Zakelijke vergaderminuten worden gebruikt om onderwerpen, acties, taken en beslissingen in een formele vorm te documenteren en te verspreiden onder de betrokkenen en degenen die geïnformeerd moeten worden. Hoewel er veel verschillende indelingen zijn voor het opnemen van minuten, geeft deze instructie een eenvoudig en gebruiksvriendelijk formaat weer.

Stappen

  1. 1 Kies een sjabloonstijl
    • Aangezien deze minuten voor een bedrijf zijn, heeft uw bedrijf wellicht sjablonen met een logo-merk die vooraf zijn gemaakt in MS Word of een ander programma. Vraag uw HR- of marketingafdeling of deze bestaan
    • Als een tweede optie, googlet u eenvoudig 'vergadernotulen-sjablonen' en u zult veel gratis downloadbare opties vinden
  2. 2 Voer de locatie, datum en tijd in
    • Locatie - gebruik gewoon de stad, staat (toevoegen van land is een geweldig idee voor internationale bedrijven)
    • Datum - maand, dag, jaar ziet er het meest professioneel uit. Het formaat kan veranderen afhankelijk van de standaard van uw bedrijf. Als de vergadering meer dan één dag duurt, toon dan de volledige duur. d.w.z. 28 september 2015 - 30 september 2015
    • Tijd - gebruik de juiste opmaak die wordt gebruikt voor uw bedrijf
  3. 3 Maak een lijst van alle aanwezigen
    • Persoonlijk en online / telefonisch
    • Gebruik achternaam, voornaam formaat
    • Inclusief bedrijf vertegenwoordigd
  4. 4 Lijst ontvangers
    • Dit moet een lijst bevatten van alle personen die een exemplaar van de notulen zouden moeten ontvangen.
    • Gebruik individuele persoon (s) of
    • Als er meerdere ontvangers op één afdeling zijn, kunt u "Human Resource Department, ABC Company or
    • Voor distributie aan het hele bedrijf, "Alle werknemers, ABC-bedrijf"
  5. 5 Voer het vergaderonderwerp in
    • Gebruik de titel van de vergadering op de agenda of het vergaderverzoek voor de agenda
  6. 6 Schrijf doel / samenvatting
    • Begin met een korte samenvatting / doelstellingen van de vergadering of voeg een bijlage toe aan de agenda
    • Agendadocument invoegen in MS Word (2010): INVOEGEN - OBJECTEREN - CREËREN UIT BESTAND - BLADEREN - KIES BESTAND - INVOEGEN - WEERGAVE ALS PICTOGRAM - OK
  7. 7 Maak koppen van onderwerpen
    • Gebruik subacties om te bepalen op welk punt items zijn besproken. Hierdoor kunnen deelnemers het gesprek onthouden voor vergaderingen de hele dag door, waar veel onderwerpen worden besproken.
  8. 8 Lijst actie-item, taak, onderwerp of beslissing
    • Onderwerpen moeten kort maar informatief zijn. Probeer afstand te houden van paragrafen
    • Gebruik opsommingstekens voor een gemakkelijke leesbaarheid
  9. 9Lijst verantwoordelijke persoon (personen)
  10. 10Lijst vervaldatum
  11. 11 Voer extra opmerkingen in (optioneel)
    • Hier kunt u bijvoorbeeld aangeven wanneer de volgende vergaderdatum de voortgang zal zijn
  12. 12 Bekijk de resultaten
    • Met collega of vergadering-organisator vóór distributie
  13. 13 Verdeel minuten
    • Gebruik.pdf-formaat om wijzigingen door ontvangers te voorkomen
    • Gebruik de link voor hulp. Een Microsoft Word-document converteren naar PDF-indeling