Hoe een autorisatiebrief maken (met afbeeldingen)

Deze wikiHow laat je zien hoe je een autorisatiebrief schrijft. U kunt een machtigingsbrief schrijven om toe te staan dat een ziekenhuis uw medische informatie vrijgeeft, een goede vriend de mogelijkheid geeft uw geld op te nemen, een collega in staat te stellen een zakelijke transactie namens u te doen of uw minderjarige kinderen zonder één of beide te laten reizen ouders.

Deel een van de vier:
Voorbereiding op het schrijven van een autorisatiebrief

1 Begrijp wat een machtigingsbrief doet. Een machtigingsbrief geeft een andere persoon het recht om namens u op te treden in specifieke aangelegenheden. Ze worden voornamelijk gebruikt in omstandigheden waarin de brievenschrijver niet in staat is zichzelf te vertegenwoordigen. Een paar voorbeelden van situaties waarvoor een machtigingsbrief vereist kan zijn:
- Een ouder of voogd kan toestemming verlenen aan kinderopvangwerkers om basale medische noodmaatregelen te nemen met betrekking tot de kinderen die zij verzorgen.^[1]
- Het is raadzaam om een machtigingsbrief te geven voor minderjarigen die reizen met volwassenen die niet hun ouders of voogden zijn. Dit beschermt de minderjarige tegen problemen met kinderhandel en voogdij.^[2]
- Als u geld bijhoudt in een regionale bank waar u niet langer gemakkelijk toegang toe heeft, moet u mogelijk een machtigingsbrief schrijven om iemand anders in staat te stellen zaken af te handelen die zich voordoen met de rekening of financiële instelling.
- Een machtigingsbrief kan de vrijgave van persoonlijke informatie toestaan, zoals medische dossiers.^[3]
- Mogelijk moet u ook een andere partij machtigen om namens u op te treden om vooral snel lopende financiële transacties te verwerken. Niet elke zakelijke deal kan op je wachten; als u tijdelijk niet in de gelegenheid bent, kunt u een machtigingsbrief schrijven en tijdelijk beslissingsbevoegdheden toekennen aan een vertrouwde collega.
2 Identificeer de verschillende partijen die betrokken zijn in een autorisatiebrief. Bij een machtigingsbrief zijn drie partijen betrokken. De eerste partij is de oorspronkelijke rechthebbende, zoals de ouder van een kind of de eigenaar van een bankrekening. De tweede partij is de groep of persoon met wie de eerste partij een transactie uitvoert, zoals een financiële instelling of een ziekenhuis. De derde partij is de persoon die is geselecteerd om op te treden als een proxy in afwezigheid van de eerste partij. De brief moet worden gericht aan de tweede partij.
- In de brief worden de rechten beschreven die aan de gevolmachtigde zijn verleend en die in uw plaats zullen handelen.^[4]
- Als de tweede partij niet bekend is (vooral in gevallen waarin toestemming is verleend voor mogelijke noodsituaties), moet u de brief eenvoudigweg adresseren 'voor wie deze mogelijk is'.
3 Typ uw machtigingsbrief in plaats van deze met de hand te schrijven. Een handgeschreven brief is misschien moeilijk te lezen en ziet er niet zo professioneel uit als een getypte brief. De machtigingsbrief is een belangrijk document dat iemand machtigt om uw wettelijke of financiële bevoegdheden voor u te behouden. Het moet bereid zijn om kritisch te zijn. Als iemand anders in uw buurt de autoriteit van de briefhouder wil betwisten, kan het document als bewijs in een rechtbank worden gebruikt.

Deel twee van vier:
De kop van de brief schrijven

1 Plaats uw naam en adres bovenaan links op de pagina. Volg het standaardformaat van een zakelijke brief. Uw naam moet op de eerste regel staan, uw straatinformatie op de tweede regel en uw stad, staat en postcode op de derde regel. Alle regels (inclusief die welke volgen) moeten een enkele regelafstand hebben.^[5]
2 Vermeld de datum. Na uw naam en adres slaat u één regel over en plaatst u de huidige datum op de volgende regel. Geef de volledige datum op (bijvoorbeeld 2 februari 2015). Verkort de datum niet.
3 Schrijf de naam en het adres van de ontvanger vervolgens op. Laat een lege regel tussen de datum en het eerste deel van de naam en het adres van de ontvanger. De informatie van de ontvanger moet in hetzelfde formaat zijn als uw informatie.
- Houd er rekening mee dat de ontvanger niet dezelfde is als degene die gemachtigd is om beslissingen voor u te nemen. U verleent autoriteit aan een derde partij (een gevolmachtigde) om namens u op te treden, maar de brief moet worden gericht aan de tweede partij (degene met wie u en uw gevolmachtigde te maken hebben).^[6]
- Mogelijk moet u dit gedeelte blanco laten als u niet weet met welke partij u te maken krijgt. Als u bijvoorbeeld medische noodhulp aan uw kind hebt gegeven voor het geval u niet bereikbaar bent, weet u misschien niet in welk ziekenhuis uw proxy zal moeten worden behandeld.

Deel drie van vier:
Het schrijven van het lichaam van de brief

1 Schrijf de aanhef. Gebruik de juiste titels, zoals 'Dr.', 'Ms.', 'Mevrouw' of 'Mijnheer' in plaats van voornamen te gebruiken. De aanhef kan worden geopend met 'Geachte', of meer formeel alleen het woord 'Aan'.
- Gebruik de volledige naam en titel van de persoon aan wie de brief is geadresseerd.
- Als u de specifieke naam niet kent van de partij met wie uw proxy zal handelen, schrijft u 'Aan wie het kan gaan'.
2 Houd de machtigingsbrief kort en nauwkeurig. Langere letters bevatten meer informatie die op verschillende manieren kan worden geïnterpreteerd. Korte brieven die specifiek de kwestie behandelen met zo weinig mogelijk woordenschat mogelijk minder waarschijnlijk leiden tot tegenstrijdige interpretaties.
3 Geef de taken op die uw vertegenwoordiger namens u mag uitvoeren. Zorg ervoor dat uw machtigingsbrief bondig en nauwkeurig is. U moet specifieke details opgeven over de autorisatie die u verleent. Uw vertegenwoordiger kan bijvoorbeeld een medische procedure autoriseren, tijdens uw afwezigheid juridische documenten ondertekenen of geld opnemen bij uw bank. Start bijvoorbeeld de autorisatiebrief met:
- Ik, (voeg uw volledige naam in), machtig hierbij (vul de volledige naam van proxy in) om vrij te geven aan (voeg de organisatie in die uw medische gegevens zal ontvangen), de volgende medische informatie uit mijn persoonlijke medische dossiers: (vermeld de medische informatie hier).^[7]
- Geef zeer specifieke details voor deze machtiging. Als de brief betrekking heeft op uw medische informatie, voeg dan uw nummer voor medische verzekering en claiminformatie toe. Als u hulp nodig hebt met betrekking tot een juridische kwestie, vermeld dan het zaaknummer. Neem voor financiële zaken de toepasselijke accountinformatie op.
4 Geef de datums voor de autorisatie op. Geef aan wanneer deze machtiging van kracht is. Geef de begin- en einddatums. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "De proxy heeft toestemming om medische beslissingen te nemen voor mijn kind tijdens een verblijf op (adres) van 1 september 2015 tot 15 september 2015."
- In sommige gevallen bent u mogelijk niet zeker van de datums, zoals wanneer u autoriseert in geval van nood. Geef voor dit type autorisatie een tijdsduur op. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "In geval van nood heeft de gemachtigde gedurende 30 dagen de bevoegdheid om namens mij op te treden."
5 Geef de reden voor de autorisatie. Leg uit waarom u een vertegenwoordiger nodig heeft om namens u op te treden. De verklaring kan erop duiden dat u ziek bent, de stad uit bent of mogelijk gedurende bepaalde perioden niet kunt worden bereikt.
6 Leg eventuele beperkingen op de autorisatie uit. Misschien wilt u ook de gebieden identificeren die u niet autoriseert. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat de proxy uw medische informatie niet mag gebruiken voor andere doeleinden dan in de brief zijn gespecificeerd. Of u zou kunnen zeggen dat het de gevolmachtigde niet is toegestaan om bepaalde financiële beslissingen namens u te nemen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.^[8]
7 Sluit de brief af. Werk de brief af met een afsluitend woord zoals "Met vriendelijke groet". Laat vier lege regels achter, dit is waar u uw handgeschreven handtekening plaatst en typ vervolgens uw volledige naam.

Deel vier van vier:
De brief afronden

1 Formatteer de letter op de juiste manier. Een toestemmingsbrief is een zakenbrief en moet formeel van toon en formaat zijn. Standaardbrieven gebruiken een blokformaat. Het lichaam zou enkelvoudig gespatieerd moeten zijn en de alinea's mogen niet worden ingesprongen. In plaats daarvan een lege regel tussen de aanhef en de eerste alinea en tussen alinea's.^[9]
2 Zoek een getuige of een notaris. Een getuige is iemand die u zal zien ondertekenen van de machtigingsbrief. Dit zorgt ervoor dat u de brief niet onder dwang ondertekent en dat u in feite degene bent die de machtiging geeft. In sommige gevallen is het een goed idee om uw brief te laten notariëren door een notaris.^[10] Deze persoon is iemand die door uw staat is geautoriseerd om te getuigen van juridische documenten.
- Deze persoon zou niemand moeten zijn die in de brief wordt genoemd.
3 Onderteken de brief. Print de brief uit en onderteken deze met blauwe of zwarte inkt. U kunt ervoor kiezen om een datumregel naast uw handtekening op te nemen. Schrijf dan de datum waarop u het document ondertekent.
- Laat uw getuige de brief ook ondertekenen en dateren, of vraag de notaris om de brief te notariëren.
4 Geef de originele brief aan de proxy. In de meeste gevallen zal de gevolmachtigde de brief bewaren, zodat hij of zij de juiste documentatie heeft over de verleende autoriteit. De gevolmachtigde moet mogelijk de brief aan immigratieambtenaren voorleggen, bijvoorbeeld als hij met uw kind internationaal reist.
5 Bewaar een kopie van de brief. Zorg ervoor dat u een kopie van de brief bewaart voor uw administratie. U moet deze mogelijk produceren als u vragen hebt over de autorisatie die u aan uw proxy hebt gegeven.