Het schrijven van je prioriteiten op papier werkt als je ze in een middag kunt uitschakelen. Met een stortvloed aan inkomende taken thuis of op het werk, worden velen overgedragen naar de volgende dag (of week of maand). Deze Excel-spreadsheet volgt deadlines na en wijzigt taakprioriteiten dienovereenkomstig. In 20 minuten bieden de onderstaande stappen een effectievere manier om uw prioriteiten te beheren.

Stappen

  1. 1 Maak een tabblad "Thuis" of "Kantoor". Open een nieuw Excel-werkblad. Klik met de rechtermuisknop op het tabblad "Blad1" aan de onderkant en klik op Naam wijzigen. Typ 'Thuis' of 'Kantoor'.
  2. 2 Hernoem Sheet2 als "Template" en Sheet3 als "Points" door stap 1 te herhalen.
  3. 3 Maak de tabel Belang aan. Vul op het tabblad Punten de kolommen A, B en C in:
  4. 4 Definieer de naam "Belang". Selecteer van Cel A2 tot C7. Klik op Insert Name Define
    • Definieer de naam als "Belang" en klik op OK.
  5. 5 Maak de Effort-tabel. Herhaal stap 3, 4 en 5 om de Effort-tabel in kolommen E, F en G te maken. Selecteer cellen E2 tot G6 en geef ze de naam "Inspanning".
  6. 6 Maak de Urgency-tabel. Herhaal stap 3, 4 en 5 om de Urgency-tabel te maken in de kolommen I, J en K. Noem ze "Urgency".
  7. 7 Voer de koppen in op het tabblad Start. Klik op het tabblad Start en voeg de kopjes in rij 1 in:
    • A - Prioriteit Een formule, 1 voor de belangrijkste taak, maar kan meer dan 100 zijn
    • B - Taak Naam van de taak.
    • C - Belang Een A, B, C, D, E of F uit de tabel.
    • D - Inspanning A 1-5, uit de Effort-tabel.
    • E - Urgentie Een formule op basis van vervaldatum.
    • F - Einddatum waarop de taak moet zijn voltooid. Vervaldata zijn niet hard en snel. Omhoog hellend vertelt je hoe vroeg je de taak kon beginnen en Uitbreiding vertelt u hoeveel dagen het kan schuiven. Een kapsel krijgen kan een opkomst van 5 en een extensie van 4 - het is niet logisch om twee weken eerder een knipbeurt te krijgen en mensen kunnen merken dat het meer dan 5 dagen te laat was.
    • G - Aanloopdagen voorafgaand aan de Einddatum kunt u de taak starten.
    • H - Verlenging Automatische verlenging van vervaldatum
    • I - Days Left Formula. Aantal dagen vóór Vervaldatum; negatief als vervaldatum is verstreken.
    • J - De voltooide datumtaak is feitelijk voltooid.
    • K - Opmerkingen Alle details voor de taak.
  8. 8 Voer je takenlijst in. Opmerking Prioriteit, urgentie en resterende dagen blijven leeg. Ze zullen worden ingevuld met formules. Hier is een voorbeeld van thuistaken.
  9. 9 Formules invoeren voor resterende dagen, urgentie en prioriteit. De onderstaande formules zijn voor rij 2.
    • I (dagen over) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
    • E (Urgentie) = IF (I2> G2,5, IF (I2> 0,4, IF (I2 = 0,3, IF (I2 + H2> 0,2,1))))
    • A (Prioriteit) = VLOOKUP (C2, Belang, 2, ONWAAR) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Urgency, 2, FALSE)
  10. 10 Verander het formaat voor cel I2 in Integer door met de rechtermuisknop op de cel te klikken, het formaat te selecteren en het een nummer met 0 decimale plaatsen te maken.
  11. 11 Formules voor Prioriteit, Urgentie en Dagen overbrengen naar de resterende cellen in elke kolom. Selecteer cel E2 en typ CTRL-C. Selecteer cellen E3 tot E10 en klik op CTRL-V. Herhaal dit om cel I2 naar cellen I3 tot I10 te kopiëren. Herhaal tot slot om cel A2 naar cellen A3 t / m A10 te kopiëren. Negeer de oneven waarden die u krijgt voor ongedefinieerde taken.
  12. 12 Sorteer de rijen op Prioriteit. Selecteer uit cellen A1 tot K, voor zoveel rijen als u gegevens hebt. Klik vervolgens op Data Sort.
  13. 13 Sla uw spreadsheet met prioriteiten op, inclusief de datum voor versiebeheer.
  14. 14 Taken markeren Klaar. Als u taken voltooit, markeert u de datum in de kolom Voltooid. Onthouden CTRL-; (bedieningstoets en puntkomma) voert onmiddellijk de huidige datum in.
  15. 15 Kijk Prioriteiten veranderen elke dag. Dit zijn de prioriteiten over meerdere dagen. Op 13 juli zijn alle taken voor de Omhoog hellend periode, dus hebben grote aantallen. Op 20 juli verschijnen er hogere prioriteiten (kleinere aantallen) voor vier taken, waaronder Grasmaaien die zijn heeft geraakt Ten gevolge datum. Op de 21e is de prioriteit hoger omdat we in de Uitbreiding periode en op 23 juli is het zelfs hoger omdat het voorbij de Uitbreiding periode. Rekeningen betalen gaat ook door een escalatie op de 23e en 25e.