Deze wikiHow leert u hoe u de functie "Afdruk samenvoegen" in Microsoft Word gebruikt. Met Afdruk samenvoegen kunt u een spreadsheet met contactgegevens gebruiken om automatisch een ander adres, naam of ander gegeven aan elk exemplaar van een document toe te wijzen. Dit is handig bij het personaliseren van nieuwsbrieven of verklaringen, omdat u niet met de hand de naam of het adres van elke persoon bovenaan elk document hoeft te schrijven.

Deel een van de drie:
Een contactformulier maken

  1. 1 Open Microsoft Excel. Het app-pictogram van Microsoft Excel lijkt op een witte "X" op een donkergroene achtergrond. De Excel-pagina "Nieuw" wordt geopend.
    • Als u al een contactblad in Excel hebt, kunt u doorgaan met het importeren van de Excel-contacten.
  2. 2 Klik Leeg werkboek. Het staat linksboven op de pagina "Nieuw". Hiermee wordt een nieuw, leeg Excel-document geopend.
  3. 3 Voeg uw contactheaders toe. Beginnend in cel A1 en vanaf daar verder gaan, voer de volgende headers in:[1]
    • Voornaam - De voornaam van uw contactpersoon komt in deze kolom terecht (cel A1).
    • Achternaam - De namen van uw contacten gaan in deze kolom (cel B1).
    • Tel - De telefoonnummers van uw contactpersonen gaan in deze kolom (cel C1).
    • Adres - De straatadressen van uw contacten gaan in deze kolom (cel D1).
    • stad - De woonplaatsen van uw contacten gaan in deze kolom (cel E1).
    • Staat - De woonlanden van uw contacten gaan in deze kolom (cel F1).
    • ZIP - De postcode's van uw contactpersonen gaan in deze kolom (cel G1).
    • E-mail - De e-mailadressen van uw contacten gaan in deze kolom (cel H1).
  4. 4 Voer de informatie van uw contacten in. Begin in kolom A, cel 2, met het invoeren van de contactgegevens voor elk van de mensen voor wie u een samenvoegbewerking wilt genereren.
    • Zorg ervoor dat deze informatie juist is voordat u doorgaat.
  5. 5 Sla uw document op. Om dit te doen:
    • ramen - Klik het dossier, Klik Opslaan als, Dubbelklik Deze pc, klik op een opslaglocatie aan de linkerkant van het venster, typ de naam van het document in het tekstvak "Bestandsnaam" en klik op Opslaan.
    • Mac - Klik het dossier, Klik Opslaan als… , voer de documentnaam in in het veld "Opslaan als", selecteer een opslaglocatie door op het vak "Waar" te klikken en op een map te klikken en klik Opslaan.
    • Houd rekening met de geselecteerde opslaglocatie. U zult later het Excel-spreadsheet moeten vinden.
  6. 6 Sluit Excel. Klik op de X in de rechterbovenhoek van Excel (Windows) of de rode cirkel in de linkerbovenhoek (Mac). U kunt nu doorgaan met het maken van de samen voeg bewerking in Microsoft Word.

Tweede deel van de drie:
Contactpersonen importeren in Word

  1. 1 Open Microsoft Word. Het Word-app-pictogram ziet eruit als een witte "W" op een donkerblauwe achtergrond. Net als bij Excel wordt de pagina "Nieuw" geopend.
    • Als u een bestaand Microsoft Word-document hebt waarin u de Excel-contacten wilt importeren, dubbelklikt u erop om het te openen en slaat u de volgende stap over.
  2. 2 Klik Leeg document. Het is een wit vak in de linkerbovenhoek van de pagina. Er verschijnt een leeg Microsoft Word-document.
  3. 3 Klik op de mailings tab. Dit tabblad staat bovenaan het Microsoft Word-venster. Er verschijnt een werkbalk net onder de rij tabbladen.
  4. 4 Klik Selecteer Ontvangers. Het staat in de "Start Afdruk samenvoegen" sectie van de mailings werkbalk. Als dit gebeurt, wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.
  5. 5 Klik Gebruik een bestaande lijst ... . U vindt deze optie in het vervolgkeuzemenu. Een nieuw venster zal openen.
    • Als u ooit Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, kunt u de Kies uit Outlook-contactpersonen optie in het vervolgkeuzemenu.
    • U kunt ook een tijdelijke lijst met contactgegevens in Word typen door de. Te selecteren Typ een nieuwe lijst keuze. Dit is handig als u slechts een handvol informatie over contacten hoeft te maken.
  6. 6 Selecteer uw Microsoft Excel-contactblad. Klik aan de linkerkant van het venster op de map waarin u het Excel-blad hebt opgeslagen en klik vervolgens op het Excel-blad om het te selecteren.
  7. 7 Klik Open. Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster.
  8. 8 Bevestig de beslissing. Klik op de naam van het Excel-blad in het pop-upvenster en klik vervolgens op OK onderaan het venster. Uw Excel-blad wordt geselecteerd als de locatie van waaruit uw contactpersonen worden geladen.
    • Zorg ervoor dat het selectievakje 'Eerste rij met kolomkoppen' onder aan dit venster is aangevinkt.

Derde deel van de drie:
Afdruk samenvoegen gebruiken

  1. 1 Ga naar de plaats waar u de contactgegevens wilt invoegen. Zoek de plaats waar u contactgegevens wilt invoegen (bijvoorbeeld de bovenkant van het document) en klik erop om de cursor daar te plaatsen.
  2. 2 Klik Voeg Samenvoegveld in. Het is een optie in het gedeelte "Velden schrijven en invoegen" van de mailings tab. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.
    • Mogelijk moet u op de knop klikken mailings tab opnieuw voordat je dit doet.
  3. 3 Selecteer een type informatie. Klik in het vervolgkeuzemenu op de naam van een van de kopteksten in uw Excel-document om deze in te voegen.
    • U zou bijvoorbeeld klikken Voornaam in het vervolgkeuzemenu als u een tag wilt invoegen voor de voornaam van de contactpersoon.
  4. 4 Voeg waar nodig andere informatie toe. Dit kunnen de adressen, achternaam, telefoonnummers, enzovoort van contacten zijn.
  5. 5 Klik Voltooien en samenvoegen. Het is helemaal rechts in de mailings werkbalk van tabblad. Dit vraagt ​​een vervolgkeuzemenu.
  6. 6 Selecteer een samenvoegoptie. Klik op een van de volgende:
    • Bewerk individuele documenten - Opent het document van elke ontvanger, zodat u de documenten verder kunt personaliseren.
    • Documenten afdrukken ... - Hiermee kunt u een kopie van uw document afdrukken voor elke persoon die wordt vermeld in uw contactblad.
    • Stuur e-mailberichten ... - Hiermee kunt u de documenten verzenden als e-mails. De e-mailadressen van de contactpersonen worden geselecteerd als bestemmings-e-mailadressen.
  7. 7 Volg de instructies op het scherm. Afhankelijk van de door u geselecteerde optie heeft u een aanvullend formulier om te beoordelen (bijvoorbeeld als u hebt geselecteerd E-mail, je moet een onderwerp invoeren en dan klikken OK). Als u dit doet, wordt het samenvoegproces voltooid.