staan ​​voor elk van uw categorieën contanten, debiteuren, crediteuren, kosten van nutsvoorzieningen, enz. Daarna kunt u de totalen voor elk type account in een specifieke periode bekijken .^[3]
   • Het grootboek registreert informatie per account, in tegenstelling tot het journaal, dat transacties registreert. Met andere woorden, een enkele transactie die wordt overgedragen aan het grootboek wordt op ten minste twee plaatsen of accounts ingevoerd.
   • Een verkoop aan een klant die met contant geld wordt betaald, wordt bijvoorbeeld als één enkele transactie in het journaal geregistreerd, waarbij een debet aan de kasrekening wordt erkend en de opbrengst wordt gecrediteerd. Bij overdracht naar het grootboek wordt deze boeking op twee verschillende locaties geregistreerd, namelijk de kasrekening en de inkomstenrekening. Hiermee kunt u zien hoe de transactie en de anderen eromheen elk account afzonderlijk hebben beïnvloed.
   • Bijboekingen in het grootboek moeten vergezeld gaan van de datum van de transactie om de bron van de transactie te achterhalen. Sommige accountants bevatten ook een referentienummer, bijvoorbeeld een bestelnummer, om het gemakkelijker te maken transacties terug te traceren naar hun journaalposten.^[4]

Tweede deel van de drie:
Financiële boekhoudingstransacties in evenwicht brengen

1. 1 Breng het grootboek in evenwicht voordat u het afsluit wanneer u een boekhoudkundige transactie invoert. Voer een proefbalans en andere rapporten uit om er zeker van te zijn dat de juiste accounts in rekening zijn gebracht en de transacties correct zijn geboekt. Of u nu 1 transactie of 100 transacties hebt ingevoerd, het totale debet moet gelijk zijn aan het totaal aantal credits.
   • Als u handmatig toevoegt of boekhoudsoftware gebruikt, telt u al uw afschrijvingen en al uw credits bij elkaar op, ongeacht in welke categorie ze zich bevinden. Ze moeten altijd in evenwicht zijn met nul.
2. 2 Controleer op fouten in de proefbalans. Als debetingen geen credits zijn, moet u teruggaan naar de journaalboekingen om de fout te vinden. Zelfs als debet credits gelijk zijn aan credits, kan er nog steeds een fout optreden als een transactie niet is ingevoerd of tweemaal is ingevoerd, of als een transactie op de verkeerde rekening is geboekt.^[5]
   • Als u bijvoorbeeld een betaling van een klant hebt ontvangen, heeft u mogelijk contant geld gedebiteerd maar bent u vergeten de debiteuren te crediteren, wat betekent dat uw rekeningen zouden aangeven dat u nog steeds geld verschuldigd bent als u dat niet bent. In dit geval zijn uw tegoeden niet gelijk aan al uw afschrijvingen.
   • In sommige gevallen kan het zijn dat u accountingangen moet traceren naar hun oorspronkelijke journaalboekingen om het probleem te vinden. Daarom is het handig om deze vermeldingen altijd te koppelen aan de datum van de transactie en / of een referentienummer.
3. 3 Rapporten uitvoeren voor resultatenrekeningen, balans en overzichten van ingehouden winsten. Dit kan handmatig worden gedaan of met behulp van een boekhoudsoftwaresysteem. Dan krijgt u een compleet beeld van de status van uw bedrijf.^[6]
   • In de resultatenrekening worden bijvoorbeeld uw uitgaven afgetrokken van de inkomsten die u in een bepaalde periode hebt verdiend, en u weet of u winst hebt gemaakt of verlies hebt geleden. Zie voor meer informatie over het schrijven van een winst-en-verliesrekening.
   • Een balans toont alle activa en passiva van een onderneming. Activa omvatten contanten, apparatuur, grond en debiteuren. Verplichtingen omvatten crediteuren en te betalen wissels. Zie voor meer informatie over het maken van een balans voor de boekhouding.
   • Als u in de afgelopen periode dividenden (betalingen aan aandeelhouders) heeft uitgekeerd, heeft u ook een ingehouden winst- en verliesrekening nodig. Een ingekochte winst-en-verliesrekening toont het bedrag van de winst die u hebt gemaakt (nettowinst) minus eventuele uitgekeerde dividenden. Ingehouden winsten vertegenwoordigen zelf herbelegde winsten in het bedrijf.

Derde deel van de drie:
Gedetailleerde gegevens bijhouden van boekhoudtransacties

1. 1 Voeg een korte beschrijving toe voor elke transactie die u in het journaal invoert. Bijvoorbeeld: "contant betaald voor kabeltelevisie-advertenties, februari 2015." Dit zal u helpen bij het verduidelijken van het bedrag, het oorzaak en het opnameproces voor elke transactie later.
2. 2 Bewaar back-updocumentatie over uw journaalboekingen. Dit is erg belangrijk in het geval er fouten zijn of voor vragen later. Documentatie over alle items kan worden opgeslagen door een journaalboekingnummer en datum als een pakket toe te wijzen. Iedereen moet een journaalboeking in het grootboek kunnen opzoeken en vervolgens gemakkelijk naar de back-updocumentatie kunnen gaan.
3. 3 Bewaar kopieën van alle documentatie op papier gedurende minimaal één jaar. Dit omvat zowel uw journaal- en grootboekposten, als alle ontvangsten en andere transactiedocumenten. U hebt deze nodig totdat uw rekeningen zijn gecontroleerd en uw belastingen zijn ingediend.
4. 4 Bewaar documentatie elektronisch gedurende minimaal zeven jaar. Scan ze, voor- en achterkant, en bewaar die kopieën op twee schijven, een voor opslag op kantoor en een andere site voor gebruik in geval van nood. Er is altijd een kans dat uw belastingen meerdere jaren worden gecontroleerd, dus het is belangrijk om deze gegevens bij te houden.