Event management is een geweldige ervaring, ongeacht of het uw eigen feest is, een bedrijfsevenement, voor familie en vrienden, of bruiloften en andere meer formele zaken. Het is een zware klus, maar het is ook erg bevredigend. Het kan een wereld van verschil maken voor de betrokken mensen die uw vriendelijkheid en monumentale inspanningen ten aanzien van het organiseren van hun verjaardag, jubileum, bruiloft of andere viering of evenement zeer zullen waarderen. De onderstaande stappen leren je hoe je een geweldige evenementenmanager kunt zijn, wat suggesties kunt doen om problemen op te lossen en met een zorgvuldige planning, vermijd ze allemaal samen.

Deel een van de vijf:
De basis vastpinnen

  1. 1 Bereken uw doel en doelstellingen. Dit lijkt allemaal een beetje te logisch, maar je moet deze in permanente inkt krijgen om te weten wat de beste locatie is, wat het juiste budget is, de aard van de presentaties, de hoeveelheid (of type) gasten en welke strategieën in dienst voor uw specifieke evenement. Dus wat is je ideale resultaat? Wat wil je doen?
    • Als je erachter bent wat je aan het doen bent (vieren, fondsenwerven, opleiden, verkopen, voorstellen, etc.), denk dan eens goed na waarom je doet het. Het kennen van je motivatie kan je helpen om je te focussen en te rijden.
    • Het hebben van een paar doelen kan je ook helpen in de richting die je moet gaan. Je kunt niet blijven proberen om een ​​doel te bereiken dat nog niet is vastgesteld! Wanneer je $ 4.000 hebt en je streeft naar $ 5.000, kan dat doel je naar de finish duwen.
  2. 2 Kies je datum en tijd. Dit is een van de belangrijkste factoren bij het plannen van uw evenement. Kies een datum en tijd die niemand kan maken en het maakt niet eens uit hoe geweldig een evenement je gepland hebt. En kies een datum en tijd die te ver in de toekomst ligt - of te vroeg opkomt - en uw gasten zullen het vergeten of hebben al plannen. Het Goldilocks-syndroom van het beheren van evenementen!
    • In het ideale geval wilt u uw gasten ongeveer twee weken uit laten weten. Dat geeft ze een goede hoeveelheid tijd om nog geen plannen te hebben en een goede tijdlijn om ze uit te nodigen en ze een of twee keer te herinneren voordat de tijd daadwerkelijk komt. Dus uw evenement zal een paar weken in de toekomst zijn, als u het kunt gebruiken.
  3. 3 Kies je locatie. Nu je een idee hebt van wat je doet en wanneer je het doet, kun je gaan nadenken over locaties en potentiële met een datum benaderen en dingen die je nodig hebt. Wat voor soort gebouw wil je hosten en hoe wordt de ruimte beheerd? Zitten de gasten op stoelen in rijen, op banken of aan tafels, of op picknickkleed in de open lucht? Zal het weer een probleem vormen? Moet er ruimte zijn om te dansen, op het podium van een spreker of op een podium? Als dit het geval is, moet u ervoor zorgen dat de evenementruimte groot genoeg is.
    • Het is altijd het beste om de site van tevoren te bezoeken en een kaart van het gebied te tekenen. Deze kaart kan worden gebruikt als een "strijdplan" en biedt u de mogelijkheid om tabelruimte, servicetrajecten voor de foodservice, toegang voor gehandicapten indien nodig en exitroutes en hoe u de apparatuur op hun plaats krijgt, te schetsen en toe te wijzen. Je moet ook aangeven waar de stroomgenerator (indien nodig), externe apparatuur zoals een koelkast, ijsmaker, barbecue of kachels (etc.) zal zijn, evenals waar stroompunten en kabels zullen zijn (die discreet bedekt kunnen zijn met een tapijt) en andere veiligheidsrisico's die moeten worden aangepakt.
    • Zijn legale en lokale overheidsgoedkeuringen vereist? In de meeste gevallen zijn goedkeuringen vereist voor een bar, maar ook voor overmatig lawaai, toegang tot voertuigen en parkeren, het bouwen van grote omheiningen zoals een paviljoen en andere behoeften.
  4. 4 Kies het aantal mensen dat u wilt uitnodigen. Hoeveel mensen kunnen uw budget en locatie aan? Sommige evenementen zijn strikt ticketing of uitnodiging, dus het is gemakkelijker om te plannen, maar veel evenementen hebben laatkomers of extra's zoals kinderen, partners of vrienden. En onthoud dat hoe meer gasten je hebt, hoe meer crew je ook nodig hebt.
    • Omdat dit het grootste logistieke probleem kan zijn, is het altijd verstandig om ervoor te zorgen dat er voldoende ruimte is voor alle mensen om zich op de site te verplaatsen.
    • In oudere instellingen noemen ze meestal de hoeveelheid gasten "pax", dus als je in een functiecentrum werkt en je "Pax 150" ziet, betekent dit dat er 150 gasten worden verwacht.
  5. 5 Reken op een budget. Hopelijk heb je een paar mensen waarop je kunt leunen om samen te peilen hoeveel geld je nodig hebt voor dit evenement. Betaalt u personeel? Verhuur apparatuur en uw locatie? Eten en drinken? Pamfletten of briefkaarten publiceren? Ga aan de slag op een nummer dat lijkt te doen en bereid je plan voor. Je wilt dit niet uit eigen zak laten gaan als je dat niet hoeft te doen.
    • U bevindt zich misschien in een situatie waarin u sponsorschappen of donaties kunt krijgen, maar de meesten van ons hebben niet zoveel geluk. Als u niet meer geld verwacht dat binnenkomt, is het noodzakelijk dat u de hoeken snijdt wanneer dat nodig is. In plaats van een cateringteam, een BYO of een "bring-a-plate" -functie te vormen (catering is minimaal, maar je moet wel voorzien in een maaltijdentafel, bain maries en koelkasten). In plaats van een fotograaf in te huren, ga rond en neem zelf foto's. Wees creatief waar nodig!
  6. 6 Stel een team samen. Organiseer uw serviceteam (zelfs als dit vrienden en familieleden of andere vrijwilligers zijn) om verschillende relevante secties te behandelen, zelfs als u geen professioneel evenement organiseert, maar een klein familiefeest organiseert. Goed evenementenmanagement op grote schaal gaat over het organiseren van mensen om de leiding te hebben over de afzonderlijke onderdelen van het evenement en ervoor te zorgen dat iedereen weet wat het plan is.
    • Je bemanning heeft evenveel geavanceerd nodig als de teams die je aanwerft en je gasten. Geef ze zo snel mogelijk taken op, geef ze de voorkeur als je kunt. En probeer een paar mensen op stand-by te houden - er zijn altijd een paar vlokken in elke groep.
  7. 7 Verzamel de agenda. U hoeft niet meer te plannen totdat u precies weet wat er tijdens uw evenement gaat gebeuren. Wanneer spreken de sprekers? Zijn er games, activiteiten of presentaties die gepland moeten worden? Hoeveel tijd zullen de gasten nodig hebben om te eten? Werk een vrij gedetailleerde tijdlijn uit voor de activiteiten van de dag.
    • Laat altijd een klein bewegingslokaal achter; geen enkele gebeurtenis zal precies zijn zoals u gepland had, tot op de minuut. Mensen komen te laat, speeches duren langer dan verwacht, de regel voor het buffet schuift niet mee, noem maar op. Dus terwijl u een goed idee nodig hebt van wat er gebeurt, moet u begrijpen dat het voor organisatorische doeleinden is en dat niets in steen is geschreven.

Deel twee van vijf:
De bal laten rollen

  1. 1 Stuur uitnodigingen. Want hoe weten mensen anders dat ze moeten komen ?! Je moet ze uitnodigingen sturen! En dit is ook niet iets om op te snuiven. Uw uitnodiging is het gezicht van uw evenement. De eerste indruk die mensen krijgen van wat ze kunnen verwachten en of ze zelfs zouden moeten komen. Het moet goed zijn.
    • Denk aan uw typische uitnodigingen - ansichtkaarten, flyers, enz. Maar ga ook papierloos: e-mail, nieuwsbrieven, Facebook, Twitter en sites zoals Eventbrite die dienen als uitnodigingen, gasttrackers en een agenda.
      • Correctie: als u probeert zoveel mogelijk mensen te laten komen, gebruik dan zeker Facebook en Twitter. Probeer deze platforms te vermijden als u deze alleen aan VIPs probeert te houden. Dat is gewoon vragen om problemen.
  2. 2 Blijf op de hoogte van degenen die hebben geaccepteerd. Je hebt een aantal mensen nodig om te weten hoeveel en wat je allemaal nodig hebt, dus blijf op de hoogte! Het is waarschijnlijk niet het nummer dat daadwerkelijk wordt weergegeven, maar het zou u een algemeen idee moeten geven. Websites die zijn ontworpen voor beheer van gebeurtenissen kunnen u hierbij helpen, maar dat geldt ook voor Facebook en een Excel-spreadsheet.
  3. 3 Behandel wat u moet verhuren. Moet je fotografen, bouwers, ontwerpers en decorateurs, gastsprekers, sponsors, entertainers of bands, officiates of geestelijken, danspartners of demonstraties zoeken, inhuren, boeken of delegeren? Het is verstandig om ze mee te nemen in catering- en zitberekeningen, zodat een maaltijd en een tafelplaats voor hen is, indien nodig of vereist.
    • Zijn er eten en drinken voorzien? Zo ja, weet wie er in het team zal zijn om voor het koken, opdienen en schoonmaken te zorgen. Welk type voedsel moet je serveren? Zijn er waarschijnlijk gasten met allergieën, vegetarische of veganistische behoeften, diabetici, religieuze behoeften zoals halal of koosjer, glutenvrij, (enz.)? En zullen er baby's, jonge kinderen of ouderen of gewonden zijn die geen vast voedsel kunnen eten?
    • Zijn entertainment en logistiek georganiseerd? Dit kan zijn het bezorgen van muziekapparatuur, paviljoens of tenten en decoratieve effecten of stage management die u nodig zult hebben, zoals een microfoon en versterkers, verlichting, stopcontacten, projectoren en schermen voor diavoorstellingen, rookmachines of andere magische toneeleffecten zoals spiegels , banners en bedrijfsborden, enz.
      • Als u een bedrijf uitbesteedt om entertainers te zijn, overleg dan met hen om ervoor te zorgen dat ze in staat zijn om hun eigen apparatuur te leveren en in te stellen, evenals waar de fase- en servicegedeelten op de site staan ​​en wat het schema zal zijn. Op deze manier kunt u ontdekken wat u moet doen om hen te helpen.
    • Traiteurs, bloemisten, entertainers en andere belangrijke mensen waarderen het zo veel mogelijk tijd om te plannen, omdat het doorgaans duurder is om goederen en personeel te verkrijgen voor aanvragen met een hoge urgentie. Het andere voordeel is dat als ze je afspraak niet kunnen houden, je nog tijd hebt om een ​​alternatief te vinden.
  4. 4 Zoek iemand die de ceremoniemeester (MC) zal worden. De MC organiseert het evenement niet altijd volledig, maar organiseert wel het evenement. Het is meestal een lid van de partij, die toespraken organiseert, evenementen aankondigt zoals maaltijdcursussen, dansen, opmerkelijke gasten of entertainment. Contacten onderhouden met deze persoon en deze up-to-date houden. Als ze goed zijn, zullen ze erg behulpzaam zijn.
    • Soms moet je misschien de MC zijn, in welk geval de klus veel moeilijker wordt, omdat je moet blijven werken totdat het allemaal voorbij is. Het wordt dan belangrijk om uw serviceteam samen met hun eigen groepsleiders op te zetten, zodat u de meeste normale taken aan hen kunt delegeren.
  5. 5 Verzamel je uitrusting. Wanneer u een team inhuurt, controleert u en controleert u of ze de juiste uitrusting voor u hebben. In sommige gevallen kunnen ze je lichamen of goederen gewoon leveren en dat laten; mogelijk moet u de apparatuur afzonderlijk aanschaffen. Het kan worden gehuurd, gekocht of zelfs geleend van uw uitgebreide sociale netwerk. Ga door je checklist van servetten naar PA-systemen naar verlengsnoeren.
    • Decoraties vormen een groot deel van elk evenement. Tafellinnen, bloemen, geschenken, kaarsen, ballonnen, banners of achtergronden voor fotografie, rode tapijten, (enz.) Moeten altijd ruim van tevoren worden ingekocht.
  6. 6 Bedek je basissen. Een ding dat veel rookies vergeten zijn de fijnere punten van de faciliteiten. Zijn er genoeg? Voorbeelden zijn toiletten en badkamers, parkeerplaatsen, opritten voor rolstoelgebruikers, kleedkamers, opslagruimten en keukenruimte, vuilnisbakken, wijnkoelers, stroomtoegang, etc. Dit zijn obstakels die alleen werkbaar zijn als u ze ruim van tevoren voorziet.
    • Denk ook buiten uw evenement: zijn transport en accommodatie nodig voor internationale of buitenlandse gasten of afgevaardigden in hotels, evenals boekingen en ruimte voor hun vervoer om hen van en naar het evenement te krijgen?
  7. 7 Weet met wie je te maken hebt. Het begrijpen van de sociale hiërarchie van uw evenement - als het niet echt van u is - is een integraal onderdeel van het weten hoe om te gaan met elke situatie. Omdat het essentieel is dat de klant vertrouwen in u heeft, moet u weten:
    • Wie de belangrijkste gasten zijn, dit is meestal eenvoudig als het een feestelijk evenement is, zoals de bruid en bruidegom.De klant is niet altijd de belangrijkste gast, maar kan deel uitmaken van hun groep of helemaal niet aanwezig zijn.
    • Wie de ontvangende gasten zijn - deze mensen fungeren vaak als gastheren aan hun eigen tafels en neigen naar goede socialisatie en motivatie van gasten. Deze mensen zijn handig om een ​​gezellige sfeer te behouden en een gesprek te beginnen als de zaken stil worden, mensen aanmoedigen om te dansen of mensen kennis te laten maken met andere gasten om nieuwe vriendschappen te sluiten. Deze mensen moeten betrouwbaar zijn, maar zijn over het algemeen handig om te weten omdat ze je op de hoogte houden, in een noodgeval instappen en gastspreker of MC voor je zijn en dit zijn de mensen in het algemeen die het evenement het soepelst laten verlopen in de frontlinie .
    • Wie de vredestichters zijn. U dient zich te allen tijde bewust te zijn wie deze sleutelpersonen zijn als u hen nodig hebt om hen te adviseren over problemen en hen te betrekken bij de behandeling van problemen en geschillen, indien van toepassing. Dit zal over het algemeen het hoofd zijn van de familie, een conciërge of hoofd honchos of gehuurde beveiliging.
    • Wie de beslisser is. In de meeste gevallen is het uzelf als manager, maar als u gasten moet raadplegen en het is niet gepast om de belangrijkste gasten erbij te betrekken (aangezien zij doorgaans bezig zijn om goede gastheren te zijn), zoek dan uit wie u in geval van nood moet raadplegen. Uiteindelijk is het de persoon die de rekening betaalt als u uw diensten in rekening brengt, of wie u ook als "de klant" beschouwt als de persoon die het laatste woord heeft over de kwestie.

Deel drie van vijf:
Dichtbij de finishlijn

  1. 1 Maak kennis met de locatie. Ruim voor het evenement is het een goed idee om je locatie te bepalen en erachter te komen hoe alles zal worden opgezet. Het kan nodig zijn om aanvullende regelingen te treffen om de plattegrond aan te passen - verlengsnoeren, verlichting, enz. En als het moeilijk te vinden is, zal het waarschijnlijk moeilijk te vinden zijn voor uw gasten, dus houd daar rekening mee ook!
    • Als het aan jou ligt, breng dan in kaart waar alles naartoe gaat en wanneer. Als er geen ruimte voor is, moet het gaan. Praat met de manager van de locatie over de hulp die ze willen en kunnen inbrengen en of er stadscodes zijn waaraan u zich moet houden, vooral in geval van nood.
  2. 2 Overweeg om kits te maken voor uw team. Je bemanningen zullen hard werken. Om ze je waardering te laten zien en hen op de hoogte te houden van hun spel, maak ze een kit om te geven op de top van het evenement. Flessen water, mueslirepen, chocolaatjes, kleine blijk van waardering, wat je maar wilt. Het zal vanaf het begin ook een goed humeur krijgen.
    • Overweeg om ze een badge of een klein feestje te geven zodat ze zich onderdeel voelen van het evenement en het onthouden. En zorg ervoor dat ze gevoed en gedrenkt blijven! Denk altijd aan uw team als middelen die u in de toekomst wilt kunnen gebruiken.
  3. 3 Inchecken bij alle teams en externe partijen. Voor het evenement is het belangrijk om al uw eenden op een rij te hebben. Zorg ervoor dat u duidelijke instructies aan uw bemanning geeft over hoe u naar de site kunt gaan en geef hen uw nummer of bij voorkeur een visitekaartje met contactpersonen om te bellen als zij een routebeschrijving nodig hebben. Heeft iemand nog vragen? Nee? En breek!
    • Zorg ervoor dat iedereen zich op zijn gemak voelt bij hun taken. Sommige mensen zijn misschien niet bereid om dit te vocaliseren, dus lees ze als het enigszins mogelijk is. Lijken ze zeker en zelfverzekerd? Als dat niet het geval is, stel ze dan gerust, neem hun taken over en stel ze een paar basisvragen. In geval van twijfel, koppel ze met een meer bekwame partner.
  4. 4 Maak een contactlijst en ander papierwerk, indien nodig. Uw eigen persoonlijke organisatie is net zo belangrijk als de organisatie van het evenement. Als je georganiseerd bent en het gaat mis, kan het nog steeds goed komen. Maar als je dat niet bent, kan de hel losbreken. Hier zijn een paar manieren om jezelf voor te bereiden:
    • Maak een contactblad met telefoonnummers en adressen. De bakker dacht dat je de taart oppakte? Geen probleem. Bel Ashley die in de buurt woont - ze kan bij de bakker slingeren op weg naar het evenement.
    • Maak een checklist. Terwijl teams zich aanmelden, weet je welke goederen, welke uitrusting en welke lichamen ontbreken.
    • Maak facturen en facturering indien nodig. Hoe meer je op het spel staat, hoe minder problemen je later zult hebben.
  5. 5 Vermijd last-minute wijzigingen. Is het waarschijnlijk dat er regelmatig artistieke veranderingen plaatsvinden? Bruiloften zijn berucht voor klanten die last minute ontwerpwijzigingen doorvoeren, dus het is verstandig om een ​​sluitingsdatum voor wijzigingen aan te bevelen aan uw klanten. Meestal is het 1 week voor het evenement heel dichtbij, maar het geeft de klant wat flexibiliteit en voorkomt last-minute veranderingen die te laat komen om praktisch of kosteneffectief te implementeren.
    • Als het eenvoudige, subtiele of basisveranderingen zijn met reeds ingekochte decoraties, dan is het niet onredelijk om tot wijzigingsverzoeken toe te treden. Wees zo gastvrij mogelijk in wat gewoonlijk een zeer emotioneel te verwachten gebeurtenis is.

Deel vier van vijf:
Het feitelijke evenement beheren

  1. 1 Zet alles op. Wees als eerste op de site om toezicht te houden op de voorbereidingen. Zorg ervoor dat iedereen dienovereenkomstig bestanden in en begin met het maken van telefoongesprekken zo niet. Help diegenen die hulp nodig hebben, leid diegenen die geregisseerd moeten worden en ga uit de weg wanneer dat nodig is. Geen verwondingen tot na het evenement, alstublieft.
    • Je zult je wat rustiger voelen als je een checklist maakt. Neem een ​​gedeelte voor uw bemanning, een deel voor gehuurde bemanningen, een portie voor decoratie en basisopstelling en een deel voor uitrusting. Als alles is uitgecheckt, heb je tijd om te ademen.
  2. 2 Delegeren. Wees niet bang om te delegeren. De belangrijkste stressor als het gaat om een ​​evenement is tijd. Om het te redden, moeten alle handen aan dek zijn - of verschillende dekken. Als iemand niet zo nuttig is als ze zou kunnen zijn, geef hem dan iets beters te doen. Het is jouw taak. Het is niet jij die bazig is of je grenzen overschrijdt; jij doet wat je hoort te doen.
    • Als u delegeert, wees dan standvastig maar beleefd.Zeg: "Juan, ik heb je hier nu nodig om te helpen met de cateraars." Dank je. " Je crew moet net zo veel samen jiven als de gebeurtenis. Houd alles in beweging door de leider te zijn die je moet zijn.
  3. 3 Flexibel zijn. Dit betekent dat u ervoor zorgt dat de zaken worden gepland en dat u assistentie verleent of back-upplannen hebt als deze achterblijven - en er ok mee zijn. Als je begint te stressen, verlies je je hoofd. Daar zal niets goeds van komen. Dus wanneer die toespraak tien minuten duurt en de spreker je flagrante noodsignalen negeert of je poging om een ​​beroerte te veinzen om een ​​afleiding te creëren, ontspan je. Je past gewoon het voorgerecht aan en niemand zal het merken. Evenement intact.
    • Dingen gebeuren. Zij doen. Ze hebben een slechte gewoonte om te gebeuren. Je kunt onmogelijk alles voorspellen, en hoe sneller je dit accepteert, hoe beter. Een rustige, verzamelde evenementmanager kan wonderen verrichten voor elk evenement; een gespannen, gespannen kan dat niet. Dus ontspan en ga mee met de stroom - het zal allemaal snel voorbij zijn!
  4. 4 Houd iedereen op de hoogte. Controleer of gastnummers en -behoeften nog steeds kloppen op de dag van het evenement en breng het serviceteam op de hoogte van eventuele wijzigingen bij de eerst mogelijke gelegenheid. U moet de eerste set ogen zijn die opmerkt dat er iets misgaat.
    • Raadpleeg uw klanten om te zien hoe zij zich voelen; ze kunnen opgewonden, nerveus, bezorgd, verveeld of geestelijk uitgeput zijn of een probleem op hun bord hebben dat je in sommige gevallen kunt troosten met begrip, een paar vriendelijke woorden en praktische hulp. Het is verstandig om deze tijd te gebruiken om het enthousiasme in gasten en het team waar nodig te verjongen.
  5. 5 Doe je ding. Vertrouw en respecteer je serviceteam om voor zichzelf te zorgen - als je ze een goede basis hebt gegeven, zou het in orde moeten zijn. Bied hulp indien nodig, maar ze moeten ervaren genoeg zijn om helemaal geen hulp nodig te hebben. Hier zijn een paar dingen om in gedachten te houden:
    • Werk als een conciërge of receptioniste aan het begin, ontmoet en begroet elke gast (indien van toepassing) als ze komen. Overhandig de teugels aan de MC wanneer het evenement begint. De managementrol zal een actievere probleemoplossing zijn en ervoor zorgen dat alle aspecten van het huishoudelijk werk, zoals voedselbereiding en service, worden gepland.
    • Houd de gasten in de gaten en houd vaak en discreet contact met de MC voor het geval ze willen (of moeten) veranderen van plannen.
    • Houd respectvolle afstand tot de belangrijkste gasten - het evenement draait immers allemaal om hen - maar wees eenvoudig bereikbaar door op gepaste momenten te controleren hoe zij denken dat het evenement gaat, evenals eventuele problemen, verzoeken of suggesties die ze hebben.
  6. 6 Geef voor marketingevenementen een afhaalmaaltijd. Je wilt dat al je gasten zich herinneren hoe geweldig ze waren. Eigenlijk wil je waarschijnlijk meer dan dat. Een bezoek aan een website, toekomstige donaties, mond-tot-mond reclame, wat dan ook. Om ervoor te zorgen dat jouw evenement de legende is die het verdient te zijn, geef je een afhaalmaaltijd. Of het nu om een ​​foto, een flyer of een pen gaat, het is een goede manier om uw gasten aan het evenement te herinneren, zodat u zeker weet dat u in hun gedachten blijft.
  7. 7 Feliciteer jezelf na het evenement. De meeste evenementen hebben de neiging zichzelf uit te voeren wanneer ze beginnen, maar al het harde werk is de voorbereiding die niemand ziet. Dus klop jezelf op de rug omdat je het verdient! Oké, terug naar het afbreken. De klus is nog niet voorbij!
    • Na het evenement, maak een afspraak voor een ontmoeting en bedank je klant. Het wordt altijd aangeraden om een ​​passend en doordacht geschenk aan te bieden om hun tijd bij u te houden, want het zijn deze kleine details die de ervaring rijker maken en ze ertoe kunnen brengen uw diensten in de toekomst aan te bevelen. Als je een cadeau hebt gegeven tijdens het evenement, zoals in een cadeaulijstje bij de andere gasten, dan een attent cadeau, zoals bloemen, een ingelijste foto van je favoriete moment bij het evenement (zoals het knippen van het lint of het hoogtepunt van de show, of de prijsuitreiking, of de trouwkus, of het uitblazen van de kaarsen op een taart, enz.), of een ander geschenk kan geschikt zijn.
  8. 8 Ruim op en ga weg! Net zoals moeder zei: "Laat het in dezelfde staat waarin je het hebt gevonden", hetzelfde geldt voor je locatie. Alles moet zijn zoals het was voordat je daar aankwam - dit is een bedrijf waar je geen bruggen wilt verbranden. Dus laat je bemanningen weten dat het tijd is om af te breken en laat ze niet vertrekken voordat alles is geregeld. En je moet ook meedoen!
    • Dit is leuk, zeker, maar het voorkomt ook dat u niet meer wordt gefactureerd dan zou moeten. Veel plaatsen zullen overstag gaan op extra schoonmaakkosten als ze daartoe de gelegenheid krijgen. Dus maak het zo spic en span mogelijk om de verborgen kosten te vermijden.
  9. 9 Zorg voor retouren, betalingen en bedank alle partijen. Mogelijk moet u teruggestuurde gehuurde of geleende apparatuur regelen en later met de klant overleggen over hun ervaring. Zelfs als ze na het evenement niet betaald worden, bedank ze dan voor de kans om zo'n geweldige ervaring te hebben om een ​​evenement met hen te leiden. Kun je een visitekaartje krijgen van die van hen?
    • Dank ook uw bemanning! Zorg ervoor dat alle partijen zijn betaald (en alle partijen hebben betaald), ontvang bonnetjes en zorg dat iedereen wordt verzorgd. Je zou een van de laatsten uit de deur moeten zijn - en ervoor zorgen dat het achter je op slot gaat.

Deel Vijf van Vijf:
Probleemoplossen

  1. 1 Weet hoe om te gaan met late gasten en andere gastproblemen. Deze is een veel voorkomend probleem, dus het is het beste om voorbereid te zijn. Over het algemeen zijn vertragingen begrijpelijkerwijs moeilijk te vermijden (zoals onvoorziene verkeersproblemen) en worden ze vergeven door gasten die op tijd kwamen. Dat gezegd hebbende, hier zijn een paar dingen die je kunt doen om je best te doen om te voorkomen dat het gebeurt:
    • Zorg ervoor dat de uitnodigingen duidelijk zijn over het tijdstip van het evenement en zorg ervoor dat de tijd wordt bevestigd als u een RSVP aanvraagt.Communiceer met (via uw contactblad) de MC, relevante gasten (vaak de leiders van de partijleden), entertainers en keukenpersoneel zodra u op de hoogte bent van een probleem dat u niet gemakkelijk kunt oplossen. Als de uitgestelde gasten centraal staan ​​(zoals de bruid en bruidegom), zijn de gebruikelijke methoden:
    • Neem direct contact op met de uitgestelde gasten om te controleren op een schatting. Adviseer de keuken onmiddellijk van alle ontwikkelingen zodat ze kunnen vertragen of versnellen om de tijd te houden.
    • Onthoud dat u publiekelijk laat weten dat het evenement wordt uitgesteld vanwege bepaalde gasten (omdat het feest op zichzelf zal werken), maar adviseer belangrijke gastheren of leden van de partij dat u op de hoogte bent gebracht van het feit. Laat hen weten wat u van plan bent te doen, maar sta toe dat de gastheren een suggestie doen omdat zij de leden van hun partij kennen en wat passend is in de context.
    • Houd nauwlettend toezicht op de tijd in verband met toespraken. Als de sleutelgasten te laat zijn, dient u een extra hapje (voorgerecht) en / of een drankje te vroeg, omdat dit voorkomt dat gasten die op tijd kwamen verveeld raken en hen bezig houden.
    • Voor gasten die meer uitstellen dan redelijk of mogelijk is (zoals bij het serveren van eten dat gewoon niet kan wachten, zoals souffles), start het evenement zoals gepland en wanneer de uitgestelde gasten aankomen, begin ze bij de volgende cursus een maaltijd (zelfs als dit dessert is).
    • Organiseer een extra dans-, spel-, spraak- of andere vorm van entertainment (met name muziek) en zorg voor extra afleiding, zoals groepsfoto's of feestfoto's tot ze zijn binnengekomen en deze back-upstrategie moet de dag van tevoren worden beschouwd.
    • Als u opzettelijk te laat arriveert, moet dit worden gezien als de keuze van de gast, niet als uw schuldige, dus uw plicht is eerst aan de gasten die al aanwezig zijn en om ervoor te zorgen dat ze worden verzorgd. In een notendop, doe alsof er geen probleem is en ga door, hoe dan ook.
  2. 2 Weet hoe om te gaan met voedselproblemen. Deze is zeldzaam als je dingen zorgvuldig hebt gepland, maar er gebeuren ongelukken (zoals een gast of een jong kind dat een puinhoop maakt van een voedseltafel of een ongeluk in de keuken). Vroeger moet u rekening houden met het soort gasten, zodat u rekening kunt houden wanneer en waar voedsel wordt getoond (zoals voor een buffet) en waar dergelijke gasten zitten.
    • Gemorst materiaal moet om veiligheidsredenen onmiddellijk worden schoongemaakt, zelfs als dit betekent dat u een rode loper of gewenste inrichting en meubels moet verwijderen om dit te kunnen doen. Als het onmogelijk is om een ​​vlek te verbergen zonder het uiterlijk of de integriteit van het item te beïnvloeden (zoals een antiek), is verwijderen verstandig. Als je een reserve hebt, gebruik dat dan; zo niet, verplaats dan het bestaande meubilair of decor subtiel, zodat het niet misselijk voelt.
    • Een zachte touwversperring, gordijn of scherm wordt aanbevolen wanneer u het voedselgebied wilt verbergen (zoals een buffet met wrijfgerechten, of wanneer u een "onthulling" van de volgende gang organiseert), omdat bepaalde gasten kunnen voelen dat er voedsel in zit het eetgedeelte, het is gratis voor iedereen, wanneer ze willen - wat niet altijd het geval is.
    • Schud het menu. Als een deel van een gerecht niet kan worden opgenomen (zoals een bijgerecht dat is verbrand), sluit u het geheel uit, vindt u een alternatief, vermindert u de portiegroottes om voedsel uit te rekken, maar vergroot u het gedeelte van andere voedingsmiddelen dat in balans is. Adviseer tabelgastheren zoals vereist.
    • Onverwachte vegetariërs, teetotallers, mensen met voedselallergieën, religieuze of speciale diëten - geen verrassing zou ooit moeten voorkomen bij een goede planning - maar gasten nemen af ​​en toe wel extra familieleden, partners of goede vrienden mee zonder u te adviseren, vooral als het geen strikte uitnodiging is- enige evenement. Dit is meestal gemakkelijk op te lossen. Houd een aantal mensen aan als gasten aankomen en wanneer ze bij de deur aankomen, vraag of er voedsel nodig is en geef onmiddellijk advies aan de keuken en het servicepersoneel.
    • Voor grote onverwachte groepen die geen gatecrashers zijn, stuur een teamlid naar de keuken om de balans op te maken en, indien nodig, uit te rijden om meer spullen te verzamelen. Keukens bieden meestal voldoende dekking voor ongevallen en vaker zijn er meer annuleringen dan onverwachte gasten. Beperkte porties kunnen worden uitgerekt als u extra vulstoffen, zoals broodjes, salade of groentengedeelten, levert, waarvan de ingrediënten snel bij de plaatselijke supermarkten verkrijgbaar zijn.
  3. 3 Weet hoe om te gaan met kinderen. Het is verstandig om te onthouden dat veel managers ernstige fouten hebben gemaakt door de intelligentie te onderschatten of de behoeften en verlangens van kinderen op evenementen te vergeten, omdat ze dezelfde behoeften en wensen hebben als volwassenen - om plezier te hebben en zich niet te vervelen. Vergeet niet dat hun ouders ook vaak beledigd zijn als het evenement niet voor hun kinderen zorgt. In de praktijk is het het beste om een ​​RSVP aan te vragen voor elk kind dat mogelijk komt.
    • Jonge kinderen (jonger dan 10 jaar) krijgen het best vroeg eten of snacks, omdat bij veel dinerevenementen de maaltijden pas laat na 20.00 uur beginnen, wat veel later is dan de meeste kinderen gewend zijn. Het aangeboden voedsel moet leuk en gezond zijn, maar net zo speciaal als het menu voor volwassenen, omdat ouders speciale accenten voor hun kinderen op prijs stellen. Het maakt hun werk gemakkelijker, zodat ze plezier kunnen hebben als gasten op zich.
    • Meer dan 10's zijn meestal prima om volwassen eten en porties te krijgen, zelfs als ze niet alles opeten, maar bieden het kindermenu aan hen (met toestemming van hun ouders) als ze niet graag op de opties lijken. Het is ook bekend dat jongvolwassenen tussen 13 en 18 jaar vaak hetzelfde voedsel aanvragen als jongeren, zoals een hamburger en friet, in tegenstelling tot meer formeel restauranteten en het is een vaak gebruikte truc om het kindermenu opnieuw te benoemen als een "Alternatief menu" voor deze leeftijdsgroep van gasten. Het is heel verstandig om veilig te spelen en met belangrijke gasten te bespreken over uw plannen om jong en oud verloofd te houden, ruim vóór de datum.
    • Er moet een apart gebied zijn voor moeders met jonge kinderen voor hun behoeften, zoals toilet- / badkamerpauzes, borstvoeding (enz.), En een plek voor zeer jonge kinderen om in te slapen als ze moe zijn.
  4. 4 Weet hoe om te gaan met rumoerige of dronken gasten, poort-crashers en andere gastproblemen. Idealiter zou dit nooit gebeuren, maar wel - familie- of bedrijfsevenementen allebei. Politiek en drama komen vaak naar voren op evenementen die je als buitenstaander niet altijd zou kennen. Bereid je voor.
    • Vraag de klant of belangrijke gasten vóór het evenement van de waarschijnlijkheid van dergelijke problemen, of met geselecteerde hosting-gasten als het niet gepast is om deze problemen met de belangrijkste gasten te bespreken, zodat u op die manier kunt zorgen dat mensen op plaatsen zitten die niet oorzaak veroorzaken. Schakel servicemedewerkers of belangrijke gasten in om op te treden als niet-officiële monitoren, om problemen in de gaten te houden en in te stappen wanneer dat nodig is. Strikt genomen is het jouw plicht om ervoor te zorgen dat het evenement soepel verloopt, maar alleen waar het gepast is, en om uit de problemen te blijven die een particuliere zorg zijn. Daarom moet je weten wie binnen het feest de "vredestichters" van de groep zijn.
    • Omdat het een moeilijke klus kan zijn om alcohol te weigeren aan een dronken gast, of om te gaan met een dronken gast die neigt naar woede of geweld, is het verstandig om een ​​vredestichter te werven en alleen wetshandhaving te betrekken indien nodig na overleg met de belangrijkste gasten . Zelfs bij kleine evenementen of evenementen in de achtertuin waarbij alcohol vaak in een ijskist wordt bewaard zodat de gasten zichzelf kunnen bedienen, is het even belangrijk om op de hoogte te zijn.
    • Gatecrashers zijn moeilijk. Mocht dit gebeuren, verwijder ze zo nodig onopvallend - raadpleeg uw belangrijkste gasten om te controleren of ze niet welkom zijn. Voor grootschalige en gewelddadige of beledigende gatekrashers is het uw plicht om de bestaande gasten te beschermen waar nodig en om de beveiliging of de politie te bellen als ze niet vertrekken nadat u beleefd door uzelf en / of de belangrijkste gasten bent gevraagd.
    • Gasten schudden vaak naamkaarten rond in het begin waar ze zitten, zodat ze uiteindelijk naast de mensen zitten die ze willen, of aan een tafel die ze willen. Het is verstandig om met de belangrijkste gasten te overleggen in hoeverre dit volgens hen toelaatbaar is. Normaal gesproken zou u van tevoren tafelplannen moeten hebben en goedkeuring hebben gekregen van de belangrijkste gasten. Mocht het zo zijn dat mensen aan bepaalde tafels moeten zitten, dan is het verstandig om mensen tot de tijd uit de eetkamer te houden. Vaak dient de lobby, de foyer of de bar voor dit doel en als het erg belangrijk is vanwege familieproblemen, is het verstandig om mensen bij elkaar te brengen en ze te verplaatsen En masse naar de afzonderlijke tafels door elke gast-gast en het servicepersoneel om ze in de juiste volgorde te plaatsen.
  5. 5 Weet hoe om te gaan met slecht weer. Plotselinge onverwachte regen of sneeuw kan in delen van de wereld gebruikelijk zijn; op dezelfde manier kan een hittegolf of een koud front ook een probleem vormen. Hoewel weersomstandigheden meestal geen probleem zijn als je binnenshuis bent, maakt buiten zijn het moeilijk. Als er slecht weer wordt verwacht, overweeg dan om de locatie van het evenement te verplaatsen. Als het evenement niet verplaatst of opnieuw gepland kan worden, huur dan een grote tent of een paviljoen (dit kan op korte termijn wel prijzig zijn). Het is belangrijk om de weersontwikkelingen in de gaten te houden; er kan heel weinig worden gedaan om een ​​gebeurtenis te redden die door het weer wordt beïnvloed, dus maak het beste van wat u hebt.
    • Veel delen van de wereld hebben nu verzekeringspolissen in geval van slecht weer of andere problemen. Als u zich in een gebied bevindt dat bekend staat om onverwacht wisselvallig weer, is het raadzaam om een ​​offerte aan te vragen als er een kans is dat het evenement opnieuw moet worden gepland, omdat het de kosten van verlenging van de huur van de accommodatie op zijn minst dekt. uitrusting, site- en servicepersoneel.