Beleefde begroetingen bij het opnemen van de telefoon maken het hele gesprek veel gemakkelijker, zelfs als je alleen verantwoordelijk bent voor het overhandigen aan iemand anders. Maak het jezelf en iedereen die belt eenvoudiger door te weten hoe je iemand aan de telefoon kunt begroeten, of het nu een vaste telefoonlijn of een mobiele telefoon is.

Stappen

  1. 1 Als je de telefoon op een slappe manier hebt beantwoord, bedenk dan hoe je anderen kunt beïnvloeden die je horen. Om te beginnen weet u niet wie zich aan de andere kant van de telefoon bevindt - het kan een toekomstige baas of liefhebber zijn en uw eerste indruk heeft de beller minder dan enthousiast gemaakt over uw telefoonmanier! Vergeet niet dat een goed begin voor een goed einde zorgt. Als je de telefoon op de beste tijden intimiderend vindt, kan het verbeteren van je antwoordtechniek je zelfvertrouwen vergroten omdat je alleen maar naar een beleefde modus hoeft over te schakelen en de routine moet volgen om die eerste zenuwen te overwinnen. Als je dit genoeg hebt geoefend, voelt het als een tweede natuur en je zult het vlekkeloos uitvoeren.
  2. 2 Let op de toon van je stem. Zonder je te kunnen zien, zullen mensen conclusies trekken over je betrouwbaarheid, betrouwbaarheid en vertrouwen van hoe je klinkt. Als u de telefoon beantwoordt omwille van zakelijke deals, is dit misschien de enige kans die u maakt om indruk te maken op een potentiële klant of zakenpartner. De toon van uw stem wordt beïnvloed door dingen als helder of gedempt spreken, de gemoedstoestand waarin u zich bevindt en het enthousiasme waarmee u de oproep aanneemt. Je zou kunnen denken dat je stem luid of duidelijk genoeg is om door anderen te worden gehoord, maar dit is niet noodzakelijk zo. Aan de andere kant is schreeuwen net zo erg als mompelen en zal de beller een schok geven. Probeer je stem te oefenen met een vriend die weet wat je probeert te doen. Laat je vriend constructieve feedback geven over hoe je de stem van je telefoon kunt verbeteren.
    • Streef naar een heldere stem die hard genoeg is om te worden gehoord, maar niet schreeuwt.
    • Leun achterover en buig je nek omhoog. Het is gemakkelijker om enthousiasme uit te stralen in deze positie.
    • Houd uw toon van stem aangenaam en gastvrij. Zelfs als er andere dingen gaande zijn op de achtergrond van je leven, wees dan terughoudend om je toon hiermee te besmetten, tenzij het je moeder of iemand is die naar je ellende zal luisteren. De meeste andere mensen zijn alleen geneigd om naar een aangename toon te luisteren.
    • Probeer rechtop te blijven staan ​​bij het beantwoorden van de telefoon. Dit maakt een betere ademhaling mogelijk omdat uw middenrif niet platgedrukt wordt door te zitten. Als je opstaat, zul je meer energie hebben en dit zal de beller in je stem tegenkomen.
    • Glimlach wanneer je de telefoon opneemt. De glimlach zal in je stem te horen zijn en houdt een positieve energie gaande.
  3. 3 Stop met drinken of kauwen op voedsel of kauwgom voordat u een telefoongesprek voert. Elk van deze geluiden komt door naar de beller aan de andere kant van de lijn en ze klinken verschrikkelijk. Andere lichamelijke geluiden die u moet vermijden bij het beantwoorden of telefoneren, zijn winderigheid, oprisping, samen met uw tandvlees kletsen, gapen, mompelen of knallende geluiden maken met uw mond. Als je geen andere keuze hebt dan te niezen of te hoesten, excuseer jezelf dan en bedek snel het geluidsgedeelte van de telefoon.
  4. 4 Antwoord snel. Een telefoon die blijft rinkelen laat de tijd over dat mensen zich afvragen waarom je zo traag bent in het beantwoorden ervan. Wanneer je er uiteindelijk in slaagt om het op te pikken, is het mogelijk dat ze ongunstig tegenover je staan ​​omdat ze een beetje ongeduldig zijn geworden en ze zullen zich afvragen of je ze serieus neemt. Dit is vooral belangrijk in een werk- of bedrijfscontext, maar het kan ook van belang zijn aan de thuisfront, tenzij uw enige bellers familie zijn die al gewend zijn om de responstijden te vertragen (het zal hen echter niet minder frustreren).
  5. 5 Groet de beller met een "Hallo". Als je professioneler wilt zijn, zeg dan iets als "Goedemorgen" of "Goedemiddag". Vermijd 'hoi' in alles behalve de meest informele context, tenzij je graag als een kind wilt klinken. Geef je naam en als je op je werk bent, geef je de titel van je werk en / of de afdeling waar je bent.
    • Een formeel voorbeeld: "Hallo, mijn naam is Elizabeth Jones van de juridische dienst, hoe kan ik u helpen?"
    • Een minder formeel voorbeeld: "Hallo, dit is Jeremy die spreekt, van de Brown-residentie". U hoeft uw familienaam niet te vermelden als u dat niet wilt. Als u zich echter in een gedeeld huishouden bevindt, vindt u dit misschien handig voor een beller die op zoek is naar een lid uit verschillende niet-verwante gezinsleden.
    • Je kunt gewoon zeggen: "Dit is XYZ. Mag ik weten wie er online is?" Of gewoon uw telefoonnummer doorgeven als uw woning aanvaardbaar is, mits u het langzaam en duidelijk zegt, zodat de beller de tijd heeft om te registreren wat u zegt.
    • Als u professioneel aan het bellen bent, zeg dan altijd eerst "Goedemorgen / middag", enz., Voordat u naar de bedrijfsnaam gaat. Bijvoorbeeld: "Goedemorgen, dit is Mark. U hebt" The Local Deli "bereikt, hoe kan ik u helpen?" Mensen missen onveranderlijk een klein deel van wat je eerst zegt, dus als je de bedrijfsnaam als begroeting zegt, zoals "lokale broodjeszaak ... hoi!", Is de beller mogelijk niet zeker dat hij het juiste nummer heeft en moet hij vragen, waardoor uw bedrijf onprofessioneel lijkt en de klant kan irriteren.
    • Als de beller iemand is waar je al een tijdje niets van gehoord hebt, voel je dan vrij om je vreugde te uiten na zo lang van hen te horen. Geef ze echter niet het gevoel alsof ze op de een of andere manier nalatig zijn geweest om je niet te bellen!
  6. 6 Luister beleefd en zorgvuldig naar het verzoek van de beller. Tijdens dit korte moment zult u merken of de beller u wil spreken, of u formeel of informeel door kunt gaan of dat u een bericht moet nemen of de telefoon aan iemand anders moet doorgeven.Blijf tijdens dit feitenmoment hoffelijk en onderbreek niet. Als de andere persoon zijn naam niet heeft gegeven of als dit niet duidelijk is, moet u op dit vroege tijdstip om opheldering vragen. Iets in de trant van "Het spijt me maar ik heb je volledige naam niet opgevat, mevrouw" zou moeten werken.
    • Als je het zo druk hebt dat het telefoongesprek een onderbreking is, moet je de telefoon eigenlijk niet beantwoorden. Door de telefoon te beantwoorden, geef je aan dat je er over kunt praten, al was het maar voor een paar minuten. Vertel iemand nooit dat je het te druk hebt om nu met ze te praten; laat het antwoordapparaat of de voicemail het woord voeren als dit echt het geval is, vooral als u aan de lijn bent van iemand anders. Meer dan één oproep in één keer jongleren is storend en potentieel verwarrend voor de beller. En om de ergernis van de onderbreking door te laten komen in je stem is onbeleefd en maakt de beller zich ongemakkelijk.
    • Nooit een telefoon beantwoorden als een manier om uw eigendunk in te drukken op de beller. Antwoord met een brutale "Ik ben in een zeer belangrijke vergadering, ik kan nu niet uw oproep aannemen" is gewoon onbeleefd en is een oproep waarop u niet had gereageerd.
  7. 7 Als u de beller in de wacht moet zetten, vertel hem dan zo beleefd. Sta inderdaad alleen iemand in de wacht als je echt geen keus hebt. Sommige mensen zullen beginnen met het vertellen van hun probleem voordat je de kans hebt om in te grijpen. Blijf in dat geval beleefd en laat hen weten dat je hun verzoek hebt gehoord, maar dat je ze moet doorgeven aan de persoon wiens rol het is. om hun zaak aan te pakken. Als je ze moet vragen om te wachten, zeg dan iets als: "Mag ik je even in de wachtstand zetten of moet ik je terugbellen?" in plaats van hen in straattaal te vragen "twee tikken op te hangen en ik kom weer bij je terug".
  8. 8 Laat een begrijpelijk en duidelijk antwoordapparaat of voicemailbericht achter. Uw antwoordapparaat of voicemail is evenzeer een vorm van begroeting als het opnemen van de telefoon en het direct beantwoorden ervan. Wees heel voorzichtig met het bericht dat op het antwoordapparaat is achtergelaten. Vermijd alles verminkt, gemompeld of gedesoriënteerd te laten, zoals een dwaze grap die alleen je beste vrienden krijgen. Laat een bericht achter dat beknopt, duidelijk en vriendelijk is en een uitnodiging voor de beller maakt om een ​​bericht achter te laten, met de belofte dat je zo snel mogelijk contact met ze opneemt.
    • Leuke, grappige, luidruchtige berichten op de voicemail of het antwoordapparaat kunnen echt plat vallen omdat alleen jij of je naasten denken dat ze schattig en grappig zijn. Voor de potentiële klant, werkgever, karakterscheidsrechter, enz., Suggereren dergelijke berichten onvolwassenheid en een gebrek aan ernst.

Doorgaan en het gesprek beëindigen

Hoewel deze geen deel uitmaken van het begroetingsaspect van de oproep, is het van belang dat u tijdens de rest van de oproep de aangenaamheid van uw begroeting doorkrijgt voor elke verbinding en het resultaat van elke oproep.

  1. 1 Nadat de beller heeft vastgesteld wat hij wil, gebruikt u zijn naam om te laten zien dat u hebt geluisterd en om een ​​verstandhouding op te bouwen en alles te herhalen waarvan u denkt dat het verduidelijking behoeft. Ga verder met je discussie en blijf vaak hun naam invoegen als een manier om de menselijke verbinding op zijn plaats te houden. Blijf aandachtig luisteren en maak aantekeningen als dat nodig is. Stel vragen over iets dat u niet duidelijk is.
  2. 2 Beëindig uw oproep op een aangename manier, zelfs als het gesprek om welke reden dan ook niet aangenaam was. Zeg iets in de trant van "Het was leuk om met je te praten Jane". Luister naar een reactie en laat ze niet te snel ophangen.