Hoe een virtuele assistent te huren

Soms kan de hoeveelheid werk die je moet doen overweldigend worden. Dit probleem wordt nog groter wanneer eenvoudige dagelijkse taken veel tijd kosten. Als je merkt dat je worstelt met het afronden van je werk tegen een redelijk tarief, is het misschien tijd om een ​​virtuele assistent te overwegen. Door administratieve, technische of creatieve taken uit te besteden aan een virtuele assistent die op afstand werkt, kunt u uw dagelijkse productiviteit verhogen en meer tijd besteden aan dingen die uw toekomst verbeteren.^[1] Het inhuren van een virtuele assistent is echter niet zo eenvoudig als het willekeurig selecteren van een persoon. Om het meeste uit je VA te halen, moet je je voorbereiden op hun baan, doorzoeken en de beste kandidaten interviewen en bereid zijn om ze te trainen en te beheren totdat ze efficiënt zijn in hun werk.

Deel een van de drie:
Voorbereiding op uw virtuele assistent

1. 1 Noteer een takenlijst voor uw assistent. Voordat u een virtuele assistent in dienst neemt, is het belangrijk ervoor te zorgen dat u vooraf bepaalde taken voor hen heeft. Evalueer uw dagelijkse en wekelijkse werklast en identificeer zaken die u kunt overbrengen naar uw assistent. Veel voorkomende taken zijn het organiseren en filteren van e-mail, het instellen van afspraken, het reageren op algemene vragen, het boeken van vluchten of het beheren van uw blog en sociale media.^[2]
   • Als u in een zeer technische positie werkt, is het mogelijk dat uw virtuele assistent ervaring nodig heeft binnen uw specifieke branche.
   • Met programma's zoals Evernote kunt u taken bijhouden die u dagelijks uitvoert, zodat u beter kunt begrijpen wat u elke dag doet.^[3]
2. 2 Maak een kosten-batenanalyse van het inhuren van een virtuele assistent. Zorg ervoor dat het inhuren van een virtuele assistent je niet te zwaar zou belasten. Bereken hoeveel uur per maand je zou moeten investeren in een assistent en hoeveel tijd ze zouden vrijmaken voor jou. Bedenk of u iemand uit uw land wilt inhuren of de taak wilt uitbesteden aan een ander land om geld te besparen.
   • Hoewel het verkrijgen van een virtuele assistent vooraf kosten met zich meebrengt, kunt u met de opportunitykosten of de hoeveelheid tijd die u bespaart door geen taken op een lager niveau te doen, op de lange termijn meer geld verdienen.^[4]
   • Uitbesteden kan u geld besparen. Het gemiddelde salaris voor virtuele assistenten uit landen als de Filippijnen is slechts $ 2 - $ 4 per uur, maar als je het kunt betalen, moet je het op zijn minst het federale minimumloon betalen.^[5]
   • De gemiddelde vergoeding voor in de VS gebaseerde virtuele assistenten is $ 10,16- $ 29,79.^[6]
   • Zelfs als het uurtarief hoog lijkt, zult u nog steeds geld besparen op vakantiegeld, ziekteverzuim, personeelsbeloningen enz. Die verband houden met het inhuren van een vaste werknemer.
3. 3 Maak georganiseerde processen voor je assistent. Je assistent weet misschien niet hoe je dingen moet doen, dus het is belangrijk dat je een georganiseerd systeem voor ze hebt. Door de stappen voor het voltooien van taken te maken voordat u ze in dienst neemt, bespaart u waardevolle tijd en geld door ze te trainen. Overweeg zelf instructievideo's te maken of een document te maken met instructies.^[7] Compileer de materialen op één plek en verstrek de informatie aan uw virtuele assistent als een referentie.
   • Als u bijvoorbeeld wilt dat uw assistent een specifieke planningssoftware gebruikt, kunt u een Word-document maken met stapsgewijze instructies.
   • U moet ook een factureringsproces maken om uw nieuwe assistent te betalen.
   • Verleg de verantwoordelijkheden van uw virtuele assistent in een dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse kalender. Deel het met je hen zodat ze inzicht hebben in hun werklast.
4. 4 Zorg dat u voldoende tijd hebt om aan training toe te wijzen. Hoewel uw virtuele assistent mogelijk al bekwaam is in sommige applicaties die u gebruikt, is er ook de kans dat ze de dingen niet op dezelfde manier begrijpen of doen als u gewend bent om ze te doen. Om deze reden is het belangrijk dat u elke dag voldoende tijd besteedt om uw virtuele assistent op de hoogte te houden van de meest efficiënte methoden voor het uitvoeren van het werk waaraan u ze toewijst.
   • Zet een dag of twee opzij om je virtuele assistent op snelheid te krijgen en laat hen de apps en software downloaden die ze nodig hebben.
5. 5 Onderzoek virtuele assistenthulpmiddelen. U zult verschillende softwaretoepassingen moeten gebruiken om effectief met uw virtuele assistent te werken. Dit kan kalenderprogramma's of documenten zijn die wachtwoorden bieden voor de accounts die ze moeten gebruiken. Het is ook een goed moment om een ​​login voor uw virtuele assistent te maken. Het voortdurend moeten doorgeven van inlognamen en wachtwoorden voor verschillende applicaties kan kostbare tijd verspillen.
   • Enkele veelvoorkomende virtuele assistent-tools zijn Google Apps for Work, Dropbox, Boomerang en Doodle.^[8]
6. 6 Bereid een freelance-overeenkomst en ander papierwerk voor. Een freelance contract legt de voorwaarden van de klus vast met uw virtuele assistent. In de overeenkomst kunt u aangeven hoeveel de assistent is betaald, de reikwijdte van het project of de geleverde dienst, een tijdlijn voor het project en overtredingen die kunnen leiden tot beëindiging.^[9] Als u werkt aan iets dat niet geheim moet worden gehouden voor de media of het publiek, is het belangrijk dat u contact opneemt met een advocaat om een ​​geheimhoudingsovereenkomst op te stellen. Dit bindt uw virtuele assistent om vertrouwelijk materiaal geheim te houden.
   • Als er sprake is van een overtreding van een NDA, kunt u vervolging instellen voor schade die is opgelopen als gevolg van schending van de vertrouwelijkheid.^[10]
   • Een schending van de freelance-overeenkomst kan als een reden voor beëindiging worden beschouwd.
   • U moet ook tegen 21 januari een 1099-belastingformulier uitgeven als u uw virtuele assistent meer dan $ 600 hebt betaald en u hebt ze ingehuurd als onafhankelijke contractant.^[11]

Tweede deel van de drie:
Zoeken naar de beste virtuele assistent

1. 1 Noteer een lijst met persoonlijkheidskenmerken die je wilt in een assistent. Bepaal de meest gewenste persoonlijkheidskenmerken op basis van wat u nodig heeft voor uw branche.In een bedrijf met een hoog volume wilt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat uw assistent tijdig deadlines kan halen, kan haperen en vindingrijk genoeg is om problemen op te lossen. Als uw assistent moet communiceren met klanten of collega's, is het ook belangrijk dat zij over goede communicatievaardigheden beschikken en mensen zich op hun gemak kunnen voelen. Bepaal de ideale eigenschappen voor uw assistent en houd ze in gedachten tijdens de interviews.
   • Andere karaktereigenschappen waarnaar moet worden gezocht in een virtuele assistent zijn onder meer betrouwbaar zijn en goed tijdmanagement en organisatie hebben.^[12]
   • Alleen omdat je van een assistent houdt, wil dat nog niet zeggen dat ze de beste kandidaat zijn voor de baan. Bepaal wat er nodig is om de taken het meest efficiënt te voltooien en selecteer de kandidaat die het voor elkaar kan krijgen.
2. 2 Maak een taakomschrijving. Nu u uw persoonlijkheidstrekken en taken hebt genoteerd, kunt u een nauwkeurige en gedetailleerde taakomschrijving maken. Uw functiebeschrijving moet de verantwoordelijkheden, taken, aantal uren werk per week die u verwacht en de vereiste kwalificaties hebben.^[13] U moet ook informatie hebben over wie u of uw bedrijf bent en de branche waarin u bent gespecialiseerd. Controleer voordat u klaar bent om het te posten of alle taken die u door uw nieuwe assistent moet laten uitvoeren in de lijst staan. Beschrijving.
   • Controleer je werk dubbel op spelfouten of typfouten.
   • Dingen die u kunt hebben als vereisten omvatten speciale certificaten, vereist opleidingsniveau, jarenlange ervaring of kennis van specifieke softwareprogramma's.
   • Hoewel het plaatsen van de beloning van de persoon niet altijd nodig is, kan het u op freelance sites helpen omdat werkzoekenden filters zullen gebruiken op basis van hun gewenste salaris.
3. 3 Plaats uw functieomschrijving op populaire vacaturesites. U kunt uw vacatures op populaire vacaturesites zoals CareerBuilder, Monster, Craigslist en Indeed plaatsen. Sommige van deze postings zullen geld kosten. Een andere optie is om websites zoals UpWork of Freelancer te gebruiken, waar freelance-assistenten op zoek zijn naar projecten om aan te werken.
   • Vacatures zijn gratis op sommige websites, zoals Indeed, maar kunnen oplopen tot $ 500 voor websites zoals LinkedIn.^[14]
4. 4 Overweeg om contact op te nemen met een freelance bureau. Als je het moeilijk hebt gevonden om talent van goede kwaliteit te vinden of geen tijd hebt om cv's en sollicitaties te doorlopen, dan is een freelance bureau misschien wel de beste keuze. Zoek online naar freelance bedrijven en vind een bedrijf dat is gespecialiseerd in virtuele assistenten. Zoek naar websites en kandidaat-pools die de taken die u voor hen maakt, efficiënt kunnen voltooien.
   • Het voordeel van het bezoeken van een freelance-bureau is dat freelancers worden doorgelicht die een kandidaat-pool van betere kwaliteit zullen garanderen.
   • Een nadeel voor het inhuren van een assistent via een bureau is dat dat doorgaans duurder is dan rechtstreeks met de freelancer werken.
   • Enkele van de meest populaire freelance bedrijven online zijn, 24/7 Virtual Assistant, Fancy Hands, FlexJobs en Virtual Assistant USA.^[15]
5. 5 Bekijk de applicaties en selecteer de beste kandidaten. Nadat je een vacature hebt geplaatst, ontvang je e-mails van kandidaten met hun cv's, sollicitatiebrieven en sollicitaties. Sorteer ze en probeer kandidaten te vinden die aan uw criteria voldoen. Veel kandidaten zullen waarschijnlijk niet aan uw verwachtingen voldoen, dus het is belangrijk om alle kandidaten door te nemen, zodat u de beste kandidaat voor de baan kunt vinden. Nadat u de toepassingen hebt geëvalueerd, kiest u de beste vijf tot tien kandidaten voor de taak.
   • Het kan ook een goed idee zijn om referenties en salarisvereisten aan te vragen om uw zoekopdracht te verfijnen.
   • Als een kandidaat een salaris nodig heeft dat meer is dan je je kunt veroorloven, kijk dan of je een compromis kunt bereiken. Als een overeenkomst niet kan worden gesloten, sluit die persoon dan uit van de wedstrijd.
6. 6 Neem contact op met en interview de kandidaten. Neem contact op met elke kandidaat en stel een interviewtijd in die werkt voor uw beide schema's. Voor virtuele assistenten is een live videogesprek meestal een van de meest effectieve vorm van interviewen voor externe werknemers.^[16] Houd tijdens het interview met de kandidaat rekening met hun vaardigheden en ervaring. Stel vast of ze de taken die u van hen verlangt kunnen vervullen en stel hen specifieke vragen over de softwaretoepassingen die ze nodig hebben om te gebruiken tijdens hun werk. Als ze het gevoel hebben dat ze ervaring hebben en vertrouwen hebben in hun vermogen om het te gebruiken, weeg dat dan zwaar op de beslissing om ze te huren of niet.
   • U kunt vragen stellen als: "Wat is uw ervaring met Github en PHP?" of "Welke softwareprogramma's heeft u gebruikt in uw laatste taak?"
   • Zorg ervoor dat u hun taken in overweging neemt. Als ze bijvoorbeeld moeten communiceren met potentiële klanten of partners, is het essentieel dat ze hun woorden kunnen uitspreken en duidelijk kunnen communiceren. Als ze zijn belast met meer organisatorische of redactionele verantwoordelijkheden, is dit aspect van hun persoonlijkheid niet zo belangrijk.
7. 7 Bied de beste kandidaat de functie aan. Als je elke kandidaat grondig hebt geïnterviewd en hun referenties hebt gecontroleerd, neem dan contact op met de kandidaat die het best voldoet aan wat je zoekt. Stel een laatste lezing samen en verstrek de documentatie die uw persoonlijke assistent moet invullen. Dit moet ook vergezeld gaan van een officiële aanbiedingsbrief waarin hun taken en beloning worden uiteengezet.
   • Je kunt iets zeggen als: "Henry, van alle kandidaten die ik interviewde, was ik het meest onder de indruk van jou, ik zou je de positie willen aanbieden."

Derde deel van de drie:
Uw virtuele assistent beheren

1. 1 Aan boord en train je nieuwe medewerker. Neem de tijd en voer het trainingsplan uit dat u eerder had uitgezet voor uw nieuwe virtuele assistent. Train ze op de meest kritische aspecten van het werk en zorg ervoor dat ze hebben wat ze nodig hebben om succesvol te zijn.Als u bijvoorbeeld verzoekt om binnen een bepaalde softwaretoepassing te werken, is het belangrijk dat zij de toestemming en toegang tot die software hebben.
   • Het trainen van een nieuwe medewerker kost tijd en geduld. Tenzij ze uitgebreide ervaring hebben die precies doet wat u hen vraagt, zal het tijd kosten voordat ze er efficiënt in worden.
   • Wees nooit bang om positieve of negatieve feedback te geven over hoe uw virtuele assistent zijn of haar werk uitvoert.
   • Probeer eventuele miscommunicatie met uw virtuele assistent te verhelpen zodra deze zich voordoet.
2. 2 Houd de voortgang van uw nieuwe virtuele assistent bij. Zorg ervoor dat ze de belangrijkste concepten volledig begrijpen en het werk kunnen voltooien dat u voor hen hebt uitgezet. Als je merkt dat ze op de een of andere manier verward lijken of onderpresteren, neem dan contact met ze op en geef ze aanvullende trainingen om te verbeteren. Vergelijk het aantal uren dat zij hebben gefactureerd aan de hoeveelheid werk die ze hebben voltooid. Als het lijkt alsof ze een exorbitante hoeveelheid tijd innemen of consistent onjuist zijn, open dan een eerlijk gesprek over hun problemen.^[17]
   • Je kunt iets zeggen als: "Ik heb gemerkt dat je drie uur nodig hebt om de e-mails voor vandaag te organiseren. Heb je een probleem met de app of is er iets anders dat al je tijd kost?"
   • Als uw virtuele assistent de doelen die u voor hen heeft aangegeven niet haalt, overweeg dan om een ​​nieuwe te vinden.
   • Stel redelijke deadlines in en kijk of uw virtuele assistent ze kan uitvoeren.
3. 3 Communiceer met je assistent en vraag om feedback. Omdat u allebei een externe omgeving gebruikt, kunnen details tijdens de communicatie verward raken of verloren gaan. Zorg ervoor dat u voortdurend incheckt met uw virtuele assistent en om feedback vraagt. Soms vragen ze om meer duidelijkheid of instructie over een bepaalde taak en andere keren zullen ze je vertellen over belangrijke tijdgevoelige informatie. Hoe dan ook, heldere en frequente communicatie zorgt ervoor dat je het meeste uit je virtuele assistent haalt.
   • Videoconferentie eenmaal per week kan uw interactie met de virtuele assistent persoonlijker maken en hen in staat stellen vragen te stellen die ze hebben.