Office-etiquette oefenen (met voorbeeldmails)

Goede manieren van werken zijn de lijm die de gelukkigste bedrijven bij elkaar houden. Met een goede kantooretiquette voelt u zich op uw gemak bij uw collega's en maakt u een geweldige indruk op uw leidinggevende. Uw werkplek zal in geen tijd een tweede thuis voelen!

Methode één van de vier:
Het oefenen van persoonlijke gewoonten op de werkplek

1 Draag op de juiste manier. Elke werkplek heeft een iets andere dresscode, maar vermijd in het algemeen kleding die onthullend, overdreven casual of te los of strak zit. Als u niet zeker weet wat de kledingcode van uw kantoor is, vraag dan een vriendelijke collega of uw baas en kijk wat anderen dragen. Het kan acceptabel zijn om een mooie spijkerbroek te dragen, of je kunt je vasthouden aan broeken, button-down shirts en blouses en rokken. Bepaal wat uw dresscode is en blijf bij!^[1]
- Je kunt nog steeds mooie werkkleding kopen als je een klein budget hebt, door coördinatiestijlen te combineren en aan te kopen in winkels die niet in de winkel liggen.
2 Vermijd overweldigende parfum of eau de cologne. Jij en je collega's bevinden zich waarschijnlijk in de buurt, dus houd je kantoorgeur subtiel. Je wilt niet dat het iemands neus irriteert of zelfs een allergische reactie geeft. Als u ervoor kiest een geur te dragen, dep dan slechts kleine hoeveelheden op uw polspunten, zoals uw polsen, en niet op uw kleding.^[2]
3 Blijf thuis als je ziek bent. Gebruik die ziektedagen als je ze hebt! Misschien voel je je schuldig over het verlies van een dag werk, maar als je de dag vrij neemt, zul je sneller herstellen en voorkomen dat je de rest van het kantoor blootstelt aan je ziekte.^[3]
- Zelfs als je niet besmettelijk bent, kan je constant hoesten of neusbui je collega's afleiden, wat betekent dat het hele kantoor onproductief en geïrriteerd is. Red iedereen het probleem, pak wat medicijnen en neem de dag vrij.
4 Wees beleefd over e-mail. Houd uw e-mails beleefd, beknopt en to the point. Vermijd het bespreken van privé-zaken, zoals de financiële informatie van een klant, en spreek slecht over een van uw collega's. Met een eenvoudige klik op de knop "Doorsturen" kan uw e-mail worden gedeeld met het hele bedrijf, dus zorg ervoor dat alles erin beleefd en professioneel is.^[4]
- Houd uw taalwerkplek op de juiste manier. Red de emoji's en uitroeptekens voor teksten met vrienden!
5 Houd uw sociale media geschikt. Zelfs als je je sociale media ingesteld hebt op privé, zullen je collega's en zelfs je baas een manier vinden om het te zien als ze dat willen. Stel jezelf de vraag voordat je een bericht plaatst: 'Is dit iets waar ik het niet erg vind dat mijn baas het ziet? Is het de moeite waard om het respect van mijn werkgever te schenden, of mijn baan te verliezen? "Vermijd overdreven ordinaire berichten of foto's met drugs of alcohol, vooral als je de wettelijke minimumleeftijd voor alcoholconsumptie hebt bereikt.^[5]
6 Eet in de lunchroom of buiten. Dit is vooral belangrijk als u sterk ruikende voedingsmiddelen eet. Het is goed om je overgebleven vis in de magnetron te verwarmen, maar vind een plek om het te eten waar het je collega's niet zal storen. Als het een leuke dag is, ga dan buiten zitten. Ga anders naar de lunchroom of een lege vergaderruimte.^[6]
- Zelfs het geluid van kauwen, knarsen of slurpen kan vervelend zijn voor sommige geluidsgevoelige collega's. Respecteer hun voorkeuren en geniet van uw maaltijd buiten het kantoor.
7 Neem geen eten van andere mensen uit de gemeenschappelijke lunchruimte. Het kan moeilijk zijn om te zeggen wanneer voedsel gemeenschappelijk of persoonlijk is, vooral als het in een open bak staat of midden in de koelkast staat. Err aan de kant van voorzichtigheid; als het niet duidelijk is gemarkeerd als iets dat vrij is voor het oprapen, laat het dan met rust. Er is geen snellere manier om een dag van een collega te ruïneren dan door het eten van hun lunch!
- Verpak uw eigen lunch in een zak of container en plak een plakbriefje met uw naam erop om verwarring te voorkomen.
- Als je per ongeluk het eten van iemand anders neemt, wees dan eerlijk en houd je eraan. Zeg: "Het spijt me heel erg dat ik je salade heb gegeten. Ik dacht dat het iemands overblijfselen waren die ze weggaven. Ik zal je een nieuwe kopen. "^[7]
8 Vermijd kantoorgerucht. Kastmuren zijn dun en als je slecht praat over een collega, is de kans groot dat hij zijn weg terug vindt, hoe groot je kantoor ook is. Als je gefrustreerd bent over je baas en moet ontluchten, doe dit dan buiten het werk.^[8]
- Als de collega's je uitnodigen om te roddelen, zeg je: "Ik moet terug naar mijn bureau, ik ben zo onder de indruk!"
- Hoe graag je je baas of collega nu ook niet leuk vindt, het zal nog veel erger zijn als er weer contact met ze op komt dat je ze achter de rug hebt.

partituur
0 / 0

Methode 1 Quiz

Welke is een geschikte werkplekstijl?

Methode twee van vier:
Cubicle Space respecteren

1 Neem telefoongesprekken in een privékamer. Dit toont aan dat u de werkomgeving van uw collega's respecteert en ze niet wilt afleiden door uw gesprekken, persoonlijk of werkgerelateerd. Kastmuren zijn vrij dun, dus als je denkt dat je gesprek langer dan een minuut of twee zal duren, kun je het het beste buitenshuis meenemen.
2 Versier je kast eenvoudig en smaakvol. Een mooi hokje laat uw baas en collega's zien dat u uw werk en uw werkomgeving respecteert. Door uw ruimte schoon, georganiseerd en ingericht te houden, voelt het verwelkomend en vriendelijk aan. Hang foto's op van je familie of goede vrienden. ^[9]
- Blijf uit de buurt van alle politieke en beledigende afbeeldingen, posters of slogans.
- Als u niet zeker weet of iets geschikt is of niet, vraag uzelf dan af of u het op prijs stelt als de voorzitter van het bedrijf het in uw kast ziet. Als het antwoord nee is, haal het dan weg en gebruik het om je huis te versieren.
3 "Klop" voordat je praat. Wees respectvol ten aanzien van de tijd van uw collega's.Als je met ze wilt praten en geen geplande vergadering hebt, klop dan op de zijkant van hun kast voordat je begint te praten, omdat ze misschien diep geconcentreerd zijn, of zelfs aan de telefoon. Als ze opkijken, zeg je: "Heb je een seconde om te chatten?" Als ze het druk hebben, maak plannen om later te praten, of vraag ze om langs je kast te komen wanneer ze vrij zijn.^[10]
- Loop niet te lang op het bureau van een collega, vooral als ze het druk hebben. Ze horen graag van je weekendplannen tijdens de lunch, maar niet wanneer ze midden in een belangrijke e-mail zitten.
4 Laat een notitie achter als een collega het druk heeft of niet achter zijn bureau zit. Noteer waar je het over wilt hebben op een plakbriefje en leg het op het bureau waar je collega het zal zien, maar niet vlak voor hun neus als ze daar zitten. Vraag hen om bij je hokje te slingeren als ze een seconde hebben.
- Als de collega duidelijk in gesprek is, leid hem dan niet af door te fluisteren of uw handen te gebruiken om te communiceren. Wees geduldig en laat een notitie achter of kom later terug als ze niet aan de lijn staan.
5 Vraag voordat je items leent. De meeste kantoren hebben een gemeenschappelijke pool van de gebruikelijke kantoorbenodigdheden, zoals nietjes, post-it notes, pennen en blocnotes. Als u een hulpmiddel nodig hebt dat alleen uw collega heeft, vraag het dan voordat u het terugbrengt naar uw bureau.^[11]
- Als je een voorwerp onmiddellijk nodig hebt, laat dan een briefje op hun bureau achter en zeg: "Leende de perforator voor een paar minuten. Ik kom terug zodra ik klaar ben! "Teken je naam, zodat ze weten wie te vinden als hun hole-punch nooit terugkomt.
6 Gebruik uw cel om te werken, geen persoonlijke tijd. Het ziet er onprofessioneel uit als je je kast gebruikt als kleedkamer of als plek voor persoonlijke verzorging, zoals je make-up doen of je tanden flossen. Neem je tandenborstel en nagelknippers mee naar de badkamer en raak je make-up aan zonder dat je kamergenoten je raar aankijken - het zal toch sowieso comfortabeler zijn!^[12]

partituur
0 / 0

Methode 2 Quiz

Waar of niet waar: foto's van familie en vrienden zijn de juiste decoratie voor uw cel.

Methode drie van vier:
Goede etiquette gebruiken in een open kantoor

1 Respecteer de ruimte van uw collega's. Dit is nog belangrijker in een open kantooromgeving waar u niet veel onderscheidt van uw collega's. Laat uw papier- of werkitems niet op de ruimte van iemand anders terechtkomen en vraag het voordat u iets op het bureau van iemand anders gebruikt, ook al is het maar een nietmachine of een stuk papier.
2 Wees netjes en beperk persoonlijke items tot uw ruimte. Wanneer uw bureau in de open lucht staat of zelfs wordt gedeeld met andere collega's, is het nog belangrijker om het netjes te houden, omdat dit van invloed kan zijn op het vermogen van uw collega's om te focussen. Beperk jezelf tot slechts een of twee niet-werk gerelateerde afbeeldingen of items. Houd uw papierwerk in nette stapels of georganiseerd in mappen.^[13]
3 Wees tolerant ten opzichte van andere persoonlijkheden. Een open kantoorruimte brengt je in nauw contact met veel andere persoonlijkheden, wat goed is voor het stimuleren van nieuwe ideeën en het leren kennen van veel mensen. Aan de andere kant kan het stressvol zijn om de hele dag op hetzelfde bureau te zitten met een collega die je niet leuk vindt. Houd een open geest en concentreer u op het leren vanuit het perspectief van andere mensen, zelfs als u het niet altijd met hen eens bent.
4 Houd het geluid tot een minimum beperkt. Neem telefoontjes mee naar buiten of in een vergaderruimte, vooral persoonlijke gesprekken of gesprekken waarvan je denkt dat ze een tijdje mee kunnen gaan. Luister naar muziek met een koptelefoon, nooit hardop, en vermijd schreeuw in de kamer of praat luid. Het kan leuk zijn om met al je collega's in een grote kamer te werken, maar je wilt de omgeving niet zo luid maken dat niemand kan focussen en hun werk kan doen.^[14]
5 Vraag je collega's of ze een seconde hebben voordat je begint te praten. Het is maar al te gemakkelijk om de werkstroom van collega's te verstoren wanneer je tegenover hen zit. Om te voorkomen dat iemand die diep geconcentreerd is, lastigvalt, zeg je rustig: "Hé, heb je nog een seconde om over dit project te praten?" Op die manier kunnen ze eindigen waar ze aan werken voordat ze met je afspreken.^[15]
- Als uw kantoor gebruikmaakt van een online berichtenservice, kunt u ze ook zo pingen of een post-it-notitie op hun bureau achterlaten als ze het bijzonder druk vinden.
6 Houd ongedwongen of persoonlijke gesprekken tot een minimum beperkt. Een voordeel van een open kantoorwerkplek is dat u informele gesprekken kunt voeren met de collega's om u heen. Als je echter te lang chat, raken andere mensen afgeleid - en waarschijnlijk een beetje geïrriteerd! Bespaar langere gesprekken voor de lunch of na het werk.

partituur
0 / 0

Methode 3 Quiz

Wat is een goede manier om een gesprek te beginnen met een collega wanneer deze werkt?

Methode vier van vier:
Wees beleefd tijdens vergaderingen

1 Op tijd verschijnen. Je collega's en supervisors zullen niet blij zijn als ze een hele vergadering moeten doorstaan omdat je verdwaald bent op weg naar de vergaderruimte, of een drankje van water nodig hebt! Houd uw vergaderingen georganiseerd in een kalender en stop tien minuten eerder met werken, zodat u alle materialen kunt verzamelen die u nodig hebt. Bevestig dat u weet waar de vergadering is en neem een pauze in de badkamer voordat u naar binnen gaat.^[16]
2 Zet uw mobiele telefoon stil of schakel hem uit. Een mobiele telefoon die halverwege een vergadering rinkelt, is nog erger dan wanneer een film in een bioscoop vertrekt! Zorg ervoor dat de uwe op stil of uitgeschakeld is voordat de vergadering begint, of laat het in een afgesloten lade achter uw bureau om de afleiding helemaal te voorkomen.^[17]
3 Geef de spreker je volledige aandacht. Sluit je laptop en zet je telefoon opzij - geen multi-tasking hier! Luister aandachtig en notities maken op een notitieblok als het u helpt opletten. Actief luisteren en deelnemen aan een vergadering is beleefd en toont aan dat u om de informatie geeft.Wanneer het jouw beurt is om een vergadering te presenteren of te leiden, zullen mensen de gunst teruggeven.^[18]
4 Houd vergaderingen in een vergaderruimte, niet op uw bureau. Als je twee of meer mensen ontmoet, ga dan naar een vergaderruimte of een pauzeruimte, zodat je de mensen om je heen niet zult afleiden. Je kunt zelfs naar buiten gaan voor een wandelbijeenkomst of om tijdens de lunch te praten.^[19]
5 Vergaderingen op tijd beëindigen. Door uw vergaderingen efficiënt en productief te houden, kunt u laten zien dat u de tijd van uw collega's respecteert, ze op tijd uitstuurt en de vergaderruimte vrijmaakt voor de volgende groep om aan de slag te gaan. Vergeet niet dat uw collega's net zo druk zijn als u!